Che cos’è EDI (Electronic Data Interchange)?

Che cos’è EDI (Electronic Data Interchange)?

Lo scambio elettronico di dati o EDI è una tecnologia che aiuta le organizzazioni commerciali e i partner a fare di più velocemente accelerando le tempistiche logistiche ed eliminando gli errori manuali attraverso l’automazione della comunicazione business to business. EDI consente alle organizzazioni che producono, spediscono, acquistano e vendono beni o forniscono servizi come rivenditori, produttori, assicuratori, fornitori di assistenza sanitaria, compagnie aeree e altro ancora.

EDI è in uso dal 1960, anche se sta trovando un nuovo uso oggi abilitando l’automazione della supply chain e agendo come una parte fondamentale del flusso di lavoro per l’automazione dei processi aziendali. Entro la fine di questo post sul blog, dovresti avere una comprensione abbastanza solida di EDI e un’introduzione alle basi della tecnologia EDI.

Scambio di dati da computer a computer

EDI è uno scambio automatizzato da computer a computer di documenti commerciali elettronici standard che avviene tra partner commerciali tramite una connessione standardizzata e sicura.

Con le comunicazioni da computer a computer, non è necessario fare affidamento su opzioni manuali come e-mail, fatti e posta ordinaria. I documenti si spostano direttamente dall’applicazione del computer del mittente all’applicazione del computer del destinatario. Ad esempio, un acquirente può inviare un ordine di acquisto e il fornitore invierà automaticamente una fattura.

Migliaia di documenti di transazione commerciali standard possono essere spesi automaticamente con EDI. Esempi comuni includono ordini di acquisto (EDI 850), stati di spedizione (EDI 214), informazioni doganali sulle fatture, conferme di pagamento (EDI 820) e documenti di inventario.

Il formato EDI standard consente ai computer di elaborare documenti EDI. Gli standard descrivono ogni pezzo di dati e il formato, come il tipo di documento, le parti coinvolte, la data comune e le azioni da intraprendere. L’uso degli standard elimina le variazioni da azienda a azienda in modo che ogni sistema informatico dei partner commerciali parli un linguaggio comune.

I sistemi EDI utilizzano una varietà di standard per varie regioni, utilizzano gabbie e industrie. Gli standard EDI hanno versioni diverse, quindi i partner EDI devono utilizzare lo stesso standard e la stessa versione per il corretto flusso dei dati.

Tra gli standard più popolari ci sono ANSI X12 utilizzati negli Stati Uniti, UN/EDIFACT che viene utilizzato a livello globale e standard specifici del settore, come HIPAA.

EDI utilizza una serie di protocolli sicuri per lo scambio di documenti. I partner devono concordare il protocollo da utilizzare e assicurarsi che stiano utilizzando lo stesso protocollo prima di poter scambiare file EDI. Se non lo fanno, devono lavorare con un intermediario per facilitare lo scambio tra i due protocolli.

Alcuni protocolli di sicurezza EDI richiedono più tecnologia di altri, ma l’utilizzo di software EDI come ESSBUS Connect può facilitare un’ampia varietà di scambi senza un investimento importante.

Questi protocolli vanno dal protocollo FTP (File Transfer Protocol) di lunga data o secure FTP (STFP) utilizzato per caricare contenuti su un server host per un sito Web, ai sistemi basati su API come AS4, web-based via A2 e altre opzioni, tra cui EDI mobile.

Sebbene EDI stesso possa diventare altamente tecnico, investire in esso per la tua azienda si ripagherà in pochissimo tempo. La velocità con cui sarete in grado di elaborare ordini e fatture migliorerà notevolmente, consentendo di ridurre i costi del lavoro e concentrare gli sforzi di lavoro su altre attività a valore aggiunto.

EDI e automazione

I messaggi EDI possono essere automatizzati con flussi di lavoro preconfigurati. Ad esempio, non appena un ordine di acquisto viene contrassegnato spedito, il fornitore può inviare una notifica di spedizione, seguita da una fattura.

Generalmente, le aziende utilizzano traduttori EDI, tramite un fornitore di servizi o un software per tradurre i documenti EDI da utilizzare con applicazioni interne per consentire l’elaborazione automatizzata. I processi possono essere espansi per lavorare con flussi di lavoro e integrazioni all’interno della tua azienda. Ad esempio, una volta che un’azienda riceve un ordine di acquisto tramite EDI, il sistema logistico genera automaticamente un’attività per il personale del magazzino per spostare la merce dall’inventario alla spedizione. Una volta spostato alla spedizione, viene generata automaticamente un’etichetta di spedizione e le informazioni sulla spedizione vengono rispedite al cliente che ha effettuato l’ordine.

Utilizzando EDI Rispetto ai processi manuali tradizionali

Con un metodo tradizionale come carta o e-mail, l’acquirente riceverà una notifica per effettuare un ordine o può determinare che deve effettuare un ordine dopo aver controllato i numeri di inventario.

L’acquirente inserisce le informazioni in un sistema di acquisto per creare l’ordine di acquisto e le stampa e le invia al venditore o le invia per e-mail.

Il venditore riceve il PO, giorni dopo o via e-mail, insieme ad altre comunicazioni. Una volta ricevuto, il fornitore lo inserisce manualmente nel proprio sistema di vendita.

Il venditore stampa una fattura e la include con la spedizione o la invia separatamente, via e-mail o posta ordinaria.

L’acquirente inserisce manualmente la fattura nel sistema di contabilità fornitori.

