mi a P2P ciklus? – 12 lépés az SAP Procure-to-Pay ciklus

a P2P ciklus egy folyamat, hogy egy szervezet vagy vállalat megy a beszerzési áruk és szolgáltatások, fizet a szállító, és az áruk átvételét.

a ciklus azzal kezdődik, hogy árajánlatokat kér a beszállítóktól, mielőtt megrendeléseket hozna létre, amelyeket a beszállítóknak küld. Miután megkapta, a számlák kiállítása előtt minőségellenőrzést végeznek, amelyet fizetés követ.

ez a cikk részletesen tárgyalja a p2p ciklus minden lépését.

mi a P2P eljárás?

a beszerzés-fizetés ciklus (p2pcycle) az üzleti folyamatok azon tevékenységei, amelyek vásárlási megbízások, tételek vagy szolgáltatások kifizetése során jönnek létre és fogadnak el.

ez magában foglalja a termékek beszerzésétől kezdve a fizető eladókig, miután megkapta az áruk szállítását; akár fordított tranzakciókat is magában foglalhat, ahol a korábban megvásárolt elemeket visszaküldik, mielőtt kiszállítják őket!

minden modern ERP rendszer, beleértve az SAP-t is, fenntartja a jó P2P folyamatautomatizálási funkciókat.

ebben a bejegyzésben a P2P ciklus SAP MM referenciaként szolgál.

a p2p ciklus lépései

az SAP Procure-to-Pay ciklus részleteinek 12 lépését az alábbiakban találja.

a Procure-to-Pay vagy a P2P ciklus folyamata akkor kezdődik, amikor a vevő bizonyos áruk vagy szolgáltatások iránti igényt talál.

Követelményazonosítás

a követelményazonosítás a p2p ciklus első lépése.

Ha hiány van nyersanyagokból vagy szolgáltatásokból, vagy a művelet folytatásához szükséges alkatrészekből, a felelős személy azonosítja az anyag szükségességét vagy előnyeit.

az anyag vagy szolgáltatás igényét ezután a beszerzési osztály tájékoztatja a vásárlási kérelem létrehozásával.

a vásárlási kérelmet a beszerzési menedzsernek kell benyújtani.

a megrendelés engedélyezése

a beszerzési menedzser értékeli a kapott megrendelést.

az anyag vagy a szolgáltatás fontosságától és költségétől függően a felső szintű vezetőknek elküldjük felülvizsgálatra.

itt a megrendelés jóváhagyható vagy elutasítható.

megrendelés jóváhagyása

tegyük fel, hogy a beszerzési menedzser jóváhagyást kap az idősektől. Ebben az esetben engedélyezi a megrendelést, és elküldi a PO-t a beszerzési osztálynak.

a beszerzési osztály ellenőrzi az Igénylőlapot, hogy megértse a követelményt.

a szállítók kiválasztása

a kérés típusától függően vagy egy új szállítói lista kerül kiválasztásra, vagy a beszerzési osztály közvetlenül megkeresheti a meglévő szállítót az anyagért.

a gyártók rövid listája a hitelességüktől, a szállítói besorolástól, a termék vagy szolgáltatás minőségétől és az áraktól függ.

árajánlatok felvétele a szállítóktól

itt a vevő RFP-ket küld az összes kiválasztott szállítónak, hogy elmagyarázza a követelményeket. Az eladókat ezután felkérik, hogy adják meg árajánlataikat.

szállító kiválasztása

itt kiértékelik a szállító RFP-re adott válaszait, a feltételeket és az árajánlatokat tárgyalják a szállítókkal.

az eladó, akinek az árajánlata és a vevő elfogadja a feltételeket, kiválasztásra kerül, és a megállapodás aláírásra kerül.

szállítási értesítés

a megállapodás aláírása és a PO megerősítése után az eladó elküldi a szállítási értesítést a Vevőnek. Értesítés az általuk nyújtott árukról vagy szolgáltatásokról.

ezen a ponton a beszerzés-fizetés ciklus felénél vagyunk. A szállítási értesítés tartalmazza az összes részletet, például az áruk leírását, a szállítás dátumát.

az áru átvétele

a vállalat megkapja az árut a szállítótól. A kapott anyagokat vagy szolgáltatásokat ellenőrzik az anyagok minőségének ellenőrzése érdekében.

