Che cos’è l’efficienza dei costi? Definizione e come raggiungerlo

Al fine di competere in modo efficace, garantire le risorse di cui hanno bisogno per crescere e innovare, e generare una linea di fondo sano, le imprese hanno bisogno di trovare il miglior rendimento possibile su ogni dollaro che spendono. Uno dei pezzi più importanti di qualsiasi strategia aziendale sostenibile è trovare modi per raggiungere e migliorare l’efficienza dei costi.

Come una delle strategie di efficienza aziendale più diffuse in uso oggi, le metodologie di efficienza dei costi possono essere efficacemente utilizzate da aziende di tutte le dimensioni e tipi. In combinazione con il software giusto e le tecnologie digitali, le strategie di efficienza dei costi possono aiutare le aziende a prendere decisioni più strategiche che guidano l’innovazione, spostano l’approvvigionamento per diventare un centro di creazione di valore e riducono i costi operativi aumentando l’efficienza operativa e la redditività.

Che cos’è l’efficienza dei costi—e come si relaziona con l’efficacia dei costi?

La definizione più semplice di efficienza dei costi è “risparmiare denaro migliorando un processo o un prodotto.”Le aziende misurano la loro efficienza in termini di costi confrontando i costi aziendali sostenuti con l’output prodotto (per un prodotto) o le entrate generate (da un processo). Ha una longevità e un potenziale molto potenti integrati, poiché c’è letteralmente sempre spazio per migliorare.

Nel tempo, le aziende possono continuare a trovare nuovi modi per produrre prodotti di qualità superiore a costi inferiori, o affinare i loro flussi di lavoro attraverso l’uso del miglioramento continuo e l’ottimizzazione dei processi. Quando si tratta di costo-efficienza, il cielo è davvero il limite.

Mentre l’efficienza dei costi è spesso paragonata (o confusa con) l’efficacia dei costi, non sono la stessa cosa. Comprendere la differenza tra costo-efficienza e costo-efficacia è semplice come considerare la differenza tra efficienza ed efficacia (chiamata anche efficacia).

• L’efficienza si concentra sulla massimizzazione del rendimento rispetto alle risorse investite. Il ritorno sull’investimento (ROI) è l’esempio classico, anche se va notato che il ROI può essere ottimizzato attraverso la riduzione degli sprechi e la garanzia di prezzi ottimali. L’efficienza dei costi viene calcolata utilizzando un’analisi costi-benefici (anche se può anche essere definita un’analisi costi-efficienza) e diventa sempre più importante come strategia di efficienza del core business come organizzazione e la sua necessità di raggiungere una redditività ottimale cresce.
• Efficacia (Efficacia) si concentra sul raggiungimento di uno scopo specifico all’interno di parametri predefiniti. Nel contesto della gestione dei costi, l’efficacia viene generalmente misurata utilizzando una metrica di valore come il costo totale di proprietà (TCO). Il rapporto costo-efficacia è generalmente misurato utilizzando un’analisi costo-efficacia.
  È importante notare che la soluzione più economica potrebbe non essere (e, di fatto, spesso non lo è) la più economica Comprendere questa differenza è essenziale nella creazione di strategie di gestione dei costi che incorporino sia la massimizzazione dei risparmi sui costi che la generazione di valore a lungo termine.

Le aziende misurano la loro efficienza in termini di costi confrontando i costi aziendali sostenuti con l’output prodotto (per un prodotto) o le entrate generate (da un processo). Ha una longevità e un potenziale molto potenti integrati, poiché c’è letteralmente sempre spazio per migliorare.

Suggerimenti per raggiungere l’efficienza dei costi

Tutte le aziende hanno i propri obiettivi e bisogni unici. Ma raggiungere l’efficienza dei costi è un obiettivo che conta per ogni azienda. Seguire alcune semplici best practice può aiutare le organizzazioni a identificare le opportunità da raggiungere e, nel tempo, migliorare la loro efficienza in termini di costi in tutte le aree della loro attività.

Esegui un’analisi costi-benefici

Ogni decisione di spesa ha il potenziale per aiutare o ostacolare la crescita, la forza competitiva e la redditività di un’azienda. L’esecuzione di un’analisi costi-benefici consente di confrontare i vantaggi e gli svantaggi relativi derivanti dalle diverse decisioni aziendali. Queste analisi sono generalmente eseguite per uno dei due motivi:

• Una decisione aziendale è riesaminata per determinare se i suoi benefici associati superano i suoi costi (e in caso affermativo, in quale misura) e se, sulla base di tali informazioni, dovrebbe essere perseguita.
• Due o più decisioni aziendali vengono confrontate per determinare il beneficio totale fornito da ciascuna rispetto ai costi totali associati al perseguimento.

Un’analisi dei costi molto semplice segue una semplice serie di passaggi.

