6 passi per organizzare i documenti fiscali

Mar 23, 2018 | Tasse

La situazione

Ogni anno ho messo fuori facendo le mie tasse fino a quando una corsa all’ultimo minuto per le ricevute e documenti. (Ho un concerto laterale che vende mobili vintage, quindi ho un sacco di spese aziendali da affrontare. Dopo che ho finito di archiviare, butto tutto in una scatola e lo spingo nell’armadio, ma quelle scatole si stanno accumulando. C’è così tanta roba da tenere traccia di prima e dopo il giorno delle imposte, ma non sono mai sicuro di cosa tenere e per quanto tempo. Aiuto!

—Megan, Coeur d’Alene, Idaho

La soluzione

Non sei l’unica stagione fiscale procrastinator—non da un colpo lungo. Fino a un quarto di tutti i filer fiscali attendere fino alle ultime due settimane prima della scadenza IRS per ottenere i loro rendimenti in. Che, come hai già raccolto, non è supersmart, dato che la maggior parte delle persone otterrà un rimborso. Ma per uno come te, che nuota nelle ricevute e si rimescola per i documenti, il dolore è acuto.

Sappi questo, però: una volta che hai morso il proiettile e ti organizzi, il sollievo che sentirai sarà come il peso di mille ricevute sollevate dalle tue spalle.

“Imparare a organizzare i documenti è un’abilità che chiunque può imparare”, ha detto Rashelle Isip, un consulente di organizzazione con sede a New York che blog a TheOrderExpert.com. ” Sì, richiede pazienza, disciplina e dedizione per mettere e mantenere i documenti in ordine, ma i ritorni possono essere grandi quando si tratta della propria tranquillità.”

OK, ma quando sei in piedi in fondo al Monte Scartoffie, come si fa anche iniziare a ordinare attraverso tutto questo? E come fai a sapere cosa tenere e cosa distruggere una volta che hai finito? Ecco alcuni consigli per iniziare.

1. Effettua un investimento in anticipo. Lanciare una fattura o una ricevuta in una pila da qualche parte nella tua casa richiede circa 0,3 secondi. (Sono sicuro che, da qualche parte nel mondo, c’è uno scienziato che studia questo.) Ordinamento tutto fuori venire tempo fiscale può richiedere circa forever per sempre. Budgeting più tempo sul front-end-un’ora o due per impostare un sistema di archiviazione, un minuto o giù di lì per archiviare ogni nuovo pezzo di carta—pagherà big-time. Passerai molto meno tempo a vagare per casa in cerca di cose e borbottando sottovoce come una persona pazza.
2. Creare un sistema centralizzato per i documenti cartacei. Questo potrebbe sembrare complicato, ma Isip raccomanda un approccio semplice. “È più facile ricevere, aprire ed elaborare documenti di stipendio, reddito e investimento quando si dispone di un luogo di archiviazione designato per loro in casa o in ufficio”, ha affermato. “Semplicemente etichettare una cartella di Manila ‘documenti fiscali’ e posizionare qualsiasi materiale pertinente al suo interno può fare il trucco, come farebbe una cartella di file di fisarmonica, una scatola di scarpe o persino un portariviste.”
3. La registrazione elettronica è dove si trova. Se il pensiero di lavoro di ufficio ti spaventa fuori-o sei solo una sorta di techie di persona-eseguire la scansione delle ricevute e scaricare le dichiarazioni on-line in una cartella sul computer. (Se non si dispone di uno scanner, applicazioni del telefono come Genius Scan o Scanner Pro grande lavoro.) Sì, l’IRS è A-OK con questo metodo. Se si utilizzano record elettronici, però, è necessario eseguire il backup in modo sicuro in un cloud come Dropbox o Google Cloud. Questo non è solo il mio reparto IT interno a parlare; è un requisito IRS. (Anche le persone che tengono copie cartacee di tutto dovrebbe memorizzare una copia elettronica nel cloud.)
4. La pigrizia potrebbe costarti—letteralmente. Nel caso di dichiarazioni e moduli elettronici, si è tentati di lasciarli online fino a quando non ne hai bisogno. Molte istituzioni rendono i registri elettronici liberamente accessibili sui loro siti solo per un periodo di, diciamo, un anno o diciotto mesi-forse meno. Dopo di che potrebbe essere necessario richiedere loro, che può richiedere un paio di giorni. Si può anche essere chiesto di pagare una tassa.
5. Manutenzione previene crisi. Se hai creato un sistema, sei a metà strada. L’altra metà lo sta usando. Scegli un momento specifico per archiviare: ogni giorno quando ricevi la posta, ogni venerdì mentre guardi il Great British Baking Show o quando paghi le bollette. Isip aveva un cliente, un piccolo imprenditore, per il quale la stagione fiscale ” ha sempre finito per essere piuttosto un calvario.”Ha consigliato al suo cliente di portare una cartella fisica in giro durante il giorno per le ricevute, e poi depositarle in una posizione centrale a casa ogni sera, durante tutto l’anno. Ha funzionato.
6. Segui la regola “Per sempre o sette anni.”In generale, l’IRS ha tre anni per controllare voi una volta che si file un ritorno, ma se identifica un errore sostanziale, si può tornare indietro ulteriormente, in genere sei anni. Tuttavia, se qualcuno file un ritorno fraudolento o cerca di saltare fuori a pagare le tasse del tutto, non v’è alcuna prescrizione. Quindi dovresti mantenere i tuoi rendimenti—e i tuoi W-2 e 1099—per sempre e sostenere i documenti finanziari per sette anni. (Per molto di più su cosa tenere e per quanto tempo, vedere la tabella di archiviazione finanziaria a portata di mano nel capitolo 2 del mio libro Get a Financial Life.)

Non rimandare organizzarsi fino a quando il Monte Scartoffie scompare magicamente. Invece di fare le tasse nel tuo solito modo caotico quest’anno, crea quella cartella e vai a caccia di ricevute. Organizza il tuo W-2s e 1099s. Go digitale. Creerai un precedente per un migliore comportamento della stagione fiscale l’anno prossimo. Chi dice che è troppo tardi per le risoluzioni di Capodanno?