a szállítási csapat összehasonlítja a PO-t a szállítási értesítéssel, hogy ellenőrizze, hogy a kettő egyezik-e. Ha egyeznek, a vállalat kiadja a nyugtát az eladónak.

de ha vannak eltérések, a vállalat kapcsolatba léphet az eladóval, és visszatérítést vagy cserét kérhet.

a számla rögzítése

miután megkapta a nyugtát a cégtől, a szállító elküldi nekik a számlát fizetésre. A számla tartalmazza a szállított árukkal kapcsolatos összes fizetési adatot.

3 Way Match

miután megkapta a számlát az eladótól, az összes kapcsolódó dokumentumot, például a megrendelést és a szállítási értesítést, felül kell vizsgálnia a vállalat számviteli osztályának.

fizetés a szállítónak

tegyük fel, hogy a fizetendő számla osztály megtalálja az egyezést az árra, a mennyiségre és a feltételekre vonatkozó összes dokumentum között. Ebben az esetben a fizetés az eladónak történik a megállapodás szerinti feltételek szerint.

Reporting

amint a szállító kifizeti a kifizetést, a teljes folyamat dokumentálva lesz, és jelentések készülnek.

a beszerzési-fizetési ciklus előnyei

a vásárlás-fizetés ciklus a következő előnyökkel segíti vállalkozásának növekedését.

fokozza a vásárlási folyamatot: a beszerzés-fizetés ciklus egyértelműen meghatározza a beszerzési eljárás lépéseit. Ezért növeli a beszerzési folyamat általános hatékonyságát.

csökkenti a feldolgozási költségeket: az ERP beszerzési modul segít csökkenteni a beszerzési eljárás feldolgozási költségeit azáltal, hogy készletkövetést biztosít papírmunka nélkül.

online rendelési képessége segít a Felhasználónak a készletszintek hangolásában, amint a megrendeléseket megszerzik.

átláthatóságot biztosít: A vásárlás-fizetés ciklus segíti a vásárlókat és a szállítókat abban, hogy lássák, hol van az igénylés. Ily módon növeli és növeli a láthatóságot az ellátási láncban.

növeli a kapcsolatot a szállítóval: a vásárlás-fizetés folyamat biztosítja, hogy a megrendelések pontosan megtörténjenek, és a szállítóknak történő kifizetések megfelelően létrejöjjenek.

azt is lehetővé teszi, hogy az eladók és a vevők könnyen kommunikáljanak és együttműködjenek a viták gyors megoldása érdekében. Ezek az alapvető dolgok az eladóval való kapcsolat javításához vezetnek.

lehetőséget ad az ár tárgyalására: Mivel javítja a kapcsolatot az eladóval, a vásárlók kérhetik az ár és a szerződési feltételek tárgyalását.

megkönnyíti az adatszolgáltatást: ha felhőalapú készletgazdálkodási rendszerrel rendelkezik, könnyen lekérheti a valós idejű jelentéseket, például a nyereségességi jelentéseket, a költségjelentéseket és a hulladékjelentéseket.

ez az információ lehetővé teszi a vezetők számára, hogy teljes mértékben megtartsák pénzforgalmukat, és megfelelő vásárlási döntéseket hozzanak.

javítja a termelékenységet: mivel optimalizálja a vásárlási folyamatot, ez segít a termelékenység javításában.

segít az időben történő kézbesítésben: ha a termelékenység javul, akkor a terméket vagy a szolgáltatásokat időben szállítja.

hogyan javítja a beszerzés-fizetés ciklust?

az alábbi gyakorlatok követésével javíthatja a vásárlás-fizetés folyamatot.

