Che cos’è l’assemblaggio del documento?

Ho chiesto ai partecipanti alla mia barra di stato dell’Idaho di parlare del loro uso dei prodotti di assemblaggio dei documenti. Pochissime mani salirono. Se non si utilizza un prodotto di assemblaggio documenti, non si è soli.

Che cos’è l’assemblaggio del documento? E ‘ un fantastico software per riempire il vuoto. Esso consente di creare un modello e compilare le variabili con le informazioni per un client specifico. Si tratta in davvero utile per la produzione di documenti di routine che si deve produrre centinaia o migliaia di volte nel corso degli anni.

Il software è sofisticato. Può fare cose come fissare ” bambino “e” bambini ” in base a quanti bambini le parti capita di avere. Ti guida attraverso la raccolta delle informazioni richieste e sa di saltare le domande che non sono pertinenti. Ad esempio, se rispondi “nessuno” alla domanda su quanti bambini hanno le parti, non ti farà domande sul mantenimento dei figli, la custodia, ecc. Sa aggiustare cose come ” lui ” e “lei”, e questa è solo la punta dell’iceberg.

Il software di assemblaggio documenti è utile anche se si esegue una piccola pratica con un numero limitato di client. Non è necessario utilizzarlo per ogni documento o anche per ogni parte di un documento. Alcuni avvocati lo usano-inizialmente, almeno-per la creazione di didascalie di corte e blocchi di firma. Più tardi, lo portano al livello successivo e aggiungono varie disposizioni al processo. Costruiscono un passo alla volta per un questionario completo che porta al completamento di un intero documento.

Alcuni sistemi di assemblaggio di documenti facilitano l’avvio e la crescita. Altri richiedono un approccio più completo alla progettazione del sistema e richiedono essenzialmente di pensare attraverso l’intero flusso di lavoro prima di saltare nel primo documento. Ci siamo sistemati su Pathagoras. È strettamente integrato con Microsoft Word e ci consente di adottare un approccio incrementale per aggiungere disposizioni e documenti al nostro sistema. Non è perfetto, ma è una soluzione praticabile.

Utilizziamo prodotti di assemblaggio documenti da anni. Abbiamo iniziato con HotDocs (che ha languito per qualche tempo e ha recentemente fatto un forte ritorno) e GhostFill (che ha lasciato il mercato legale). Pathagoras è più facile e meno sofisticato di alcuni degli altri prodotti, ma funziona per il nostro approccio. È importante per te trovare qualcosa che userai piuttosto che comprare qualcosa e metterlo via per dopo (che non arriva mai).

Sono incuriosito da ContractExpress (guarda l’intervista), ma non l’ho ancora provato. È un sistema basato su cloud e sembra buono. In genere, le grandi aziende sono state gli utenti target per ContractExpress; solo di recente il software si è concentrato sulle esigenze delle piccole e medie imprese. Mi piace molto l’idea di affittare il software e lasciarlo vivere sul server di qualcun altro.

DirectLaw è un altro prodotto all’avanguardia degno della vostra attenzione. Prende l’assemblaggio del documento al livello successivo e consente di assemblare i documenti e venderli, tramite il suo sistema, direttamente ai clienti.

La realtà della nostra vita è che creiamo molti documenti. Rasatura secondi o anche molti minuti fuori il tempo necessario per creare questi documenti possono avere un impatto drammatico sulla nostra linea di fondo. I sistemi di assemblaggio dei documenti sono molto, molto più efficienti della caccia a una forma “go by” e al taglio e all’incollaggio. Document assembly ti aiuta a standardizzare il tuo approccio ai documenti e garantisce che l’intera azienda lavori dalla stessa knowledge base. Quando migliori i tuoi accordi e altre forme, li stai migliorando per l’intero team.

Dai un’occhiata ai siti web per i vari prodotti di assemblaggio documenti e valutali. Molti di loro offrono una qualche forma di prova gratuita. Se non ti sei mai dilettato nell’assemblaggio di documenti prima, è ora di iniziare ora.