4 Motivi per cui la comunicazione fallisce (e cosa fare al riguardo)

Hai mai lasciato un incontro incerto su cosa fare dopo? Che dire di passare ore su una bozza solo per scoprire la direzione cambiata una settimana fa?

Quindi, perché la comunicazione è importante? Bene, è una delle prime cose che impariamo crescendo (abbiamo anche lauree in Comunicazione) e dimostra ancora di essere una delle abilità più difficili da perfezionare. Eppure, è innegabilmente essenziale per la leadership e la gestione di un team di successo.

Un leader che non può impostare le aspettative avrà una squadra nel caos. Le scadenze saranno perse. Gli argomenti sorgeranno su chi ha fatto cosa o chi avrebbe dovuto farlo. Innumerevoli incontri si svolgono per combattere questo fallimento di comunicazione, ma finiscono solo per sprecare il tempo di tutti.

Non preoccuparti. Abbiamo alcuni suggerimenti di comunicazione efficaci da tenere a mente la prossima volta che stai fornendo un feedback o pensando di programmare quella riunione. Imparerai come migliorare le capacità di comunicazione sul posto di lavoro e fuori.

Si parla troppo

Utilizziamo diversi strumenti e tattiche usati ogni giorno per rendere la comunicazione il più semplice possibile. Inoltre, programmiamo anche riunioni oltre a riunioni per esprimere il nostro lavoro, le nostre idee e i nostri obiettivi.

Ma tutte queste iniziative per imporre una comunicazione efficace funzionano? Secondo il nostro sondaggio sulla gestione del lavoro, più di un quarto dei dipendenti partecipa a 6 o più riunioni a settimana. Tuttavia, solo il 46% afferma di lasciare un incontro con una chiara comprensione di cosa fare dopo.

Quindi cosa stiamo facendo di sbagliato? Troppo parlare, non abbastanza ascoltare.

I buoni antropologi si presentano su una scena e raccolgono semplicemente feedback. Invece di sentirsi come se avessero qualcosa da dimostrare, fanno domande e ascoltano attentamente le risposte. Ma non è così nella maggior parte delle riunioni.

C’è sempre una persona o due che dominano un incontro mentre combattono per le loro idee da ascoltare. La condivisione è incoraggiata in questi incontri. Ma quando il resto della stanza non può ottenere una parola in edgewise o sentire nessuno li ascolterà, hai un problema.

Prova questo: Pensa a te stesso, cosa farebbe un antropologo? Al tuo prossimo incontro, concentrati sulla creazione di un dialogo contro un monologo. All’inizio della riunione, concediti tre minuti (tempo se devi) per parlare dello scopo della riunione e di qualsiasi pensiero tu abbia avuto in anticipo. Dopo i tre minuti sono in su, aprire il pavimento fino a tutti gli altri e basta ascoltare. Questo permetterà ai partecipanti di sentire come le loro idee sono valutati e vi permetterà di praticare l’ascolto piuttosto che pensare a cosa dire dopo.

È troppo frammentato

Quindi hai redatto un rapporto che dovrebbe essere pronto per la progettazione entro la fine della settimana. Lo invii via email a tutti i principali stakeholder più alcuni altri di cui hai bisogno. Uno per uno, si inizia a ricevere il feedback.

Alcuni dei feedback sono distribuiti in diverse versioni del documento condiviso. Alcuni di essi all’interno del thread e-mail. Una persona viene da te in ufficio e ti dice cosa vorrebbero vedere cambiato.

Si inizia a ricevere un po ‘ più di feedback tramite IM e telefonate. La fine della settimana si avvicina e, invece di inviare il report a design, stai organizzando il tuo feedback. Ti suona familiare?

Con così tanti diversi tipi di comunicazione e mezzi di comunicazione, può essere un lavoro a tempo pieno solo organizzando il feedback, incorporando i pensieri e le idee di tutti. È quasi impossibile ottenere un feedback conciso e attuabile dalle parti interessate senza un unico posto in cui ospitare tutti i feedback per un particolare progetto.

