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Spostare uffici può rivoluzionare il modo di fare business. Se siete alla ricerca di un grande spazio per dare alla vostra azienda spazio per crescere o espandere la vostra portata ramificando in uffici satellite più piccoli, ci sono tonnellate di motivi per cui si potrebbe desiderare di trasferirsi.

Qualunque sia la tua motivazione, questa guida ti aiuterà a preparare te e il tuo team fornendo una comoda lista di controllo del trasferimento dell’ufficio. Lungo la strada, tratteremo tutto, dal coinvolgimento del personale nel processo decisionale fino alle valutazioni del rischio nel contesto della COVID-19. Unisciti a noi mentre esploriamo le cose più importanti da considerare quando si spostano gli uffici.

Pianificazione e impostazione delle scadenze

La preparazione è fondamentale quando si tratta di uno spostamento d’ufficio. Prendendo il tempo di pensare chiaramente gli obiettivi della vostra azienda per la mossa vi farà risparmiare un mal di testa in futuro e fare in modo che la transizione funziona nel modo più fluido possibile. Imposta tutte le tue idee sulla carta, inclusi dettagli come il budget, la posizione preferita e la data in cui desideri essere spostato.
Un’altra parte importante della fase di pianificazione è quella di impostare le scadenze per i punti chiave nel viaggio di trasferimento dell’ufficio: scegliere un lasso di tempo entro il quale completare la ricerca iniziale, eseguire idee dal tuo team e quindi decidere un elenco di funzionalità che il tuo ufficio ideale avrà. Ti consigliamo di consentire almeno un paio di mesi dopo questo per la ricerca e confrontare le opzioni prima di prendere una decisione.

Coinvolgere il tuo staff

Quando pensi a quale tipo di ufficio si adatta meglio alla tua attività, prova a coinvolgere il tuo team. Dando al tuo personale voce in capitolo nel processo decisionale, non solo renderai la mossa molto più produttiva a breve termine, ma migliorerai anche il benessere dei dipendenti e i tassi di ritenzione per il futuro.
In un recente sondaggio, poco meno del 70% dei dipendenti ha riferito che gli uffici in movimento hanno avuto un effetto benefico su di loro e sulla loro attività nel suo complesso, con vantaggi come avere più spazio per svolgere attività e lavorare in un ambiente più visivamente accattivante che emerge come le ragioni principali dietro una mossa di successo.
Con questo in mente, è probabile che le opinioni del tuo team sullo spostamento in un nuovo ufficio siano basate su caratteristiche piuttosto soggettive, quindi consultarle prima ancora di iniziare la ricerca è una decisione intelligente. Un approccio che ha funzionato bene per i nostri clienti è quello di iniziare con le chat informali, quindi seguire con un sondaggio a livello aziendale una volta che sai quali caratteristiche le persone si preoccupano di più.

Criteri di prelievo

Il passo successivo è quello di impostare un elenco di criteri per il vostro ufficio spostare. Capire cosa sta cercando il tuo personale nel nuovo spazio ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo. Se la tua squadra ha una preferenza per il parcheggio in loco o ampie aree di breakout, prova a tenerne conto (assicurati solo che corrisponda ai tuoi obiettivi e sii realistico riguardo al tuo budget).
Non preoccupatevi se l’idea di venire con una lista di controllo definitiva sembra un po ‘ opprimente in un primo momento. Si tratta di una pietra miliare nel vostro trasferimento ufficio, ma abbiamo lavorato con un sacco di aziende per ottenere questa parte giusta in passato – basta mettersi in contatto e il nostro team sarà più che felice di aiutare.

Trovare le premesse perfette

Con tutta la tua ricerca iniziale curata e la tua lista di controllo dei criteri pronta, è ora di iniziare la ricerca. Come abbiamo già parlato, ottenere i vostri piani in ordine in tempo e secondo un programma è una parte importante del processo di delocalizzazione ufficio – ma cercare di non affrettare la ricerca ufficio vero e proprio.
Qualunque posizione tu abbia deciso, il nostro pratico strumento di ricerca per ufficio è qui per aiutarti a scoprire i locali perfetti per te da centinaia di posizioni su e giù per il Regno Unito. Dicci semplicemente dove desideri che siano i tuoi nuovi uffici e ti aiuteremo a restringere le tue opzioni.
Restrizioni locali di blocco permettendo, offriamo visite guidate con allontanamento sociale e tutte le misure necessarie per garantire che si ottiene un adeguato sguardo intorno senza compromettere la sicurezza di voi o il vostro personale. Per coloro che preferiscono non partecipare di persona, a volte sono disponibili visualizzazioni video (non esitate a contattarci e chiedere!)
I nostri tour virtuali a 360º ti permettono anche di esplorare i nostri uffici ovunque tu sia. Trovato da qualche parte ti piace l’aspetto di? Oltre al capo a qualsiasi pagina ufficio sul nostro sito per sperimentare l’aspetto del luogo nel proprio tempo – basta cliccare sull’icona ‘360’ sotto l’immagine.

