7 Potenti strumenti di gestione delle informazioni

Ero un risparmiatore, nel senso che ho salvato tutto. Alla fine mi ha colpito l’ultima volta che ci siamo trasferiti, al di sopra di 9 anni fa per fortuna, che stavo avendo difficoltà a lasciare andare le cose. Mentre stavo caricando il camion mi sono reso conto che stavamo spostando scatole che erano rimaste chiuse dalla nostra ultima mossa 3 anni prima.

Quel tipo di pensiero” salva tutto ” si è mostrato anche nel modo in cui faccio il mio lavoro. Mucchi di carta, scatole e scaffali pieni di libri, appunti bloccati dappertutto, tutto questo potrebbe facilmente superare il mio spazio di lavoro se non fosse per l’aiuto che ricevo da un po ‘ di tecnologia.

I seguenti sono sette dei miei più potenti strumenti di raccolta e recupero di informazioni che mi aiutano a catturare le informazioni il più rapidamente possibile in modo da poterlo dimenticare ora, tornare al lavoro e sapere che lo ricorderò più tardi.

Ecco i miei 7 potenti strumenti di gestione delle informazioni.

1. Gmail
Se non si utilizza Gmail ti stai perdendo uno dei modi più semplici e potenti per mantenere un sacco di informazioni organizzate per quando ne avrai bisogno in un secondo momento.

Uso Gmail per raccogliere e-mail da diversi indirizzi e-mail in un’unica posizione.

Invio promemoria via email a me stesso dal mio iPhone poiché so che controllerò la mia posta più tardi.

Organizzo le ricevute e-mail degli acquisti online in una cartella “Ordini” per riferimento futuro.

Ho anche filtri impostati in Gmail per organizzare facilmente alcuni messaggi e-mail e abbonamenti che ho impostato per bypassare la mia casella di posta-posso leggerli più tardi quando è conveniente.

Posso anche accedere a Gmail da qualsiasi luogo.

2. Google Calendar
Compleanni, anniversari, appuntamenti, eventi speciali, attività in cui sono coinvolti i miei figli, promemoria delle fatture e molte altre cose che memorizzo in Google Calendar. Alcune di queste cose che ho impostato per inviarmi una e-mail o un promemoria di testo alla data e all’ora che ho programmato. Una cosa che apprezzo molto è avere la possibilità di programmare eventi ripetuti che non devo mai toccare di nuovo e tuttavia, ricevo un avviso ogni mese o settimana al momento opportuno.

3. Simplenote & Notational Velocity (Mac)
Si tratta in realtà di due strumenti, ma non ne uso uno senza l’altro. Simplenote è un servizio web e un’app che uso sul mio iPhone che mi consente di catturare e accedere alle note di testo memorizzate ovunque mi trovi. Posso anche accedere a tutte quelle note di testo in Notational Velocity sul mio computer. Ciò che rende questi due pezzi di software così indispensabile per me è come ognuno di loro mi danno accesso agli stessi dati e tutto è sincronizzato automaticamente. A proposito, sto usando Dropbox, un altro servizio web killer scriverò un’altra volta, per fare tutta la sincronizzazione per queste due applicazioni.

4. Evernote
Questa è un’altra applicazione di acquisizione di informazioni. C’è un carico di informazioni sul web sull’utilizzo di Evernote sul tuo computer e iPhone, ma lo trovo un po ‘ più di quello di cui ho bisogno per catturare semplicemente il testo che è quello che faccio di più.

Alcune persone preferiranno usare Evernote e non Simplenote & Notational Velocity. Potrebbe essere più semplice anche per te. Ma quello che uso principalmente per Evernote è per l’organizzazione di documenti cartacei che ho catturato e digitalizzato con uno scanner.

Una volta che ho scansionato un documento e salvato come PDF, ho semplicemente lasciato cadere il PDF sull’icona di Evernote. Una volta archiviato in Evernote ho accesso a tutti quei pezzi di carta scansionati che avrei potuto salvare in un mucchio da qualche parte, e sono memorizzati nel cloud per la custodia. Accedo a tutto da Evernote sul mio computer, in un browser da qualsiasi computer sul sito web Evernote o sul mio iPhone dall’app Evernote.

La sincronizzazione è tutto fatto dal servizio Evernote — Io uso la versione gratuita — e non faccio molto altro che occasionalmente organizzare alcuni tipi di informazioni in una cartella o due in Evernote.

5. Instapaper
Questo è un servizio web che accedo dal mio browser Web e da un’app sul mio iPhone e ci sono due cose che amo davvero di Instapaper.

Il primo è la facilità con cui posso salvare le cose che ho trovato sul web che mi piacerebbe leggere in seguito. Ho una scorciatoia nel mio browser che quando si fa clic memorizza un link alla pagina Web corrente al servizio Instapaper. Ora posso passare a cose più importanti senza essere preoccupato dimenticherò quello che volevo leggere. Posso aprire il servizio Instapaper più tardi nel mio bowser o posso aprire l’app e leggere la pagina Web sul mio iPhone quando sono lontano dalla mia scrivania.

La seconda cosa che amo è l’applicazione Instapaper stessa con presenta semplicemente il testo delle pagine web che ho salvato senza tutto il disordine spesso visto su una pagina web. Ora posso leggere le cose dal mio computer in un formato semplice e non distraente.

6. Pinbaord.in
Questo è un comodo servizio di bookmarking. Questo non è un servizio gratuito, ma vale la pena i pochi dollari che costa per mantenere i segnalibri organizzati. Questo lo uso per contrassegnare facilmente le pagine Web di informazioni per un successivo recupero se ne avessi bisogno in seguito. Segnalibro un sacco di cose per dopo e ogni elemento può essere etichettato in modo che siano facilmente classificati e recuperati in seguito. Ho usato per utilizzare il servizio delizioso ma ho trovato che Pinboard.in è molto più semplice, mi permette di bookmark pagine web rapidamente e facilmente per dopo, ed è facile da usare quando ho bisogno di cercare qualcosa che ho salvato.

Come nota a margine — Pinboard.in mi permette di collegare il mio account Instapaper in modo che tutto ciò che mando a Instapaper ottiene anche segnalibro in pinboard.in

7. Kindle & Kindle App
Includo il Kindle e l’app Kindle qui nella mia top 7 strumenti di raccolta di informazioni perché mi piace molto e utilizzare l’ambiente di lettura Kindle un po’. Non solo non acquisto più libri di carta e inchiostro ogni volta che è disponibile una versione digitale, ma ho anche Instapaper che invia pagine web al mio Kindle. Spesso preferisco leggere lunghi articoli dal web sul mio Kindle. Attraverso il servizio Instapaper, ho un archivio di documenti inviati automaticamente al mio kindle periodicamente.

Invierò anche PDF lunghi al mio Kindle convertendoli in formato ebook dal servizio di conversione dei documenti Amazon. E ora con la sincronizzazione dei documenti personali posso leggere quei documenti sul Kindle o sul mio telefono e la mia posizione di lettura rimane sincronizzata.

Questi 7 potenti strumenti di raccolta delle informazioni mi hanno salvato un sacco di tempo e mi hanno salvato da mucchi di carta. Ho solo toccato la superficie di ciò che questi strumenti possono fare. Questi potrebbero non servire tutti voi così come hanno servito me, ma lo strumento migliore per organizzare le informazioni è quello che userete.