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Come la maggior parte delle aziende in questi giorni, il vostro trasporto commerciale è senza dubbio sotto pressione per trovare più clienti, rimanere davanti alla concorrenza, e cercare modi per tagliare i costi. Per atterrare un nuovo cliente o ottenere un progetto accettato, molto probabilmente sarà necessario scrivere una proposta commerciale.

Non hai mai scritto niente del genere? Non fatevi prendere dal panico-scrivere una proposta non deve essere un processo scoraggiante, e dopo aver scritto la tua prima proposta, tutti gli altri verranno molto più facile.

Questo perché gli obiettivi e la struttura per qualsiasi proposta di business sono gli stessi: 1) presentarsi, 2) evidenziare i servizi che offrite, 3) descrivere i costi, e 4) convincere il vostro potenziale cliente che sei la scelta perfetta per il progetto. È inoltre possibile accelerare il processo di scrittura delle proposte utilizzando modelli pre-progettati e studiando proposte di esempio.

La struttura proposta di base è la stessa, se il vostro business è servizi di spedizione, servizi di importazione/esportazione, gestione della logistica, servizi di trasporto personale, o anche chiedere finanziamenti per creare o far crescere un business di trasporto. Ecco l’ordine che le sezioni della tua proposta dovrebbero seguire: 1) presentarti, 2) riassumere le esigenze del potenziale cliente, 3) descrivere i tuoi prodotti, servizi e costi e, infine, 4) fornire informazioni sulla tua organizzazione, le tue credenziali e le tue capacità.

Si desidera includere i dettagli sui servizi particolari, progetti, e l’esperienza di business che sono rilevanti per il progetto specifico del cliente. Ad esempio, una società di servizi di limousine potrebbe includere foto delle proprie auto, tariffe e aree di servizio; gli specialisti della logistica potrebbero voler includere dettagli su come vengono gestiti i progetti; le società di trasporto merci possono includere informazioni sulle specifiche delle loro attrezzature e sulla capacità di gestire situazioni speciali come materiali pericolosi; e così via.

L’idea più importante da tenere a mente è che l’obiettivo di qualsiasi proposta è quello di convincere i potenziali clienti di aggiudicare i loro contratti, per convincere il tuo capo a firmare il progetto proposto, o forse per garantire il finanziamento per una nuova impresa. Per convincere i tuoi lettori, la tua proposta deve dimostrare che puoi fornire i servizi, i prodotti e la logistica di cui hanno bisogno. Non è mai una buona idea inviare ai tuoi clienti solo un listino prezzi; questo non sostituirà una vera proposta.

La tua proposta dovrebbe essere adattata a un cliente specifico e alle esigenze di quel cliente. Ciò significa che è necessario raccogliere informazioni su quel cliente in modo da poter creare una proposta personalizzata per soddisfare i requisiti specifici del cliente. Non commettere l’errore di inviare a tutti i tuoi potenziali clienti una proposta di vendita identica. Una proposta mirata a una specifica organizzazione o persona è molto più probabile che abbia successo.

Ora, tornando all’ordine di base sopra descritto, inizia la tua proposta con una lettera di presentazione e un frontespizio. Nella lettera di presentazione, scrivi una breve introduzione personale e fornisci tutte le tue informazioni di contatto pertinenti in modo che il cliente possa facilmente contattarti per ulteriori informazioni. Il frontespizio è esattamente ciò che indica il suo nome: una pagina con il titolo della tua proposta specifica (ad esempio, “Ottimizzazione della logistica di spedizione di WestWind”, “Preventivo per il trasporto merci”, “Servizi di viaggio di lusso in limousine” o “Servizi di importazione/esportazione per Jenson Brothers, LLC”).

