Időkövetés & időgazdálkodás: 9 lépés a több óra számlázásához

2020-ban csak az Egyesült Államokban 64,6 millió szabadúszó dolgozott. 2028-ra ez a szám várhatóan 90,1 millióra nő. Röviden, a freelancing egyre gyakoribb módja annak, mint valaha, hogy szabadon és rugalmasan éljen. A sikeres (olvasható: jövedelmező) szabadúszó karrier kulcsa? Hatékony időgazdálkodás.

a szabadúszóként töltött idő sikeres kezelése azonban nem csak azt jelenti, hogy nagyszerű vagy a célok kitűzésében. Ez azt is jelenti, hogy több számlázható órát naplóz az ügyfelekkel a produktív idő nyomon követésével és az idő egyértelmű, pontos formátumban történő jelentésével.

a kihívás az, hogy a szabadúszók gyakran belekeverednek a nem produktív munkába–legyen az “adminisztratív” feladatokra pazarolt idő (például a postaláda felesleges ellenőrzése), a közösségi médiára fordított idő vagy a nem hatékony munkafolyamatok, amelyek elvonja az idejét és a figyelmét egy valóban produktív “áramlástól”.”

amint új új évet kezdünk (viszlát 2020!!!), időt szánunk arra, hogy visszaállítsuk a munkahelyi szokásainkat–nevezetesen, hogy több órát számlázzunk (és több pénzt keressünk).

tekintse meg a lépések átfogó listáját, amelyek segítenek több órát számlázni 2021–ben-és egy sikeresebb szabadúszó karrier kialakításában.

9 lépés a számlázáshoz több óra

a kulcs a számlázáshoz több óra és jó időgazdálkodás? Stratégia, stratégia, Stratégia.

itt van 9 időgazdálkodási tipp, amellyel ma kezdheti meg a jelentkezést, hogy jobb munkát végezzen az idő kezelésében, a feladatok megölésében, és végül több órát számlázzon az ügyfelekkel.

sok szabadúszó valójában sok számlázható órát hagy ki, mert nem használja az automatikus időkövetést. Az idő manuális nyomon követése szinte mindig a számlázható órák alulbecslését eredményezi, de az automatikus időkövetés segíthet az egyéni szakembereknek az összes munkaidő és perc pontos rögzítésében.

nem csak ez, de az automatikus időkövetés segíthet a szabadúszóknak pontosabb számlák létrehozásában anélkül, hogy órákat pazarolnának munkájuk visszamenőleges ellenőrzésére. A végeredmény? Több számlázható órát és időt takarít meg a munkaerő és az adminisztráció.

az időzítés egy automatikus időkövető platform, amely automatikusan nyomon követi az összes munkaidőt és percet, nincs szükség bejelentkezésre/kijelentkezésre vagy kézi időzítőkre. Az időzítés nem csak az órákat és perceket követi nyomon; pontosan kategorizálja ezeket az órákat és perceket, hogy hatékony projektmenedzsment eszközt hozzon létre a szabadúszók számára.

minden munkanap végén megnézheti a felülvizsgálat lapot (lásd alább), hogy a) hány órát és percet töltött különböző tevékenységekkel, projektekkel és ügyfelekkel, és b) milyen jól maradt a tevékenység a nap folyamán (és amikor befejezte a feladatokat).

az időzítés automatikusan számlákat generál az Időkövetési eredmények alapján–létrehozva egy kényelmes, megbízható számlázási rendszert, amelyet a szabadúszók használhatnak az idő jelentésére…és ami a legfontosabb, fizetnek (részletesebben elmagyarázzuk a 8.tippben).

az időzítés, mindannyian a kiváló időgazdálkodás. Hisszük, hogy az idő megfelelő kezelése nem csak a készséggel kezdődik; a megfelelő eszközök végrehajtásával kezdődik, hogy megalapozza a sikert.

#2. Tanulj meg ” mély munkát végezni.”

a szerző és professzor Cal Newport a “mély munka”újítója–egy elmélet és stratégia, amely a legjobb munkát hatékony és produktív módon végzi. Newport szerint ” a mély munka az a képesség, hogy figyelemelterelés nélkül koncentráljunk egy kognitív szempontból igényes feladatra.”

