Projektértékelés-meghatározás és lépések

amikor egy szervezet megoldást akar találni egy adott üzleti problémára, és meg akarja határozni a megoldás megvalósításának legjobb módját, meg kell terveznie és fejlesztenie kell egy projektet, amely hatékony cselekvési tervet nyújthat a probléma megoldására a megoldás végrehajtásával.

ennek a szervezetnek értékelnie kell a potenciális projektet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a projekt valóban hatékony-e, mert támogatja a megfelelő megoldást és megoldja a szükséges problémát. Ebben az összefüggésben a projektértékelési menedzsment a projekt elemzésének és jóváhagyásának fő folyamata.

ebben a cikkben a projektértékelési folyamatról és annak legfontosabb lépéseiről fogok írni. Remélem, hogy a cikkem segít megtanulni, hogyan kell értékelni és értékelni a projekteket. A cikk végén linket adok a projektértékelési sablonhoz, amely strukturáltabb módja az értékelési folyamat magyarázatának.

mi a projektértékelés? – Meghatározás

mielőtt a projektértékelés meghatározásáról beszélnénk, szeretnék elmondani egy érdekes történetet az életemből. Itt van az a történet.

mivel PMP vagyok, és széles körű tapasztalattal rendelkezem a különböző típusú projektek kezelésében, mindig azon tűnődtem, hogy a szomszédom, aki teherautó-sofőr, és ezáltal nem tapasztalt a projektértékelési menedzsmentben, hogyan tudná elvégezni ezeket a “projekteket” az eredeti koncepció, probléma és megoldás előzetes értékelése és elemzése nélkül. A” projektek ” alatt azokat a tevékenységeket értem, amelyeket a szomszédom végzett, amikor a kertjében garázst épített, felújította a konyhát, javította a teherautóját, sőt beszélt a postással, stb. Csodálkoztam, hogy ennek a személynek fogalma sincs a projektértékelésről és a menedzsmentről, mégis képes sikeres “projekteket” végrehajtani, még akkor is, ha nem érti, hogy ezek projektek.

egy nap ezeket a gondolatokat magammal vittem, és elmentem a szomszédomhoz. Meg akartam tudni, hogyan érte el a sikert a projekt használata nélkül, értékelés vagy bármi más, amit az értékelési folyamatnak tekinthetek. Amikor találkoztam vele a felújított konyhájában, meglepődve láttam, hogy előzetes tervet készít a következő projektjéhez: új autó vásárlásához. A kis konyhaasztalnál ült, és írt valamit egy nagy újságlapra (“napi hírek”, ha pontosabbak vagyunk). Közel mentem az asztalhoz, és sok szót és mondatot láttam aláhúzva és áthúzva, több nyíllal és körrel a papírlapon. “Mit csinálsz? – – ezt kérdeztem. “Hát nem érted? Próbálom megtervezni az új vásárlásomat. Emlékezz arra a nagy Mercedesre, amit múlt hónapban mutattam a kamionsofőr magazinban. Úgy döntöttem, hogy megveszem. Most pedig mindent előre akarok tervezni, hogy elkerüljem a kudarcot, tudod”.

a szomszédom közelében ültem az asztalnál, és mesélt a terveiről. Megtudtam, hogy mindig tervet készített, mielőtt valami fontosat vagy szokatlant csinálna a mindennapi életében, például garázsépület vagy konyha felújítása. Soha nem használt dokumentumokat és sablonokat, csak egy újságlapot, mert-ahogy mosolyogva mondta – “az újságok mindig hazudnak, de a feljegyzéseim és terveim a valóságot” reálisabbá” és pragmatikusabbá teszik ” (még mindig nem tudom teljesen megérteni, mire gondolt).

nem fogok bosszantani téged azzal, hogy ebben a szövegben megismételjük a konverziónkat. Csak azt akarom, hogy összpontosítson a legfontosabb ötlet mögött ez a történet: gyakran az emberek akaratlanul használja a módszereket és technikákat a projekt értékelése és értékelése, hogy meghatározzák a siker esélyét a törekvések. Mielőtt megláttam a szomszédom konyhájában, hogyan lehet újságokat használni az értékelési folyamathoz, azt hittem, hogy csak a hivatalos dokumentumok és papírok jelentik az eszközöket egy professzionális projekt értékeléséhez. De most már biztosan tudom, hogy mindenki elvégezhet egy értékelést; az egyetlen dolog, amire emlékezni kell, hogy minden projekthez megfelelő szintű tudás és kompetencia szükséges a jó projektértékelési jelentés elkészítéséhez. És ez minden… adjuk meg a projektértékelés meghatározását.

