mi az EDI (elektronikus adatcsere)?

mi az EDI (elektronikus adatcsere)?

az elektronikus adatcsere vagy EDI egy olyan technológia, amely a logisztikai határidők felgyorsításával és a kézi hibák kiküszöbölésével segíti a kereskedelmi szervezeteket és Partnereket az üzleti kommunikáció automatizálásával. Az EDI lehetővé teszi olyan szervezetek számára, amelyek termékeket gyártanak, szállítanak, vásárolnak és értékesítenek, vagy szolgáltatásokat nyújtanak, például kiskereskedők, gyártók, biztosítók, egészségügyi szolgáltatók, légitársaságok és így tovább.

az EDI-t az 1960-as évek óta használják, bár manapság új felhasználási lehetőségeket talál azáltal, hogy lehetővé teszi az ellátási lánc automatizálását és az üzleti folyamatok automatizálásának munkafolyamatának kulcsfontosságú részét képezi. A blogbejegyzés végére meglehetősen szilárd ismeretekkel kell rendelkeznie az EDI-ről, és bevezetnie kell az EDI technológia alapjait.

Számítógép-Számítógép adatcsere

az EDI szabványos elektronikus üzleti dokumentumok automatizált számítógép-számítógép cseréje, amely az üzleti partnerek között szabványosított és biztonságos kapcsolaton keresztül történik.

a számítógép-számítógép kommunikáció esetén nincs szükség kézi beállításokra, például e-mailre, tényekre vagy postai küldeményekre. A dokumentumok közvetlenül a feladó számítógépes alkalmazásából a fogadó számítógépes alkalmazásába kerülnek. Például a vevő küldhet egy megrendelést, és a szállító automatikusan elküldi a számlát.

szabványos üzleti tranzakciós dokumentumok ezrei tölthetők el automatikusan az EDI-vel. Gyakori példák a beszerzési megrendelések (EDI 850), a szállítási állapotok (EDI 214), a számlák váminformációi, a Fizetési visszaigazolások (EDI 820) és a leltárdokumentumok.

a szabványos EDI formátum lehetővé teszi a számítógépek számára az EDI dokumentumok feldolgozását. A szabványok leírják az egyes adatokat és a formátumot, például a dokumentum típusát, az érintett feleket, a közös dátumot és a meghozandó intézkedéseket. A szabványok használata kiküszöböli a vállalatok közötti eltéréseket, így minden üzleti partner számítógépes rendszere közös nyelvet beszél.

az EDI rendszerek különféle szabványokat használnak a különböző régiók, ketrecek és iparágak számára. Az EDI szabványok különböző verziókkal rendelkeznek, így az EDI partnereknek ugyanazt a szabványt és verziót kell használniuk az adatok megfelelő áramlásához.

a legnépszerűbb szabványok közé tartozik az Egyesült Államokban használt ANSI X12, az un / EDIFACT, amelyet globálisan használnak, valamint az iparágspecifikus szabványok, például a HIPAA.

az EDI számos biztonságos protokollt használ a dokumentumcseréhez. A partnereknek meg kell állapodniuk a protokoll használatáról, és meg kell győződniük arról, hogy ugyanazt a protokollt használják, mielőtt kicserélhetik az EDI fájlokat. Ha nem, akkor közvetítővel kell együttműködniük a két protokoll közötti csere megkönnyítése érdekében.

egyes EDI biztonsági protokollok több technológiát igényelnek, mint mások, de az EDI szoftverek, például az ESSBUS Connect használata jelentős befektetés nélkül megkönnyítheti a cserék széles skáláját.

ezek a protokollok a régóta bevált fájlátviteli protokolltól (FTP) vagy a biztonságos FTP-től (stfp), amelyet egy webhely hosztszerverére történő tartalom feltöltésére használnak, az API-alapú rendszerekig, például AS4, webalapú A2-n keresztül, és más lehetőségekig, beleértve a mobil EDI-t is.

bár maga az EDI rendkívül technikai jellegű lehet, a vállalatba történő befektetés pillanatok alatt megtérül. A megrendelések és számlák feldolgozásának sebessége drámaian javul, lehetővé téve a munkaerőköltségek csökkentését és a munkaerő erőfeszítéseinek más hozzáadott értékű feladatokra való összpontosítását.