Newport ötlete a jobb időgazdálkodásról egyszerű, de mélyreható: ahelyett, hogy szándékosan figyelmen kívül hagyná a zavaró tényezőket, egyszerűen magáévá tegye az ellenkezőjét. A zavart állapot ellentéte a “mély munka”, és a 21.században ez a fajta fókusz egyenértékű egy szuperhatalommal.

ha szabadúszóról van szó, természetesen a mély munka átalakító lehet. A tanulás, hogy bekerüljön egy állam a mély fókusz, solopreneurs lehet elérni a legjobb munkát hatékony mennyiségű időt–és ennek eredményeként, hogy több számlázható óra.

a mély munka szándékosságot igényel. Íme néhány tipp a zónába jutáshoz:

• kerülje a közösségi médiát. Legyünk őszinték: a közösségi média a jó időgazdálkodás ellensége. Legyen hajlandó bezárni a fiókjait,és nézni a termelékenységet.
• Gyakorold az unalmat. Az egyik oka annak, hogy eltereljük a figyelmünket, az, hogy nem vagyunk hajlandók unatkozni. A csendes, figyelemelterelés nélküli pillanatok átfogása végső soron segíthet abban, hogy jobban összpontosítsunk a munkára.
• állítsa le a feladatok váltását. A mély munka egyik kulcsa az, hogy hosszabb ideig maradjon egyetlen feladatban. Ellenálljon annak a késztetésnek, hogy új lapokat nyisson meg, és maradjon céltudatos a feladatban.

a nap végén a mély munka elsajátítása nem csak a produktivitás és a több óra számlázása kérdése. Ez segíthet a munka és a magánélet jobb egyensúlyának elérésében-és még egy teljesebb karrier elérésében is.

#3. Távolítsa el a zavaró tényezőket.

sok szabadúszó otthon dolgozik, és ennek eredményeként az okostelefonján található “pingeken” kívül számos egyedi zavaró tényezővel foglalkozhat. A házimunkák, a háziállatok, a szobatársak és a szomszédsági zaj mind zavaró tényezőkké válhatnak a WFH szabadúszó számára, ami jelentős akadályt jelent a jó időgazdálkodás számára.

a számlázható órák számának növelése–és a fent leírt mély munkaállapot elérése érdekében-a szabadúszók a következő stratégiák segítségével kiküszöbölhetik a zavaró tényezőket:

• válasszon egy következetes munkahelyet–lehetőleg a lehető legtávolabb a figyelemeltereléstől. (Nem mindenkinek van otthoni irodája, de a tiszta konyhaasztal és a zajszűrő fejhallgató segít!)
• tegye a telefont repülőgép üzemmódba, miközben a legnehezebb vagy kihívást jelentő munkát végzi.
• blokkolja azokat a webhelyeket vagy alkalmazásokat, amelyek “nyúllyukakká” válhatnak az Ön számára, például híroldalak vagy YouTube (a Focus nagyszerű eszköz a zavaró tényezők stratégiai blokkolására).
• tartson rövid szünetet. Ha rövid, 10-20 perces szünetet ad az agyának, az valóban segíthet abban, hogy hosszabb ideig koncentráltabb maradjon. Ahelyett, hogy az iPhone-jára nézne, tegyen egy rövid sétát kint, vagy szánjon időt a nyújtásra.
• légy éber! A nap végén a fókuszálás ugyanolyan tiszta fegyelem, mint stratégia. Döntsd el, hogy ne zavarodj meg, és ragaszkodj hozzá.

végül maradjon elszámoltatható, hogy ne zavarja az időgazdálkodás időzítésének ellenőrzését. Ahogy az időzítés megjeleníti a produktív órákat és perceket, azt is megmutatja, hogy hol vesztegette az időt (azaz a YouTube vagy a Facebook). Ha meghatározott időhúzókat azonosított, készítsen egy tervet, hogy megszüntesse azokat a következő munkanapról (vagy munkahétről). Még célokat is kitűzhet, hogy teljesen eltávolítsa ezeket a zavaró tényezőket a munkanapjáról–hatékonyabb és potenciálisan rövidebb munkanapot hozva létre.

ha többet szeretne megtudni arról, hogyan maradhat a pályán, miközben otthon dolgozik, olvassa el az “időkövetés használata az otthoni fókuszáláshoz” vagy a “termelékenység növelése” című cikkeinket: Szüntesse Meg A & Befejezetlen Projekteket.”

#4. Állítsa be a prioritásokat.

a jobb időgazdálkodás egyik figyelmen kívül hagyott kulcsa a prioritások meghatározásának képessége.

túl gyakran elárasztanak minket “sürgős”, de lényegtelen igények–például egy adott e-mailre való válaszadás vagy egy dokumentum módosítása. Ahelyett, hogy stratégiailag félretennénk őket, hogy először a fontos feladatokra összpontosítsanak, hagyjuk, hogy uralják az időhasználatunkat. Mire “eloltjuk a tüzet”, kevés időnk vagy energiánk marad eredeti céljaink elérésére.

az Eisenhower mátrix egy olyan megközelítés, amely lehetővé teszi a szabadúszók számára, hogy feladataikat négy kvadránsra osszák: fontos és sürgős feladatok; fontos, de nem sürgős feladatok; és nem fontos és nem sürgős feladatok.

