irányítási struktúra és irányítóbizottság a projektmenedzsmentben

az irányítóbizottság (más néven “projektirányítási csapat”) olyan személyek csoportja, akik felelősek a projektek, programok és portfóliók felügyeletéért, működtetéséért és végrehajtásáért. Tisztázzák a megállapodott munkaterület teljesítésének módjáról szóló döntéseket.

az irányítóbizottságok felügyelik a megvalósítási folyamatot, és kialakítják a projektirányítási politikákat és eljárásokat, amelyek segítenek a projektcsoportoknak abban, hogy a projektek jó úton haladjanak és elérjék a kívánt eredményeket. Összehangolja az érdekelt felek szerepeiben és felelősségeiben felmerülő különbségeket és ellentmondó kérdéseket, és biztosítja, hogy minden eredmény minőségi legyen, és megfeleljen az elfogadott alkalmazási körnek. A projektirányítási Bizottság akkor hatékony, ha biztosítja a kielégítő eredmények időben történő, hatékony elérését.

ebben a cikkben meghatározzuk az “irányító bizottság” kifejezést a projektmenedzsment számára, és leírjuk, hogy a projektirányítási struktúrákban milyen szerepkörök és összetevők vesznek részt.

mi az irányító bizottság a projektmenedzsmentben?

a projektirányítási Bizottság (más néven “projektbizottság”) a projektirányítási struktúrán belüli vezető döntéshozó hatóság, amely felső vezetőkből és vezetőkből áll, akik biztosítják, felülvizsgálják és figyelemmel kísérik a stratégiai irányt és a politikai iránymutatást a projektcsapat és más érdekeltek számára. A projektbizottság ajánlásokat fogalmaz meg a megvalósítási megközelítésekkel kapcsolatban, és részt vesz az Általános stratégiák és a tervezési és végrehajtási lehetőségek megvitatásában.

jellemzően a vezető érdekelt felek és a projektügyfelek magas szintű képviselői a projektirányító bizottság tagjai. A projektirányítási kereten belül a bizottság tagjai stratégiai helyzetben vannak, hogy hatékonyan előmozdítsák szervezeteik céljait. A sokszínűség általában rugalmasabbá teszi a projektigazgatóságot és javítja a döntéshozatalt.

ki lehet tagja egy projektirányítási Bizottságnak:

• projektmenedzser
• Projektszponzor
• projektgazda
• üzleti elemző
• Ügyfélképviselők

az irányítóbizottság tagjainak néhány felelőssége:

• stratégiai tervezés és felülvizsgálat
• az üzleti eset dokumentum változásainak ellenőrzése
• a projekt alapszabályának jóváhagyása az üzleti eset pontossága és betartása érdekében.
• a projekt nyomon követése és ellenőrzése
• a megvalósító csoport és a projekt egyéb érdekeltjei közötti kapcsolat és konfliktusok kezelése
• a projekt megvalósításával kapcsolatos politikák és eljárások meghatározása
• az erőforrások és azok elosztásának kiigazítására vonatkozó javaslatok

projekt Charta ellenőrzőlista

az irányító bizottság alapját általában a felső vezetés vagy a szervezeten belüli más döntéshozók határozzák meg. Gyakran ez lesz a szervezet képviselője, amely hozzájárult az eredeti projekt jövőképéhez, aki vezeti a Bizottságot.

mi a projektirányítási struktúra?

a projektirányítási struktúra a hatóság és az elszámoltathatóság kerete, amely meghatározza, hogy a projekt érdekeltjei hogyan hozzák meg, kommunikálják és hajtják végre a stratégiai döntéseket, és hogyan oldják meg a projekt életciklusa során felmerülő problémákat.

a hatékony projektirányítási struktúrák segítenek a projektmenedzsereknek az ellentmondó kérdések kiegyensúlyozásában és a megalapozott döntések meghozatalában. Ezek a struktúrák azonosítják a kommunikációs vonalakat, a döntési jogokat és a jelentési kapcsolatokat azon személyek számára, akik jóváhagyják a projekt hatókörének, költségvetésének vagy ütemezésének módosítására vonatkozó kérelmeket. A projektekben és programokban háromféle irányítási struktúra létezik: központosított, elosztott vagy hibrid. A következő szakaszok tovább írják le őket.