EDI és automatizálás

az EDI üzenetek előre konfigurált munkafolyamatokkal automatizálhatók. Például, amint a megrendelést kiszállították, a szállító elküldheti a szállítmány értesítését, amelyet számla követ.

általában a vállalkozások EDI fordítókat használnak, akár szolgáltatón keresztül, akár szoftver segítségével lefordítják az EDI dokumentumokat belső alkalmazásokhoz, hogy lehetővé tegyék az automatizált feldolgozást. A folyamatok kibővíthetők a munkafolyamatokkal és az integrációkkal a vállalaton belül. Például, ha egy vállalat megrendelést kap az EDI-n keresztül, a logisztikai rendszer automatikusan létrehoz egy feladatot a raktári személyzet számára, hogy az árut a készletről a szállításra vigye. Miután áthelyezték a szállításra, a szállítási címke automatikusan létrejön, és a szállítási információkat visszaküldik a megrendelést leadó ügyfélnek.

az EDI használata a hagyományos kézi folyamatokhoz képest

hagyományos módszerrel, például papírral vagy e-mailben, a vevő értesítést kap a megrendelés leadásáról, vagy meghatározhatja, hogy a készletszámok ellenőrzése után megrendelést kell adnia.

a vevő információkat visz be a beszerzési rendszerbe a megrendelés létrehozásához, majd kinyomtatja és elküldi az eladónak, vagy e-mailben elküldi nekik.

az eladó megkapja a PO-t, akár napokkal később, akár e-mailben, más kommunikáció mellett. Miután megkapta, az eladó manuálisan beírja az értékesítési rendszerbe.

az eladó kinyomtat egy számlát, amelyet vagy a szállítmányhoz mellékel, vagy külön-külön, e-mailben vagy postai úton küldi el.

a vevő manuálisan írja be a számlát a kötelezettségek rendszerébe.

ezen a ponton a papírrendszer egy vagy több hét oda-vissza szállítási időt adott a folyamathoz. Mind a papír, mind az e-mail nagyon érzékeny a hibákra, ami növeli a rendelési időt.

egy EDI eljárással a vevő EDI-kompatibilis beszerzési rendszere automatikusan generál és küld egy EDI-formátumú PO-t, amikor a készlet eléri az előre beállított szintet a rendszer elindításához. Perceken belül az eladó EDI szoftverrel felszerelt értékesítési rendelési rendszere megkapja a PO-t.

a szállító rendszere automatikusan figyelmezteti a raktár személyzetét az áruk csomagolására és szállítására. Miután becsomagolták és készen állnak a szállításra, a szállítási rendszer létrehozza az Advanced Ship Notice (ASN) – t, és elküldi azt a vevő fogadó részlegének. Innentől kezdve az eladó ERP rendszere létrehoz egy EDI számlát, amely bekerül a Vevő Fizetési rendszerébe.

ez az egész folyamat körülbelül egy órát vesz igénybe, nem pedig egy hetet vagy annál többet.

az EDI előnyei

az EDI számos előnyt kínál minden olyan szervezet számára, aki használja.

az EDI 61% – kal gyorsíthatja fel üzleti ciklusait. A technológia lehetővé teszi, hogy a tranzakciók percek alatt, nem pedig napok vagy hetek alatt történjenek. A papír alapú feladatok automatizálásával a személyzet felszabadul a magasabb értékű feladatokra, lehetővé téve számukra, hogy termelékenyebbek legyenek. Az ellátási láncok közötti adatcsere automatizálása biztosítja a kritikus adatok időben történő elküldését és valós időben történő nyomon követését. A megrendelés feldolgozásának és a szállítási idő lerövidítése lehetővé teszi a készlet csökkentését.