Dwight Eisenhower amerikai elnök ötlete az, hogy a legtöbb ember valójában sürgős feladatokba kerül (fent leírt). Ha ellenállunk annak a késztetésnek, hogy a fontosság helyett a közvetlenségre reagáljunk, végül sokkal többet érhetünk el, és ami a legfontosabb, produktív munkát végezhetünk.

ha például a napi ütemtervet nézi, a következő feladatokat/projekteket/felelősségeket jegyezheti fel:

• prioritás #1: teljes projekt a kliens X-egy jól fizető projekt, hogy be kell fejezni ASAP, hogy megfeleljen egy adott határidőre. Több órás “mély munkát igényel.”
• 2. prioritás :e–mail kliens Y a kamatemelésről-nem sürgős, de fontos feladat; befolyásolja a Fizetési rátát a következő hónapban, ezért hamarosan be kell fejezni.
• 3.prioritás: z táblázat rendezése–nem sürgős, nem fontos feladat. Hatással lesz a hosszú távú szervezetére.

az Eisenhower megközelítés segítségével átgondolhatja, hogyan szeretné “megosztani és meghódítani” ezeket a munkafeladatokat a nap folyamán (ebben az esetben például először az 1.prioritásra összpontosítana).

a kötelezettségek és felelősségek ilyen módon történő átgondolása révén a szabadúszók megtanulhatják a stratégiai prioritások rangsorolását–és végül jobb munkát végezhetnek a több óra számlázásában.

#5. Legyen stratégiai, amikor ellenőrzi a postaládáját.

a Forbes által közzétett tanulmány azt állította, hogy az átlagember naponta 15 alkalommal ellenőrzi az e-mail postafiókját. De amikor ezt a számot csak napi 3-szor csökkentették, a munkavállaló csökkentette a stresszt.

nem csak ez, de a világ legtermékenyebb (és legsikeresebb) emberei nagyon stratégiai és szelektív módon “csinálják” az e-maileket. Jeff Weiner, a LinkedIn vezérigazgatója például kerüli az e-mailek küldését, hogy kevesebb e-mailt kapjon. Az Intuit vezérigazgatója, Brad Smith pedig minden e-mailt “csak egyszer” érint, hogy segítsen neki minden nap gyorsan eljutni az inbox zero-hoz.

a lényeg? Bár a beérkező levelek ellenőrzése fontos és produktív feladatnak tűnhet, ez általában csak egy időszívó. A sikeres emberek tudják ezt–és nem engedik, hogy a postaládájuk elrabolja az idejüket a fontosabb feladatoktól.

Íme néhány stratégia az e-mail postafiókok ellenőrzésének csökkentésére–több időt szánva a mély munkára és a produktív, számlázható órákra:

• ütemezzen egy időt az e-mail ellenőrzéséhez. Például érdemes ellenőrizni a beérkező leveleket a munkanap elején, a nap közepén, majd még egyszer a nap végén.
• zárja be a beérkező levelek lapot. Egy egyszerű hack az, hogy a beérkező levelek fület zárva tartja. Ez segít a feladatra összpontosítani, nem pedig arra a csábító emlékeztetőre, hogy új e-mail vár rád.
• azonnal válaszoljon az e-mailekre. Gyakorold az e-mailekre való gyors reagálást. Akkor is tartani egy listát a rövid formulaikus válaszok, hogy küldő és válaszol gyors és egyszerű.

végül az időzítés segítségével elszámoltatható marad, hogy minimális időt töltsön a beérkező levelek között. Ismét egyszerűen ellenőrizze az értékelés lapot minden nap végén, hogy ellenőrizze, hány percet (vagy órát) töltött a postaládájában.

#6. “Nyelj le egy békát” reggel.

valószínű, hogy a szabadúszóként töltött munkanapok többsége legalább egy kihívást jelentő feladatot foglal magában, legyen szó egy videó szerkesztéséről, egy hosszú blogbejegyzés megírásáról vagy egy egyedi alkalmazás speciális funkciójának kódolásáról. Bár csábító lehet a reggeli könnyebb feladatok–például egy e–mail megválaszolása vagy az ügyfelek számlázása-kezelésével tölteni, jobban tenné, ha a lehető legtöbbet hozná ki energiájából, ha először elkötelezi magát a legnehezebb feladat mellett.

még akkor is, ha nem vagy “reggeli” ember, vannak bizonyos közös témák, amelyek a legtöbbünk számára igazak az AM-ben. Miután kitörtünk az “álmos állapotunkból”, hajlamosak vagyunk reggel több energiával rendelkezni. Még nem voltunk túlterheltek az úgynevezett döntési fáradtság miatt, és új mentális állapotban közelítünk a problémákhoz.

végül, a reggel általában nyugodtabb napszak–mind a munkaterületen, mind azon kívül–, és kevésbé valószínű, hogy zavaró tényezőket vet fel.

a lényeg? Kihasználva a reggel is, akkor nagyobb valószínűséggel elérni produktív munka-és óra számlázható óra.

a reggeli produktivitás ellenőrzéséhez ellenőrizze az időzítés áttekintő lapját, hogy megnézze, mennyire aktív/produktív a korai órákban. Érdemes beállítania a naptár emlékeztetőit is, hogy az AM-ben meghatározott feladatokra pingeljen.

mindenesetre strukturált megközelítést alkalmaz, hogy először a legjobb munkát végezze el–és valószínűleg gyorsabban végzi el a feladatokat.

