mielőtt virtuális ügyvédi irodára bővülne: mit kell tudni

a virtuális ügyvédi irodák megszüntetik a hagyományos tégla-habarcs irodaterületet, és ehelyett úgy döntenek, hogy ügyfeleiket elsősorban-ha nem is teljesen—a technológia használatával szolgálják ki.

ez a megközelítés egyre népszerűbb, amelyet a kommunikációs technológia jelentős fejlődése, valamint a versenyképesebb üzleti modellek megtalálására és a haszonkulcsok javítására irányuló folyamatos törekvés ösztönöz. Sőt, a COVID—19 járvány szeizmikus elmozdulást okozott abban, hogy a vállalkozások és az ügyfelek hogyan vesznek részt egymással-egyre több ember tökéletesen kényelmesen foglalkozik a vállalkozásokkal anélkül, hogy valaha is személyesen kellene kapcsolatba lépnie velük.

de mi kell egy virtuális ügyvédi iroda sikeres működtetéséhez? Milyen egyedi kihívásokkal kell szembenéznie, amikor vállalkozását virtuális környezetben működteti?

ebben a bejegyzésben megvizsgáljuk azokat az alapvető kérdéseket, amelyekkel foglalkoznia kell egy virtuális ügyvédi iroda indításakor, és megvizsgálunk néhány gyakori nehézséget, amelyek valószínűleg felmerülnek, ha feláll és fut.

mit fogunk fedezni:

• a virtuális ügyvédi iroda futtatásának előnyei
• Hogyan indítsunk virtuális ügyvédi irodát: Az alapok
• a virtuális ügyvédi iroda futtatásához szükséges eszközök

mint olyan vállalkozás, amely olyan eszközt épített fel, amely segít az ügyvédek, a személyzet és az ügyfelek összekapcsolásában, első kézből megnézzük azokat az eszközöket, embereket és folyamatokat, amelyek általában szükségesek ahhoz, hogy cége sikeres legyen a virtuális világba való átmenethez.

Tehát kezdjük azzal, hogy megvizsgáljuk az ügyvédi iroda távmunkás modelljének elfogadásának előnyeit.

nézze meg, hogy ez a négy floridai, Chicagói és New York—i ügyvédi iroda hogyan igazította működését bárhonnan-miközben továbbra is nagyszerű ügyfélélményt nyújt. Töltse le az ingyenes esettanulmány playbook!

a virtuális ügyvédi iroda működtetésének előnyei-miért?

néhány ügyvéd attól tart, hogy több technológiát építenek be gyakorlataikba, és jogosan.

attól tartanak, hogy ezzel szükségtelen kockázatoknak teszik ki őket a biztonság és a magánélet védelme körül. De az a tény, hogy a legtöbb modern eszköz nem csak biztonságos, hanem rendkívül ügyfélbarát és megbízható is.

ha le tudod győzni ezt a tech-szkepticizmust (és természetesen a megfelelő protokollokat), akkor értékelni fogod ezeket az üzleti előnyöket, ha virtuálisan vezeted a céget:

alacsonyabb általános költségek

a cég virtuális vezetésének alapvető előnye, hogy drasztikusan megtakaríthatja az általános költségeket. Ahelyett, hogy fizetne egy állandó irodaterületért, valamint az ezzel járó összes anyag-és karbantartási költségért, egy teljesen működőképes ügyvédi irodát működtethet a felhőben—a költségek töredékéért.

Szabadság(!)

az egyik legértékesebb eszközünk az idő. Az ingázás pedig aránytalanul nagy időt vehet igénybe, függetlenül attól, hogy ingázik-e az irodába és az irodából, vagy utazik, hogy megfeleljen az ügyfeleknek.

ha virtuális ügyvédi irodát működtet, sok időt kaphat vissza. Nézze meg, hogyan MHP&s Law Tennessee fut egy nagyon sikeres távoli barát cég.

több erő a tehetségek vonzására és megtartására

az alacsonyabb rezsi struktúrából származó megtakarítások gyakran azt jelentik, hogy megengedheti magának, hogy ügyvédeit (és magát) nagylelkűbben kompenzálja, mint egy hagyományos céget. A jobb kompenzáció pedig természetesen vonzóbbá teszi cégét a jobb toborzók számára.