Prova questo: Investire in strumenti di comunicazione team remoto che consentono di canalizzare tutte le comunicazioni rilevanti per un progetto specifico in un unico luogo accessibile. Questa unica fonte di verità sarà una grazia salvifica quando si tratta di raccogliere e attuare idee e feedback. Alla fine, ti farà risparmiare un sacco di tempo precedentemente speso per organizzare e mettere tutto insieme.

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C’è un ulteriore motivo

Sei mai stato in una riunione in cui senti che le persone parlano a proprio vantaggio e non della compagnia? O sperimentato conflitto con un dipendente e intenzionalmente smesso di collaborare con loro?

Questo è un prodotto di lasciare che qualcosa influenzi negativamente il modo in cui comunichi. Alla fine della giornata, siete tutti in ultima analisi, lavorando verso lo stesso obiettivo e la necessità di lavorare insieme. Promuovere un luogo di collaborazione in cui tutti siano supportati e sentano di avere una voce è indispensabile per una buona comunicazione.

Secondo Dan Scalco, fondatore e direttore marketing di Digitalux, ” Non tenere il tuo status su altre persone o usare la coercizione o la paura come motivatori. Invece, concentrarsi sul portare un atteggiamento onesto, positivo e ego-less ad ogni situazione che si pone. Servire come cheerleader invece di un autocrate aiuta a mantenere il morale e può anche facilitare la creatività e la risoluzione efficace dei problemi.”

Prova questo: all’inizio di un progetto o di una riunione, annota gli obiettivi di alto livello. Ogni volta che si ospita una riunione e scoppia un conflitto o ci sono feedback contrastanti su un progetto che sta sfuggendo di mano, guardare indietro ai vostri obiettivi di alto livello e chiedetevi, È questo ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi? Questo vi permetterà di fare un passo indietro e valutare ciò che è effettivamente costruttivo e ciò che deve essere affrontato.

Non c’è fiducia

Non rispettare le scadenze o non rispettare una promessa può erodere la fiducia della tua squadra in te. Se sei una persona che promette troppo e non consegna, la tua squadra non può fare affidamento su di te. Anche se ti senti di fare il contrario e sotto-promessa e over-consegnare, non sei ancora essere onesti e sta danneggiando la comunicazione attraverso il vostro team.

“Niente farà sintonizzare le persone più velocemente di smelling BS”, afferma Karin Hurt, autrice e fondatrice di Let’s Grow Leaders. “Se vuoi che le persone ascoltino veramente, assicurati che possano credere a quello che dici. Una cultura della comunicazione reale può accadere solo quando le persone possono contare l’uno sull’altro per il candore. Incoraggiare la trasparenza e la verità, a partire dall’alto.

Prova questo: sii onesto — è così semplice. Condividi i dettagli se li conosci, dì che non lo fai se non lo fai. Organizza regolarmente uno contro uno quando è necessario e sii sempre il più trasparente possibile in quegli incontri. La tua squadra apprezzerà il tuo candore e onestà e ti ricompenserà con fiducia e duro lavoro.

Per ulteriori approfondimenti su come migliorare le capacità comunicative:

• 5 Abilità di comunicazione essenziali per catapultare la tua carriera: Guarda questo webinar per conoscere i tipi di abilità comunicative che ti portano in cima e oltre.
• 14 Modi comprovati per migliorare le tue capacità comunicative: porta la tua leadership al livello successivo mettendo in pratica queste abilità.
• 6 Modi strategici per mantenere snella la comunicazione del tuo team: stai cercando di ridurre tutto il rumore? Leggi questo articolo su come assegnare ruoli specifici e creare un glossario può mantenere la comunicazione del team chiara e concisa.
• 9 Modi per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro: Questo pezzo offre fino consigli pratici e anche alcune idee su ciò che si potrebbe dire per incoraggiare una migliore comunicazione attraverso il vostro team.