Che cos’è la gestione delle assenze? 6 Modi per ridurre l’assenteismo sul lavoro

• “Dov’e’ Mark?”
• ” Ha preso un congedo per malattia oggi, credo.”
• ” Hmm, non siete usciti ieri sera?”
• ” Um..si’, ma credo che abbia mangiato qualcosa e abbia avuto un’intossicazione alimentare.

Forse Mark è veramente malato. O forse ne ha avuto uno di troppo ieri sera.

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In entrambi i casi, non è al lavoro oggi.

La gestione delle assenze si occupa proprio di situazioni come queste. È la pratica di ridurre la mancata assistenza non pianificata sul posto di lavoro.

L’assenteismo costa all’economia statunitense più di losses 200 miliardi di perdite di produttività ogni anno. Pertanto, è fondamentale che la tua organizzazione abbia un modo strutturato per gestirlo.

Ci possono essere molte ragioni per cui un dipendente potrebbe non presentarsi al lavoro, che vanno dallo stress, dal bullismo sul posto di lavoro e dal basso morale alla malattia o alla perdita personale.

Ecco 6 consigli essenziali per rafforzare la strategia di gestione delle assenze della vostra organizzazione:

Tieni traccia delle presenze, crea politiche ma non automatizza la penalizzazione

Una delle prime cose che devi fare per ridurre l’assenteismo è creare un modo sistematico per tenere traccia delle presenze dei tuoi dipendenti. Ci sono molti strumenti disponibili online che possono aiutare come Jibble, Clockify e BambooHR.

Quindi, non importa quanto sia aperta e flessibile la tua cultura aziendale, hai bisogno di una politica formale di gestione delle assenze. Dovrebbe spiegare che tipo di assenze non pianificate sono accettabili per l’azienda e quali no. Ad esempio, dovrebbe contenere informazioni su:

• Come fa un dipendente a prendere un congedo per malattia? Chi dovrebbero notificare e da quando?
• Dopo quante assenze per malattia i dipendenti devono presentare un certificato medico?
• Come fa un dipendente a sapere che la loro presenza sta diventando un problema?

Essere consapevoli delle leggi federali locali durante la creazione della politica di gestione delle assenze. Molti paesi hanno leggi che proteggono i dipendenti da diversi tipi di assenze non pianificate.

Tuttavia, tratta la tua politica formale come un insieme di linee guida e non leggi. Questo significa che piuttosto che avere una politica coperta per penalizzare, si dovrebbe trattare con attenzione ogni caso separatamente. Ad esempio, se un dipendente è malato e li visiti in ospedale; non ha senso chiedere un certificato medico per elaborare le assenze per malattia.

Train managers in absence management

Sebbene la gestione delle assenze ricada principalmente sotto il dominio delle risorse umane, non è solo loro responsabilità. I manager di linea dovrebbero assumerne la stessa proprietà. Tuttavia, in molte organizzazioni, non viene fornita una formazione sufficiente nella gestione delle assenze.

È qui che le risorse umane possono intervenire e allenare i manager (in particolare i manager di primo livello) su come prevenire l’assenteismo nelle loro squadre. Questo può includere coaching manager nel trattare con situazioni come:

• Come trattare con un dipendente che ha spesso iniziato a prendere le foglie per malattia?
• Quando applicare la politica e quando fare un’eccezione?
• Quando aumentare le questioni per l’HR?

Una volta che i manager di linea assumono un ruolo più proattivo nella gestione delle assenze, vedrai che i tassi di assenteismo prendono una picchiata.

Ricorda, il presenteismo non è l’obiettivo

È fondamentale notare che l’obiettivo della gestione delle assenze è ridurre l’assenteismo non incoraggiare il presenteismo.

C’è un’enorme differenza tra i due.

Il presenteismo è quando un dipendente si costringe a presentarsi al lavoro nonostante si senta male. Ci possono essere molte ragioni dietro questo che vanno dalle aspettative di gestione irragionevoli alla devozione genuina verso il proprio lavoro.

Si potrebbe pensare in che modo più ore di lavoro da parte dei dipendenti danneggiano l’azienda? A parte lo stress e il burnout, può effettivamente influenzare la produttività complessiva dell’organizzazione. Anche se è più difficile quantificare l’impatto finanziario del presenteeismo rispetto all’assenteismo. Vari studi hanno dimostrato che il suo impatto può essere uguale se non peggiore. Un dipendente che non sta bene farà naturalmente il proprio lavoro con meno efficienza e rischia anche di influenzare gli altri sul posto di lavoro.

