10 modi per proteggere i dati aziendali riservati

In un moderno business, la comunicazione e la collaborazione sono diventando più facile che mai. Siamo in grado di lavorare in remoto, possiamo accedere ai documenti sui nostri smartphone e il check-in con i nostri colleghi, mentre in viaggio.

Mentre l’aumento di questo tipo di cultura del lavoro è positivo. L’ascesa di social media, messaggistica istantanea ed e – mail-insieme con l’afflusso di dispositivi portatili e supporti rimovibili nello spazio ufficio significa che è più facile che mai per i dati a fuoriuscire dal vostro business.

I tuoi dati – siano essi finanziari, clienti, dipendenti o proprietà intellettuale – sono un bene prezioso. Quindi è giusto che tu lo protegga.

Ma con i dati riservati che vivono su molti dispositivi (server, database, desktop, laptop, unità USB, cellulari) e che si muovono attraverso molti canali, è difficile sapere da dove cominciare. In questo articolo descriveremo alcune delle soluzioni disponibili per aiutare con il problema della perdita di dati. E guarda come puoi iniziare il tuo progetto di prevenzione delle perdite di dati.

Che cos’è la prevenzione delle perdite di dati (DLP)?

DLP è una strategia per fare in modo che le informazioni sensibili non lascia la rete aziendale. Descrive qualsiasi soluzione o processo che identifica e traccia il percorso dei dati sensibili. O che applichi politiche per prevenire la divulgazione non autorizzata o accidentale.

Molte aziende decidono di intraprendere un progetto DLP per proteggere i propri dati IP o client. Ma la complessità dell’attività e le risorse necessarie per completarla e mantenerla spesso fanno sì che il progetto non raggiunga mai il completamento.

Ma con il numero di dispositivi connessi a Internet alle stelle e il lavoro remoto o flessibile che è così enorme dalla pandemia di Covid-19, gestire e proteggere le tue informazioni riservate è vitale. E sarai in grado di farlo solo con una strategia DLP in atto.

Come può verificarsi una perdita di dati?

Ci sono tre categorie di perdita di dati:

• In transito-I dati vengono intercettati durante il viaggio, ad es. via e-mail, webchat, traffico web ecc.
• A riposo – I dati vengono acquisiti da aree come condivisioni di file, database, desktop o laptop
• In uso-I dati vengono acquisiti da screenshot, clipboard, stampanti, unità USB e altri dispositivi di archiviazione rimovibili.

Come azienda, è necessario suddividere ogni categoria. Creare un elenco di ovunque si memorizzano i dati e assegnarli a una delle tre categorie. Quindi classificare i dati in ogni posizione (ad esempio livello di sensibilità e rischio) e annotare anche questo. Solo quando capisci quali dati hai e quali rischi affronti, puoi iniziare a pensare ai controlli.

Come posso proteggere i miei dati sensibili?

1. Crittografia portatile

Dovresti crittografare tutti i dati sensibili che lasciano la tua rete. Per fare questo, avete bisogno di sistemi software in atto dal momento che non si può fare affidamento sui dipendenti da soli. Ci vuole solo una chiavetta USB persa, un laptop o un telefono per infliggere un duro colpo a un’azienda.

2. Protezione degli endpoint

Gli endpoint dati sono le macchine utilizzate dai dipendenti, ad esempio desktop, laptop o cellulari. È su questi dispositivi che la proprietà intellettuale e i dati sensibili risiedono o passano attraverso.

Le soluzioni endpoint consentono agli amministratori di controllare quali dispositivi sono in uso. Hanno anche far loro vedere quando sono stati utilizzati, che da e le informazioni a cui è stato effettuato l’accesso o scaricato.

Le aziende dovrebbero anche avere politiche di sicurezza in atto che disciplinano l’uso dei dispositivi. Dal momento che i dipendenti memorizzano informazioni sensibili come e-mail o documenti sui loro smartphone e tablet. La tua politica di sicurezza deve coprire aree come la complessità delle password, i download e i blocchi dello schermo.

3. Controllo dei contenuti e-mail

Poiché gli utenti inviano spesso informazioni e documenti riservati via e-mail, ha un alto potenziale per una perdita di dati. L’utilizzo del filtro dei contenuti consente alla tecnologia Deep content inspection di eseguire la scansione di potenziali minacce. Testo e-mail, immagini e allegati possono essere scansionati in questo modo per segnalare potenziali perdite.

Il filtraggio dei contenuti può anche avvisare gli amministratori di minacce interne. Informandoli se gli utenti tentano di inviare materiale limitato al di fuori del business.