• megőrzi a folyamat átláthatóságát
• a legjobb szoftver végrehajtása a vásárláshoz fizetni
• növelje a szállító elkötelezettségét
• jól szervezett szerződéskezelés
• fokozza a készleteket

a P2P ciklus automatizálása

a vásárlás-fizetés ciklus magában foglalja a szervezet számos részlegét, valamint számos szállítót.

mivel ez egy hosszú folyamat, amely sok papírmunkát és adminisztratív feladatot foglal magában, sok pénzt és időt igényel.

a P2P ciklus automatizálásával a szervezetek a technológia segítségével optimalizálhatják a teljes folyamatot.

a papírmunka és az emberi beavatkozás csökkentése a P2P folyamat automatizálásával segíti a vállalatokat a működési költségek csökkentésében.

paraméterek a szoftver kiválasztásához a beszerzés-fizetés ciklushoz

ki kell választania a legjobb technológiát a P2P folyamathoz. A szoftver kiválasztásakor vegye figyelembe a következő paramétereket.

• a szoftver sebessége: válassza ki a gyorsan működő alkalmazást, hogy csökkentse a folyamathoz szükséges időt és csökkentse a csapat erejét.
• a szoftver rugalmassága: válassza ki azt az alkalmazást, amely minden üzleti igényt kielégít, és követi az üzleti szabályokat. A szoftvernek frissíthetőnek kell lennie az új verzióra, és könnyen testreszabható az Ön igényeinek megfelelően.
• átláthatóság: az alkalmazásnak jó betekintést kell nyújtania a munkája elvégzéséhez. Lehetővé kell tennie, hogy megfelelő információkkal rendelkezzen a nyomon követés csökkentése érdekében mind a vállalaton belül, mind azon kívül.
• még feladatok megosztása: győződjön meg arról, hogy a szoftver egyenlően osztja meg a feladatot a csapattagok között. A szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy a múltbeli vásárlási előzményektől függően automatikusan elküldje a megrendeléseket az eladónak.
• szállítói kommunikáció: az alkalmazásnak segítenie kell a szállítókkal való kommunikációt, és lehetővé kell tennie a szállítók számára, hogy maguk ellenőrizzék a számlákat, a jóváhagyásokat, a kifizetéseket.

a beszerzés-fizetés szoftvergyártók listája

sok gyártó biztosítja a szoftvert a piacon. Felsorolok néhány legjobb eladót.

• SAP Ariba
  • egyszerű, gyors és felhasználóbarát technológiát biztosít.
  • hatékonyan integrálható más ERP rendszerekkel.
  • rugalmas folyamatokat kínál költségvetési ellenőrzéssel és jóváhagyási menedzsmenttel.
  • abszolút átvételi és újraegyesítési folyamatot biztosít.
• gep Smart
  • a beszerzési folyamat szakértelme alapján épül fel.
  • átfogó technológiát biztosít a közvetlen és közvetett beszerzési folyamatokhoz.
  • felhőplatformot biztosít egységes upstream beszerzési és downstream beszerzési folyamattal.
• Coupa BSM platform
  • olyan szoftvert biztosít, amely teljes láthatósággal rendelkezik, és megtartja a beszerzési folyamatot.
  • modern tervezési élményt nyújt.

milyen kihívásokkal jár a beszerzés-fizetés ciklus?

a vásárlás-fizetés feldolgozása során a szervezet számos problémával szembesül. Itt fogom felsorolni a beszerzési fizetési folyamat kihívásait.

a rendszer és a folyamat konszolidálása

tudod, hogy egy szervezetnek sok osztálya van, és minden részlegnek megvannak a maga rendszerei és eszközei. Ez megnehezíti az adatok integrálását.

hatáskör hiánya és megfelelés

az irányítás és a megfelelés általában befolyásolja a beszerzési folyamat rugalmasságát.

a vezetés nem aggódik

a vezetés általában úgy gondolja, hogy a beszerzési folyamat nem kritikus folyamat. Tehát a menedzsment kevesebb prioritást ad a folyamat továbbfejlesztett technológiákkal történő fokozására.