A questo punto, il sistema cartaceo ha aggiunto una settimana o più di tempo di spedizione avanti e indietro al processo. Sia la carta che l’e-mail sono altamente suscettibili agli errori, il che aumenta il tempo dell’ordine.

Con un processo EDI, il sistema di approvvigionamento abilitato per EDI dell’acquirente genera e invia automaticamente un PO formattato EDI quando l’inventario raggiunge il livello preimpostato per attivare il sistema. In pochi minuti il sistema di ordini di vendita del venditore, dotato di software EDI, riceve il PO.

Il sistema del fornitore avvisa automaticamente il personale del magazzino per imballare e spedire la merce. Una volta che sono imballati e pronti per la spedizione, il sistema di spedizione genera l’avviso avanzato della nave (ASN) e lo invia al reparto di ricezione dell’acquirente. Da lì, il sistema ERP del fornitore crea una fattura EDI che entra nel sistema di contabilità fornitori dell’acquirente.

L’intero processo richiede circa un’ora, piuttosto che una settimana o più.

Vantaggi di EDI

EDI offre una varietà di vantaggi a tutte le organizzazioni che lo utilizzano.

EDI può accelerare i cicli di business del 61%. La tecnologia consente alle transazioni di avvenire in minuti piuttosto che in giorni o settimane. Automatizzando le attività basate su carta, il personale viene liberato per le attività di valore più elevato consentendo loro di essere più produttivi. L’automazione dello scambio di dati tra le catene di fornitura garantisce che i dati critici vengano inviati in tempo e monitorati in tempo reale. Abbreviare l’elaborazione degli ordini e i tempi di consegna consente di ridurre l’inventario.

L’utilizzo di EDI riduce i costi di transazione perché non è più necessario pagare carta, inchiostro, copie, archiviazione e archiviazione, affrancatura e recupero dei documenti. Questo può aiutare la tua azienda a risparmiare oltre il 35% sui soli costi di transazione. Se stai gestendo un volume elevato di transazioni, questo può anche aiutarti a risparmiare milioni di dollari all’anno a seguito di sconti sui pagamenti anticipati. L’utilizzo della tecnologia EDI elimina anche errori che possono costare una grande quantità di denaro come ordini persi, ordini telefonici presi in modo errato, errori di inserimento dati o fax illeggibili.

EDI aiuta a migliorare le relazioni con i fornitori perché i venditori beneficiano della riduzione dei cicli order to cash e del flusso di cassa migliorato riducendo gli errori si risparmia il tempo e la frustrazione del partner nella gestione delle controversie sui dati.

EDI offre anche una serie di vantaggi strategici per la vostra azienda perché avete una visibilità in tempo reale sullo stato delle transazioni che rende più facile prendere decisioni basate sui dati più velocemente. EDI semplifica anche il processo di ingresso in nuovi territori a causa del linguaggio commerciale comune in tutto il mondo che utilizza.

La tecnologia EDI promuove la sostenibilità e riduce le emissioni di anidride carbonica sostituendo i processi cartacei con alternative digitali. A causa dell’aumento dell’efficienza operativa, c’è anche meno spreco di energia.

Come funziona EDI

EDI richiede tre passaggi:

• Preparare i documenti.
• Tradurli in un formato EDI.
• Trasmetterli a un partner.

Utilizzando gli ordini di acquisto come esempio, l’acquirente prepara il proprio ordine di acquisto raccogliendo e organizzando tutti i dati, quindi funziona con EDI. Invece di stampare un ordine di acquisto, il sistema crea un file elettronico con tutte le informazioni necessarie per costruire un documento EDI.

Una volta creato il documento, deve essere alimentato tramite il software di traduzione EDI per convertire i dati interni nel formato standard EDI. Se non si dispone di software EDI in-house, è possibile inviare i dati a un fornitore di servizi EDI per tradurre il documento nel formato EDI corretto per voi.

Dopo che il PO è stato tradotto nel formato standard dell’ordine di acquisto EDI, viene trasmesso al fornitore. Il fornitore utilizza EDI con diversi documenti, l’avviso di spedizione avanzato e la fattura, ad esempio, per notificare all’acquirente che l’ordine è stato spedito e per chiedere all’acquirente il pagamento.

Implementazione di EDI nell’organizzazione

Per garantire la conformità EDI, è necessario configurare l’infrastruttura EDI, allineare la configurazione EDI a quella dei partner commerciali e rispettare gli standard comuni.

Per iniziare con EDI, devi avere:

• EDI software per la comunicazione
• comunicazioni Internet, VAN, come previsto dai vari partner
• Il necessario hardware on-premise tra cui un server o un PC, dispositivi di comunicazione e periferiche,
• Secured spazio con sicurezza monitorati backup di dati e di alimentazione ridondante, in modo che il sistema può funzionare in modo affidabile
• Software per integrare una qualsiasi delle transazioni EDI con i tuoi sistemi di back-office per una facile integrazione EDI
• Mappe per ogni tipo di documento EDI scambiati con i partner per la mappa EDI record in utilizzabile business documento.

La tua EDI è preziosa solo quanto le tue integrazioni con i tuoi sistemi partner. È necessario determinare quali protocolli IDI verranno utilizzati per inviare e ricevere i documenti. Potrai selezionare e implementare gli scambi per i documenti corretti o transazione. Ti consigliamo anche di inchiodare i casi d’uso in cui invierai e riceverai ogni documento EDI.

Comunicare con i fornitori e il team IT per determinare le misure necessarie da adottare per l’implementazione EDI nell’organizzazione.