Minute Book: mi a vállalati könyv és miért fontos

mi a perckönyv?

miért fontos a vállalati könyv vagy üzleti nyilvántartás vezetése?

mit tartalmaz egy perckönyv, és milyen következményekkel jár, ha a perckönyv nem naprakész?

ebben a cikkben lebontjuk mindazt, amit tudnia kell a perckönyvekről.

készen állsz?

kezdjük el…

mi az a perckönyv

a perckönyv, a vállalati perckönyv vagy a vállalati könyv a vállalat belső tevékenységeinek és döntéseinek hivatalos nyilvántartása.

Merriam-Webster úgy definiálja a perckönyvet, mint “egy vállalat részvényeseinek és igazgatóinak tranzakciójának hivatalos írásos feljegyzését”.

a perckönyv lényegében egy vállalati kötőanyag, amely tartalmazza a Társaság határozatait, a részvényesi főkönyvet, az alapszabályt, az igazgatók listáját, az alapszabályt és a társaság összes belső vállalati dokumentumát.

amikor először épít be egy céget, azonnal meg kell szerveznie az összes vállalati dokumentumot a perckönyvben, hogy biztosítsa a vállalat egyértelmű nyilvántartását.

a perckönyv részletesen ismerteti a vállalat történetét.

mivel a Társaság az igazgatótanácsán keresztül eljáró jogi személy, nyomon kell követnie életének fontos tevékenységeit és eseményeit, és dokumentálnia kell döntéshozatali folyamatát.

egy fizikai személy naplót vezethet életének fontos eseményeiről.

a társaságnak nyilvántartást kell vezetnie az életében hozott fontos döntésekről, és bizonyítania kell, hogy ezeket a döntéseket a társasági szabályzatokkal és a törvényekkel összhangban hozták.

a perckönyv lényegében a vállalat naplóját tartalmazza.

mik azok a “jegyzőkönyvek”

a jegyzőkönyvek vagy az értekezlet jegyzőkönyvei egy értekezlet vagy határozat dokumentált beszámolóját jelentik.

például a vállalat igazgatótanácsa felelős azért, hogy fontos és stratégiai döntéseket hozzon a vállalat számára.

általában évente többször találkoznak, hogy megvitassák a vállalat ügyeit, irányítását, értékeljék, hogyan mennek a dolgok, és mit kell tenni.

a vállalati titkár felelős az írásbeli beszámoló elkészítéséért az ülések során megvitatott kérdésekről és a meghozott döntésekről.

ezt hívjuk a találkozó “jegyzőkönyvének”.

a jegyzőkönyv részletesen ismerteti, hogy kik miről tárgyaltak és milyen döntéseket hoztak.

miután elkészítették az ülés jegyzőkönyvét, azt követően benyújtják az ülésen jelen lévő igazgatósági tagoknak, hogy jóváhagyják és megerősítsék annak tartalmát.

végül a jóváhagyott ülés jegyzőkönyvét a vállalati jegyzőkönyvbe helyezik, hogy számot tartsanak a vállalat döntéséről és döntéshozatali folyamatáról.

Mi megy egy percet a könyv

Mi megy egy percet a könyvet, illetve annak tartalma általában szokásos.

néhány lényeges dokumentum és információ található a perckönyvben a vállalatok számára:

1. alapító okirata
2. törvények Által
3. Felbontás az igazgatóság
4. Felbontás a részvényesek
5. Regisztrálni a rendezők
6. Regisztrálni a tisztek
7. részvénykönyvbe az
8. Részvényes ledger
9. Állomány átruházás ledger
10. Előfizetés megállapodások
11. Vállalati nyilvántartó dokumentumok
12. Részvény
13. Részvényesi megállapodás
14. Lehetőséget biztosít
15. Hitel-megállapodások
16. Változások cég cikkek törvényi

a perckönyv tájékoztatást nyújt a Társaság jogi felépítéséről, a múltban az igazgatók és a részvényesek által hozott döntésekről, arról, hogy a Társaság hogyan hozhat új fontos döntéseket, és kik a Társaság érdekeltjei.

mikor kell bemutatnia a vállalati könyvet

sok olyan eset van, amikor elő kell készítenie a vállalati előzményeket és a perckönyvet.

