6 Semplici modi per ridurre il consumo di carta nel tuo ufficio

È probabile che la tua azienda voglia essere più attenta all’ambiente, sia perché il pubblico se lo aspetta e tu vuoi comportarti in modo etico e responsabile. Oltre a questo, se si riduce il consumo di carta è anche possibile semplificare le operazioni e risparmiare denaro. Mentre andare senza carta potrebbe sembrare scoraggiante ora, ci sono passi graduali che si possono adottare per garantire il vostro ufficio rende la transizione nel modo più semplice possibile.

Budget per riduzioni incrementali della carta

Se si prevede di ridurre drasticamente l’uso della carta o di passare completamente senza carta, un cambiamento improvviso interromperà quasi certamente il flusso di lavoro della propria azienda. Invece, cercare modi per ridurre gradualmente. Inizia con il tuo budget e decidi dove non hai più bisogno di carta, quindi affronta quest’area per diversi mesi. Ad esempio, se un reparto che potrebbe andare senza carta ha un budget di supplies 2.000 in forniture di carta annuali, mirano a ridurre questo numero di $200 ogni mese. Se preferisci apportare modifiche a tutte le aree della tua attività, prova a ridurre l’uso complessivo della carta dipartimentale di una certa percentuale ogni mese.

Eseguire il backup di tutto elettronicamente

Alcuni impiegati e manager amano fare più di una copia di ogni documento. Questo modo completo di archiviazione rende certamente le cose più facili per le revisioni interne o gli audit esterni, ma la quantità di spazio che occupano queste pile di copie è raddoppiata. Invece di duplicare fisicamente tutto, considera il backup di file importanti su un computer o dedicando lo spazio di archiviazione del server ai documenti essenziali. Si potrebbe anche voler utilizzare dischi rigidi esterni, memory stick o il cloud per il recupero più conveniente di documenti preziosi.

Considera le transazioni elettroniche

Se sei un’azienda che fa una grande quantità di appalti, considera alternative all’invio di assegni o alla stampa di ordini di acquisto. Ci sono diverse opzioni B2B quando si tratta di transazioni di e-commerce, come i depositi diretti. Non solo è molto più veloce per te effettuare queste transazioni online, salterai tutti i giorni che normalmente ci vorrebbero per l’arrivo o l’elaborazione degli assegni. Software come il nostro può aiutare a semplificare le transazioni e gli ordini di acquisto, riducendo anche la carta.

Conduci tutte le comunicazioni interne online

Aiuta il tuo staff a prendere l’abitudine di stampare memo o lasciare note post-it gialle sulla scrivania imponendo l’uso di e-mail o programmi di messaggistica istantanea. Prova a condurre riunioni senza usare la carta dando presentazioni con PowerPoint o diapositive di Google e inviando ordini del giorno via e-mail. Ricorda che se tutto il resto fallisce, puoi anche parlare con il tuo personale o la direzione alla vecchia maniera: per telefono o di persona.

Ordina carta più leggera e sottile

Se sembra che andare senza carta sia un obiettivo più lontano di quanto realizzato in precedenza, ci sono alcune soluzioni a breve termine che puoi fare per ridurre il tuo impatto ambientale. Inizia riducendo il titolo obbligazionario da dire, 50 lbs a 20 lbs. Inoltre, evitare patinate o speciali stock, ove possibile, o utilizzarlo solo per i documenti che si potrebbe condividere con un cliente.

Decidi cosa deve essere stampato

Nel moderno home office di oggi, probabilmente hai una buona idea su quali documenti devono essere emessi in formato cartaceo e cosa può essere condiviso elettronicamente. Ad esempio, è probabilmente più facile gestire i documenti contabili sullo schermo in un formato di facile lettura. Tuttavia, potrebbe esserci qualche documentazione che dovrebbe essere stampata, come rendiconti finanziari o materiali di presentazione formale. Discutere questi standard con i dipendenti in modo che si sentano autorizzati a prendere decisioni sull’uso della stampante da soli. Se qualcosa deve essere stampato, incoraggia i dipendenti a utilizzare caratteri più piccoli o a stampare su entrambi i lati del foglio.

Riduci il consumo di carta e risparmia alcuni alberi

Pochissimi di questi suggerimenti comportano cambiamenti drastici nel comportamento dell’ufficio o alterazioni improvvise nel flusso di lavoro aziendale. Una volta eseguiti, non solo risparmieranno i soldi della tua azienda in ordini cartacei, ma anche tempo prezioso per la gestione, la manutenzione e la ricerca minuziosa di documenti stampati. Inoltre, probabilmente avrai una maggiore tranquillità sapendo che potresti aver salvato alcuni alberi quest’anno.