Outdoor Event Planning Tips

Outdoor Event Planning Checklist & koordinációs tippek

a beltéri események tervezéséhez képest a szabadtéri rendezvények tervezése általában egy kicsit több erőfeszítést és előrelátást igényel. Bár a szabadtéri rendezvények rugalmasságot és kreativitást tesznek lehetővé, megvannak a kompromisszumai, mivel több részletet kell figyelembe venni.

de ne stresszelj. Hall szeptikus szolgáltatásai itt vannak, hogy segítsenek. Kövesse ezeket a tippeket, hogy segítse a szabadtéri rendezvények tervezési folyamatát a lehető legegyenletesebben.

#1-helyszín kiválasztása-szabadtéri Rendezvénytervezési tippek

amikor a szabadtéri rendezvény tökéletes helyszínét keresi, fontolja meg azt, amely rendelkezik beltéri terekkel is. Ez segíthet enyhíteni azokat a kihívásokat, amelyekkel váratlan időjárási problémák merülhetnek fel.

a helyszín befogadja a vendégeket? Míg helyszín vadászat, biztos, hogy gondolni a várható vendég száma. Ha az esemény helyszíne túl nagy az eseményhez, egy partíció segítségével újra létrehozhatja a tér méretét. Ha az esemény csak meghívással történik, kérje meg, hogy a résztvevők válaszoljanak egy meghívó visszaküldésével egy adott dátumig. Sok esetben, valószínűleg nyomon kell követnie azokat a résztvevőket, akik elfelejtik az RSVP-t, ezért mindenképpen adjon magának elegendő időt a végső számláláshoz.

ellát a célközönség. Válasszon olyan helyszínt, amely megfelel a közönség demográfiai adatainak. Gondolj a jövedelmükre, mit szeretnek és nem szeretnek, milyen ízlésük és szükségleteik vannak stb. Ezek a tényezők segítenek abban, hogy a résztvevők jól érezzék magukat a szabadtéri rendezvény helyszínén.

a helyszín elhelyezkedése kényelmes a vendégek számára? A résztvevők száma csökkenhet attól, hogy a rendezvény helyszíne közel van-e ahhoz, ahol a vendégek élnek vagy dolgoznak. Ha rendezvénye alkohollal látja el a vendégeket, érdemes figyelembe venni a szállítást is. A vendégek nem isznak és vezetnek, ingyenes vagy olcsó közlekedési lehetőségeket biztosítanak számukra.

mennyi tapasztalattal rendelkezik a helyszín? Tapasztalataik szintje nagyban befolyásolhatja az eseményt. Kérje meg őket az események Múltbeli képeiről, elrendezési lehetőségeiről és referenciáiról. Találkozzon a személyzettel annak meghatározása érdekében, hogy személyiségük megfelel-e az esemény igényeinek, és hogy meghatározza, mennyire alkalmazkodóak. Kérdezze meg tőlük olyan részleteket, mint a szerverek aránya a vendégekhez, rendezvényruhájuk, szolgálati órájuk, az esemény mely aspektusairól gondoskodnak, mint például a díszítés, felállítás vagy lebontás.

van-e a helyszínnek olyan korlátozása, amely befolyásolhatja a foglalásra vonatkozó döntését? A korlátozások korlátozódhatnak vagy nem korlátozódhatnak arra, hogy mit lehet és nem lehet díszíteni, fényképezés/videográfia, alkoholértékesítés, külső élelmiszer vagy akár vendéglátás. Egyes rendezvényhelyszínek előnyben részesítették azokat a vendéglátókat, amelyeket Önnek használnia kell.

kérje meg a helyszínt a kapcsolódó díjak listájáról. A díj tartalmazza az asztalokat, székeket és ágyneműket? Szüksége van porta bili bérlésére? Mi a felelősségbiztosítás? Mi a corkage díj, és a likőr engedély érvényes és naprakész? Mi az árkategória egy bevont vacsorához, vagy mi a svédasztalos személyenkénti költség? Van-e bartending és bár felállítási díj? Mi a fizetési ütemezés, visszatérítési és lemondási feltételek?