örökbefogadás hiánya

jellemzően az a személy, aki sokkal többet tud a beszerzésről és annak összetettségéről, beszerzési eszközöket vagy szoftvereket tervez.

ezért a szoftver teljes mértékben a funkcióira összpontosít, nem pedig a használhatóságra. Tehát néha a felhasználók nehézségekbe ütközhetnek a beszerzési rendszer használata közben.

a felhasználók nem rendelkeznek elegendő képzéssel a rendszer megfelelő használatához. Mindezen kérdések miatt számos vállalkozás nem mutat érdeklődést a vásárlás-fizetés technológia elfogadása iránt.

kommunikáció hiánya

sok szervezetnél a szervezeten belüli változtatások nem kommunikálnak a felhasználókkal vagy a személyzettel. Tehát néha a szervezet nem fogja kiválasztani a megfelelő beszerzési szoftvert.

ezért a választott technológia nem felel meg a felhasználói követelményeknek. Ezenkívül befolyásolja a kimenet minőségét és időben történő szállítását.

hogyan kezeljük a kihívásokat?

az alábbiakban néhány javaslat foglalkozik a fenti kihívásokkal, amelyekkel a vásárlás-fizetés ciklus folyamat szembesül.

a folyamat automatizálása

a legjobb ötlet a teljes vásárlás-fizetés folyamat automatizálása. Segít a hatékonyság növelésében és a folyamat költségeinek csökkentésében.

a vásárlási igény megrendeléské történő átalakítása automatikusan megtörténik.

a jóváhagyási folyamat, a számlázás és egyéb folyamatok komplikációk és megszakítások nélkül zajlanak. Ezért alkalmas mind a gyártók, mind a szervezet számára.

ez az automatizált rendszer lehetővé teszi a beszerzési csapat számára, hogy értékesebb munkákra koncentráljon. Azt is lehetővé teszi a számla fizetendő osztály, hogy növelje a termelékenységet és csökkenti a költségeket.

a technológia időben fizet az eladónak. Ezért nem áll fenn a késedelmes fizetés kockázata. Segít abban, hogy az ügyfelet és a szállítót jó kötéssel kösse össze.

a korai fizetés miatt kedvezményeket is kaphat, ami segít csökkenteni a költségeket.

Tekintsük a felhasználói élményeket

a folyamat automatizálása csak akkor lesz sikeres és érdemes, ha a célját szolgálja. Ezért hasznosnak és könnyen használhatónak kell lennie az alkalmazottak számára.

ha az alkalmazottak nehezen tudják használni a rendszert vagy a technológiát, akkor nincs értelme az automatizált folyamat megvalósításának.

ezért egy új rendszer bevezetésekor vegye figyelembe az alkalmazottak vagy a felhasználók tapasztalatait.

Gondolj a megfelelő tervezésre

fogadjon el egy munkásközpontú módszert a beszerzési folyamat megtervezéséhez. Segít egy olyan rendszer kialakításában, amely figyelembe veszi a felhasználót és a használhatóságot. Az idő múlásával könnyen használható lesz a munkavállaló számára.

felhő rendszer elfogadása

tudja, hogy egy szervezet számára a törzsadatok biztonsága sokkal fontosabb. A felhő technológia segíti a szervezetet az üzleti folyamat szabványosításában.

növeli a hatékonyságot és csökkenti a folyamatköltségeket. Ez lehetővé teszi a szervezet számára a rendszer gyors és hatékony megváltoztatását.

tartsa rugalmasan a folyamatot

a régi vásárlási folyamatban a folyamat csak házon belül történt egy vagy két eszközzel.

manapság az alkalmazottak elkezdték kérni a hozzáférést bárhol, bármikor, eszköztől függetlenül.

tehát lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy bárhol és bármikor dolgozzon, és ezáltal teljes sebességgel fokozza a beszerzés-fizetés folyamatot.

következtetés

ez a blogbejegyzés alapvető ismereteket adott az SAP beszerzési-Fizetési ciklusának 12 lépéséről.

a beszerzés-fizetés ciklus az áruk mozgatásának folyamata a vásárlás helyétől a szállításig. Ez több szakaszban zajlik, és automatizálással hatékonyabbá tehető.

a jövő technológiája lehet a blokklánc a közbeszerzésben az átláthatóság növelése érdekében.

a blockchain egy nyitott, elosztott főkönyv, amely két fél között ellenőrizhető és változatlan tevékenységeket rögzíthet.

nem csak az SAP MM, a p2p cycle Oracle apps, a PeopleSoft és hasonló vállalati szoftvermegoldások biztosítják a P2P funkciókat.

ez is tetszeni fog:

• listája top 7 ERP modulok részlet
• ERP beszerzési modul és jellemzői
• mi az éves fizikai készlet?
• mi az ügyfél rendelés?
• mi a kereslet kezelése?