Íme néhány példa olyan eseményekre, amelyek megkövetelik, hogy mutassa meg a perckönyvet a vállalat számára:

1. átvilágítási folyamat
2. az Ön vállalatának eladása
3. az Ön vállalkozásának átruházása egy másik személyre
4. banki finanszírozás
5. ingatlanügylet
6. Járművásárlás
7. vetőmag kerek finanszírozás
8. befektetői finanszírozás
9. kezdeti nyilvános ajánlattétel
10. hitelkeret megnyitása
11. adóügyi számviteli célokra
12. vállalati ellenőrzés
13. kormányzati hatóságokkal való kapcsolattartás

a fenti körülmények bármelyike esetén előfordulhat, hogy be kell mutatnia, hogy a vállalat története jól dokumentált, és hogy a befektető vagy a finanszírozó társaság tranzakciókat folytat veled a vállalat vállalati státuszának és történetének teljes ismerete alapján.

ha a vállalati nyilvántartási könyv hiányos vagy nincs dokumentálva, ez késleltetheti a tranzakciót, vagy akár veszélyeztetheti azt.

tehát győződjön meg róla, hogy naprakészen tartja a nyilvántartásait.

szükségem van egy perckönyvre

a rövid válasz igen!

mi a jelentősége egy perc könyvnek?

szüksége van egy perckönyvre, hogy beszámoljon a vállalat történetéről.

bizonyos értelemben nem a tényleges perckönyv a fontos, hanem az összes tartalom, amelyet fenn kell tartania benne.

a vállalat életében sok esetben vissza kell térnie a vállalati jegyzőkönyvbe, hogy bizonyítékot szolgáltasson a vállalat korábbi döntéseiről vagy cselekedeteiről.

például, ha az Ön vállalata fontos hitelkeretet vett fel a banknál, részvényeket bocsátott ki vállalati finanszírozás vagy vetőmag-finanszírozás keretében, vagy esetleg részvényeket vásárolt vissza bizonyos részvényesektől, akkor a cég jegyzőkönyvében be kell nyújtania a nyilvántartást annak igazolására, hogy az ilyen döntéseket a Társaság irányadó szabályainak és törvényeinek megfelelően hozták meg.

ha egy vállalat elhanyagolja vállalati könyvét, és nem tartja meg a fontos döntéseivel kapcsolatos vállalati jegyzőkönyveket, akkor sok jogi díjat fizethet a vállalat történetének újrateremtése érdekében.

előfordulhat, hogy a társaságnak fizetnie kell azért, hogy dokumentálja a fontos múltbeli döntéseket, és bizonyítékot szolgáltasson arról, hogy korábbi döntéseit az igazgatóság és a társaság részvényesei megfelelően jóváhagyták.

Hogyan szervezzen egy perckönyvet

egy perckönyv megszervezése alapvetően nem bonyolult folyamat.

természetesen jelentős különbségek lehetnek a perckönyv kezelése között egy nagy multinacionális vállalatnál, szemben a helyi kis üzletekkel.

tehát hogyan tart fenn egy perckönyvet?

a perckönyvnek minimálisan tartalmaznia kell:

1. az Ön alapító okirata vagy alapító okirata az összes módosítással együtt
2. az Ön cégszabályzata az összes módosítással együtt
3. az Ön igazgatótanácsának nyilvántartása
4. az első szervezeti ülés állásfoglalása és jegyzőkönyve
5. az összes igazgatósági ülés jegyzőkönyve
6. részvényesi határozatok az összes részvényesi jóváhagyás megjelenítése
7. a társaság részvényesei és a részvénykönyv

minden vállalat eldöntheti, hogy milyen információkat tartson a perckönyvében.

gyakran minden olyan információt, amely potenciálisan befolyásolhatja a vállalatot mint entitást, meg kell őrizni a vállalati könyvben.

mi történik, ha a perckönyvem nem naprakész?

fontos következményekkel járhat, ha vállalatának nincs naprakész és jól dokumentált nyilvántartása.

a vállalatok gyakran látják, hogy egy fontos tranzakció késik, vagy akár kisiklott a perckönyvük elégtelensége miatt.

például keményen dolgozott, hogy befektetőt találjon a vállalatába.

nagyon szüksége van a befektetési alapokra.