a rendezvény helyszínének kiválasztása az egyik legfontosabb döntés az esemény tervezésében. A helyszín beállítja az esemény teljes hangját. Végezze el a kutatást, és tegyen fel annyi kérdést, amennyit csak lehetséges, mielőtt végleges döntést hozna.

megfelelő engedélyek

Miután kiválasztotta az esemény helyszínét, ezt kell először tennie. Kerülje el, hogy a szabadtéri rendezvényt leállítsa a megfelelő hatóságokkal való kapcsolatfelvétel és a megfelelő engedélyek megszerzése révén.

különleges események engedélyeinek általános típusai:

• Élelmiszer-engedélyek
  • ha élelmiszert vagy fogyóeszközt kíván eladni, kiszolgálni, eladni vagy mintát venni, ideiglenes élelmiszer-szponzor engedélyre lehet szükség. Ha a rendezvényen más élelmiszer-kereskedők is lesznek, ideiglenes élelmiszer-forgalmazói engedéllyel is rendelkezniük kell. A közbiztonsági elemeket, például a kézmosó mosogatókat, be kell építeni az élelmiszer-kezelési követelményekbe.
  • a szabadtéri rendezvényszervezés különleges megfontolásokat igényel, különösen a vendéglátás és az event food szolgáltatások esetében.
    • gondoljon az időjárásra
    • válassza ki a legjobb sátrakat. A sátrak védelmet nyújtanak az ételeknek a forró nyári naptól, a tavaszi esőtől és az erős széltől. Az élelmiszer – és desszertasztalokat a talajhoz kell rögzíteni, hogy elkerüljék a kiszámíthatatlan forgatókönyveket.
    • élelmiszerbiztonság biztosítása. Nagyon hasznos lesz olyan vendéglátó kiválasztása, aki tapasztalattal rendelkezik a szabadtéri rendezvények vendéglátásában. Ők képesek lesznek segíteni abban, hogy eldöntsék, melyik étel a legjobb a vendégek számára, és tudják, hogyan kell frissen tartani. Az étel, amelyet túl sokáig hagynak ki a hőségben, káros.
    • eszközök kiválasztása. Ha szél várható, valószínűleg nem jó ötlet papírlemezeket vagy műanyag evőeszközöket használni. A nehéz ételek és evőeszközök biztosítják, hogy az étel az asztalon maradjon, vagy tervezzen egy menüt, amely az ujj ételekhez és a hordozható fogyasztáshoz igazodik.
    • élelmiszer-szállítás. Gondoljon arra, hogyan szállítják az ételt a helyszínre. A melegítők és a hőlámpák segítenek az étel melegen és a lehető legfrissebb állapotban tartásában. A jég szükségszerűség, különösen a nyári meleg idején tervezett szabadtéri rendezvényeknél.
    • tartsa a vendégeket hidratálva. Tálaljon frissítő italokat, például jeges teát, limonádét vagy uborkavizet. Az évszak befolyásolja az ételeket és italokat, amelyeket felszolgál.
  • alkoholfogyasztási Engedély
    • az esemény helyszínétől függően előfordulhat, hogy nemcsak alkoholfogyasztási engedéllyel, hanem akár engedélylevéllel is rendelkeznie kell az alkohol felszolgálására. A különböző helyszínek eltérő politikákkal, sőt korlátozásokkal rendelkeznek az alkohol kezelésével kapcsolatban.
  • a sátrak vagy a lombkorona szerkezete
    • helyszíni ellenőrzésekre lehet szükség méret, összetettség és biztonsági kérdések miatt annak megállapításához, hogy engedélyre van-e szükség.
  • ideiglenes használati engedély
    • ez a fajta engedély a magántulajdon használatára vonatkozik, és korlátozott ideig engedélyezhet bizonyos felhasználásokat olyan helyen, ahol a felhasználásokat általában nem hagynák jóvá.
  • elektromos Engedély
    • ha elektromos áramot kell szolgáltatnia elektromos generátorokon keresztül vagy meglévő állandó elektromos rendszerekhez csatlakoztatva, akkor szükség lehet elektromos engedély beszerzésére.
  • tűzijáték / speciális effektus Engedély
    • a nyílt lánghoz kapcsolódó tevékenységeket engedélyezés céljából felül kell vizsgálni. Legyen szó tűzijátékról, lézerekről vagy bármilyen más speciális effektusról, mindegyiknek eltérő engedélye lehet.
  • járda / utcai tevékenységek Engedély
    • engedély szükséges minden olyan tevékenységhez, amely az utcán/járdán/téren zajlik, méretétől és időtartamától függetlenül. Példák engedélyeket igénylő tevékenységekre: kuponozás, mintavétel, biztosíték vagy bármilyen ingyenes ajándék.

