5 Passaggi da includere nella revisione del processo aziendale (BPR)

Tutti hanno bisogno di un piano

Ogni organizzazione dovrebbe avere un piano in corso per il miglioramento continuo. In un ambiente competitivo, qualsiasi possibilità di migliorare un processo può fornire il vantaggio di cui un’azienda ha bisogno per sopravvivere e, in definitiva, prosperare. Un buon modello di Business Process Review (BPR) è un primo passo prezioso in quel piano.

Quando si dovrebbe condurre una revisione dei processi aziendali?

Per semplificare le cose, discutiamo due diversi scenari di business in cui un BPR sarebbe utile.

Scenario 1: La tua azienda è sul mercato per una nuova soluzione ERP (Enterprise Resource Planning).

Quando cerchi un pacchetto ERP adatto alle tue esigenze, devi prima raccogliere quante più informazioni possibili per capire quali sono quelle esigenze. Una revisione dettagliata dei processi aziendali darebbe chiarezza ai requisiti di ciascun reparto dell’organizzazione, oltre a identificare l’integrazione tra i reparti. Qualsiasi soluzione ERP si sceglie dovrebbe non solo misura i vostri processi attuali, ma ancora più importante dovrebbe migliorare e migliorare tali processi.

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Scenario 2: Hai già una soluzione ERP e desideri documentarne l’utilizzo e l’efficacia.

Uno dei più grandi errori che alcune aziende commettono quando implementano una nuova soluzione ERP non sta documentando correttamente le loro nuove procedure. Diventa un ripensamento nel bel mezzo dell’implementazione. Nel corso degli anni, l’erosione della conoscenza avviene quando i nuovi dipendenti si accendono, i vecchi dipendenti se ne vanno e così via. Una revisione del processo di business può aiutare “a destra la nave,” e ottenere la soluzione di nuovo in pista come è stato originariamente previsto.

Entrambi gli scenari trarrebbero beneficio da un BPR; la principale differenza tra i due è il modo in cui viene utilizzato il BPR. Una revisione del processo nello scenario 1 sarebbe una revisione “Così com’è”, che fornisce una rappresentazione effettiva di come conduci gli affari oggi.

Nello scenario 2, il BPR sarebbe una revisione “Come dovrebbe essere”. Identificherebbe quale dovrebbe essere il processo, rispetto a quello che è attualmente.

5 Passaggi chiave di revisione dei processi aziendali

Indipendentemente dallo scenario sopra indicato, è necessaria una metodologia specifica di revisione dei processi aziendali affinché il BPR abbia successo. L’elenco di controllo della revisione dei processi aziendali dovrebbe includere questi cinque passaggi essenziali:

1. Crea una panoramica del flusso di processo

Crea un diagramma di flusso che descriva l’intera attività da una prospettiva di alto livello. Dovrebbe mostrare come la progressione dei flussi di lavoro tra i reparti, e quali strumenti e rapporti ogni reparto potrebbe utilizzare.

2. Creare il dettaglio del flusso di processo

Una volta identificato il modo in cui il processo scorre tra i reparti, creare un diagramma di flusso di processo più dettagliato specifico per ciascun reparto. Utilizzando l’inserimento dell’ordine di vendita come esempio, tracciare il modo in cui un ordine viene ricevuto ed elaborato durante l’inserimento dell’ordine e fare riferimento a qualsiasi altra documentazione del processo di reparto mentre l’ordine procede a tali reparti. Se si tratta di un nuovo cliente, ad esempio, potrebbe essere necessario che l’ordine venga prima inviato al reparto crediti per l’approvazione, quindi tornare alla voce dell’ordine.

3. Scrivi la procedura operativa

Dopo aver identificato ogni fase della procedura di un reparto nel dettaglio del flusso di processo, successivamente fornirai una spiegazione scritta e una definizione per ogni oggetto “box” e “decisione” nel dettaglio del diagramma di flusso. Questo passaggio consente di definire lo scopo e l’ambito delle singole procedure e fa riferimento a tutti i dettagli del flusso di processo e ai documenti di istruzioni di lavoro corrispondenti.

4. Sviluppare un’istruzione di lavoro dettagliata

Il documento di istruzioni di lavoro è il livello più dettagliato di tutte le fasi di revisione del processo. Qui si aggiungono le istruzioni passo-passo per ogni procedura dipartimentale al documento precedente procedura operativa. Questo è il documento che i nuovi dipendenti dovrebbero essere in grado di fare riferimento per aiutare a svolgere le loro funzioni—con poca o nessuna assistenza da chiunque altro. Naturalmente, questo livello di dettaglio rende l’istruzione di lavoro il più grande passo di una revisione del processo e probabilmente il più critico. È la più grande difesa contro ” l’erosione della conoscenza.”

5. Avere un piano per il miglioramento continuo dei processi

Qualsiasi buona revisione dei processi aziendali dovrebbe essere riassunta con una sezione per il miglioramento dei processi. Tornando allo scenario 1 all’inizio, il risultato finale potrebbe essere una raccomandazione per implementare una soluzione ERP per migliorare i processi obsoleti o disgiunti. Le raccomandazioni dello scenario 2 includerebbero forse modi migliori per semplificare la procedura attuale o una spiegazione di come una maggiore formazione potrebbe avvantaggiare il processo.

Mentre ogni azienda è unica in qualche modo e il numero di passaggi può certamente variare, avendo una corretta revisione del processo di business condotta può aumentare notevolmente l’uso efficiente della vostra azienda di qualsiasi soluzione ERP. Se volete discutere di un BPR, clicca qui sotto.