mi a változásvezérlési folyamat, és hogyan használja?

a változáskezelési folyamat egy módja annak, hogy a projektmenedzserek kéréseket nyújtsanak be az érdekelt felekhez felülvizsgálatra, amelyeket aztán jóváhagynak vagy elutasítanak. Fontos folyamat a több mozgó alkatrésszel rendelkező nagy projektek kezelésében.

ha több projekt kezeléséről van szó, a dolgok bonyolulttá válhatnak. A munka ütemterveinek összehangolásától a célok és eredmények nyomon követéséig az utolsó dolog, amellyel foglalkozni szeretne, egy jelentős projektváltozás. De a változás-ellenőrzési folyamat a helyén, benyújtása projekt változás kérések a szél.

a változásellenőrzési folyamat elengedhetetlen a nagy kezdeményezésekhez, ahol sok csapattárs osztályokon átívelően dolgozik. Merüljünk el a folyamatban és a kézzelfogható példákban, amelyek segítenek a saját változásellenőrzési eljárás végrehajtásában.

mit jelent a változásvezérlési folyamat?

a Változásvezérlés egy olyan folyamat, amelyet projektek és nagy kezdeményezések változási kérelmeinek kezelésére használnak. Ez egy változáskezelési terv része, amely meghatározza a változások kezelésének szerepeit egy csapaton vagy vállalaton belül. Bár a változási folyamatnak sok része van, a legegyszerűbb módja annak, hogy gondolkodjunk rajta, hogy magában foglalja a változási napló létrehozását, ahol nyomon követheti a projektmódosítási kérelmeket.

a legtöbb esetben bármely érdekelt fél kérheti a változtatást. A kérés lehet olyan kicsi, mint a projekt ütemezésének enyhe szerkesztése, vagy olyan nagy, mint egy új termék. Fontos szem előtt tartani, hogy nem minden kérelem kerül jóváhagyásra, mivel a legfontosabb érdekelt felek feladata a módosítási kérelmek jóváhagyása vagy elutasítása.

mivel a változásvezérlési folyamat számos mozgó alkatrésszel rendelkezik, és vállalatonként eltérő, hasznos olyan eszközöket bevezetni, amelyek elősegítik az életciklus folyamat zökkenőmentes áramlását. Az olyan eszközök, mint a munkafolyamat-kezelő szoftver, segíthetnek a munka és a kommunikáció egy helyen történő kezelésében.

Változásvezérlés vs. változáskezelés

megzavarja a változásvezérlés és a változáskezelés közötti különbség? Nem hibáztatunk. Sok különbség van a változásvezérlés és a változáskezelési terv között. A változásvezérlés csak egy a változáskezelési stratégia sok darabja közül.

• Változásvezérlés: a változásvezérlési folyamat fontos bármely szervezet számára, és segíthet az információáramlásban a projektváltozások során. A sikeres folyamatnak meg kell határoznia a sikermutatókat, meg kell szerveznie a munkafolyamatot, lehetővé kell tennie a csapatok kommunikációját, és be kell állítania a csapatot a jövőbeli sikerhez.

• változásmenedzsment: a változáskezelési terv a költségvetés, az ütemterv, a kommunikáció és az erőforrások összehangolásából áll. Tehát míg a változás-ellenőrzési folyamat egy hivatalos dokumentumból áll, amely felvázolja a változtatási kérelmet és a változás hatását, a változáskezelés az átfogó terv.

mint látható, a változás-ellenőrzési folyamat csak egy kis része egy nagyobb változáskezelési tervnek. Tehát míg a kapcsolódó, a két kifejezés különböző.

olvassa el: mi a változáskezelés? 6 lépés a sikeres változáskezelési folyamat felépítéséhez

milyen előnyökkel jár a változáskezelési folyamat?

a változásvezérlési folyamat végrehajtása segíthet a csapat szervezésében a szervezeti szoftverek támogatásával és a projekt teljesítések és határidők szerinti hatékonysággal. Ez akkor is fontos, ha figyelembe vesszük a nem hatékonyan kezelt változás következményeit.

a változáskezelési folyamat segíthet az erőforrás-kezelési terv vagy más munkakezelési célok végrehajtásában. Íme néhány további előnye a változás-ellenőrzési folyamat végrehajtásának.