#2 – logisztika-kültéri Rendezvénytervezési tippek

tartson tervezési találkozót a helyszínen minden beszállítójával / szállítójával, hogy koordinálja a szabadtéri rendezvény logisztikáját. A logisztika magában foglalhatja a be-és kirakodást, a parkolást, az időzítést, a padló elrendezését, az áramellátást, a világítást, a biztonságot, a személyzetet, a hordozható WC-kölcsönzést stb. Ezeknek a részleteknek a jó előre történő kivonása megakadályozhatja, hogy a tervezési folyamat túlságosan elsöprő legyen.

gyakran elmulasztott Eseménytervezési Részletek:

• Élelmiszer
  • allergia & élelmiszer-preferenciák: határozza meg, hogy vannak-e olyan vendégek, akiknek ételallergiája van, vagy olyan preferenciák, mint a vegán, gluténmentes stb. és tervezze meg a rendezvény vendéglátását, hogy mindenki számára biztosítsa a lehetőségeket és az élelmiszer-biztonságot.
  • Élelmiszer árusok és önkéntesek számára: ne felejtsen el etetni minden olyan személyzetet vagy önkéntest, aki segít az esemény lebonyolításában. Keményen fognak dolgozni, ezért fontos, hogy fenntartsák az energiaszintjüket.
• Dollies &kézi teherautók
  • ha nehéz tárgyakat mozgat, akkor legyen kéznél egy ilyen elem.
• idővonal napja
  • amikor a napi menetrendekről van szó, általában kettő van. Egyet, amelyet a résztvevők látni fognak, egyet pedig az esemény csapatának. Ossza meg az ütemterveket az összes érintettel a zökkenőmentes folyamat biztosítása érdekében.
• nyomtatott főlap
  • a főlapnak tartalmaznia kell az összes szállító és kiállító elérhetőségét, valamint a Wi-Fi jelszavakat.
• Névcímkék
  • ezek hasznosak a résztvevők, a szponzorok és az önkéntesek számára, és lehetővé teszik az egyszerű hálózatépítést.
• vészhelyzeti készlet
  • várja meg a váratlant és készüljön fel. A sürgősségi készlet elkészítésének bemutatása megkönnyítheti a személyzet elméjét. Íme néhány ötlet, hogy mit tartalmazhat: olló, toll, szalag, jegyzettömb, Elsősegély-készlet, Clorox toll, Ibuprofen stb. Bölcs dolog értesíteni a helyi sürgősségi segélyhívókat az eseményről. Dönthetnek úgy, hogy orvosi és / vagy rendőri személyzetet vesznek részt az események biztonsága és megelőzése érdekében.
• töltőállomások
  • ez hatalmas kényelmet jelent a résztvevők számára, és további előnyt jelent a szervezet számára. A töltőállomások asztalokkal és tápkábelekkel történő beállítása lehetővé teszi a folyamatos közösségi média lefedettséget és fotózást az eseményhez.
• Porta bili
  • ha porta bili bérlésre van szüksége, mindenképpen béreljen ennek megfelelően, hogy megfelelően megkönnyítse a vendégek számát. Az utolsó dolog, amit szeretne, hogy vendégei egy soha véget nem érő hordozható WC-sorban álljanak. És legyünk őszinték, ez az utolsó dolog, amit a vendégek is akarnak.
• biztonság
  • egy esemény szervezőjeként bőséges kihívásokkal kell szembenéznie, és a biztonságnak a fő gondnak kell lennie. A szabadtéri rendezvények általában sokkal nagyobb területet fednek le, mint a beltéri események, ami több tervezést igényel, és a tömeg típusától függően fejlettebb biztonságot igényel.
• Walkie-Talkie
  • igen, a mobiltelefonok is működnek, de a walkie-talkie-k lehetővé teszik, hogy egyszerre több embert vegyen fel egy beszélgetésbe vagy helyzetbe. Ez rendkívül hasznos, ha bármilyen probléma merül fel, és kommunikálnia kell a munkatársakkal.
• erősítse meg az önkénteseket
  • győződjön meg róla, hogy ellenőrzi az önkéntes részvételt, valamint a szerepüket és felelősségüket az eseményt megelőző napokban. Az erre való következetes figyelem enyhítheti, hogy a rövid kezű-e az esemény idején.
• felmérés a résztvevők
  • ne felejtsd el felmérni a résztvevők egy héten belül az esemény után. Ez azért fontos, mert őszinte visszajelzéseket gyűjthet arról, hogy mi működött, mi nem, és hogyan javíthatja a következő eseményt. Ez azt mutatja, hogy véleményük számít, miközben figyelmezteti őket arra, hogy egy másik esemény bekövetkezik.

