mi a beszerzési rendszer célja?

mi a beszerzési rendelési rendszer célja?

a kisvállalkozások egy bizonyos pontján feltétlenül árukat vagy szolgáltatásokat kell vásárolnia egy másik cégtől. Legyen szó egy csomó kis vásárlásról vagy néhány nagy vásárlásról, szüksége lesz egy módra a megrendelések nyomon követésére. A beszerzési rendelési rendszer lehetővé teszi a megrendelések létrehozását és végrehajtását – a vásárlási igényléstől egészen a szállítói fizetésig, hogy egyszerűsítse a vásárlási folyamatot.

hogyan működik a megrendelési rendszer

Miután beállította a rendszert a szervezet összes felhasználójával – az elemeket kérő munkatársaktól kezdve a vásárlásokat jóváhagyó osztályvezetőkig, a nagyobb vásárlásokat kezelő beszerzési osztályig, könnyen automatizálhatja a jóváhagyási folyamatot, és átadhatja a dolgokat a fizetendő számlák részlegének a Számlafizetés kezelésére.

beszerzési igénylés

amikor valaki árut vagy szolgáltatást igényel a vállalkozáshoz, létrehoz egy beszerzési igénylést, amely felvázolja, mire van szüksége, kitől, mikor van rá szüksége, hol lesz kézbesítve, és mennyibe kerül.

onnan a megfelelő alkalmazotthoz kerül jóváhagyásra. Ha nincs jóváhagyva, az alkalmazott megjegyezheti, hogy miért utasították el, vagy a jóváhagyás előtt változtatásokat kérhet.

megrendelés

amint a vásárlási igény jóváhagyásra kerül, hivatalos megrendelés lesz, amelyet elküldünk a szállítónak. Miután a szállító elfogadta, jogilag kötelező érvényű szerződéssé válik, és megköveteli az eladótól, hogy küldje el a megrendelt árukat vagy szolgáltatásokat.

minden PO rendelési számot kap a rendszeren keresztüli könnyebb nyomon követés érdekében. Ez magában foglalja az igényléstől kezdve mindent, a számlázási címmel együtt, valamint az esetleges további feltételeket.

megrendelés teljesítve

ezen a ponton az eladó elküldte az árut vagy a megrendelt szolgáltatásokat. A szállítónak nyomon követési információkat kell szolgáltatnia, hogy a szervezet tudja, mikor várható a szállítmány megérkezése.

beérkezett áruk

amint a szállítmány megérkezik, a szervezet valaki elismeri a tételek átvételét. Mivel az elemek több szállítmányban is érkezhetnek, fontos, hogy ellenőrizze a csomagolási bizonylatot minden alkalommal megrendelt tételekkel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy csak a megrendelt tételeket kapta meg, és csak azért fizet, amit kap.

Számlafeldolgozás

a beszerzési rendelési rendszernek automatizálnia kell a háromutas illesztés folyamatát, összehasonlítva a megrendelést a kapott árukkal, a szállítói számlával. Abban az esetben, ha valami nem egyezik, kézi beavatkozásra van jelölve.

ha minden egyezik, akkor automatikusan átkerül a fizetendő osztály fizetésre. Ez biztosítja, hogy a számlák ne essenek át a repedéseken, lehetővé téve az összes szállító azonnali kifizetését, ezáltal erősítve a szállítói kapcsolatokat, és potenciálisan lehetővé téve a korai fizetési kedvezmények rögzítését.

azokban a szervezetekben, ahol az egyik részleg kezeli a költségvetést, egy másik vásárol, és még egy másik fizeti a számlákat, a megrendelési rendszer lehetővé teszi mindenki számára, hogy valós időben lássa, mi történik, míg a papírrendszerek rengeteg helyet hagynak a hibáknak.

a megrendelési rendszer előnyei

a megrendelés pontosságának javítása

a megrendelés elküldése a szállítónak jogi ajánlat a vásárláshoz. Ha a szállító elfogadja a megrendelést, az jogi dokumentumot képez Ön és a szállító között. Amíg a szállító nem fogadja el a megrendelést, nincs szerződés.

a megrendelések használata vita esetén pontos dokumentációt nyújt a megrendelt termékekről. A PO felsorolja a mennyiségeket, a termékleírásokat, az árat, a kedvezményeket, a szállítási dátumot és az utasításokat, így a szóbeli megrendeléshez képest csökken a hibalehetőség.