4. Firewall intelligenti

Insieme a e-mail, IM e l’uso di Internet presentano anche un rischio per i tuoi dati. I firewall possono proteggere singoli computer e intere reti dalle minacce alla sicurezza. Ma possono anche agire automaticamente contro potenziali perdite di dati, accessi non autorizzati o comportamenti dannosi. Ciò si ottiene notificando l’amministratore o bloccando l’azione.

5. Controllo del dispositivo

Ora si prevede che i dipendenti avranno uno smartphone al lavoro. Per DLP, questo significa che è molto più facile per i dipendenti di togliere i dati riservati.

Per limitare questo, è necessario disporre di criteri di sicurezza che disciplinano l’uso dei dispositivi. La tua politica deve coprire aspetti come la complessità delle password, le linee guida per il download e l’applicazione e i timeout dello schermo. Senza una politica come questa, i dati sensibili saranno a rischio una volta che entrano nel dispositivo di un dipendente.

6. Valutare le autorizzazioni di sicurezza

Molte aziende offrono ai dipendenti un accesso molto maggiore di quello di cui hanno bisogno. Adottare un approccio Zero-Trust per le autorizzazioni di accesso aiuta a risolvere questo problema. Zero trust significa che le persone hanno accesso solo a ciò di cui avranno bisogno giorno per giorno.

Questo approccio consente di limitare la portata delle perdite e impedisce ai dipendenti di accedere ai dati sensibili. Dovresti rivedere le tue attuali autorizzazioni di sicurezza e vedere chi ha accesso a cosa. Quindi creare criteri di accesso che limitano i privilegi di rete dei dipendenti solo a ciò di cui hanno bisogno per il loro lavoro.

Il sistema dovrebbe anche emettere avvisi se i dipendenti agiscono fuori dall’ordinario. Ad esempio, se iniziano ad accedere a un gran numero di documenti. O se un utente tenta di accedere a documenti con restrizioni. Questi sono spesso segni di uno script in esecuzione o di un account compromesso.

7. Control print

Le stampanti multifunzione (MFP) sono in genere non monitorate e quindi hanno un elevato potenziale di perdita di dati. Richiedere agli utenti di accedere prima dell’uso può ridurre questo, in quanto avranno accesso solo a determinate funzioni. Ciò impedisce anche di lasciare documenti sulla stampante, poiché il documento viene stampato solo una volta che l’utente accede.

8. Backup sicuri

Il backup di informazioni importanti è una parte fondamentale del business. Ma i backup possono essere vulnerabili troppo e sono spesso troves di dati sensibili.

Come per i file originali, è necessario crittografare i backup. È anche importante assicurarsi che i server di backup non siano visibili pubblicamente, ad esempio tramite Internet. Ciò rende più difficile per gli aggressori tentare di ottenere l’accesso illecito.

9. Analisi del testo immagine

Non è solo documenti e testo che è necessario proteggere, le immagini possono essere dati sensibili pure. La prevalenza di dispositivi abilitati alla fotocamera, come gli smartphone, sul posto di lavoro ha reso semplice la copia delle immagini. Le soluzioni DLP hanno la capacità di analizzare il testo all’interno delle immagini, impedendo l’esposizione dei dati.

10. Educare gli utenti

Le aziende spesso assumono che i loro dipendenti sappiano quali informazioni sono riservate e quali non possono essere condivise. Ma le fughe di dati non sono sempre dannose e un dipendente potrebbe anche non rendersi conto che il loro comportamento sta mettendo a rischio l’azienda.

E ‘ utile per educare gli utenti sui pericoli di perdita di dati. Dovresti includerlo come parte del tuo processo di onboarding al minimo. E dovrebbe svolgere sessioni su base regolare per garantire che tutti siano consapevoli dei pericoli e aggiornati sulla politica aziendale.

Una buona politica di sicurezza sarà ben definita e facile da capire. Senza questo, le persone non lo adotteranno poiché la responsabilità e i ruoli dei dipendenti non saranno chiari.

Il GDPR e la protezione dei dati

Un’ulteriore considerazione è il Regolamento generale UE sulla protezione dei dati (GDPR). Anche se il Regno Unito ha votato per lasciare l’UE, il nuovo regolamento può ancora applicarsi alla vostra azienda. Pertanto, è necessario rivedere le politiche e la tecnologia di protezione dei dati per assicurarsi di essere conformi.

Il GDPR si concentra maggiormente su ciò che riguarda i dati, non su dove vivono i dati. Quindi, anche se si opera al di fuori dell’UE, i nuovi regolamenti potrebbero ancora applicarsi. Regole GDPR che se la tua azienda offre servizi al mercato UE o detiene dati sui cittadini dell’UE. Dovrai essere conforme.

Quando si tratta di dati, la tua azienda dovrebbe essere proattiva riguardo alla sua protezione. Mantieni aggiornate le tue soluzioni di sicurezza e non aver paura di contattare un consulente per consigli.