de sok ügyvéd más okokból is vonzónak találja a virtuális cégmodellt. A tény az, hogy a távmunkában dolgozó ügyvédek általában sokkal jobban ellenőrzik a munka és a magánélet egyensúlyát. Kevesebb időt töltenek ingázással, és szabadon választhatják meg, hogyan, mikor és hol dolgoznak—akár otthon, akár egy kávézóban, vagy arra várva, hogy a gyerekek befejezzék a táncórát.

jobb ügyfélélmény

az alacsonyabb általános költségek azt jelentik, hogy a költségmegtakarítások egy részét alacsonyabb számlázási díjak vagy új díjstruktúrák formájában továbbadhatja ügyfeleinek. Ez azt is jelenti, hogy megengedheti magának, hogy kockázatosabb vagy szokatlanabb eseteket vállaljon, mint egy hagyományosabb modell szerint. A tényezők ezen kombinációja vonzóbbá teheti cégét egy sokkal szélesebb ügyfélpopuláció számára.

Hogyan indítsunk el egy virtuális ügyvédi irodát: az alapok

mielőtt elfogadnánk egy virtuális modellt az ügyvédi irodához, rengeteg gondolatot kell adnia a következő szempontokra:

irodahelyiség

az egyik első dolog, amire gondolni kell, mielőtt virtuális lenne, hogy legyen-e bármilyen rögzített irodahelyiség. Arra számít, hogy gyakran kell személyesen fogadnia az ügyfeleket? Egyes cégek hibrid modellt alkalmaznak, amely félig elosztott munkaerővel rendelkezik, de kisebb fizikai irodaterületet tart fenn, míg más cégek teljesen távol vannak, és teljesen megszüntetik a tégla-és habarcshelyeket.

Csapatstruktúra

a legtöbb virtuális cég hasonló szervezeti hierarchiát követ, mint a hagyományos cégek, és ugyanazt a vezetési struktúrát használják az ügyvédek, a jogi asszisztensek és a kisegítő személyzet közötti koordinációhoz.

természetesen a cég részlegeinek megszervezésének konkrét módja nagymértékben függ az Ön által kezelt ügyek típusától. Ez azt jelenti, hogy gyakori, hogy a virtuális cégeknek van egy beviteli és áttételi osztályuk a rosszul illeszkedő esetek kiszűrésére, egy peres osztály, amikor a települések nem érhetők el, egy marketingcsapat a promóció és a közösségi média kezelésére, valamint egy adminisztratív csapat a számlák és a rutin operatív igények kezelésére.

Process

amikor egy távoli modellre vált, frissítenie kell a cég szabályzatait és folyamatait, hogy alkalmazkodjon a kapcsolóhoz, és győződjön meg arról, hogy minimális zavar van a Szolgáltatásokban, miközben az alkalmazottak és a vállalkozók megbirkóznak a távoli működéssel.

például mindenkinek világosnak kell lennie, hogy az eseteket hogyan kell feldolgozni az új virtuális beállításon belül. Miután egy új ügyet egy jogi csapathoz rendeltek, hogyan fogják kezdetben elérni az Ügyfelet, hogy további részleteket gyűjtsön az ügyről, és milyen rendszereket fognak használni a levelezés fenntartásához?

miután meghatározták a frissített folyamatokat, győződjön meg róla, hogy következetesen közli ezeket az új elvárásokat mindenkivel. Senkinek sem szabad kételkednie abban, hogy mikor vannak online órák, hogyan kell hozzárendelni a feladatokat, és milyen csatornákat kell használni a kommunikációhoz.

az is lehet, hogy egy jó ötlet, hogy a fogadó egy heti cég-szintű találkozó, amelynek során a vas ki minden kérdés körül virtuális ügyterhelés kezelése—legalábbis addig, amíg mindenki megkapja a csapágyak.

keresi a rész

annak ellenére, hogy dolgozik egy virtuális ügyvédi iroda azt jelenti, hogy a csapat tagjai több ellenőrzése alatt a személyes munka megállapodások, ez még mindig elengedhetetlen, hogy mindenki a projekt egy profi képet. Ez különösen fontos tényező, ha ügyvédei videokonferenciát használnak az ügyfelekkel vagy az áttételi partnerekkel való kommunikációhoz.