az EDI használata csökkenti a tranzakciós költségeket, mivel már nem kell fizetni a papírért, a tintáért, a másolatokért, a iktatásért és a tárolásért, a postaköltségért és a dokumentumok visszakereséséért. Ez segíthet abban, hogy vállalkozása több mint 35% – ot takarítson meg a tranzakciós költségeken. Ha nagy mennyiségű tranzakciót kezel, ez évente több millió dollárt takaríthat meg a korai fizetési kedvezmények eredményeként. Az EDI technológia használata kiküszöböli azokat a hibákat is, amelyek sok pénzbe kerülhetnek, például Elveszett megrendelések, helytelenül vett telefonos megrendelések, adatbeviteli hibák vagy olvashatatlan faxok.

az EDI segít a beszállítói kapcsolatok javításában, mivel az eladók számára előnyös a csökkentett megrendelés-készpénz ciklusok és a jobb cash flow a hibák csökkentése időt és frusztrációt takarít meg partnere számára az adatviták kezelésében.

az EDI számos stratégiai előnyt is nyújt vállalata számára, mivel valós időben láthatja a tranzakciók állapotát, ami megkönnyíti az adatközpontú döntések gyorsabb meghozatalát. Az EDI az új területekre való belépés folyamatát is egyszerűsíti az általa használt világszerte elterjedt üzleti nyelv miatt.

az EDI technológia elősegíti a fenntarthatóságot és csökkenti a szén-dioxid-kibocsátást azáltal, hogy a papíralapú folyamatokat digitális alternatívákkal váltja fel. A működési hatékonyság növekedése miatt kevesebb az energiapazarlás is.

hogyan működik az EDI

az EDI három lépést igényel:

• készítse elő a dokumentumokat.
• fordítsd le őket EDI formátumra.
• továbbítsa őket egy partnernek.

például a megrendeléseket használva a Vevő az összes adat összegyűjtésével és rendszerezésével készíti el megrendelését, így az EDI-vel működik. A megrendelés kinyomtatása helyett a rendszer elektronikus fájlt hoz létre, amely tartalmazza az EDI-dokumentum elkészítéséhez szükséges összes információt.

a dokumentum létrehozása után az EDI fordítószoftveren keresztül kell betáplálni a belső adatok EDI szabványos formátumba konvertálásához. Ha nem rendelkezik házon belüli EDI szoftverrel, elküldheti az adatokat egy EDI szolgáltatónak, hogy lefordítsa a dokumentumot az Ön számára megfelelő EDI formátumra.

miután a PO-t lefordították a szabványos EDI megrendelési formátumra, továbbítják a szállítónak. A szállító az EDI-t különböző dokumentumokkal, a speciális szállítási értesítéssel és számlával együtt használja, például, hogy értesítse a Vevőt a megrendelés kiszállításáról, és kérje a Vevőt a fizetésért.

Edi bevezetése a szervezetben

az EDI-megfelelés biztosításához be kell állítania az EDI-infrastruktúrát, össze kell hangolnia az EDI-beállítást a kereskedelmi partnerek beállításaival, és be kell tartania a közös szabványokat.

az EDI használatának megkezdéséhez rendelkeznie kell:

• EDI szoftver kommunikációs
• internetes kommunikáció, VAN, ahogy azt a különböző partnerek
• a szükséges helyszíni hardver, beleértve a szerver vagy PC, kommunikációs eszközök, és perifériák,
• biztonságos irodahelyiség felügyelt biztonsági adatmentések és redundáns teljesítmény, hogy a rendszer megbízhatóan fut
• szoftver integrálja a EDI tranzakciók a back-office rendszerekkel az egyszerű EDI integráció érdekében
• térképek minden egyes EDI dokumentumtípushoz, amelyet a partnerekkel cserélnek, hogy az EDI rekordokat használható üzletekké alakítsák dokumentumok.

az EDI csak annyira értékes, mint a partnerrendszerekkel való integráció. Meg kell határoznia, hogy mely IDI protokollokat fogja használni a dokumentumok küldéséhez és fogadásához. Kiválasztja és végrehajtja a megfelelő dokumentumok vagy tranzakciók cseréjét. Azt is szeretné, hogy szögezze le azokat a használati eseteket, ahol minden EDI-dokumentumot el fog küldeni és fogadni.

kommunikáljon a szállítókkal és az informatikai csapattal, hogy meghatározza az EDI megvalósításához szükséges lépéseket a szervezetben.