#3 – Monitor the weather-Outdoor Event Planning Tips

a szabadtéri rendezvények törlésének legnagyobb oka a zord időjárás. Kezdje figyelemmel kísérni az időjárást, amennyire csak lehetséges. Legyen” B terv ” csapadék esetén, és alternatív elrendezés, ha sátorra vagy valamilyen menedékre lesz szükség.

• időjárás biztosítás
  • eső biztosítás védi az összes szabadtéri események elmaradt nyereség miatt előfordul, hogy az eső. A leggyakoribb események vásárok, fesztiválok, golfversenyek, légi bemutatók, művészeti fesztiválok, koncertek, tv & kereskedelmi forgatás, vállalati funkciók, sportesemények és még sok más.
• szabadtéri rendezvények típusai
  • koncertek
    • hosszabbítsa meg az átfutási időt
      • adjon magának több időt, mint gondolná, hogy a dolgokat sorba kell állítania.
    • takarítson meg pénzt, gondoljon helyi
      • az utazási, szállítási és szállásköltségek között, mindez összeadódik. Válasszon egy helyi törvényt.
    • Ismerje meg közönségét
      • Tudja meg, ki népszerű a környéken, és mi a trend. Azt akarod adni a közönségnek, amit hallani akarnak.
    • válasszon megfelelő helyszínt
      • válasszon olyan helyszínt, ahol elegendő hely van az összes vendég kényelmes elhelyezéséhez, de elég kicsi ahhoz, hogy teltházas műsornak tűnjön. Vegye figyelembe az akusztikát és a helyet a személyzet hangmérnökei számára.
    • Rent the right stage
      • ha nem talál olyan helyszínt, ahol minden megtalálható, amit keres, különösen egy színpadot, akkor bérelnie kell egyet. Győződjön meg róla, hogy van olyan, amely biztonságosan támogatja az esemény tevékenységeit.
    • Get insurance
      • az Eseménybiztosítás megvédi Önt, ha valami rosszul megy, például színpadi baleset vagy tömegtörés. Minden szerződéses munkavállalónak vagy szórakozásnak megfelelő biztosítással kell rendelkeznie.
    • ellenőrizze a menetrendeket
      • győződjön meg arról, hogy nincsenek ütemezési ütközések, például egy másik helyi koncert, amely ellophatja a jegyértékesítést.
    • kutatási engedélyek
      • ha azt tervezi, hogy rendezvényét nyilvános térben, például parkban tartja, akkor valószínűleg engedélyt kell szereznie.
    • Promote
      • tegye ki a szót a közösségi médiában, rádióban, újsághirdetésekben, szórólapokban stb.
    • van egy időjárási terv
      • gondoskodjon egy időjárási tervről, amely könnyen lehetővé teszi a dolgok áthelyezését egy másik dátumra vagy helyre.
  • Esküvő
  • kényeztesse vendégeit
    • gondolja át, milyen lesz az időjárás a szabadtéri esküvő napjának és hónapjának idején. Ha napos és meleg lesz, adjon a vendégeknek jéghideg üveg vizet, miközben ülnek. Tegye programjait esküvői rajongókká, hogy a vendégek lehűthessék magukat. Ha hűvös és nedves lesz, feltétlenül mondja el a vendégeknek, hogy viseljenek extra rétegeket. A hordozható fűtőberendezések bérlése szintén nagyszerű ötlet lenne.
  • van egy tartalék terv
    • mi van, ha esik az eső? Ha a helyszínen van fedett hely, mozgassa az eseményt beltérbe. Ha ez nem lehetséges, fontolja meg egy sátor bérlését.
  • terv szél
    • sok szabadtéri esküvő szeles körülmények között szenved. Kerülje a könnyű szöveteket, például a sifont a ruhájában és a koszorúslány ruhákban. A fodrász stílusosítsa a haját az időjáráshoz, hogy ne legyen Einstein haja az esküvői fotókon.
  • hang
    • győződjön meg róla, hogy mindenki hallja az esküvői eljárást. Fontolja meg egy hangrendszer bérlését klipszekkel a menyasszony, a vőlegény és a tisztviselő számára.
  • D Oncor
    • természetes szépség veszi körül a szabadtéri esküvőket, de továbbra is biztosítani kell, hogy a kert jól karbantartott legyen, és a virágok virágozzanak. Talán tervezzen bérelt struktúrákat, például pavilonokat vagy pavilonokat.
