13 Essenziali di un Efficace Sistema di Comunicazione | Gestione Aziendale

Nell’evoluzione di un sistema efficace di comunicazione, la gestione dovrebbe prendere in considerazione i seguenti elementi essenziali per una comunicazione efficace:

(1) Chiarezza delle Informazioni:

Commentando la comunicazione realismo’ Terry dice che prima essenziale di una comunicazione efficace è quello di “informare pienamente voi stessi’. Implica che prima di tutto il comunicatore deve essere chiaro nella sua mente con le informazioni che vuole comunicare. La comunicazione dovrebbe essere sempre in un linguaggio comune e facilmente comprensibile in modo che non possa essere fraintesa dalle persone che la ricevono.

(2) Adeguatezza del messaggio:

Il messaggio da comunicare deve essere adeguato e completo sotto tutti gli aspetti poiché le informazioni incomplete risultano pericolose dal punto di vista degli affari. L’adeguatezza delle informazioni trasmesse dipende dalle capacità intellettuali delle parti interessate.

(3) Coerenza del messaggio:

Il messaggio da comunicare non deve essere in conflitto tra loro, ma deve essere in linea con gli obiettivi generali, le politiche, i programmi e le procedure dell’organizzazione. I messaggi auto-contraddittori creano sempre caos e confusione nell’organizzazione, il che è altamente dannoso per il funzionamento efficiente dell’impresa. Se il messaggio viene modificato dal precedente, il fatto dovrebbe essere chiaramente indicato in modo da ridurre le possibilità di confusione.

(4) Risposte:

Il feedback è un metodo importante per garantire una comunicazione efficace. Si riferisce alla conferma dell’idea comunicata se il messaggio è stato compreso dal destinatario nello stesso senso in cui il mittente fa o se il destinatario è d’accordo o in disaccordo con la proposta del comunicatore, rende essenziale da parte del mittente per confermare dal ricevitore.

In caso di comunicazione faccia a faccia, è più facile ottenere informazioni di feedback osservando le emozioni e le espressioni sul volto del ricevitore. Ma, per la comunicazione scritta, la direzione dovrebbe escogitare o evolvere mezzi e modi adatti per rendere la comunicazione più efficace.

(5) Capire il ricevitore:

La comprensione è l’obiettivo principale della comunicazione. La comunicazione deve creare una corretta comprensione nella mente del destinatario. Killian ha consigliato, ” comunicare con la consapevolezza del totale ambiente fisico e umano in cui le informazioni saranno ricevute.

Immagina il luogo di lavoro; determina i livelli di ricettività e comprensione dei destinatari; sii consapevole del clima sociale e dei costumi, metti in discussione la tempestività delle informazioni. Chiedi cosa, quando e in quale modo vorresti essere comunicato se ti trovassi in un ambiente e una posizione simili.”

(6) Consultazione:

È generalmente auspicabile consultare gli altri nella pianificazione della comunicazione. Ciò fornirà ulteriori informazioni e obiettività al messaggio. Un importante vantaggio della consultazione sarà che coloro che sono stati presi in confidenza durante la pianificazione della comunicazione forniranno un sostegno attivo.

(7) Determinare il mezzo:

Dopo aver deciso l’oggetto dovrebbe essere determinato come meglio questo messaggio deve essere comunicato. Tutti gli aspetti della comunicazione orale o scritta devono essere attentamente esaminati.

(8) Tono e contenuto:

Il comunicatore deve fare attenzione alla lingua che usa mentre parla o scrive. Il suo tono, l’espressione e l’emozione avranno un impatto preciso sull’efficacia o meno di ciò che sta cercando di comunicare.

(9) Tempi e tempestività:

Occorre prestare la dovuta attenzione ai tempi e alla tempestività della comunicazione. Lo stesso messaggio sarà ricevuto o risposto in modo diverso da individui e gruppi diversi in una sola volta e in modo diverso dagli stessi individui e gruppi in momenti diversi.

Anche in caso di emergenza non si dare trascurare l’aspetto situazionale, psicologico e tecnico dei tempi. Inoltre, è anche necessario che le informazioni siano fornite in tempo poiché le informazioni obsolete sono negative o peggiori di nessuna.

(10) Supporto con azione:

È altamente necessario che le azioni del comunicatore supportino la sua comunicazione. Questo perché l’azione parla più forte delle parole. La comunicazione più persuasiva, va notato, non è ciò che si dice, ma ciò che si fa.

(11) Ascolto:

Un aspetto molto importante della comunicazione efficace è che dirigenti e supervisori dovrebbero essere buoni ascoltatori. È pericoloso essere disattenti o indifferenti quando gli altri stanno tentando di comunicare. I dieci comandamenti dell’American Management Association affermano: “L’ascolto è una delle abilità più importanti, più difficili e più trascurate nelle comunicazioni.

Richiede che ci concentriamo non solo sui significati espliciti che un’altra persona sta esprimendo, ma sui significati impliciti, le parole non dette e le sfumature che possono essere molto più significative. Quindi, dobbiamo imparare ad ascoltare con l’orecchio interno se vogliamo conoscere l’uomo interiore. “

(12) Ambiente di fiducia e fiducia:

F. E. Fischer ha sottolineato che “la comunicazione cresce meglio in un clima di fiducia e fiducia”. Pertanto, si dovrebbe fare ogni sforzo per ottenere fiducia riferendo onestamente i fatti. I dipendenti devono essere convinti e sentire che l’azienda è veritiera e sincera nei suoi contatti.

Paul Arnold, Presidente di Arnold Bakeries: “Se il programma di relazione del tuo dipendente è valido, se il tuo intento è vero, se il tuo popolo crede in quell’intento e in quella verità, allora e solo allora comunichi con successo.”

(13) Mantenere il sistema sempre vivo:

Il sistema di comunicazione deve essere mantenuto aperto e vivo tutto l’anno. È solo con tentativi onesti che si possono sviluppare buone relazioni di comunicazione.