Mi a vállalati megfelelés, és miért fontos?

a vállalati megfelelés egy olyan munkahelyi kultúra előmozdítását jelenti, amely értékeli az integritást és az etikus magatartást.

ez a tetején kezdődik.

ahhoz, hogy a program működjön, a vezetőknek először be kell tartaniuk a szabályokat. Ösztönözniük kell az etikus viselkedést, és nyíltan beszélniük kell a megfelelés fontosságáról.

a vállalati vezetőknek ösztönözniük kell az alkalmazottak hozzájárulását, hangsúlyozva, hogy nem büntetik őket jogellenes vagy etikátlan viselkedés bejelentése miatt.

az Igazságügyi Minisztérium létrehozott egy ellenőrző listát a vállalati megfelelőségi programok értékeléséhez, és a következő kérdéseket javasolja feltenni:

• hogyan ösztönözték vagy bátortalanították a magas rangú vezetők szavaikkal és tetteikkel a szóban forgó kötelességszegés típusát?
• milyen konkrét lépéseket tettek annak érdekében, hogy megmutassák vezető szerepüket a vállalat megfelelőségi és helyreállítási erőfeszítéseiben?
• Hogyan ellenőrzi a vállalat a felső vezetés viselkedését? Hogyan modellezte a felső vezetés a beosztottak megfelelő viselkedését?

magatartási kockázatértékelések

a vállalati megfelelés a kockázat kezeléséről szól.

hatékony program létrehozásához tudnia kell, hogy mely megfelelőségi területek jelentik a legnagyobb kockázatot a szervezet számára. Miután azonosította ezeket a területeket, erőforrásait összpontosíthatja azok kezelésére.

a szövetségi és állami előírások, valamint az ipari szabványok folyamatosan fejlődnek. A meg nem felelés kockázatának elkerülése érdekében fontos, hogy rendszeres értékeléseket végezzen. A vállalati tanácsadók Szövetsége (ACC) azt javasolja, hogy évente egyszer végezzen kockázatértékelést.

az ACC által ajánlott hivatalos értékelési folyamat segíthet a szervezetnek proaktívan megakadályozni a vállalati megfelelőségi jogsértéseket:

• ellenőrzési eredmények
• legutóbbi peres ügyek
• megfelelőségi panaszok
• munkavállalói követelések
• iparági végrehajtási trendek
• megfelelőségi irányelvek minden kockázati területen

magatartási kódex, irányelvek és szabványok létrehozása és fenntartása

vállalati megfelelőségi programjának jól meghatározott magatartási kódexre van szüksége. Miért? Mert segíthet meghatározni a program célját és elvárásokat támaszt a viselkedéssel szemben.

a magatartási kódex alapként szolgál, és a következő kulcsfontosságú pontokat kell kifejtenie:

• ki felelős a program irányításáért
• hogyan jelentsék az alkalmazottak a kötelességszegést
• fegyelmi intézkedések a magatartási kódex megsértése miatt

a vállalati politikáknak ezen alapokra kell épülniük azáltal, hogy iránymutatásokat adnak a megfelelés meghatározott területeire vonatkozóan. Például foglalkozhatnak a vállalati megfelelőség gyakori megsértésével:

• vállalati korrupció
• vesztegetés
• adózási gyakorlat
• összeférhetetlenség
• Rekordmegőrzés

a lista folytatódik. De a pontos területek, amelyekkel foglalkoznia kell, az iparágától függ.

a kockázati területek azonosítása és a politikák létrehozása után olyan eljárásokat kell létrehoznia, amelyek segítik az alkalmazottakat a politikák helyes végrehajtásában. A lépésenkénti iránymutatások létrehozása megkönnyíti az eljárások követését és a meg nem felelés azonosítását.

egyes iparágak kockázati területei további szabványokat igényelhetnek. Például a külföldi korrupt gyakorlatokról szóló törvény megkövetelheti, hogy részletes protokollokat tartson fenn a harmadik fél üzleti partnereinek szűrésére.

minden alkalmazott megfelelő képzése

a megfelelőségi irányelvek és szabványok haszontalanok, ha az alkalmazottak nem követik őket.

miután létrehozta a vállalati megfelelőségi program irányelveit és eljárásait, el kell terjesztenie azokat a személyzet minden tagjának.

győződjön meg arról, hogy a vállalat tisztviselői, alkalmazottai és harmadik fél szállítói elolvassák és aláírják az összes megfelelőségi szabályzatot és eljárást.

minden alkalmazottat és az érintett szállítókat ki kell képezni a törvényekről, rendeletekről, vállalati politikákról és tiltott magatartásról. A szervezet méretétől függően előfordulhat, hogy a magas kockázatú területeken konkrét alkalmazottakra szabott képzést szeretne végezni.

az ACC azt javasolja, hogy kövesse nyomon, dokumentálja és kövesse nyomon a képzést. A megfelelőségi politika és a képzési menedzsment eszköz bevezetésével ezt megvalósíthatja, és automatizálhatja számos kézi folyamatát. A megfelelő szoftver lehetővé teszi a házirendek terjesztését, online képzés lebonyolítását, egyéni tesztek létrehozását stb.

javítsa programját megfelelőségkezelő szoftverrel

a megfelelőségi irányelvek és a képzés létrehozása vagy felülvizsgálata sok munkát igényel. Ez egy folyamatos folyamat, amely folyamatos ellenőrzést és frissítéseket igényel. De ne várja meg, amíg egy esemény történt, hogy tegyen lépéseket.

ha Ön és a megfelelőségi tisztviselői már elfoglaltak és időben korlátozottak, nehéz lehet megtalálni a megfelelő időt egy új program végrehajtására. A trükk az, hogy megtalálja a megfelelőségkezelő szoftvert, amely kezeli az Ön számára.

felhőalapú megfelelőségkezelő platformként a PowerDMS lehetővé teszi a házirendek, a képzés és az akkreditáció kezelését egyetlen, összekapcsolt rendszerben. A PowerDMS segítségével létrehozhat, felülvizsgálhat, terjeszthet és nyomon követheti a megfelelőségi irányelveket. Automatizált munkafolyamatokat hozhat létre, és együttműködhet a dokumentumokon a részlegek között.

ha készen áll arra, hogy átvegye az irányítást a megfelelőség felett, és megvédje vállalkozását a kockázatoktól, tudjon meg többet a PowerDMS-ről még ma, és fedezze fel, hogyan segíthetünk vállalati megfelelőségi programjában.