5 Consigli per organizzare il tuo ufficio immobiliare / Il Blog Zebra

Sembra che organizzare il proprio ufficio sia stato nella mente della maggior parte dei miei clienti questo gennaio. Tuttavia, come molte persone impegnate, può essere difficile sapere da dove cominciare. Se questo suona come te, ecco un elenco di aree che potresti voler affrontare nelle prossime settimane:

1. Deposito-Se si dispone di pile sulla scrivania e ogni superficie piana, si potrebbe sentire sopraffatti appena entrando nel vostro ufficio. Anche se ci stiamo muovendo verso un mondo più senza carta, c’è ancora lavoro di ufficio fisico che deve essere gestito. Se stai iniziando con pile, il primo passo è assicurarsi di aver chiuso correttamente i file client con il tuo ufficio e archiviato correttamente i file fisici. Ciò potrebbe richiedere di prima, passare attraverso le pile e separare tutti i documenti relativi a una transazione che deve essere archiviata. Metti tutti questi documenti in una scatola. Ora quella scatola diventa un progetto separato, ma poiché è contenuta, sarà meno opprimente. Potrebbe essere in grado di ordinare attraverso questi documenti in un pomeriggio.

Ora, quando affronti il resto dei documenti sulla tua scrivania, chiediti dove vanno quei documenti? Dov’è la loro casa? Il resto dei tuoi documenti sono vecchie fatture pagate? Appunti della MLS? Opuscoli e volantini dall’ultima fiera NAR hai partecipato? Il problema che la maggior parte delle persone ha è che, poiché i documenti non hanno una casa, si accumulano. Ma se si dispone di cartelle di file per le bollette e gli estratti conto bancari, una cartella per ispirazione e idee, e si dispone di memo dopo averli letti, allora si sarà in molto maggiore controllo dei documenti che si deve vagliare.

Una cosa che mi piace fare per le vecchie fatture pagate che ti vengono ancora inviate per posta è raccoglierle tutte insieme per anno, poi metterle in una scatola che va in deposito alla fine di quell’anno. Così come si sono ordinamento e venire attraverso le informazioni per il 2015 e il 2016, si può facilmente file direttamente alla scatola e farlo fuori dal vostro ufficio.

2. Organizzazione spaziale – Spesso viviamo con un sistema o uno spazio che abbiamo creato anni fa. Potrebbe aver funzionato per come hai fatto affari allora, ma sta funzionando per te ora? Date un’occhiata al vostro spazio con un occhio critico. Hai usato tutto nel tuo spazio nell’ultimo anno? Assicurati di guardare nei cassetti della scrivania, sugli scaffali e, naturalmente, sul tuo desktop. Tutto ciò che c’è serve a uno scopo attuale? Ad esempio, se si dispone di raccoglitori a 3 anelli aggiuntivi salvati da un progetto eseguito cinque anni fa ma non è possibile vedere come utilizzarli in futuro, lasciare andare tali elementi. Lo stesso vale per vecchi materiali didattici, libri e persino vecchi software per computer. Se si accumulano penne, anche passare attraverso quelli e dare via quegli strumenti di scrittura che non portano gioia da usare.Alcuni anni fa, ho iniziato a fare un nuovo anno 100 Oggetto Sfida. L’obiettivo era quello di modificare 100 elementi fuori dalla mia casa. Si potrebbe desiderare di dare che una prova nel vostro ufficio.

Ora che hai modificato tutto ciò di cui non hai bisogno, consideriamo come deve essere modificato per la massima efficienza e gioia.

3. Creare uno spazio tranquillo-Il tuo ufficio dovrebbe essere un rifugio tranquillo dove puoi concentrarti e trovare ispirazione. Dai un’occhiata nel tuo ufficio. Stai utilizzando la luce naturale? La tua sedia da scrivania è comoda? Hai bisogno di un impianto per ufficio? E le opere d’arte? Hai bisogno di ravvivare le pareti con un po ‘ di vernice? Pensa a 7-10 cose che cambieresti o aggiungeresti al tuo ufficio per portarti più gioia. Ricorda, se il tuo ufficio si sente come una grotta o è scomodo, non vorrai passare molto tempo lì.

4. Grab and Go-Pensare alle diverse attività che si sono chiamati a fare su base regolare – incontro iniziale acquirente, presentazione elenco, case aperte, proiezioni, presentazioni di offerta, in attesa di chiudere, e altro ancora. Il tuo ufficio è configurato in modo tale che i materiali necessari per ognuno di questi siano facilmente accessibili e raggruppati insieme in modo da non dimenticare nulla? Hai uno scaffale o uno spazio per pacchetti o brochure di acquirenti e venditori già stampati? Avete un nuovo file client prepped e pronto ad andare quindi se si ottiene una telefonata mentre al vostro ufficio, si può tirar fuori il modulo di assunzione e prendere appunti? Esamina il tuo spazio e i tuoi processi con un occhio critico e apporta modifiche in base alle tue esigenze.

5. Tutto ha una casa – Ho detto questo in precedenza nella sezione di modifica, ma è anche necessario pensare ai processi per i nuovi elementi che entrano nel vostro ufficio. Ad esempio, dove vanno le ricevute? Dove vanno i tuoi nuovi file cliente acquirente? Se si inserisce un annuncio in una rivista e si decide di tenere su quella rivista, dove va? Tutto deve avere un posto dove andare.

Anche se potresti davvero rivoluzionare il tuo ufficio in un giorno, se non hai un giorno intero da risparmiare, evolvi da dove sei ora al tuo spazio ideale. Inizia con la modifica e quindi aggiungere o modificare per renderlo uno spazio pacifico e produttivo. Fai 2017 l’anno in cui dici: “Ahhhhh!!”quando entri nel tuo ufficio e non,” Eh.”