Quindi, dopo questa introduzione, scrivi la sezione che descrive le esigenze del potenziale cliente. In una lunga proposta per un progetto complesso, è necessario fornire un riepilogo che precede le pagine dettagliate. Nelle proposte alle società, questo sommario è solitamente chiamato Sommario esecutivo. Nelle proposte complesse ma meno aziendali, il riepilogo viene solitamente chiamato Riepilogo del cliente. In questa pagina di riepilogo e nelle pagine dettagliate di questa sezione, descrivere le esigenze e gli obiettivi del cliente e discutere le limitazioni o le restrizioni che possono essere associate al progetto. Non inserire ancora le tue idee; questa sezione è dove dimostri di comprendere le esigenze del cliente.

Nell’ultima sezione della proposta, hai la possibilità di promuovere il tuo progetto, i tuoi prodotti e i tuoi servizi. In questa sezione includerai pagine che descrivono esattamente ciò che hai da offrire e quanto costerà. Questa sezione dovrebbe contenere alcune pagine con intestazioni generali come Servizi forniti, Vantaggi, Funzionalità e Riepilogo dei costi, ma dovrebbe anche incorporare pagine più dettagliate che descrivono completamente i tuoi prodotti e servizi, spiegano come puoi soddisfare le esigenze del cliente ed elencano i costi associati.

La tua attività specifica determinerà gli argomenti e le pagine specializzate che devi includere nella tua proposta. La dimensione e la portata del progetto determineranno quanti argomenti e quanti dettagli saranno richiesti.

Una società di trasporto merci potrebbe dover includere argomenti come Attrezzature, opzioni e flotta per descrivere le opzioni di equipaggiamento disponibili per i clienti. Argomenti come la spedizione, la movimentazione, i percorsi, l’area di servizio e lo stoccaggio verrebbero utilizzati per coprire come e dove verrà trasportato il carico del cliente. Potrebbe anche essere necessario includere argomenti per delineare circostanze speciali per materiali pericolosi o esigenze speciali, tra cui pagine come Piano di sicurezza, Piano di sicurezza, Formazione, certificazioni, Requisiti specifici del sito, Esigenze speciali, regolamenti, permessi e licenze e Assicurazioni.

Un’azienda che fornisce servizi di importazione/esportazione potrebbe richiedere pagine come Importazioni, esportazioni, Time Line, internazionali, logistica, partner, trasporti, percorsi e gestione dei processi.

Un fornitore di servizi di dispacciamento che offre i propri servizi per gestire il dispacciamento per un’altra società può includere argomenti quali Area di servizio, Tariffe, Date e orari, Disponibilità, Capacità, pianificazione e così via.

Un servizio limousine può includere argomenti come Flotta, Tariffe, Area di servizio, Servizi forniti, Esigenze speciali e i nostri clienti. Se stai offrendo servizi a clienti aziendali, potrebbe essere necessario fornire informazioni aggiuntive come la formazione, le certificazioni, la manutenzione e l’assicurazione. Se fornisci servizi aziendali o VIP di fascia alta, potresti anche voler includere argomenti come la tua privacy, il piano di sicurezza e il piano di sicurezza e i controlli dei precedenti sui tuoi dipendenti.

Una proposta per un progetto interno della supply chain aziendale può richiedere ulteriori argomenti per la gestione di un progetto. Includere argomenti come Gestione del progetto, reporting, posizioni chiave, logistica, supply chain, distribuzione, fornitori, approvvigionamento, sourcing e adempimento, automazione, gestione del rischio, piano di disaster recovery e così via.

Una proposta di trasporto pubblico può assumere molte forme, dalla semplice proposta di nuovi semafori o segnaletica a uno studio di fattibilità completo e una proposta di progetto per la metropolitana leggera, il miglioramento del sistema di autobus di trasporto pubblico o la tangenziale. Questi tipi di proposte possono essere lunghi e complessi che necessitano di dettagli che vanno dal sostegno comunitario e le aree interessate ai bilanci e dettagli di costruzione.

Se stai proponendo un progetto aziendale interno, non solo hai bisogno di avere un bell’aspetto; devi anche assicurarti che il tuo capo abbia un bell’aspetto. Hai bisogno di gestione di fiducia che se ti supportano, si consegnerà. Includere argomenti che mostrano di comprendere ogni aspetto del progetto. Assicurati di aver preso in considerazione ipotesi, analisi del rischio, pianificazione delle contingenze, responsabilità, analisi SWOT e risultati attesi.