Megnövelt termelékenység

a változásvezérlési folyamat megszünteti a projektek végrehajtásával kapcsolatos zavart, és lehetővé teszi, hogy az információgyűjtés helyett a végrehajtásra összpontosítson. Ez növeli a termelékenységet és a hatékonyságot, különösen a termelékenységi szoftverek segítségével.

folyamat nélkül a termelékenység a munkára fordított idő miatt szenvedhet. Mivel a legfontosabb munkákhoz korlátozott sávszélesség áll rendelkezésre, a határidők több mint egynegyedét(26%) minden héten elmulasztják.

hatékony kommunikáció

a változás megfelelő dokumentálása segíthet enyhíteni a kommunikációs problémákat. Ha a célok és a célok világosan meg vannak határozva, a csapat kommunikációja virágozhat. Ne feledje, hogy a változás-ellenőrzési folyamat nem oldja meg az összes kommunikációs problémát. Hasznos lehet A munkakezelő szoftver beépítése is, hogy a projektekkel kapcsolatos kommunikáció egy helyen maradjon.

ezután a változásellenőrzési folyamatot meg lehet osztani a végrehajtó érdekelt felekkel is, hogy könnyen kontextust biztosítsanak a változási kérelmekhez.

olvassa el: 12 tipp a hatékony kommunikációhoz a munkahelyen

jobb csapatmunka és együttműködés

a hatékony kommunikáció nemcsak önmagában előnyös, hanem javíthatja az együttműködést is. A projektváltozásokkal kapcsolatos egyértelmű kommunikációval könnyebb együttműködni és együtt dolgozni.

például, amikor a változásokat először egyértelműen közlik, az érdekelteknek több idejük van a kreativitásra és a csapatmunkára összpontosítani. Hatékony kommunikáció nélkül, az érdekelt felek kénytelenek időt tölteni az információk összerakásával, ahelyett, hogy kreatívan dolgoznának a csapat tagjaival.

szeretné még tovább erősíteni az együttműködést? Párosítsa a változásvezérlési folyamatot a Feladatkezelő szoftverrel, hogy beállítsa csapatát a siker érdekében.

a változásvezérlési folyamat öt lépése

az öt projektmenedzsment fázishoz hasonlóan öt kulcsfontosságú lépés van a változásvezérlési folyamat létrehozásakor. Bár egyes folyamatok kissé eltérnek, mindegyik tartalmaz néhány kulcsfontosságú elemet. A kezdeményezéstől a megvalósításig ezen alapvető lépések mindegyike segíti a változáskérelmek hatékony mozgását a folyamat során, és megakadályozza a felesleges változtatásokat.

próbálja ki a projektmenedzsmentet Asana-val

egyesek inkább az eljárást tekintik meg a változásvezérlési folyamatfolyamatban, amely könnyebben vizualizálható. Nem számít, hogyan választja meg, az eredmény végleges döntés lesz arról, hogy a változtatási kérelmet jóváhagyják-e vagy elutasítják-e.

merüljünk el az öt lépésben, amelyek hatékony változásvezérlési folyamatot hoznak létre, és mi szerepel mindegyikben.

módosítási kérelem kezdeményezése

a változásszabályozási folyamat kezdeményezési szakaszában változtatást kérnek. Számos oka van annak, hogy miért kérheti a változtatást. Például egy kreatív eredmény a vártnál hosszabb időt vesz igénybe. Ezután kérelmet nyújtanak be a teljesítés esedékességének kiigazítására. Míg a kérelem nagyobb valószínűséggel az érdekelt felektől vagy a projektvezetőktől származik, a javasolt változtatást bárki kérheti.

az a csapattag, aki kérelmet kíván benyújtani, a változtatási kérelem űrlapján keresztül kell benyújtania. Projektmenedzserként a változási naplót olyan helyen kell tárolnia, amely könnyen megtalálható, és mindenki hozzáférhet hozzá.

miután kitöltötte az Igénylőlapot, frissíti a változási naplót egy névvel, rövid leírással és minden egyéb olyan információval, amelyet megfelelőnek talál, mint például a kérelmező dátuma és neve. A napló az összes projektváltozás nyilvántartása, amely hasznos lehet több, több hónapig tartó projekt kezelésében.