Hoppá, van egy probléma!

a befektető nem akar befektetni, amíg a vállalat nem tudja megfelelően bemutatni és dokumentálni a múltbeli döntéseket.

a befektető meg akar győződni arról, hogy a társaság a múltban senki jogait nem sértette meg, döntéseivel megfelelt a törvénynek és a társasági szabályzatnak.

anélkül, hogy megnyugtatná, hogy a vállalat működése rendszeres volt, a befektető kockázatot lát.

itt van egy rövid lista azokról az esetekről, amikor egy vállalat szembesülhet a perckönyv fenntartásának elmulasztásának lehetséges következményeivel:

1. nemteljesítés a kötelező szabályozási iratokban
2. jogi szankcióknak való kitettség a szabályozási meg nem felelés miatt
3. szélesebb körű ellenőrzés értékesítési tranzakció keretében
4. az igazgatótanács a nem dokumentált határozat jellegétől függően pert indít
5. lehetséges részvényesi per a részvényesi jogokat befolyásoló nem dokumentált döntések miatt
6. a korábbi igazgatók elszámoltathatóvá válnak az új igazgatók cselekedeteiért, ha a változást nem dokumentálták
7. lehetetlen újra létrehozni a társaság történetét a egy fontos befektető elégedettsége

a következmények intenzitása a döntés jellegétől, a Társaság méretétől, a törvény esetleges megsértésétől és a Társaság döntéseiben potenciálisan érintett érdekeltek számától függően változhat.

a legjobb, ha konzultál egy vállalati ügyvéddel, hogy biztosítsa a vállalati perckönyv megfelelő karbantartását a felesleges kockázatok elkerülése érdekében.

elvihető

a cég perckönyv a hivatalos rekord a cég történetében, mivel beiktatták.

a vállalatoknak részletes nyilvántartást kell vezetniük a vállalati dokumentumokról, döntésekről és tranzakciókról.

a vállalati jegyzőkönyvet általában a társaság székhelyén tartják.

a vállalati jegyzőkönyv tartalmazza:

1. Alapító Okirat
2. igazgatók és tisztviselők nyilvántartása
3. az igazgatóság határozatai
4. a részvényesek állásfoglalása
5. igazgatósági jegyzőkönyv
6. részvénykönyv
7. részvényátutalások nyilvántartása
8. szabályozási bejelentési dokumentumok

és így tovább.

ha megfelelően karbantartja a vállalat perckönyvét, és biztosítja, hogy annak tartalma naprakész legyen, hatékonyan minimalizálja a vállalat és a vállalat igazgatóinak kockázatát.

az igazgatótanácsot megnyugtatja, hogy döntéseiket jól dokumentálták és a cégnyilvántartásban tartották.

a részvényesek biztosak abban, hogy jóváhagyták az igazgatótanács bármely határozatát, amint azt a törvény előírja.

az olyan harmadik felek, mint a bankok, befektetők, kormányok, könyvvizsgálók vagy ügyvédek gyorsan megismerhetik a vállalat részletes történetét, és megnyugtathatják, hogy a vállalat múltbeli döntései és tevékenységei összhangban voltak a belső szabályokkal és a törvényekkel.

a perc megfelelő karbantartása elengedhetetlen ahhoz, hogy egy vállalat dokumentálja történetét.

van olyan tapasztalata, amelyet meg szeretne osztani velünk a vállalati nyilvántartási könyvvel kapcsolatban?

szeretnénk hallani rólad.