Valutazioni del rischio quando si spostano uffici

In particolare nel contesto della COVID-19 e adeguandosi alla “nuova normalità”, la sicurezza del personale dovrebbe essere la priorità assoluta durante uno spostamento di ufficio. La valutazione dei rischi deve andare oltre le solite considerazioni di salute e sicurezza, pensando a questioni chiave come:

• C’è abbastanza spazio sulla scrivania per il tuo personale a distanza sociale?
• I posti a sedere nelle mense e nelle aree comuni possono essere distanziati?
• La hall dispone di un’area adatta per il check-in sicuro e altre precauzioni prima di entrare nell’edificio?
• Ci sono lavandini, cucine e bagni facilmente accessibili in modo che il personale possa lavarsi regolarmente le mani?
• Le aree di lavoro possono essere ventilate aprendo finestre e porte vicine?

Visita la guida ufficiale di HSE sulle valutazioni del rischio durante la pandemia di COVID-19 per ulteriori informazioni.

Prima della mossa

Una volta presa una decisione e firmata sulla linea tratteggiata, è necessario iniziare a pensare alla logistica della mossa stessa. Ecco alcune cose finali da considerare prima di trasferirsi nel tuo nuovo ufficio:
1. Nominare un office relocation manager
Una grande idea che abbiamo raccolto dai clienti BizSpace è quella di nominare un office relocation manager che supervisionerà gli aspetti pratici della mossa stessa. Saranno incaricati di organizzare i punti più fini come il cambio di indirizzo dell’ufficio e altre considerazioni trattate di seguito. Iniziare a prendere le applicazioni una volta che hai deciso che si sta andando avanti con la mossa ufficio e offrire una qualche forma di remunerazione per la responsabilità supplementare.
2. Wi-Fi e linee telefoniche
Non dimenticare di risolvere il tuo Wi-Fi e linee telefoniche. Tieni presente che potrebbero esserci dei tempi di inattività, in particolare se stai cambiando provider, quindi pianifica questo in poche settimane prima dello spostamento. Se si sceglie un ufficio servito, è probabile che alcuni servizi essenziali saranno inclusi nel vostro pacchetto di noleggio, ma assicuratevi di controllare questo in anticipo.
3. Indirizzo e numero di telefono
Una delle principali responsabilità del vostro office relocation manager è quello di organizzare il cambio di indirizzo e numero di telefono. Si dovrebbe mirare a mantenere il vostro numero di telefono lo stesso come un comodo punto di contatto per clienti e fornitori. Se ciò non è possibile, organizza un servizio di inoltro di chiamata e informa i tuoi contatti sul nuovo numero e indirizzo. Infine, impostare un reindirizzamento della posta al nuovo indirizzo dell’ufficio.
4. Consegne in ufficio
Collegato a quest’ultimo punto, ti consigliamo anche di notificare ai fornitori di consegne in ufficio il tuo cambio di indirizzo (o di organizzare nuovi fornitori se ti stai spostando più lontano). Da cibo e bevande per la pulizia e articoli di cancelleria, ci sono un sacco di cose che il vostro personale vorrà essere consegnato dal get-go, in modo da ordinare questo fuori presto garantirà un passaggio liscia per tutti i soggetti coinvolti.
5. Sicurezza e assicurazione
La sicurezza dell’ufficio può essere coperta come parte del contratto di noleggio, ma controlla di avere qualcosa di adatto in atto ben prima del previsto per evitare singhiozzi. Su una nota simile, avrete anche bisogno di pensare a quali tipi di assicurazione sono applicabili al vostro business. Questo potrebbe includere cose come contents & stock, copertura edilizia e assicurazione di responsabilità civile.
6. Pensa a mobili e stoccaggio
A seconda del tipo di pacchetto che si va per, potrebbe essere necessario esaminare le opzioni quando si tratta di mobili e stoccaggio. Tenendo conto dei piani di crescita o ridimensionamento della tua azienda, assicurati di avere abbastanza scrivanie, armadi e armadi per supportare l’intera forza lavoro – e ordina questi se scopri che c’è un deficit. Se possibile, vale la pena una visita per misurare prima di acquistare qualsiasi cosa.
7. Controlli finali
Dirigetevi verso i nuovi locali di lavoro una settimana o giù di lì prima della data di spostamento per effettuare i controlli finali. Si consiglia di passare attraverso la lista che abbiamo fornito qui ancora una volta e spuntando le cose come si va per essere sicuri di colpire il terreno in esecuzione.
Questa guida BizSpace ha offerto una lista di controllo completa delocalizzazione ufficio, che vi porterà attraverso tutti i dettagli importanti che rendono per una mossa liscia e di successo. Se desideri utilizzare una lista di controllo fisica all’interno della tua organizzazione, puoi scaricare una lista di controllo PDF contenente tutto ciò che abbiamo trattato.
Per ulteriori informazioni-o per discutere i vostri piani con il nostro team amichevole ed esperto – non esitate a contattarci oggi.