a vállalati kultúra fejlesztése

a virtuális ügyvédi Iroda működtetése olyan egyedi nehézségeket vet fel, amelyek nem feltétlenül vannak jelen a hagyományos tégla-habarcs környezetben.

talán a legnagyobb probléma az, hogy kitaláljuk, hogyan lehet létrehozni és fenntartani az egészséges és együttműködő munkakultúrát, amikor munkatársai különböző helyeken találhatók.

a munkatársak nehezebben tudnak kapcsolatot kialakítani egymással a személyes kommunikáció hiánya miatt. Ezt a kommunikációs formát nehéz megismételni, mivel magában foglalja az emberek arckifejezéseinek, hangszínének és testbeszédének finom jelzéseit. Ezek a jelek fontos jelek, amelyek segítenek az embereknek jobban megismerni egymást—gondoljunk csak bele, milyen nehéz lehet humorot, iróniát vagy szarkazmust közvetíteni írásban.

a szorosan összekapcsolt, virtuális munkakultúra kiépítésének kapcsolódó kihívása a hagyományos “vízhűtő” csevegés hiánya. A távmunkások hajlamosak arra, hogy “éjjel-nappal” érezzék magukat, amikor telefonon vagy írásban lépnek kapcsolatba, és hajlamosabbak lehetnek arra, hogy mindent kizárólag munkával kapcsolatban tartsanak.

van néhány módja ezeknek a problémáknak a kezelésére. Az első dolog az, hogy ismételten közölje cége alapvető értékeit és küldetését, hogy elősegítse az egység és a közös cél érzését. A másik az, hogy ütemezze a rendszeres egy-egy és a csapat találkozókat, amelyek során egy kis időt különítenek el a személyes csevegésre. Egy másik általánosan használt módszer a csapatszellem ápolására az, hogy rendszeres összejöveteleket szervez, ahol a csapattagok találkozhatnak és szocializálódhatnak—ez lehet valami alacsony kulcs, például egy nyári barbecue vagy egy luxusabb esemény, például egy egyhetes éves visszavonulás.

végső soron azonban a csapat napi felkészültsége az együttműködésre és az erős kapcsolatok kialakítására nagyban függ a meglévő kommunikációs rendszerektől. Ami elvisz minket a következő pont…

689 tudja meg, hogyan egy ügyvédi iroda nyújt 24/7 ügyfél tapasztalat—anélkül, hogy online 24/7.

a virtuális ügyvédi iroda futtatásához szükséges eszközök

technológia képezi bármely távoli csapat gerincét. A virtuális cég egyszerűen nem fog működni anélkül, hogy a megfelelő kommunikációs eszköztár és rendszerek, amelyek segítségével könnyen (és biztonságosan!) fontos ügyfélfájlok és információk kezelése. Mint valaki fut egy virtuális cég, akkor mindig a kilátás az új technológiák, amelyek segítenek megoldani az üzleti problémákat.

amikor virtuálisra vált, az első dolog, hogy leltárt készítsen a már használt eszközökről, hogy kitalálja, mire lesz még szüksége. A legtöbb cég nagymértékben támaszkodik a jogi gyakorlatkezelő Szoftverre az olyan alapvető funkciók kezelésére, mint a kinevezés ütemezése, az időkövetés, a konfliktusok ellenőrzése és a jogi ügyek kezelése. Szánjon időt arra, hogy gondosan mérlegelje lehetőségeit, és ne feledje, hogy további csapatképzésbe is be kell fektetnie, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az Ön által alkalmazott új eszközökből.

amikor a csapat kommunikációjáról van szó egy virtuális munkakörnyezetben, nem számíthat arra, hogy hatékonyan működik, miközben kizárólag az e-mailre és a telefonra támaszkodik. A postaládák zsúfolttá válnak, a fontos beszélgetéseket pedig eltemetik, míg a telefonhívások nem alkalmasak bizonyos feladatokra, például a releváns információk dokumentálására későbbi felhasználás céljából.

telefon

függetlenül attól, hogy bárki mit mond most, nehéz vitatkozni azzal a ténnyel, hogy a telefonszolgáltatás elengedhetetlen szinte minden ügyvédi iroda számára, virtuális vagy sem. Míg a videokonferencia nagyszerű új lehetőség (erről bővebben később), a telefonhívás továbbra is az egyik legegyszerűbb és legkényelmesebb módja annak, hogy kapcsolatba lépjen az ügyfelekkel (és hogy ők is elérjék Önt).