  • Élelmiszer
    • győződjön meg róla, hogy a vendéglátó olyan menüt tervez, amely jól tartja a szabadban a hőt, kerülje az ételeket, amelyek gyorsan elrontódhatnak.
  • oltsa szomjukat
    • fontolja meg a vendégek különféle limonádék, teák vagy ütések kiszolgálását a dehidratáló alkohol helyett.
  • Bugs
    • tedd ki citronella gyertyák, így a vendégek nem lesz swatting a hibákat az egész idő alatt. Talán még fontolja meg a terület előkezelésének fizetését egy kártevő / megsemmisítő szolgáltatással.
  • engedélyek
    • győződjön meg róla, hogy jóváhagyja a helyét, ha szükséges.
  • Sportesemény
    • a közösségi szellem erősítése
      • a helyi lakosok és vállalkozások támogatása. Hozzon létre egy hirdetési kampányt, amely kötődik a közösséghez, vagy akár megmutatja, hogyan tervezi visszaadni egy helyi szervezetnek az esemény bevételeiből.
    • lenyűgöző látvány
      • csábítják a résztvevők létrehozásával márkás vizuális kijelzők, mint a sátrak, zászló, bannerek, léggömbök, stb.
    • Get biztosított
      • fontolja meg a biztosítást, amely fedezi a versenyeket és a nyereményjátékokat.
    • Keressen egy szponzort
      • Partner a megfelelő vállalkozással, amely segíthet az esemény költségeinek fedezésében, de nagyobb közönséget is vonzhat.
    • Market
      • hozzon létre egy témát, amely izgatja a közönséget, összekapcsolja a helyi média tagjait a hirdetéshez, és használja a közösségi médiát, hogy kihozza a szót.
  • Zenei Fesztivál
    • sok technikai felszerelésre és logisztikai támogatásra lesz szüksége az élő zene zökkenőmentes működéséhez.
      • Színpad, világítóberendezések, hangberendezések és színpadkezelők.
    • adj magadnak sok időt a tervezésre
      • sok játékos és szempont van benne. Rendezzük zenekarok, szállítók, és a helyszín. Tervezze meg marketing kezdeményezését, és hogyan fogja eladni a jegyeket az eseményre.
    • tervezze meg a helyet
      • a színpadok, a kulisszák mögötti területek, a vendéglátó-ipari kisteherautók, a szállítóállványok és a porta bili bérleti díjak között elég sok helyre lesz szükség.
    • költségvetés művészek számára
      • ne költse teljes költségvetését egy hatalmas művészre, elegendő szórakozást szeretne a fesztiválozók számára. Próbálja ki az aláíratlan, helyi tehetségek, feltörekvő zenekarok keverékét, majd egy nagy nevet (ha a költségvetés megengedi). Feltétlenül kérdezze meg a környező közösségeket, hogy megtanulja a zene legjobb keverékét, amely vonzza a tömeget az eseményre.
    • engedélyek
      • ha a fesztivált közterületen tartják, akkor valószínűleg szüksége lesz a város engedélyére. Végezze el a kutatást, és szerezzen megfelelő engedélyeket, hogy megakadályozza az esemény leállítását.
    • Porta bili kölcsönzés
      • a fesztiválokon általában nincs szabványos mellékhelyiség, ezért valószínűleg porta bilit kell bérelnie. A hordozható kézmosó állomások és a hordozható handi törlőállomások szintén nagyszerűek a fesztivál számára, mivel extra higiéniát biztosítanak a fesztiválozók számára.
    • bejárat
      • hogyan lépnek be a résztvevők? Kapnak karszalagot, kézibélyegzőt vagy jegyet? A karszalagok népszerű választás, ha egy napnál hosszabb fesztiválokról van szó, vagy életkor-azonosítást igényelnek.
    • biztonság
      • a zenei fesztiválok drágák lehetnek. Béreljen elegendő biztonságot, hogy figyelje azokat a kerítéstartókat és bolti tolvajokat, nyugalmat biztosítva a fizető eladóknak. A fesztiválok is tömegeket vonzanak, az extra biztonság segít mindenkit biztonságban tartani és gyorsan kezelni a problémákat.