Íme egy példa a változtatási kérelem űrlapján szereplő különböző mezőkre.

• Projekt neve

• Dátum

• kérés leírása

• által kért

• tulajdonos megváltoztatása

• prioritás

• a változás hatása

• határidő

a bevitt mezők attól függnek, hogy mennyire alaposak a változásnapló, és milyen típusú módosításokkal találkozik.

módosítási kérelem értékelése

miután a kérelmet kitöltötték, és az eredeti formanyomtatványt benyújtották és jóváhagyták, a kérelmet ezután értékelik. Ez eltér az eredeti űrlap benyújtásától, mivel az értékelés az, amikor a tényleges változást értékelik.

az értékelési szakasz nem feltétlenül a döntés meghozatala, hanem az alapvető információk áttekintése. Az információkat valószínűleg egy projekt vagy osztályvezető értékeli, aki áttekinti az olyan részleteket, mint a szükséges erőforrások, a kérelem hatása, és kinek kell továbbítani a kérelmet.

ha a változtatási kérelem megfelel az első értékelésnek, akkor azt továbbadják az elemzési szakaszba, ahol tényleges döntés születik.

Változáskérelem-elemzés

a változáshatáselemzési szakaszban végleges döntés születik arról, hogy a kérelmet a megfelelő projektvezető jóváhagyja-e vagy elutasítja. Bár Ön is adhat hozzájárulást a döntéshez, jó ötlet, hogy hivatalos jóváhagyást kapjon egy vezetőtől is. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy egy változás-ellenőrző testület is ellenőrzi a változások jóváhagyását.

egy jóváhagyott változtatási kérelem aláírást igényel, és ezt követően közölni kell a csapattal, és folytatni kell az ötfázisú folyamat hátralévő részét. Ezt dokumentálni kell a változási naplóban és bárhol máshol a projektkommunikáció életében, hogy a projekt minden érdekeltje megértse a szükséges váltásokat.

ha a változtatási kérelmet elutasítják, azt a változási naplóban is dokumentálni kell. Bár a megtagadott kérés közlése a csapattal nem szükséges, hasznos lehet a zavar elkerülése érdekében.

módosítási kérelem végrehajtása

ha a változtatási kérelmet jóváhagyják, a folyamat a megvalósítási szakaszba lép. Ez az, ahol Ön és a projekt érdekeltjei azon fognak dolgozni, hogy megváltoztassák a projektet.

a változás végrehajtása a projekt fázisától függően eltérő lesz, de általában a projekt ütemterveinek és teljesítéseinek frissítéséből, valamint a projektcsapat tájékoztatásából áll. Ezután megkezdődhet a tényleges munka. Jó ötlet a projekt hatókörének értékelése annak biztosítása érdekében, hogy az idővonal bármilyen változása ne legyen hatalmas hatással a tervezett célokra.

a legjobb, ha a kérelem adatait egy megosztott munkaterületen és a változásnaplóban terjeszti, hogy új információk keresésével biztosítsa a termelékenység elvesztését. Lehet, hogy még egy felülvizsgált üzleti esetet is el szeretne küldeni, hogy lefedje az összes bázisát.

módosítási kérelem lezárása

miután a kérelmet dokumentálták, terjesztették és végrehajtották, a kérelem készen áll a lezárásra. Míg egyes csapatoknak nincs hivatalos bezárási tervük, hasznos, ha van ilyen, hogy az információkat olyan helyen tárolja, amelyre a jövőben minden csapattag hivatkozhat.

a záró szakaszban minden dokumentációt, változtatási naplót és kommunikációt egy megosztott helyen kell tárolni, amely később elérhető. Tárolnia kell a kezdeti módosítási űrlapot és az út során létrehozott felülvizsgált projektterveket is.