természetesen ehhez csak a tipikus üzleti telefonját használhatja. De ha gyakran telefonál az ügyfelekkel és a kollégákkal, akkor szüksége lehet valami kifinomultabbra. Például tudta, hogy vannak olyan kommunikációs alkalmazások, amelyek lehetővé teszik a telefonhívás megfordítását a telefonról a számítógépre?

nem csak, hogy néhány ilyen alkalmazás lehetővé teszi a telefonhívás videohívásra váltását (arra az esetre, ha szemtől szembe szeretne beszélni, vagy megosztaná a képernyőt) csak egy érintéssel:

és mindkét szép funkciók jönnek tartalmazza a RingCentral asztali és mobil app! Meg lehet nézni, hogy ki részletesebben itt:

^ kap egy gyakorlati pillantást, hogyan RingCentral működik a foglalás egy termék túra!

idő kiválasztása

a számológép segítségével nagyjából megnézheti, hogy vállalkozása mennyit takaríthat meg a RingCentral használatával a csapat egymással való kommunikációjának támogatására.

azonnali üzenetküldés

mi több, amikor az ügyfelekkel való kommunikációról van szó, körülbelül minden harmadik (34%) Ügyfél jobban szereti, ha az ügyvédek lehetőséget adnak nekik arra, hogy kapcsolatba lépjenek olyan csatornákon keresztül, mint az élő csevegés vagy a videokonferencia.1 valószínűleg biztonságos feltételezni, hogy ez a szám még magasabb azoknál az ügyfeleknél, akik kifejezetten tanácsot kérnek egy virtuális ügyvédi irodától.

videokonferencia

ha virtuális ügyvédi irodát működtet, akkor az egyik legnagyobb kiigazítás valószínűleg a személyes találkozókról a virtuális találkozókra való áttérés lesz.

ami azt jelenti, hogy szüksége lesz egy jó videokonferencia szoftverre. (Tudjon meg többet arról, hogyan válasszon jó eszközt a cége számára.)

tehát, ha online központú ügyvédi irodát működtet, elengedhetetlen, hogy olyan eszközökbe fektessen be, amelyek a lehető legegyszerűbbé teszik az elosztott csapat együttműködését, és amelyek sokféle módon biztosítják ügyfeleinek a kapcsolatot.

például a RingCentral virtuális munkaterülete az ügyvédi irodák számára pontosan ezt teszi azáltal, hogy az azonnali üzenetküldést, a video-értekezleteket és a modern üzleti telefonrendszert egyetlen könnyen használható kommunikációs platformba tömöríti. És igen, bármilyen eszközön működik-Mac vagy PC, Android vagy iOS:

a platform állandó kommunikációs vonalat hoz létre az ügyfelek számára, és az összes üzenetüket-a közösségi médiából, az e—mailből és az élő csevegésből—egy központosított irányítópultba egyesíti, így csapata azonnal és pontosan válaszolhat.

ugyanakkor a csapattagok szinkronban maradhatnak egymással a videotalálkozókon keresztül, kezelhetik az esetterheléseket és megoszthatják a fájlokat a csapatüzeneteken keresztül, valamint rögzíthetik és nyomon követhetik az ügyfelek interakcióit a hívásnaplókkal.

alapvető fontosságú, hogy a RingCentral platform további nyugalmat biztosít, mivel megbízható biztonsági intézkedései révén védi az összes beszélgetést és ügyféladatot. Mi több, mint egy all-in-one kommunikációs platform, akkor már nem kell feliratkozni több eszközt csak azért, hogy a csapat csatlakozik!

készen áll a virtuális ügyvédi irodára való áttérésre?

az előnyök ellenére a virtuális ügyvédi iroda vezetésének ugrása nem a gyenge szívűeknek szól. Jelentős mértékű előkészítésre van szükség ahhoz, hogy a folyamatok, a technológia és a személyzet zökkenőmentesen működjön egy virtuális környezetben.

ez azt jelenti, hogy feltéve, hogy a szükséges előkészítő munkát előre elkészíti, és készen áll arra, hogy rengeteg adaptációt végezzen, amikor megtalálja az utat ezen az új terepen, a virtuális cégnél végzett munka jutalma jelentős lehet.