annak biztosítása, hogy a PO adatai helyesek legyenek, a kapcsolódó számla kifizetését is sokkal könnyebbé teszi.

jobb beszerzési menedzsment

mivel a PO rendszer felvázolja a költségeket a munka megkezdése előtt, könnyebb látni, hogy a költségvetés hogyan érinti. Rendelhet egy projektre, vagy egyszerre több projektre is.

amikor árut vagy szolgáltatást rendel egy projekthez, alkalmazza a projekthivatkozást a megrendelésre, hogy összekapcsolhassa a Megrendelésben szereplő árukat a projekttel. Ez automatizálja a készlet és a költségek elosztását a projekt számára a megrendelés életciklusának minden szakaszában, így pontos árajánlatokat adhat meg.

ha azt szeretné, hogy a POs pontos legyen, a projekt megkezdése előtt ki kell számítania a tényleges beszerzési rendelési mennyiségeket a költségek meghatározásához.

időt és pénzt takaríthat meg

amikor a beszállítók olyan számlákat küldenek, amelyek hivatkoznak az Ön PO-számára, az alkalmazottaknak nem kell időt tölteniük a számla jogszerűségének ellenőrzésével. Mivel a PO akkor válik szerződéssé, amikor a szállító elfogadja azt, kiküszöböli az ezzel kapcsolatos vitákat.

a PO folyamat miatt a számlát az eredeti PO-ra való hivatkozással kell bevinni a számviteli rendszerbe, automatikusan rögzítve a szállítást és frissítve a készletszintet. A gyorsabb fizetési Idők azt jelentik, hogy pénzt takarít meg a számlafeldolgozási költségek szempontjából, mivel kevesebb időt vesz igénybe azok feldolgozása, lehetővé téve csapata számára, hogy produktív legyen más feladatokkal.

üzletvitel kormányzati szervekkel

a kormányzati szervek többsége nem fizet számlákat, amíg nem kap érvényes megrendelést. A POs létrehozásának képessége nélkül üzleti lehetőségei korlátozottak.

ha megrendeléseket készít, akkor azt mondja másoknak, hogy a pénzügyei és a cash flow tetején van, így nagyobb bizalmat szerezhet azon vállalkozások felett, amelyek nem használnak megrendelési rendszert.

egyszerűsítse a készletét

a hatékony beszerzési rendelési szoftverrel könnyen láthatja a pénzügyi befektetését a készleten a jobb készletgazdálkodás érdekében. Láthatja az aktuális készletszinteket, az átrendezési szinteket, a tartásban lévő készleteket és a szabad készleteket. Ez olyan szintű egyértelműséget és ellenőrzést biztosít, amely sok vállalkozásnak hiányzik – ami készlethiányhoz vezet. A beszerzési megrendelések használata a költségek és az értékesítési folyamat mellett átláthatóságot biztosít mindezen területeken, így jobban láthatja az egyes termékek haszonkulcsát.

fedezze fel a legjobb beszállítóit

tudja, hogy a legjobb beszállítók? Tudja, kitől rendeli a legtöbb termékét? Tudja, hogy mit fizetett a korábbi termékekért, és hogy a szerződés vagy a vásárlási mennyiség miatt kedvezményeket kell-e kapnia?

sok vállalkozás megválaszolatlanul hagyja ezeket a kérdéseket, és mint ilyenek, nagy szolgálatot tesznek maguknak.

a megrendelési rendszer lehetővé teszi, hogy gyorsabban és könnyebben lássa, mely beszállítók gondoskodnak az Ön igényeinek többségéről. Azt is meg tudja határozni, hogy mely beszállítók nem tartják fenn az alku végét – következetes késői szállítások, elfogyott tételek stb.

ez az információ lehetővé teszi, hogy lássa, mikor kell egy szállítót egy másik szállító javára dobni, vagy mikor kell jobb fizetési feltételeket tárgyalni néhány szállítójával.

a szilárd megrendelési rendszerrel történő működés biztosítja, hogy vállalkozása sok információhoz férjen hozzá, amelyek segítenek az adatközpontú döntések meghozatalában. Az arra vonatkozó információk, hogy mit költ, hol költi el, és kivel költi el, segítenek tájékoztatni a jövőbeli döntéseket a növekedés felgyorsítása és a jövedelmezőség javítása érdekében.