6 Tipi di record del personale e perché sono importanti per mantenere

Record del personale sono il modo standard di documentare il rapporto di un dipendente con una società o organizzazione. In alcuni casi, questi record contengono informazioni abbastanza generali, mentre altre volte, possono includere dettagli privati o riservati. Indipendentemente dal tipo di file, i record del personale devono essere regolarmente aggiornati per garantire efficienza operativa e successo.

Che cosa sono i record del personale?

I record del personale, o file del personale, sono record relativi ai dipendenti di un’organizzazione e consistono in informazioni complete e accumulate. I record del personale sono in genere gestiti dal dipartimento risorse umane di un’agenzia e includono informazioni pertinenti riguardanti l’applicazione di un dipendente, la descrizione del lavoro, i dati salariali e altro ancora.

6 diversi tipi di record del personale

Mentre ci sono una serie di record del personale un’organizzazione può utilizzare, tutti questi documenti rientrano in una delle sei categorie. Di queste categorie, il riferimento più comunemente tendono ad essere assunzione di documenti e rapporti sulle prestazioni di lavoro.

1. Informazioni generali: Questo raggruppamento ecompasses informazioni personali come il nome completo del dipendente, data di nascita, numero di previdenza sociale, numero di telefono, indirizzo, e potenzialmente i loro numeri di contatto di emergenza, pure.
2. Assunzione di documenti: La maggior parte dei datori di lavoro appendere ai documenti utilizzati nel processo di assunzione, come le domande di lavoro, descrizioni di lavoro, e riprende o lettere di copertura.
3. Accordi con i dipendenti: A volte, aspetti del rapporto datore di lavoro-dipendente sono regolati da documenti ufficiali come i contratti sindacali, accordi di non concorrenza, e accordi di riservatezza o di non divulgazione.
4. Compensazione: i record relativi alla compensazione (e alle informazioni sui benefici) includono W-4s, moduli beneficiari, registri dei salari e schede temporali per gli anni precedenti.
5. Prestazioni lavorative: questa sezione è piuttosto ampia, ma può includere valutazioni delle prestazioni, azioni correttive, lettere disciplinari, premi, nomination, istruzione, credenziali, record di formazione o promozioni all’interno dell’agenzia.
6. Informazioni post-occupazione: allo stesso modo i datori di lavoro mantengono i documenti di assunzione, anche molte informazioni post-occupazione. Questi documenti sono cose come una lettera di dimissioni o di terminazione, valutazione finale delle prestazioni e stipendio finale.

6 record che dovrebbero essere conservati in un file riservato separato

È una buona idea — e spesso richiesto dalla legge — conservare determinati record e informazioni dei dipendenti in un file riservato separato dal resto dei documenti. Una corretta gestione dei record del personale potrebbe richiedere uno sforzo in più, ma è un passo necessario per proteggere la privacy di tutti i dipendenti o membri del personale.

1. Risultati del controllo dei precedenti: i risultati del controllo dei precedenti spaziano dalla verifica dell’occupazione passata, alla storia creditizia, alla storia criminale di un richiedente. Lo svolgimento di controlli in background è fatto per garantire la sicurezza e la sicurezza di ogni dipendente.
2. Contenzioso documenti: Contenzioso è un processo per la gestione delle controversie all’interno del sistema giudiziario. Documenti coinvolti in un contenzioso (es. l’azione impugnata stessa o la decisione finale del giudice) dovrebbero sempre essere archiviate in un file riservato.
3. Modulo I-9s: Modulo I-9s sono utilizzati per verificare l’identità e l’autorizzazione di occupazione delle persone assunte per il lavoro negli Stati Uniti. Poiché queste forme possiedono altamente sensibili, informazioni di identificazione personale, essi mandato un’attenta protezione.
4. Cartelle cliniche: tutti i documenti relativi all’occupazione che contengono informazioni mediche devono essere salvati indipendentemente dagli altri file del personale, quindi nulla viene inavvertitamente rivelato o condiviso con un altro dipendente.
5. Documenti di congedo federali e statali: la maggior parte dei lavoratori federali e statali riceve ferie retribuite ogni anno per situazioni come la nascita, l’adozione o l’affidamento di un nuovo figlio; prendersi cura di un coniuge, di un figlio o di un genitore; scopi militari di assistenza e congedo; e motivi di salute personale, tutti completamente riservati.
6. Indagine sui dipendenti: i documenti che si riferiscono all’azione disciplinare di un dipendente, o un’indagine sulle risorse umane riguardante un reclamo dei dipendenti, devono essere custoditi in un file riservato che non può essere accessibile da altri membri del personale in ufficio.

Perché è importante per mantenere i record del personale aggiornato

rende più facile per file le tasse

Rivedere il vostro record personale è essenziale per il successo della vostra organizzazione, soprattutto se si considera come questi record entrano in gioco per la presentazione statali e federali dipendente imposte. Se ti rilassi sull’aggiornamento di questi documenti, probabilmente avrai più di una sfida completando i moduli fiscali obbligatori e preparando i dettagli trimestrali per il tuo libro paga. Ma con accurata e continua tenuta dei registri, avrete un tempo molto più facile deposito salari non imponibili, benefici per i dipendenti, tempo di vacanza, congedo per malattia, e così via.

