Inspírate

El trabajo de un organizador de eventos nunca termina, ni siquiera cuando el evento en sí está terminado. Tan importante como obtener todos los detalles justo antes de su evento, es el trabajo que queda por hacer justo después del evento en sí.

Un informe de evento es una reunión con tu equipo en la que deconstruyes y analizas cuidadosamente un evento anterior. Un informe exhaustivo del evento lo ayudará a identificar qué salió bien, qué salió mal y qué podría ser mejor la próxima vez. Si no se toma el tiempo para revisar sus eventos, puede perder oportunidades importantes para corregir errores y realizar mejoras importantes.

Incluso cuando parece que un evento se ha desarrollado sin problemas, siempre hay elementos que se pueden mejorar—es ahí donde un informe posterior al evento con tu equipo se vuelve importante. Tomarse el tiempo para informar de un evento ofrece muchos beneficios, como obtener comentarios valiosos, agilizar su proceso, mejorar la experiencia de los asistentes y desarrollar aún más las relaciones con patrocinadores, proveedores y personal.

Al tomarse un tiempo después del evento para capturar sus notas y pensamientos, sus eventos mejorarán cada edición o año. Además, si es necesario entregar tu evento a otra persona, estarás preparándolo para el éxito al tener todo documentado.

El informe comienza DURANTE el evento

Antes de que termine el evento, tómese el tiempo para anotar la logística que desea recordar, ya que podría olvidar algunos detalles cuando el evento esté ocupado.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuántas personas se presentaron en el evento? ¿Cuál es el porcentaje de huéspedes mujeres/hombres?
• ¿Influyó esto en el catering y/o las sobras?
• ¿Se respetaron los horarios?
• ¿Se ha dado cuenta de que hay cuellos de botella o problemas que instalar y evitar en el futuro?
• ¿Previó suficiente personal para ayudar a sus invitados durante el servicio de registro / guardarropa, para dar siempre o cualquier otra pregunta durante el evento?
• ¿Sus patrocinadores y socios obtuvieron suficiente visibilidad?
• Anota las cosas que te gustaron del lugar y las que quieres mejorar.

Debriefing DESPUÉS de tu evento

Después de tu evento, querrás obtener evaluaciones de todas las personas involucradas en el evento. Reúna la mayor cantidad de información que pueda obtener para evaluar el panorama completo.

Envíe una encuesta del evento a sus participantes

Utilice un cuestionario que cubra tantos aspectos del evento como sea posible, como el proceso de invitación, la logística del evento del programa del evento para que pueda usar la información durante el informe del evento.

Puede obtener este tipo de comentarios de tres maneras diferentes:

• Haga que la encuesta de su evento esté disponible durante el evento configurando un stand donde puedan dejar sus comentarios. De esta manera, obtienes sus comentarios cuando están frescos en su mente.
• Envíe por correo la encuesta del evento unos días después del evento. Esta es una gran adición a su “correo electrónico de agradecimiento”. Aloja la encuesta como un formulario en tu sitio web para que puedan completarla rápidamente.
• Pide comentarios a través de una aplicación de eventos (si estás usando una). Esta es quizás la forma más interactiva de recibir comentarios. Asegúrate de que los resultados de esta encuesta estén disponibles para la sesión de información de tu evento.

Invite a las partes más importantes a su informe

Los jugadores clave pueden proporcionar información importante, ya que a menudo tienen una opinión diferente sobre las cosas. Si el equipo de su organización es un equipo pequeño, está bien invitar a todos. Si muchas personas han participado, asegúrese de tener un representante de cada función clave (equipo de eventos en el lugar, el lugar de celebración, cualquier socio logístico, un orador o patrocinador y, finalmente, incluso un colega que asistió al evento.

Esto le dará la oportunidad de recopilar información valiosa desde diferentes puntos de vista y facilitará la colaboración futura.

Establezca una agenda detallada y haga uso de un moderador

Es importante seleccionar los elementos clave de su evento: Registro, catering, configuración, altavoces/entretenimiento, señalización/decoración, etc. Además, es importante designar a alguien que dirija la discusión para que la conversación no se vuelva caótica.

Comienza con tus objetivos, escucha atentamente para no olvidarte de hacer un resumen

Antes de comenzar a discutir cada aspecto del evento, repasa rápidamente tus metas y objetivos. Esto te ayudará a ti y al equipo a generar los mejores comentarios. La forma más fácil de llevar a cabo un informe de evento es usar una plantilla de informe de evento.

Use los datos y póngalos a disposición de otros

Quizás el paso más importante: una vez que haya recopilado los datos de su reunión de información del evento y/o encuesta, es importante usarlos para todos los eventos futuros. Para asegurarse de documentar sus notas y acciones en algún lugar al que su equipo pueda acceder en cualquier momento.

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