Ecco perché per frenare l’assenteismo si dovrebbe astenersi da politiche che promuovono il presenteismo, come premiare i dipendenti per non prendere foglie di malattia/vacanza o permettendo loro di incassare le foglie in sospeso.

Abbracciare l’orario di lavoro flessibile e il lavoro a distanza

Secondo uno studio dell’Istituto svedese Karolinska, l’orario di lavoro flessibile può ridurre l’assenteismo. Un sondaggio di flexjobs ha rivelato che i dipendenti (in particolare i genitori) apprezzano la flessibilità anche più dello stipendio.

Comprensibilmente, la flessibilità sul lavoro (essendo ore di lavoro remote e flessibili) dipende dalla natura dell’industria e dell’organizzazione. Alcuni lavori richiedono la presenza al lavoro durante ore specifiche. Tuttavia, se la tua azienda non è una di queste, dovresti considerare di offrire maggiore flessibilità al tuo team.

I dipendenti potrebbero chiamare in malattia per il lavoro se hanno alcune commissioni importanti da eseguire durante l’orario di lavoro – fissaggio idraulico, andare a scuola per bambini, ecc. Se riescono a regolare i loro orari intorno ad esso, saranno più inclini a presentarsi al lavoro.

Un’altra parte importante della flessibilità è il lavoro a distanza, che sta diventando sempre più una delle tendenze della cultura aziendale più popolari. Il lavoro a distanza non è più considerato un privilegio offerto da alcune aziende new-age. Molti dipendenti ora si aspettano un lavoro a distanza quando cercano un nuovo lavoro. il 90% delle persone che hanno lavorato in remoto prevede di lavorare in remoto per il resto della loro vita. Consentire alle persone di lavorare a distanza riduce notevolmente le ragioni per cui un dipendente potrebbe prendere in considerazione il congedo per malattia.

Il lavoro a distanza sta diventando sempre più accettato anche tra le aziende più tradizionali a causa della crescente popolarità degli strumenti di collaborazione online.

Migliora il morale della squadra, prima che sia troppo tardi

Hai notato che i discorsi sul morale della squadra di solito si presentano quando qualcosa è andato storto? Spesso questo diventa una considerazione per la gestione solo quando è sulla spirale discendente.

Rendere l’ambiente di lavoro divertente e coinvolgente è forse la cosa più importante che puoi fare per frenare l’assenteismo. Pertanto, fa ben sperare che l’intera organizzazione investa nel migliorare il morale sul posto di lavoro anche quando non ci sono bandiere rosse in giro.

Tavoli da ping pong e HR progettato esercizi di team building potrebbero non essere sempre le risposte. È importante capire il polso della tua squadra per sapere cosa funzionerebbe per aumentare il loro morale. Alcune squadre potrebbero preferire attività all’aria aperta insieme, alcuni potrebbero essere felici con un paio di drink dopo il lavoro.

Tuttavia, ciò che funziona indiscutibilmente per tutti i team è inculcare una cultura del riconoscimento basata su frequenti feedback.

Agisci rapidamente contro coloro che traggono indebito vantaggio

Se ritieni che tutti i precedenti 5 suggerimenti siano distorti verso i dipendenti e non il datore di lavoro, hai ragione. Tuttavia, l’azienda è prima di tutto i suoi dipendenti. Affrontando i problemi fondamentali che impediscono loro di osservare la presenza solida, il problema per i manager è spesso risolto.

Detto questo, tuttavia, è importante agire contro quei dipendenti che approfittano indebitamente della politica aziendale. L’incapacità di farlo potrebbe mettere a repentaglio l’intera politica e danneggiare coloro che vi aderivano in modo responsabile. Una politica costruttiva di gestione delle assenze richiede fiducia tra l’azienda e i suoi dipendenti.

Ad esempio, se si scopre che un dipendente ha mentito sull’assunzione di assenze per malattia (andare a un colloquio di lavoro invece come esempio), questo dovrebbe essere affrontato prontamente con un avvertimento scritto ufficiale.