3 Projektirányítási Modellek

1. Központosított

a központosított irányítási struktúra minden döntést az irányítóbizottságtól a projektcsoportig és az érdekelt felekig, és egyes esetekben az ellenkező irányba is áramlik. Ez a fajta irányítás nagyon gyakori a nagy projektekben, ahol kevés idő áll rendelkezésre a bizottságok közötti koordinációra és információcserére.

a központosított irányítási struktúra elfogadásának másik oka az, hogy következetes irányt biztosít a projekt teljes életciklusa alatt. Biztosítja, hogy a projekt jó úton halad, és megfelel a megállapodás szerinti munkaterületnek. További plusz, hogy egyszerűsíti a kommunikációt, csökkenti a költségeket és a kockázatot.

3. Elosztott

a központosított kormányzással ellentétben az elosztott irányítási struktúrák továbbra is szétszórják a döntéshozatali hatalmat az összes érdekelt fél között. Ez nagyobb rugalmasságot tesz lehetővé a projektdöntésekben, miközben jobban fenntartja az elszámoltathatóságot.

az elosztott irányítási struktúrában a döntéshozó hatóság a projektcsoport kezében van, az irányítóbizottság által végzett időszakos felülvizsgálatokkal. Az elosztott irányítási rendszerben nincsenek akadályok a hatály vagy a költségvetés változásainak.

3. Hibrid

a hibrid irányítási struktúra ötvözi a központosított és elosztott modellek pozitív elemeit. A hibrid modell irányítóbizottsága belső irányítóbizottságként működik; azonban egy külső tanácsadó csoport (vagy testület) támogatja.

a hibrid struktúrát leggyakrabban összetett, többfázisú projektekben használják, amelyek központi stratégiai döntéshozatalt igényelnek a projekt későbbi szakaszaiban. Az ilyen típusú kormányzás fő célja, hogy kihasználja a többi Típus legjobb tulajdonságait, elkerülve a súlyos hiányosságokat.

kritikus út a projektmenedzsmentben-meghatározás, módszer, MS Excel példa

6 Gyakori Kérdések és válaszok

az alábbiakban válaszokat adunk a témával kapcsolatos leggyakrabban feltett kérdésekre.

1. Miért hoz létre irányító Bizottságot a projektekben?

irányítóbizottságok jönnek létre annak érdekében, hogy a projektmenedzser hatékonyabban kommunikálhasson a legfontosabb érdekelt felekkel, és időszerűbb és pontosabb információkat kapjon a megvalósítási folyamatról, mint amit a hagyományos felülről lefelé irányuló projektirányítási struktúrában el lehet érni.

2. Mi a projektirányító Bizottság ideális mérete?

egy projekt irányítóbizottságának ideális mérete 8-15 tag között van, de ajánlott, hogy bármely projekt Bizottságának mérete legfeljebb 10 fő legyen.

3. Mi az irányító bizottság ülése?

az irányítóbizottság ülése rendszeres fórumesemény, amelyen keresztül a projektmenedzser kommunikál a legfontosabb érdekelt felekkel a munka előrehaladásának, ütemezésének, kiadásainak stb., valamint a felelősségek megosztása a csapat tagjai között.

4. Mi a projektirányítási keret célja?

a projektirányítási struktúrára két fő okból van szükség: (1) annak biztosítása, hogy a projektek elfogadható eredményeket érjenek el az ütemterv szerint, és (2) a szponzorok védelme a projektek három szakaszához – a tervezéshez, a megvalósításhoz és a lezáráshoz-kapcsolódó kockázatokkal szemben.

5. Mi legyen a projektirányító Bizottság összetétele?

az irányítóbizottság összetétele a projekt típusától függően változik, és a következőkön alapul:

• Projektszponzor: ez a projekt tulajdonosa, és felelős a szponzorok kötelezettségvállalásainak megszerzéséért a projektek finanszírozására és végrehajtására.
• projektmenedzser: a projektmenedzser felelős a Szponzor által közölt célok és jövőkép végrehajtásáért olyan cselekvőképes feladatokba, amelyek időben és költségvetésen belül elvégezhetők.
• Projektportfólió menedzser: ez a személy felelős a tőkeprojektek értékeléséért az üzleti érték biztosítására való képességük alapján. Képesnek kell lennie arra, hogy megértse a tőkeprojektek üzleti mozgatórugóit, megfelelő kompromisszumos döntéseket hozzon a projektek között, és elfogadja vagy elutasítsa az új projekteket a portfólióba való illeszkedésük alapján. Ez a szerep a stratégiai prioritások kommunikálásáért is felelős a szponzor és a projektmenedzser számára.

6. Van-e különbség a projektirányítási struktúra és a projektmenedzsment iroda között?

nincs nyilvánvaló különbség a kettő között. Az előbbinek azonban sok jelentése van. Valószínűbb, hogy ez a cikk leírja, hogy mi a projektirányítási struktúra, és mire használható. Tudjon meg többet a PMO-ról.