#7. Kis értékű feladatok delegálása vagy kiszervezése.

mint szabadúszó, az érték, mint egy profi a képességét, hogy pontosan mit kap fizetett csinálni, hogy ez az írás, szerkesztés, tervezés, kód, film, vagy kezelni.

ennek ellenére ne engedje, hogy munkaideje és percei alacsony értékű feladatokra menjenek, amelyek a) nem jövedelemtermelőek, és b) energiát és erőfeszítést igényelnek. Ez magában foglalhatja az ügyfélkommunikáció kezelését, a közösségi médiafiókok kezelését vagy az alapvető adminisztratív feladatokat a különböző szoftvereszközökön. Ehelyett fontolja meg ezen alapvető feladatok kiszervezését virtuális asszisztensnek (VA) vagy más szabadúszónak (például közösségi média menedzsernek).

végső soron pénzt takaríthat meg azzal, hogy nagy értékű munkát végezhet…és több számlázható órát állíthat elő.

#8. Automatizálja a számlázást.

az adminisztratív folyamatok automatizálásával időt és energiát takaríthat meg a termelékenyebb munkához.

a számlázás automatizálására szolgáló folyamat létrehozása például időt takarít meg, és segít abban, hogy pontosan és időben fizessen. A szabadúszók túl gyakran próbálják átvenni saját számlázási folyamataik irányítását azáltal, hogy manuálisan nyomon követik a munkaidőt és a perceket. Az eredmény általában kevesebb számlázható óra, nem specifikus számlák és adminisztratív fejfájás, amelyet egy hónapos munka összeállításával töltöttek.

az időzítés használatával automatizálhatja a számlázást azáltal, hogy részletes jelentéseket készít az automatikus Időkövetési eredmények alapján. Csoportosíthatja munkáját különböző időkeretek szerint; kiválaszthatja az időkövetést, hogy részletes és konkrét vagy általánosabb legyen; és még a kész jelentést is exportálhatja különféle formátumokban (beleértve a JPG, PDF, CSV stb.).

végső soron ennek a folyamatnak a használata az ügyfelek számlázására nemcsak jobb időgazdálkodást tesz lehetővé; segít abban is, hogy jobb élményt nyújtson ügyfeleinek.

#9. Hagyja abba a halogatást.

végső tippünk? Hagyja abba a halogatást.

lehet, hogy a megfelelő eszközöket, stratégiákat és rendszereket használod, de ha soha nem győzöd le a halogatást, soha nem leszel jó az időgazdálkodásban. Mint minden szabadúszó tudja, az idő megfelelő kezelésének végső kulcsa egyszerű: az önfegyelem.

íme néhány mentális taktika a halogatás elkerülésére:

• ne érezze magát bűnösnek a halogatás miatt. Az önpusztító hozzáállás csak tovább súlyosbítja a problémát. Egyszerűen vállalja, hogy másképp csinálja.
• jutalmazza meg magát apró módon a feladatok azonnali elvégzéséért. Mondja el magának, hogy ha egyszer elvégez egy feladatot, rövid szünetet tarthat, vagy vásárolhat egy csésze kávét.
• kerülje a túlfoglalást. A csomagolt ütemterv túlterheltsége csak csábítóbbá teheti a halogatást.

a nap végén a halogatás szokás. Szüntesse meg a dolgok elhalasztásának szokását, és ezt már nem is tekinti opciónak. Viszont jelentős termelékenységnövekedést, jobb időgazdálkodást és még jobb munka-magánélet egyensúlyt is tapasztalhat.

próbálja ki az időzítést ingyen

az automatikus, pontos időkövetés játékváltó a szabadúszók számára. Eltávolítja a saját munkaórák és percek rögzítésének és jelentésének terheit, és jobb eredményeket hoz Önnek és ügyfelének. Nem csak ez, hanem segít abban, hogy világos, értékes betekintést nyerjen a munkaszokásaiba, hogy javítsa az időgazdálkodási készségeket-és a magas jövedelem megszerzésének képességét.

mint fentebb kifejtettük, az időzítés egy automatikus időkövető platform, amely segíthet ezeknek az időgazdálkodási tippeknek a használatában. Az időzítés ingyenes kipróbálásához–és hogy megtudja, hogyan változtathatja meg termelékenységét-kattintson ide.