Che cos’è Extreme Project Management ed è giusto per il tuo team?

I progetti di oggi sono diversi dai progetti di 10 o 20 anni fa. Soprattutto grazie all’introduzione di internet e dei successivi software basati sul cloud, così come al concetto di servizio professionale che entra in gioco, il nostro modo di lavorare-e quindi i nostri progetti — ha subito una rivoluzione.

Il modo in cui i progetti stanno ora: i requisiti del progetto possono cambiare ogni giorno e ci si aspetta che i team responsabili gestiscano queste situazioni in modo fluido. Le parti interessate vogliono un maggiore coinvolgimento con i progetti mentre sono ancora in corso, il che significa che possono cambiare idea (e creare lavoro extra per i team) in qualsiasi momento. Le notizie sulle preoccupazioni politiche, economiche o ambientali si rompono 24/7 e le squadre devono cambiare marcia per rispondere di conseguenza.

La gestione tradizionale dei progetti (TPM) non è in genere attrezzata per gestire questa nuova era di progetti. Il flusso di lavoro step-by-step (ad esempio il modello Waterfall), scadenze rigide e requisiti rigorosi hanno difficoltà ad adattarsi alla necessità di cambiamento partway attraverso un progetto. Gli aggiornamenti al piano richiedono ai membri del team di saltare attraverso i cerchi e consultare diversi manager prima di ottenere l’approvazione finale. Questi vincoli ostacolano i progressi e finiscono per spingere i progetti TPM oltre il budget e le scadenze passate.

I progetti di oggi sono spesso più adatti per la gestione di progetti estremi.

Che cos’è Extreme Project Management?

Extreme Project management (XPM) è breve e flessibile dove la gestione del progetto tradizionale non lo è. Gestione del progetto tradizionale significa creare un piano e attenersi ad esso, di solito per progetti a lungo termine. XPM consente di modificare il piano di progetto, il budget e il risultato finale per adattarsi alle mutevoli esigenze, indipendentemente dalla fase in cui si trova il progetto, e di solito coinvolge progetti che durano solo poche settimane o anche solo giorni.

XPM ha lo scopo di aiutare a gestire l’ignoto — quelle variabili che cambiano e pop-up come un progetto progredisce. Alla fine del progetto, si tratta di fornire il risultato desiderato, non semplicemente il risultato originariamente pianificato. Quelle persone che si rendono conto a metà di un progetto che il prodotto originale non è l’ideale hanno il margine di manovra per modificare il piano. I team che utilizzano XPM devono essere disposti a fare diversi tentativi per farlo bene, invece di concentrarsi semplicemente sul completamento di tutto dopo il primo tentativo.

extreme project management è giusto per te?

Come fai a sapere se il tuo progetto richiede una gestione estrema del progetto? Ecco alcune caratteristiche comuni dei progetti estremi:

• frenetico lavoro
• Altamente complesse esigenze di progetto e risultati
• le Frequenti modifiche dei requisiti di progetto il progetto procede
• di Prova-e-errore di approccio per vedere che cosa funziona
• Auto-correzione del processo quando le cose vanno male per tornare in pista
• di Un passaggio dalla gerarchia decisionale
• Persone-guidato progetti, invece di process-driven (persone che non si adattano i loro progetti per adattare il modello, si adattano modelli per adattare il progetto)

Se questo suona come il vostro lavoro, prendere in considerazione XPM e come si può adottare questo approccio.

Come eseguire Extreme Project Management

Extreme project management è pensato per essere veloce e agile. Inizia raccogliendo un team di persone intorno a te che sono disposti e pronti ad abbracciare questo significato mentalità agile. Se i membri del team preferiscono il lavoro lento e ottenere ogni decisione approvata dalla direzione superiore, non funzionerà.

Dopo aver assemblato il tuo team star, segui questi passaggi:

1. Creare un piano di progetto con estrema project management in mente. Ciò significa aspettarsi cambiamenti, riconoscere che le scadenze potrebbero cambiare e lasciare spazio all’errore.
2. Per garantire il successo, assicurati che il tuo piano risponda a tutte queste domande (dal libro eXtreme Project Management di Doug DeCarlo):
   —Chi ha bisogno di cosa e perché?—Possiamo ottenere quello che serve per finire?
3. Programma il lavoro in cicli brevi-alcune settimane al massimo.
4. Avere un progetto kick-off meeting per dare a tutti la carrellata completa del lavoro coinvolto, e ottenere la gente entusiasta di mettersi al lavoro su un grande, nuovo progetto. Rispondere ad ogni domanda, e comunicare le aspettative in modo chiaro. Rendere la visibilità del progetto una priorità a partire dal giorno 1.
5. Comunicare frequentemente con il cliente, ascoltare attentamente i loro desideri e bisogni e trasmettere immediatamente il loro feedback al tuo team.
6. Seguire i cicli di lavoro con check-in, sessioni di revisione e riunioni di riallineamento se il progetto sembra essere fuori pista.
7. Al termine di progetti o cicli, festeggia ogni vittoria. Fai sentire i team apprezzati per tenerli entusiasti del lavoro impegnativo. Considera di iniziare ogni incontro con i risultati del team di quotazione dall’ultimo incontro o di andare in giro per elencare tutti un risultato di cui sono orgogliosi.

Non impostare più processi del necessario per completare il progetto. Extreme project management consiglia di baciare i vostri progetti-keep it simple, stupido. Ogni progetto richiederà probabilmente diversi passaggi e diversi modelli, quindi personalizza ogni progetto in base alle tue esigenze. Se il tuo team insiste sul fatto che stai rendendo i processi troppo complicati, ritaglia passaggi aggiuntivi.

Extreme Project Management for Changing Projects

Se hai identificato i problemi della gestione tradizionale del progetto o le caratteristiche dei progetti estremi, considera di leggere di più su XPM per il tuo team. Suggerisco il libro sopra menzionato, eXtreme Project Management di Doug DeCarlo. Si va in grande dettaglio su tutto quello che dovete sapere per iniziare con XPM, compresi i suggerimenti per le riunioni suggerite, trattare con le parti interessate, e risolvere i blocchi stradali del progetto.

Ha fatto il passaggio da TPM a XPM con successo-o anche senza successo? Raccontaci la tua esperienza e cosa ti ha fatto fare il salto nei commenti qui sotto. Ci piacerebbe imparare dal tuo account di prima mano.