    • egyéb szórakozás
      • ha a készletek között állásidő van, győződjön meg arról, hogy más szórakoztató intézkedéseket készített; művészet, táncbemutatók, varázslók, vígjátékok stb. Ne felejtsen el kinevezni vagy felvenni egy MC-t.
    • the essentials
      • ne hagyja figyelmen kívül ezeket az egyéb fontos szempontokat; étel, ital, fürdőszoba, elsősegély, szemét/újrahasznosítási pontok.
  • blokk fél
    • méret és hatókör
      • határozza meg, hogy hány embert tud reálisan fogadni. A települések korlátozhatják a részvételi szintet, hogy megfeleljenek a biztonsági előírásoknak és előírásoknak.
    • Timeline
      • a dátum és a helyszín megerősítése után ellenőrizze a helyi közösségi naptárakat az ütközések elkerülése érdekében.
    • házirendek & engedélyek
      • jelentkezzen és tartsa be a város pályázati követelményeit, hogy rendezvényt tartson közterületen (utca bezárása). Engedélyre lesz szükség, ha az esemény nyilvános parkot, alkoholfogyasztást és hangerősítő berendezéseket foglal magában.
    • az RSVP
      • érvényesíti a határidőt a létszám megszerzéséhez, így meghatározhatja, hogy mennyi ételre és italra lesz szüksége.
    • bérleti díjak
      • lehet, hogy sátrakat, asztalokat, székeket, hordozható mellékhelyiségeket, grilleket, hűtőket stb. Kutatási bérleti díjak és szolgáltatások, hogy megtalálják a legjobb ajánlatot.
    • higiénia
      • ha nagy csoportot vár, és a területen nincs hozzáférhető mellékhelyiség, akkor a legjobb megoldás a porta bili kölcsönzés és a mosó állomások.
    • élelmiszer és ital
      • koordinálja a közösségi regisztrációs lapot az önkéntesek számára, hogy bizonyos ételeket vagy italokat hozzanak. Ha ez nem lehetséges, előfordulhat, hogy igénybe kell vennie egy vendéglátó segítségét.
  • Sörfesztivál
    • engedély megszerzése
      • szerezze be a szükséges engedélyeket egy ilyen méretű esemény megrendezéséhez és az alkohol elosztásához.
    • hely
      • hely döntő fontosságú. Győződjön meg arról is, hogy a helyszín elég nagy ahhoz, hogy megtartsa a várt vendégek számát. Nyári sörfesztiválra, fontolja meg a szabadtéri helyet, de olyan, amely árnyékot kínál a sörgyártó asztalainak.
    • több mint sör
      • a nyilvánvaló sör mellett élelmiszer-kereskedőkre is szükség lesz. Az élelmiszer-teherautók egyszerű és divatos módja annak, hogy vendégeinek ételt kínáljanak az alkohol felszívásához. Ha forró nyári nap van, töltsön fel H2O-t.
    • fontos vendégek
      • a szórakoztatás bérbeadása a vendégek számára valami tennivalót kínál a kóstolók között. Béreljen biztonságot, hogy az esemény és a résztvevők biztonságban és ellenőrzés alatt maradjanak.
  • vállalati piknikek
    • válasszon helyet
      • mivel a szabadban lesz, válasszon valahol nagyszerű környezetben. Ellenőrizze a helyi parkot, szabadtéri sportkomplexumot, vidámparkot, kívül a cég webhelyén stb.
    • válasszon egy témát
      • miután a téma teszi, hogy sokkal szórakoztatóbb!
        • téma ötletek: cirkusz, kaszinó, jelmez, fiesta, luau, sport, nyugati
      • válasszon egy menüt
        • a menünek meg kell egyeznie a témával. Mi illik a legjobban a témájához? Sertés sült vagy BBQ? Karibi vagy taco? Jó szórakozást hozzá! Az olyan szórakoztató ételeket, mint a vattacukor, a sno kúpok és a fagylalt teherautók, nem szabad figyelmen kívül hagyni.
      • terv tevékenységek
        • tevékenységek lehetnek festők, fotófülkék, dunk tartályok, sporttevékenységek stb.
      • berendezések bérlése
        • helytől függően előfordulhat, hogy asztalokat, székeket, sátrakat, porta bili bérléseket stb.

