Merítsen ihletet

az eseménytervező munkája soha nem történik meg, még akkor sem, ha maga az esemény befejeződött. Ugyanolyan fontos, mint az összes részlet megszerzése közvetlenül az esemény előtt, az a munka, amelyet közvetlenül az esemény után kell elvégezni!

az esemény ismertetése egy találkozó a csapattal, ahol gondosan dekonstruál és elemez egy korábbi eseményt. Egy alapos esemény beszámoló segít azonosítani, hogy mi ment jól, mi ment rosszul, és mi lehetne jobb legközelebb. Ha nem szánsz időt az események áttekintésére, akkor kihagyhatsz fontos lehetőségeket a hibák kijavítására és a fontos fejlesztések elvégzésére.

még akkor is, ha egy esemény úgy tűnik, hogy zökkenőmentesen ment végbe, mindig vannak olyan elemek, amelyeket javítani lehet—ez az, ahol az esemény utáni eligazítás a csapattal fontossá válik. Ha időt vesz igénybe egy esemény ismertetése, számos előnnyel jár, beleértve az értékes visszajelzések megszerzését, a folyamat egyszerűsítését, a résztvevők tapasztalatainak javítását és a szponzorokkal, a szállítókkal és a személyzettel való kapcsolatok továbbfejlesztését.

azáltal, hogy időt az esemény után, hogy rögzítse a jegyzeteket és gondolatokat, az események javulni fog minden kiadás vagy év! Ezen túlmenően, ha szükségessé válik, hogy átadja az eseményt valaki másnak, akkor a siker érdekében felállítja őket azáltal, hogy mindent dokumentál.

az eligazítás az esemény alatt kezdődik

mielőtt az esemény véget érne, szánjon időt arra, hogy felírja a logisztikát, amire emlékezni szeretne, mivel elfelejthet néhány részletet, amikor az esemény elfoglalt.

vegye figyelembe a következőket:

• hányan jelentek meg az eseményen? Mekkora a női / férfi vendégek aránya?
• befolyásolta ez a vendéglátást és/vagy a maradékokat?
• betartották az időzítéseket?
• észrevett-e bármilyen szűk keresztmetszetet vagy problémát a jövőben?
• előre látta-e, hogy elegendő személyzet segíti vendégeit a regisztráció/ruhatár szolgáltatás során, mindig adni vagy bármilyen más kérdés a rendezvény ideje alatt?
• a szponzorok és a partnerek megfelelő láthatóságot kaptak?
• írja le azokat a dolgokat, amelyek tetszettek a helyszínen, és azokat, amelyeket javítani szeretne.

tájékoztatás az esemény után

az esemény után értékelést szeretne kapni az eseményen részt vevő összes személyről. Gyűjtsön annyi információt kaphat, hogy értékelje a teljes képet.

küldjön ki egy Eseményfelmérést a résztvevőknek

használjon olyan kérdőívet, amely a lehető legtöbb szempontot lefedi, például a meghívási folyamatot, az Eseményprogram esemény logisztikáját, hogy az információkat felhasználhassa az esemény ismertetése során.

ezt a fajta visszajelzést három különböző módon kaphatja meg:

• tegye elérhetővé az esemény felmérését az esemény során egy fülke felállításával, ahol megjegyzéseket tehetnek. Így kap visszajelzést, amikor friss a fejükben.
• küldje el az esemény felmérését néhány nappal az esemény után. Ez egy nagyszerű kiegészítés a köszönöm e-mailhez. A felmérést űrlapként tárolja a webhelyén, így gyorsan kitölthetik.
• kérjen visszajelzést egy eseményalkalmazáson keresztül (ha ilyet használ). Ez talán a leginteraktívabb módja a visszajelzés fogadásának. Győződjön meg arról, hogy a felmérés eredményei rendelkezésre állnak az esemény-ismertető munkamenethez.

hívja meg a legfontosabb feleket az eligazításra

a kulcsszereplők fontos információkat nyújthatnak, mivel gyakran eltérő véleményük van a dolgokról. Ha a szervezeti csapata kicsi csapat, akkor rendben van mindenkit meghívni. Ha sok személy vett részt, győződjön meg róla, hogy van egy képviselője az egyes kulcsfontosságú funkcióknak (helyszíni rendezvényszemélyzet, a fogadó helyszín, bármely logisztikai partner, előadó vagy szponzor, és végül még egy kolléga is, aki részt vett az eseményen.

ez lehetőséget ad arra, hogy értékes információkat gyűjtsön különböző nézőpontokból, és megkönnyíti a jövőbeni együttműködést.

állítson be részletes napirendet és használjon moderátort

fontos, hogy elérje az esemény legfontosabb elemeit: regisztráció, vendéglátás, beállítás, hangszórók/szórakozás, feliratok/dekoráció stb. Ezenkívül fontos kijelölni valakit a beszélgetés vezetésére, hogy a beszélgetés ne váljon kaotikussá.

Kezdje a célkitűzéseivel, figyelmesen hallgassa meg, hogy ne felejtsen el összefoglalót készíteni

Mielőtt elkezdené megvitatni az egyes események szempontjait, gyorsan menjen át a céljain. Ez segít Önnek és a csapatnak abban, hogy a legjobb visszajelzéseket hozza létre. Az esemény-ismertető legegyszerűbb módja az esemény-ismertető sablon használata.

használja fel az adatokat, és tegye elérhetővé mások számára

talán a legfontosabb lépés: miután összegyűjtötte az adatokat az eseménybeszélő értekezletről és/vagy felmérésből, fontos, hogy azokat minden jövőbeli eseményhez felhasználja. Annak biztosítása érdekében, hogy a jegyzeteket és a műveleteket olyan helyen dokumentálja, amelyhez csapata bármikor hozzáférhet.

inspirált a következő esemény megszervezésére?

lépjen kapcsolatba velünk [email protected] vagy hívjon +32 2 706 88 00 hogy látogassa meg oldalainkat Antwerpenben, Brüsszelben vagy Li Main. Együtt Biztosítjuk a következő esemény zökkenőmentes megszervezését, így az eligazítás a lehető legtöbb pozitív pontot tartalmazza!
győződjön meg róla, hogy a BluePoint innovatív eseménytechnológiáit használja, amelyek még nagyobb figyelmet vonzanak és valóban felejthetetlenné teszik az eseményt. Pozitív visszajelzés garantált!