információmegosztás hatékonyan

a kritikus információk kommunikálása munkatársainkkal és az érdekelt felekkel az egyik fő módja annak, hogy a szexuális erőszak koalíciók elérjék szervezeti céljaikat. Az erőforrások fejlesztésével és a támogatás felajánlásával megosztjuk az információkat és stratégiákat, amelyek célja a tudatosság és a cselekvés növelése az egyéneken, közösségeken és intézményeken belül. Csakúgy, mint családjaink és közösségeink, munkahelyeink is átfogó normákkal rendelkeznek, amelyek formálják interakcióinkat. Amikor az információk megosztásáról van szó, a szervezeti kultúra nagyban befolyásolja az interakciónkat. Míg a szervezeti kultúra hatalmas szerepet játszik, egyénileg is képesek vagyunk mások felé elszámoltatni a kulcsfontosságú döntések meghozatalát vagy a fontos intézkedések meghozatalát.

az új koalíciós alkalmazottak számára, különösen azok számára, akik közvetlen szolgáltatásokban dolgoztak, szervezeteink látszólag tágas időt és helyet biztosítanak az információk megosztására és kritikus beszélgetésekre az általunk végzett munkáról. És mi is! Mivel azonban a különböző munkaigények és határidők sokaságával foglalkozunk, a hatékony kommunikáció képessége hatással lehet. Mivel arra törekszünk, hogy egyensúlyba hozzuk a többszörös igényeket, fontos megjegyezni az információk megosztását, különösen akkor, ha erre időt szántunk, mint a személyzeti értekezleteknél!

a releváns, hasznos információk lehetővé teszik az emberek számára, hogy közös megértéseket hozzanak létre, és megalapozott döntéseket hozzanak, amelyek támogatják a szervezeti célokat. Függetlenül attól, hogy e-mailben, telefonon, értekezleteken vagy segítő technológián keresztül kommunikál, az információk megosztásával kapcsolatos gondolataid és gyakorlataid megmutatkoznak vezetői stílusodban.

az elszámoltathatósággal és az információk hatékony megosztásával kapcsolatos kérdéseket és fogalmakat az alábbiakban tárjuk fel. Összeállítva Roger Schwarz & Associates (2011).

mi a releváns információ?

a releváns információk magukban foglalnak mindent, ami befolyásolhatja a szóban forgó döntést vagy a döntés meghozatalának módját. A mögöttes érdekek, érvelés, konkrét példák és érzések mind relevánsak. Ezen információk megosztásával, segít létrehozni egy közös megértést, amelyből minden érintett tájékozott döntést hozhat.

kérdezd meg magadtól:

• megosztottam-e az összes olyan információt, amelyről magántulajdonban tudom, hogy nem támogatja teljes mértékben a kedvelt megoldásomat?
• megosztottam már, hogy mit érzek azzal kapcsolatban, hogy mennek a dolgok?

megfelelő tájékoztatás nélkül félreértés, konfliktus és védekezés alakulhat ki. Ha szükséges, magyarázza el érvelését, miért mond/kérdez / tesz valamit a negatív feltételezések elkerülése érdekében. Konkrét példák, érvelés és szándék bemutatásával átláthatóbbá és megbízhatóbbá válik.

egyszerűen mondd:

• mondanál egy példát, hogy jobban megértsem, amit mondasz?
• segítenél nekem megérteni, hogy miért gondoltad ezt?
• azt mondom/kér/csinál, mert…

információmegosztás: nézetek megfogalmazása és kérdések feltevése

ideális esetben az információmegosztás segítheti az embereket abban, hogy jobban megértsék egymást. A kijelentések és a kérdések feltevése megkönnyíti a jobb beszélgetéseket; mindkettő kulcsfontosságú. Néha azt gondolhatjuk, hogy elfogultabbá tesszük az embereket azzal, amit gondolunk, ezért kérdéseket teszünk fel egy beszélgetésbe, hogy az emberek beszéljenek. Az emberek azonban meg tudják mondani, amikor kérdéseket használunk, hogy elkerüljük azt, amit gondolunk. Ha csak kérdéseket teszünk fel, védekező reakciót kaphatunk, mert mások nem képesek megismerni érdeklődésünket, érvelésünket és/vagy érzéseinket. Továbbá olyan retorikai kérdések, mint: “nem gondolod…”gyakran tartalmazzák a saját véleményünket. Ehelyett légy átlátható és elszámoltatható azért, amit gondolsz.

a nézetek megfogalmazása és a kérdések feltevése mellett a hallgatási készségek is létfontosságúak lesznek ahhoz, hogy tiszteletet mutassanak, és meghallják, amit mások mondanak.

ha a munkatársaimmal beszélek, javasolhatok egy megoldást, elmagyarázhatom, miért gondolom, hogy működni fog, majd követem a kérdést: milyen problémákat lát valaki azzal, amit javasolok? Minél többet kombinálod a véleményedet, és megkérdezed másokat, hogy mit gondolnak, annál hamarabb azonosítod azokat a helyeket, ahol egyetértesz, és azokat a helyeket, ahol másképp látod a dolgokat. Ez azt jelenti, hogy több ideje és energiája maradt a különbségek feltárására és a megoldásokra (Roger Schwarz & Associates, 2007).

egyoldalú kontroll

amikor stresszesnek, dühösnek vagy védekezőnek érzi magát, sokan egyoldalú kontroll gondolkodásmódhoz folyamodnak. Ez a gondolkodásmód azt mondja, hogy én megértem, te nem. A beszélgetés lényege pedig minden áron nyer.

az egyoldalú ellenőrzés akadályozza a hatékony kommunikációt, mert vádaskodást, sértéseket, megaláztatásokat, címkéket, kritikát, összehasonlításokat és ítélkezést eredményez. Sokan abbahagyják az információk megosztását, amikor így kezelik őket. Gondoljon arra, mi történhet a szexuális zaklatás túlélőivel folytatott közvetlen szolgáltatásokban, ha a munkatársak a diszfunkcionális csapatmunka miatt abbahagyják az életmentő információk megosztását egymással. Még akkor is, ha a tét nem olyan magas, az egyoldalú ellenőrzés időveszteséget, elkötelezettséget, innovációt, pénzt, bizalmat és mentális egészséget eredményezhet.

a hatékony kommunikáció a tartalommal és a folyamattal foglalkozik. Minden beszélgetésnek van tartalma – a téma; és a folyamat-hogyan beszéljük meg a témát. Az a folyamat, amelyet egy szervezet vagy csapat használ, közvetlenül befolyásolja az elért célokat. Ha a folyamatot nem vitatták meg és nem állapodtak meg, akkor az egyéneknek kell eldönteniük a saját folyamatukat.

Hasznos tanácsok:

• közösen döntse el, hogyan kell beszélgetni.
• egyetért a találkozó céljával.
• ne feltételezd, hogy megérted a helyzetet, mások pedig nem.
• legyen kíváncsi mások nézeteire.
• hozzon létre jobb döntéseket és nagyobb elkötelezettséget a jó folyamat révén.

Hivatkozás: Roger Schwarz & Associates (2011). Megosztja az összes releváns információt? (2006); állami nézetek és valódi kérdések feltevése (2007); hogyan ölhet meg az egyoldalú ellenőrzés (2010); a pályán kívüli emberekkel való foglalkozás” (2007). Lap eredeti címe: http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/