#4 – adja meg a Vendégeknek a megfelelő kényelmet – szabadtéri Rendezvénytervezési tippek

ha a vendégek nem kényelmesek az eseményen, akkor valószínű, hogy nehezen fogják élvezni magukat. Íme néhány szükséglet, amelyet a vendégek rendelkezésére kell bocsátania: víz vagy más italok, fényvédő, rovarirtó, elsősegély-készletek, és a hőmérséklettől függően, akár könnyű takarók, akár ventilátorok.

#5 – bérleti díjak-kültéri Rendezvénytervezési tippek

az események sok különböző elem használatát igénylik, és ezek közül néhány nem szerepel a helyszínen. Első felvenni a dolgokat, hogy menjen be az esemény, így a látás az élet, lesz egy szórakoztató része a tervezési folyamat.

a leggyakoribb bérleti

• sátrak
• asztalok (étkező és koktél)
• székek
• ágynemű
• lemezek
• poharak
• Italadagolók
• evőeszközök
• melegítők vagy ventilátorok
• világítás és hang berendezések
• táncparkett
• bútor
• D Oncor
• szállítás
• hordozható mellékhelyiségek

#6 – higiénia-szabadtéri rendezvényszervezési tippek

sok tapasztalattal rendelkezünk ez a részleg kiváló tippeket adhat. Először is, ez egy olyan terület, ahol nem akarod felkészületlen legyen! Rosszul megtervezett higiénia, a hiányzó kukáktól a túl kevés mellékhelyiségig, még a legjobb szabadtéri eseményeket is epikus módon elsüllyesztheti. A megfelelő és egészségügyi létesítmények biztosítása boldoggá teszi vendégeit és legénységét, és a szabadtéri rendezvény zökkenőmentesen zajlik.

ha nyilvános mellékhelyiségek nem állnak rendelkezésre, és porta bilit kell bérelnie, tartsa szem előtt ezeket a tényezőket:

• helyszín: Hely porta bili bérleti, ahol könnyen megközelíthető, és egy sima és száraz talajon. Ideális esetben, 40 vagy 50 láb maximális teherautó hozzáférést.
• mennyiség: általános szabályként győződjön meg róla, hogy legalább 1 porta bili van minden 50 esemény résztvevőjén, különösen, ha az esemény ételt és alkoholt tartalmaz.
• modell: a Porta bili bérlése különböző típusú közönség számára elérhető. határozza meg, hogy milyen típusú közönséget vonz az esemény, és győződjön meg arról, hogy a porta bili bérlése kielégíti a vendégek igényeit. Különböző típusok lehetnek: a szokásos hordozható bili, öblíthető hordozható bili, handicap porta bili, vagy olyan, amelynek van babaváltó állomása. Miután meghatározta a szükséges típusokat, meghatározhatja a mennyiséget.
• tisztaság: tiszta környezetet biztosítson vendégeinek. Ha a hordozható bili kölcsönzése nem tartalmazza a kézmosó mosogatókat vagy a kézfertőtlenítőket, ne aggódjon, ezeket külön is bérelheti. Halls szeptikus szolgáltatások kínál hordozható kézmosó állomások, kicsi és nagy, valamint egy hordozható handi wipe állomás. Ezenkívül rendeljen hozzá egy kísérőt, hogy minden hordozható mellékhelyiségben mindig legyen elegendő WC-papír.
• szellőzés: az egészségügyi kockázatok elkerülése érdekében győződjön meg arról, hogy a porta bili bérleti díja megfelelő szellőzéssel rendelkezik. A falak és a padló vízvezetékei és szellőzőnyílásai szükségesek.
• Trash: ha saját szemetes tartályokat szállít, mindig tévedjen a felesleg oldalán, ha túl kevés van, vagy túl messze vannak egymástól, akkor a szemetes talaj és a túlcsorduló tartályok rendetlensége következhet be.
• újrahasznosítás: ugyanez a szabály vonatkozik az újrahasznosításra, mint a szemetes tartályokra, a több jobb. A megfelelő újrahasznosító tartályok megakadályozzák, hogy az üveg és a műanyag a kukába kerüljön.

#7 – Event Cleanup-kültéri Rendezvénytervezési tippek

a tisztítási erőfeszítéseket előre meg kell vitatni. A legénység kijelölése a get go-ból kiküszöböli az esetleges zavart, hogy ki a felelős az esemény végén. A helyszíntől függően a megfelelő takarítás elmulasztása pénzbírságot és/vagy a betétek elvesztését eredményezheti.

Cleanup Checklist

• mellékhelyiségek
  • a mellékhelyiségek az esemény előtt, alatt és után gondnoki szolgálatot igényelnek, hogy a mecénások tartalma és létesítményei higiénikusak legyenek. Ha hordozható mellékhelyiségeket bérel, győződjön meg róla, hogy megvitatja, mi várható a takarítással és a gyűjtéssel.
• padlóápolás
  • a legtöbb létesítmény különböző típusú padlókkal rendelkező terekből áll. Néhányuknak szőnyeg, csempe, beton, fa vagy akár fű is van, ha szabadtéri eseményről van szó. A csempe padlót viaszolni kell, a szőnyeget porszívózni kell, a betont le kell mosni, és a hulladékot fel kell venni a fűből; készülj fel a helyszín padlótípusára.
• hulladékgazdálkodás
  • tartsa szemetmentesen a helyszín belső és külső területeit; professzionális és egészségügyi megjelenést teremt a helyszín számára. Újrahasznosítsa a műanyagot, a palackokat és a papírt a megfelelő tartályokba.

az eseménytervezés nem könnyű feladat, és ez minden bizonnyal igaz, amikor szabadtéri rendezvényt tervez. A szabadtéri rendezvény tervezése még több kihívást jelent, és néhány extra tervezési kezdeményezést igényelhet. Reméljük, hogy tippjeink segítenek elkerülni az eseménytervezés néhány általános buktatóját. Kövesse ezeket a tippeket, és feltétlenül keressen az interneten más nagyszerű eseményforrásokat, például Bizbash.com és Eventmanagerblog.com.