a projektértékelés meghatározása

a projektértékelés egy következetes folyamat egy adott projekt áttekintésére és tartalmának értékelésére a projekt jóváhagyása vagy elutasítása érdekében, a probléma elemzésével vagy a projekt által kezelendő megoldási lehetőségek (alternatívák) létrehozásával a probléma megoldására, a leginkább megvalósítható lehetőség kiválasztásával, az opció megvalósíthatósági elemzésének elvégzésével, a megoldási nyilatkozat létrehozásával, valamint a projekttel érintett vagy érintett személyek és szervezetek azonosításával, valamint a projekt várható eredményeivel. Ez egy kísérlet a projekt igazolására elemzéssel, amely a projekt megvalósíthatóságának és költséghatékonyságának meghatározására szolgál.

a projekt értékelése azt jelenti, hogy a javasolt megoldást értékelik az azonosított probléma vagy szükséglet megoldására való képességével szemben. Egyes PM-módszerek és útmutatók (pl. PMBOK) a projekt műszaki és pénzügyi értékelését a kezdeti vagy az előzetes tervezési szakasz egyik elemének tekintik. A PRINCE2 javasolja az üzleti eset kidolgozását, amely a projekt megfogalmazásának és értékelésének egyik formája. A 123. módszer (MPMM, amely a PMI és a PRINCE2 szabványokon alapul) szintén az üzleti esetet használja a javasolt projekt előkészítéséhez a megvalósíthatósági elemzéshez és értékeléshez.

a projektértékelési menedzsment minden projekt lényeges szakasza, függetlenül annak jellegétől, típusától és méretétől. Ez a szakasz az előzetes tervezés vagy a kezdeti szakasz első pontját jelenti. A projekt értékelése nélkül pénzügyi és technikai szempontból ésszerűtlen a további tervezés és fejlesztés folytatása. Nem számít, hogy új autót vásárol (pl. szomszédom projektje), épület építése, üzleti folyamat javítása, hálózati rendszer frissítése, marketing kampány lebonyolítása, garázs építése vagy bármilyen más kezdeményezés, előzetes értékelést és értékelést kell végeznie vállalkozásáról annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szükséges és szükséges változtatásokat elvégzi a környezetében.

projektértékelés: főbb lépések

a különböző PM-módszerek különböző megközelítéseket és technikákat alkalmaznak a projektértékelés kidolgozásához. Gyakorlatomban olyan módszert használunk, amely az értékelési folyamatot 4 lépésből álló sorozatnak tekinti, amelyek számos allépéssel és feladattal rendelkeznek. Ebben az ellenőrzőlistában megtekintheti a teljes hierarchiát a részletekkel. Áttekintést fogok adni a lépésekről. Ha mélyebbre akarsz jutni, kérjük, olvassa el az ellenőrzőlistát.

1.lépés. Koncepcióelemzés

az első lépés megköveteli, hogy (mint projektértékelő vagy elemző) végezzen egy sor elemzést annak érdekében, hogy meghatározza a jövőbeli projekt koncepcióját, és jóváhagyja a döntéscsomagot a felső vezetés (projekt szponzorok) számára. Ez azt jelenti, hogy el kell végeznie a probléma-megoldás elemzést, amely meghatározza a problémát/meg kell oldani, és a megoldást kell használni a probléma kezelésére. A megoldást költséghatékonyság és megvalósíthatóság alapján kell elemezni (különböző projektértékelési módszerek és technikák alkalmazhatók). Szintén meg kell határoznia az érdekelt feleket (azokat az embereket és szervezeteket, akik részt vesznek a problémában és/vagy a megoldásban), és elemeznie kell igényeiket (hogyan kapcsolódnak a problémához és/vagy megoldáshoz). Végül is ki kell dolgoznia egy döntési csomagot, amely tartalmazza a problémamegállapítást, a megoldási javaslatot, az érdekeltek listáját és a finanszírozási kérelmet. Ezt a csomagot ezután benyújtják a szponzornak jóváhagyásra (vagy elutasításra). Ha a szponzor jóváhagyja a projekt koncepcióját, akkor folytathatja a következő lépéssel.

2.lépés. Koncepció rövid

ebben a lépésben ki kell dolgoznia a projekt koncepciójának összefoglalását a célok, a célok, a széles hatókör, az időtartam és a tervezett költségek meghatározásához. Mindezeket az adatokat felhasználják a koncepció kidolgozásához rövid. Ki kell dolgoznia egy projektnyilatkozat-dokumentumot, amely meghatározza a projekt küldetését, céljait, célkitűzéseit és jövőképét. Ezután létrehoz egy tág hatókörű nyilatkozatot, amely meghatározza a törekvésének határait, a termékek hirdetési követelményeit. Végül elkészíti az előzetes ütemezési sablont, amely meghatározza a projekt becsült időtartamát, majd költségbecsléseken és számításokon alapuló költség-előrejelzési dokumentumot dolgoz ki.

