kommunikáció szakembereknek

a kommunikáció, még azok is, amelyek gondosan alkalmazott folyamat-megközelítéssel vannak összeállítva, továbbra is rosszul járhatnak abban a tekintetben, hogy a közönség megérti az üzenetet a kívánt módon. A kommunikáció interferenciáját gyakran “zajnak” nevezik.”A zaj lehet fizikai zaj, például hangos folyosói beszélgetés, de sok más forrás is okozhatja. A kommunikációs cselekményt a következő típusú zajok kisiklhatják, amelyek elterelik a közönség figyelmét az üzenetről:

• fizikai zaj
• fiziológiai zaj
• technikai zaj
• szervezeti zaj
• Kulturális zaj
• pszichológiai zaj
• szemantikai zaj (nyelv, szavak)

fizikai zaj

a fizikai zaj olyan interferencia, amely külső forrásból vagy a környezetből származik, amelyben a kommunikáció zajlik. Statikus telefonhívás, tárgyalótermek egy repülőtér repülési útvonala közelében lévő épületben, beszélgetések egy prezentáció során, nem némítva a hangot gépelés közben egy online találkozó során mind fizikai zajt jelentenek. A fizikai zaj is lehet nem halló jellegű. Az előugró ablakok vizuális zajt hoznak létre online környezetben, csakúgy, mint egy munkatárs, aki az irodai ablakon kívül intett, miközben online értekezleten van, vizuális zajt hoz létre. Néha szabályozhatja a fizikai zajt, mint amikor közvetlenül az online találkozó elején kéri a résztvevőket, hogy némítsák el hangjukat, amikor nem beszélnek. Más esetekben nem lesz ellenőrzése a fizikai zaj felett. Kommunikátorként vegye észre, hogy fel kell készülnie a fizikai zaj kezelésére.

néhány stratégia, amely segít a közönségnek megérteni az üzenetet, még fizikai zaj jelenlétében is, magában foglalja a kulcsfontosságú információk megismétlését, a személyes értekezlet vagy előadás nyomon követését e-mailben küldött összefoglalóval, vagy a résztvevők által az online értekezlet során feltett kérdések megismétlését.

fiziológiai zaj

a fiziológiai zaj a saját látási és hallási képességeivel, az egészségi állapotával foglalkozik, függetlenül attól, hogy fáradt vagy éhes a kommunikáció idején, vagy a sok különböző fiziológiai kérdés közül, amelyek zavarhatják az üzenet figyelését. Bár kommunikátorként nem sokat tehet más egyének fiziológiai zajának enyhítésére, vizuális jeleket vehet fel a személyes, valós idejű kommunikáció során, és ennek megfelelően módosíthatja üzenetét. Például lassabban vagy hangosan beszélhet, vagy tömörebb lehet, ha ebéd előtt látja, hogy a közönség érdeklődése csökken. Mind a személyes, mind az elektronikus kommunikáció esetében felajánlhatja adatainak elektronikus változatát a közönség tagjainak, akiknek esetleg növelniük kell a betűméretet. Légy tudatában annak, hogy létezik fiziológiai zaj, és készülj fel arra, hogy alkalmazkodj a kommunikációs helyzethez és a közönség igényeihez.

MŰSZAKI zaj

a műszaki berendezésekkel kapcsolatos problémák zavarhatják a hallgatóságot az üzenet fogadásában és megértésében. Előfordulhat, hogy az Online vagy videokonferencia-berendezések nem mindenki számára működnek, a kapcsolat lassú lehet, vagy a szerverek leállhatnak. A műszaki zaj csökkentése érdekében győződjön meg arról, hogy a használni kívánt berendezéssel gyakorol, és rendelkezik egy biztonsági tervvel a hosszú vagy nagyon fontos üzenetek alacsonyabb technikai formátumú kommunikációjára.