miután a dokumentumok a megfelelő helyen vannak, bezárhatja a nyitott feladatokat, és sikeresen befejezheti a projektet. Néhány projektvezető post mortem találkozót is rendez, mielőtt hivatalosan lezárja a projektet.

próbálja ki a projektmenedzsmentet az Asana segítségével

Változásvezérlő folyamat példa

most, hogy megértette a változásvezérlő folyamat öt lépését, itt az ideje, hogy végrehajtsa őket. Összeállítottunk egy példát, hogy kézzelfogható helyet adjon a kezdéshez.

mielőtt elkészítené saját tervét, fontos, hogy értékelje az aktuális folyamatokat és eszközöket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok megfelelőek-e a csapata számára. Előfordulhat, hogy üzleti esetet vagy projekttervet szeretne létrehozni, amelyet bemutathat a vállalat érdekelt feleinek.

a változásnaplóban szereplő bejegyzések eltérhetnek attól függően, hogy milyen típusú változásokkal találkozik gyakran, és mennyire bonyolultak a projektek. Míg a hónapokig tartó bonyolult projektek több változtatási kérésbe ütközhetnek, előfordulhat, hogy a kisebb egyszeri projekteknek nincs szükségük a változási napló részleteire.

Íme egy példa a változásnaplóra, amely képet ad arról, hogy mit kell belefoglalni és hogyan kell formázni a sajátját. Ez a változásvezérlő példa a következőket tartalmazza:

• Projekt neve

• feladat neve

• engedményes

• határidő

• elsőbbségi állapot

• haladás állapota

• típus módosítása

ez az egyszerű formátum nagyszerű kiindulópont a változási naplóhoz, de dönthet úgy, hogy további mezőket ad hozzá a projekt összetettségétől függően.

saját változási napló létrehozásához létrehozhat egy egyéni sablont, vagy megtekintheti a projektsablonok galériáját.

mikor kell használni a change control folyamatot

érdemes megjegyezni, hogy mikor kell használni a change control management tervet, hogy készen álljon, amikor eljön az ideje. Sok különböző típusú változás, hogy lehet találkozni, attól függően, hogy az új kezdeményezések és az eszközök helyett.

a gyakori változások magukban foglalhatják a határidők meghosszabbítására irányuló kérelmeket, az információk átszervezését vagy a teljesítések módosítását. Íme néhány további eset, ahol érdemes használni a változásvezérlő folyamatot.

• túl hatókör: érdemes megfontolni ennek a folyamatnak a használatát, amikor egy projekt túlmegy a hatókörön, más néven hatókör kúszás.

• projekt következetlenségek: ha egy projekt során következetlenségeket észlel, a módosítás kérése segíthet elkerülni, hogy később újra kell dolgoznia a termékeket.

• meredek célok: bizonyos esetekben az okr-ek elérhetetlenek lehetnek, és érdemes ezeket a problémákat a projekt befejezése előtt megjelölni.

• új eszközök: Ha új folyamatok vagy eszközök vannak érvényben, a változás elkerülhetetlen lehet, miközben új problémákat dolgoz ki az első néhány projekt során.

próbálja ki a projektmenedzsmentet az Asana segítségével

kérje meg az utat a változtatáshoz

bár a változások elkerülhetetlenek, a jó hír az, hogy a változásnak nem kell kisiklania a következő projektet. A változásellenőrzési folyamat végrehajtásával biztosíthatja, hogy a projekt a pályán maradjon, és a kommunikáció világos és hatékony legyen. Ez növeli a termelékenységet és csökkenti a projekt eredményeivel kapcsolatos zavart.

abban az esetben, ha nem befut változás, ez megnyugtató tudni, hogy megvan a megfelelő folyamatok helyett kezelni a helyzetet. Ha készen áll a változáskezelési tervre, enyhítheti a stratégiaváltással járó negatív hatásokat, és továbbra is a hatás elérésére összpontosíthat.