3.lépés. Projektszervezés

a koncepció rövid segítségével meghatározhatja a projekt szervezeti felépítését. Ezt a struktúrát a projekt szervezeti diagramjában kell kidolgozni és megmagyarázni. A dokumentum olyan kérdésekkel foglalkozik, mint az irányítási struktúra (szerepek és felelősségek), a csapat követelményei és összetétele, a végrehajtási megközelítés, a teljesítménymérések, egyéb információk. Az ötlet mögött a projekt szervezeti diagram, hogy hozzon létre egy vizuális ábrázolása a szerepek, felelősségek és a kapcsolatok, és milyen emberek/szervezetek vannak rendelve, hogy milyen szerepeket és feladatokat a projekten belül.

4.lépés. Projektjóváhagyás

az utolsó szakasz megköveteli, hogy tekintse át az összes előző lépést, és gyűjtse össze őket egyetlen dokumentumba, amelyet Projektértékelésnek neveznek. Ez a dokumentum összefoglalja az elvégzett becsléseket és értékeléseket, hogy igazolja a projekt koncepcióját, és ellenőrizze, hogy a javasolt megoldás megoldja-e az azonosított problémát. A pénzügyi, a költséghatékonysági és a megvalósíthatósági elemzések a projekt jóváhagyásához szükséges projektértékelési módszerek. A dokumentumot be kell nyújtani a snooper érdekelt feleinek (az ügyfél, a szponzor) felülvizsgálatra és jóváhagyásra. Ha az értékelést jóváhagyják, akkor a projekt a következő szakaszba lép, a tervezés.

a projektértékelés típusai

a projektértékelés a következő két fő típust használja:

• eredményorientált értékelés
• pénzügyi értékelések (költség / haszon elemzés)

1. Eredmények orientáció

a projekt elején történik, mielőtt bármilyen pénz vagy egyéb anyagköltség felmerülne.

eredményorientáltság a projektértékelés a kockázatok azonosítására és előrejelzésére összpontosít, valamint azoknak a projekttervben és szerződésben tervezett eredmények elérésére gyakorolt hatásaira. Ez a fajta értékelés magában foglalja a projektmenedzsment folyamatokon alapuló kockázatok azonosítását, mint például a folyamatok kezdeményezése, a tervezési folyamat, a folyamat végrehajtása és a kontrolling folyamat.

eredményorientáltság a projektértékelés a tényleges és az előrejelzett eredmények összehangolására is összpontosít, és biztosítja, hogy mindegyik megfeleljen a projekt céljainak és célkitűzéseinek.

2. Pénzügyi értékelés (költség-haszon elemzés)

ez a típusú projektértékelés annak felmérésére szolgál, hogy egy finanszírozási kérelem (vagy egy végrehajtott beruházás) igazolható-e az előre jelzett megtakarításokkal vagy bevételekkel annak befejezése után.

a költség-haszon elemzés olyan tervezési eszköz, amely segít meghatározni, hogy egy befektetés kielégítő megtérülést eredményez-e a szervezet számára. Összehasonlítja a beruházást vagy a változást alternatíváival egy vagy több kritérium, Például költségek, MŰSZAKI tényezők, szolgáltatások, erőforrás-felhasználás stb.

a költség-haszon elemzés figyelembe veszi a projektbe fektetett összes erőforrást, és összehasonlítja a várható előnyökkel. A projekt előnyeit általában úgy mérik, hogy összehasonlítják azokat a költségeket, amelyek felmerültek volna, ha egy projektet nem hajtanak végre.

e módszer szerint elfogadják azokat a projekteket, amelyek a haszon és a költség egyensúlyát mutatják, elutasítják azokat, amelyek a költségekkel szemben többletköltséget mutatnak, és azokat, amelyek a költségekkel szemben többletelőnyöket mutatnak, további megfontolás céljából elhalasztják.

a gyakorlatban egyes szervezetek más megközelítést alkalmaznak, ahol az egynél nagyobb várható haszon-költség arányú projekteket fogadják el, a nulla és egy közötti arányú projekteket határesetként további megfontolásra, a nulla alatti projekteket pedig elutasításként, mielőtt bármilyen további beruházást terveznének vagy a terveken dolgoznának.