szervezeti zaj

szervezeti zaj akkor fordulhat elő, ha nem ismeri vagy figyelmen kívül hagyja a szervezeten belüli várható kommunikációs csatornákat. Egyes szervezetek úgy vannak felépítve, hogy bizonyos szintű alkalmazottak csak hasonló szintű alkalmazottakkal kommunikáljanak, míg más szervezetek kevésbé strukturáltak kommunikációs csatornáikkal. Kommunikátorként ügyeljen arra, hogy a lehető legnagyobb mértékben megértse szervezeti kultúráját. Ne féljen megkérdezni társait vagy feletteseit a megfelelő kommunikációs csatornákról, hogy mások az üzenetére összpontosítsanak, nem pedig az útvonalra vagy azokra a személyekre, akiknek elküldték.

Kulturális zaj

Kulturális zaj akkor jelentkezik, amikor a kulturális elvárások, etikett, attitűdök és értékek eltérnek. Számos különböző kultúra létezik nemzetiségek, korok, nemek, régiók, társadalmi pozíciók, munkacsoportok stb.alapján, és az egyének több kultúrához tartoznak. Kommunikátorként az a feladata, hogy megpróbálja csökkenteni a kulturális zajt azáltal, hogy a lehető legjobban tájékozott a kommunikációs közönségről; megpróbálja előre látni és megválaszolni a kérdéseket más szempontból; és befogadó, nem elfogult nyelvet használ.

pszichológiai zaj

a pszichológiai zaj személyes attitűdök, feltételezések és elfogultságok eredményeként jelentkezik. Az embereknek sajátos perspektívájuk és világnézetük van; kommunikációs zaj akkor jelentkezik, amikor a tartalom, a nyelv és a kommunikátor és a közönség észlelt attitűdjei nem kapcsolódnak egymáshoz. Csakúgy, mint a kulturális zaj esetében, a pszichológiai zajjal foglalkozó kommunikátor feladata annak felismerése, hogy az emberek másképp értelmezik az üzenetét, saját nézőpontjuktól függően. Próbáld meg csökkenteni a pszichológiai zajt azáltal, hogy nagyon világosan és közvetlenül kommunikálsz, befogadó és elfogulatlan nyelvet használsz, és nyugodtan és elgondolkodva válaszolsz a felvetett kérdésekre és kérdésekre.

szemantikai zaj

a szemantikai zaj szavakkal és nyelvvel foglalkozik. A kommunikáció nyelve világos és könnyen érthető? Mentes a szakmai zsargontól (ha a közönség alacsony vagy vegyes szintű szakmai megértéssel rendelkezik)? Az elvont fogalmakat konkrét példák támasztják alá? A nyelv mentes a nyelvtani és technikai hibáktól? A mondatok szerkezetükben világosak, könnyen olvashatók vagy hallgathatók? A sorrendben kínált fogalmak logikusak-e a kommunikáció céljához és megfelelőek-e a közönség számára? Túl sok az információ, vagy túl sok a szó? Mindezek a nyelvi problémák, bármennyire is kicsiek, kisiklhatják a fókuszt az üzenet tartalmából. Például lehet, hogy olyan dokumentumokat olvasott, amelyekben az író következetesen helytelenül használja az “its/it ‘s” szót, vagy hallgathatott olyan hangszórókat, akik beszéd közben folyamatosan “uh” – t mondanak. Úgy találta, hogy jobban összpontosít az “its” vagy az “uhs” számlálására, mint az üzenet meghallgatására?

kommunikátorként gondosan át kell dolgoznia a szemantikai zaj kiküszöbölését. Ezenkívül, amikor csak lehetséges, kérjen visszajelzést másoktól annak megállapítására, hogy közönsége megérti-e az Ön nyelvét a kívánt módon.

az alábbi videó részletesebben foglalkozik a szemantikai és pszichológiai zajjal.

Összegzés

az alábbi videó számos olyan zajról számol be, amelyek kisiklhatják a fókuszt a kommunikációból. Maga a videó azonban tartalmaz némi zajt—nézze meg, megtalálja-e, és fontolja meg, hogy milyen hatással van rád.