Un progetto di trasporto per il governo può essere ancora più complesso, in quanto si avrà una RFP con regole che devono essere rispettate. In questo caso, assicurarsi di utilizzare la matrice di conformità, il riferimento incrociato RFP, il foglio di copertura del governo/contratto e qualsiasi altro argomento richiesto specificamente dalla RFP.

Un’azienda di trasporti in cerca di finanziamenti vorrà includere pagine che descrivono l’attività particolare e analizzano il suo posto nel settore, come un’analisi competitiva, tendenze del settore, mercato e pubblico, Piano di marketing, Assicurazione, Responsabilità, Piano di disaster recovery, Linea temporale, Richiesta di finanziamento, servizi forniti, Prodotti, operazioni aziendali, Proiezione del reddito, Fonti di fondi, Usi di fondi, Personale, Struttura legale e qualsiasi altro argomento richiesto dal creditore. Le proposte di finanziamento o di investimento richiedono anche una serie di rendiconti finanziari come l’analisi del flusso di cassa, il bilancio, le entrate, il margine di profitto, il conto economico, i costi operativi e così via.

Non importa quale sia la tua particolare attività di trasporto, assicurati di fornire pagine che descrivono la tua organizzazione (Su di noi o Storia aziendale) in questa sezione proposta finale, così come pagine che spiegano le tue abilità ed esperienza o forniscono informazioni da altri clienti. Queste pagine sono in genere hanno titoli come i nostri clienti, personale, Riferimenti, Testimonianze, Qualifiche, e le capacità—tutto il necessario per infondere fiducia nel potenziale cliente che è possibile fornire i beni ei servizi che stanno cercando.

Quindi il gioco è fatto: tutti i passaggi fondamentali per creare la tua proposta. Ora per gli ultimi ritocchi. Dopo aver inserito tutte le parole e i dati nella tua proposta, dedica un po ‘ di tempo a renderla visivamente accattivante. Aggiungi il tuo logo aziendale, scegli diversi tipi di carattere o usa elenchi puntati personalizzati o considera l’utilizzo di bordi di pagina colorati. Non esagerare, però; vuoi abbinare lo stile della tua proposta allo stile della tua attività. Imparare a selezionare in modo efficace i colori per una proposta di business vincente.

Il pacchetto di proposte per qualsiasi azienda copre questo tipo di proposta e include campioni. Ci sono anche alcuni temi di design speciali comunemente usati disponibili:

Non inviare la tua proposta prima di controllare ortograficamente e provare ogni pagina. Se possibile, chiedi a qualcuno al di fuori del progetto o dell’organizzazione di eseguire il passaggio finale di correzione delle bozze. È troppo facile perdere errori nelle informazioni familiari.

Infine, stampa la proposta o salvala come file PDF e consegnala al tuo cliente. Nel mondo degli affari moderni, è comune inviare e-mail ai file PDF, ma tieni presente che una proposta stampata, firmata personalmente e (ove possibile) consegnata a mano potrebbe fare un’impressione più grande perché mostra che sei disposto a fare uno sforzo extra per ottenere il lavoro.

Ora puoi vedere come le proposte di attività di trasporto possono variare ampiamente nei contenuti a causa della varietà di attività legate al trasporto e della varietà di progetti per i quali le proposte sono personalizzate. Il contenuto della proposta della tua azienda sarà diverso da quello di chiunque altro. Ma puoi anche vedere che tutte le proposte di trasporto avranno formati simili e seguiranno la stessa struttura di base.

Per velocizzare il processo di scrittura delle proposte, è possibile utilizzare i modelli pre-progettati in Proposal Pack. Essi contengono istruzioni di facile comprensione e suggerimenti ed esempi che vi guiderà a fornire contenuti appropriati. Il prodotto include proposte di business di esempio per tutte le imprese di trasporto, anche; questi possono dare un vantaggio sulla creazione di proprie proposte vincenti.