hogyan végezzünk hatékony Gap analízist

• Sharlyn Lauby
• 7 júl 2020

nemrég egy tehetségkutató szemináriumot szerveztem, és a munkaerő-tervezésről beszélgettünk. A beszélgetés során megemlítettem egy hagyományos gap elemzést, és valaki feltette a kérdést: “Hogyan csinál egy gap elemzést?”. Ez egy nagyszerű kérdés. Hányszor beszélünk” a szakadék áthidalásáról “vagy” a szakadék bezárásáról ” anélkül, hogy végigcsinálnánk a megfelelő folyamatot?

tehát öt lépéssel jöttem fel, amelyek elősegíthetik a rés elemzését. Megosztottam a szeminárium résztvevőivel, és szerettem volna megosztani veletek is.

cél: a gap elemzés célja annak meghatározása, hogy a szervezet jelenleg hol van ,és hol szeretne lenni (azaz a jelenlegi és a kívánt állapot közötti “rés”).

előnyök: A gap elemzés segíthet a szervezetnek azonosítani a fejlesztési területeket, feltárni az üzleti felfogások és a valóság közötti különbségeket, meghatározni a prioritásokat, és biztosítani a projekt követelményeinek teljesítését.

Gap Analízis Lépései

1.Lépés. Határozza meg a vizsgálandó célt vagy problémát. Mi az elemzés hatóköre? A válasz nem lehet minden, egyszerűen túl széles. Például egy személyzeti elemzésben meg kell érteni a jelenlegi és a jövőbeli munkaerő-készségek közötti szakadékot.

2.lépés. Értékelje az aktuális állapotot. Ebben a lépésben kritikus, hogy ne feltételezzük. Még akkor is, ha úgy gondolja, hogy ismeri a jelenlegi állapotot, használja ezt a lehetőséget, hogy megerősítse feltételezéseit. Légy kész arra, hogy sok kérdést tegyen fel. Ne feledje, hogy ez nem a megfelelő idő arra, hogy bármilyen megoldást javasoljon.

3. lépés. Hozza létre az ideális jövőbeli állapotot. A szervezetnek konszenzusra kell jutnia a kérdésben: “ha minden a terv szerint alakulna, hol lennénk?”Személyzeti terv esetén felmerül a kérdés: “ha minden a tervünk szerint működne, hogyan nézne ki munkaerőnk a rendelkezésre álló készségek szempontjából?”

megjegyzés: a konszenzusépítés nem azt jelenti, hogy a szervezetben mindenkinek szeretnie kell a választ. Ez egyszerűen azt jelenti, hogy mindenkinek képesnek kell lennie arra, hogy együtt éljen a válasszal. Hatalmas különbség!

4.lépés. Hasonlítsa össze a jelenlegi állapotot a jövőbeli állapottal. Számszerűsítse a szakadékot. Tegyük fel, hogy elemezzük a szervezetünk összes alkalmazottját, és rájövünk, hogy 20% – uk nem ismeri a technológiai kompetenciát (i.e. alig vagy egyáltalán nem ismeri a szövegszerkesztő szoftvereket és táblázatokat). Felfedezhetjük, hogy ez a 20%:

• az elégtelen képzés 5% – ot, a
• személyzeti kihívások 7% – ot, a
• költségvetési megszorítások 2% – ot, a
• vezetők pedig 14% – ot okoztak, akik nem küldtek alkalmazottakat képzésre.

5.lépés. Összefoglalja az eredményeket és bemutatja az ajánlásokat. A negyedik lépés eredményei utat adnak nekünk a “szakadék áthidalása” felé, és erőfeszítéseinket prioritásként kezelik. A szervezetek fontolóra vehetik egy olyan eszköz használatát, mint a SMART a célok kidolgozásához. A SMART a konkrét, mérhető, cselekvőképes, felelős és időhöz kötött. A szervezeti erőfeszítéseket és erőforrásokat a pályán tarthatja.

a szervezetek számos helyzetben használhatják a gap elemzést, és a következetes folyamat segít a beszélgetések fókuszálásában. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy hatékonyan használja a szervezeti erőforrásokat, ésszerű ütemtervet tartson fenn, és olyan eredményt hozzon létre, amely igazodik az üzlethez.

a képet Sharlyn Lauby készítette Fort Lauderdale, FL utcáinak felfedezése közben