È conforme alla legge

Oltre ad aggiornare i record del personale essendo una buona pratica commerciale, è possibile che tu abbia bisogno di tenere il passo con alcuni record al fine di rispettare le disposizioni di legge statale e federale. Mentre le leggi statali variano ovviamente a seconda di dove lavori, ti consigliamo di assicurarti di rispettare le leggi applicabili ovunque si trovino i tuoi uffici. Queste leggi possono dettare quali informazioni devono essere raccolte, ciò che l’organizzazione può o non può fare con tali informazioni, e per quanto tempo i record dei dipendenti devono essere memorizzati.

Aiuta con revisioni salariali

Una revisione salariale differisce da un aumento salariale, in quanto una revisione regola l’intera struttura salariale (inclusi tutti i componenti primari). Poiché una revisione è più coinvolta di un aumento tradizionale, rende molto più importante avere le informazioni corrette per facilitare questo cambiamento. Senza precisi registri del personale che fungano da guida, qualsiasi numero di problemi può ritagliarci quando si tenta di avviare questa modifica. Tuttavia, con i record aggiornati, le revisioni salariali possono avvenire senza problemi, grazie ai dati attuali e alle percentuali fornite.

Assiste in una controversia legale

Se la tua organizzazione si trova nel bel mezzo di una controversia legale, sarai felice di avere una pila di file del personale a supporto del tuo caso. Il mantenimento dei record del personale consente di conservare una cronologia scritta attorno a un evento (o eventi) designato e, nei procedimenti legali, questo tipo di documentazione può essere fondamentale per il risultato finale. I file ben gestiti sono il modo migliore per citare promozioni dei dipendenti, aumenti salariali, azioni disciplinari o addirittura terminazione, e questo tipo di prove fisiche può fare molto per garantire una decisione equa ed equilibrata.

Determina promozioni o terminazioni

Un altro motivo per cui si consiglia di mantenere aggiornati i file del personale è perché aiutano a determinare le promozioni e talvolta rivelano anche motivi di risoluzione. Se la tua organizzazione non modifica e migliora i suoi record, può essere incredibilmente difficile monitorare le prestazioni dei dipendenti e i livelli di produttività. Ma quando si fanno un punto per documentare ritardo, assenteismo, e le prestazioni personali, si può meglio monitorare dove i dipendenti sono fiorenti o in calo breve, e quindi agire come necessario sulla base di queste informazioni.

Digitalizzare i record del personale

L’aggiornamento dei record del personale è una parte necessaria di qualsiasi reparto HR ben organizzato, eppure, gestire tutto questo lavoro di ufficio può sembrare un compito scoraggiante (e senza fine). La buona notizia è che la digitalizzazione dei file del personale rende le cose più facili e più snelle per ogni team. Utilizzando i record digitali, non avrai più a che fare con schedari goffi, e invece avere i documenti importanti comodamente caricati e accessibili tramite il cloud — che molti concordano è il modo più sicuro ed efficiente per gestire documenti e processi.

Collaborando con Image API, la tua agenzia può andare oltre le sue pile di documenti del personale cartaceo e tuffarsi nel panorama moderno e digitale. I servizi di imaging digitale di Image API, la gestione dei contenuti cloud e l’automazione dei processi digitali sono progettati per semplificare le complessità della gestione dei record e garantire che la tua organizzazione raggiunga un valore misurabile e risultati sostenibili alla velocità del digitale.

Passare al digitale con i record del personale rende la gestione appropriata dei file più semplice e sicura. Mantenere riservati determinati file del personale è semplificato con autorizzazioni diverse per diversi livelli di utente e trovare i documenti necessari è efficiente con opzioni di ricerca intelligenti. I record del personale digitalizzati rendono anche indolore la conformità con complicati programmi di conservazione: sistemi come Axiom Pro di Image API gestiscono automaticamente questi programmi.

Domande frequenti sui record del personale

Chi ha il diritto di vedere i tuoi record del personale?

Nella maggior parte dei casi, i file del personale dei dipendenti devono essere trattati come record privati che appartengono all’organizzazione e al dipendente corrispondente. Detto questo, può essere utile impostare una politica che riconosca chi ha il diritto di visualizzare i record del personale, come il supervisore o il manager del dipendente (oltre al dipendente stesso).

Perché è importante tenere i registri del personale?

È importante tenere i registri del personale perché questi documenti forniscono una storia scritta di tutto ciò che è accaduto durante la durata del rapporto di lavoro. Per questo motivo, i record del personale sono necessari per supportare azioni come promozioni, aumenti salariali e persino azioni disciplinari.

Quali sono i documenti principali che dovrebbero essere in un file personale?

I registri del personale devono essere conservati per ciascun dipendente dalla data ufficiale di assunzione. I principali documenti da archiviare includono informazioni generali (nome, indirizzo, numero di telefono); moduli di assunzione (domanda, curriculum, descrizione del lavoro); accordi ufficiali dei dipendenti (contratti sindacali, accordi di non concorrenza); dati di compensazione o stipendio; valutazioni delle prestazioni; e informazioni post-occupazione (lettera di risoluzione, revisione finale).