1. Per ogni potenziale decisione aziendale, preparare un elenco dei costi associati, nonché un elenco separato dei benefici associati. Entrambi gli elenchi dovrebbero essere il più completi possibile.
   I costi potenziali includono:

• Costi diretti, ad esempio materie prime, manodopera, inventario, ecc.
• Costi indiretti, ad esempio affitto, utenze, spese generali, ecc.
• Costi opportunità, ad esempio impegni di tempo necessari che possono impedire il perseguimento di altre opportunità, i costi relativi di produzione di un prodotto internamente rispetto alla produzione in outsourcing, ecc.
• Costi immateriali, ad esempio impatto sulla reputazione, impatto sulla salute e sulla sicurezza dei dipendenti, ecc.
• Costi correlati al rischio, ad esempio Valutazione dell’impatto ambientale, requisiti di conformità normativa, minacce competitive esistenti, ecc.

I potenziali benefici includono:

• Benefici tangibili, ad esempio maggiori vendite o ricavi.
• Benefici intangibili, g. processi più veloci/più accurati, morale della squadra più alto, migliore soddisfazione del cliente, maggiori benefici per il cliente, ecc.
• Maggiore vantaggio competitivo o quota di mercato.

1. Applicare un valore monetario a ciascun elemento in entrambi gli elenchi. È possibile evitare costose sottovalutazioni o sovrastimazioni attingendo ai dati di spesa esistenti. Una soluzione procure-to-pay completa come Planergy semplifica il processo fornendo un ambiente dati centralizzato e potenti strumenti di automazione e analisi.
2. Sommare e confrontare i valori di ciascun elenco per determinare se i benefici netti superano i costi potenziali. Se lo fanno, quindi procedere con la decisione probabilmente vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi. Se non lo fanno, è il momento di cercare altre soluzioni o rivisitare ciascuno dei costi associati per determinare se possono essere ridotti.

Investire nel software Procure-to-Pay (P2P)

La complessa economia globale di oggi è guidata in gran parte dai Big Data e, senza gli strumenti necessari per raccogliere, organizzare e analizzare tali dati, le aziende sacrificano la loro capacità di competere in modo efficace. La scelta di una soluzione procure-to-pay appositamente costruita come Planergy offre diversi vantaggi concreti che semplificano l’analisi costi-benefici e rendono più facile implementare i miglioramenti della gestione dei processi e delle spese che crescono nel tempo attraverso il miglioramento continuo.

Considera questi benefici:

• Gestione centralizzata dei dati basata su cloud. Le decisioni aziendali cruciali si basano su più di un’unica fonte di dati. La connessione e la standardizzazione delle diverse fonti di dati all’interno della tua organizzazione, sia interne che esterne, ti garantiscono dati completi e puliti pronti per l’analisi, sia che tu stia valutando un investimento, acquistando materiali sostenibili per un nuovo prodotto o ottimizzando la gestione del flusso di cassa.
• Migliore gestione del rischio per ridurre i costi correlati al rischio. L’archiviazione e l’accesso al cloud centralizzati e protetti riducono il rischio di interruzione del business. I miglioramenti dei processi automatizzati, come l’acquisto guidato e la piena integrazione dei cataloghi dei fornitori, riducono sia la spesa anticonformista che le frodi sulle fatture. L’automazione migliora anche la conformità contrattuale per entrambe le parti.
• Riduzione dei costi dei materiali e minore impatto ambientale. L’eliminazione dei flussi di lavoro cartacei e manuali genera notevoli risparmi immediati per la maggior parte delle organizzazioni riducendo la necessità di materiali, stoccaggio e consumo di energia. Migliora anche l’ecofriendliness di un’azienda riducendo la sua impronta di carbonio. L’automazione dei processi riduce al minimo la necessità di supervisione e intervento umano ed elimina gli errori umani, aumentando l’efficienza e riducendo i costi operativi.
• Le app e la gestione dei dati scalabili, basate sul Web ed efficienti in termini di costi riducono al minimo le esigenze hardware ed energetiche (poiché sia le app che i dati sono accessibili da qualsiasi dispositivo o piattaforma e non sono necessari server locali), riducendo il TCO per gli investimenti IT e aumentando il ROI.
• Il miglioramento continuo diventa S. O. P. L’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico aiutano i processi automatizzati a valutare e migliorare le proprie prestazioni nel tempo, riducendo i costi e aumentando l’efficienza.
• L’approvvigionamento diventa un centro di valore e una centrale elettrica strategica. Processi ottimizzati e ROI alle stelle sono solo una parte dell’equazione. Ottenere il pieno controllo e la visibilità dei dati di spesa consente di essere più efficace (ed efficiente!) analizzato, fornendo informazioni approfondite, rivelando opportunità nascoste e aiutando a spostare l’intera attività su una base più competitiva attraverso decisioni più strategiche.

Praticare prezzi proattivi

A seconda della strategia complessiva, assumere la posizione di fornitore a basso costo può migliorare significativamente l’efficienza dei costi. Offrire beni e servizi a un costo inferiore, qualità o entrambi può aiutarti a catturare clienti per i quali i prezzi sono la priorità più alta e stabilire una forte base competitiva all’interno di quello spazio.

In alternativa, nello spazio di lusso, può essere possibile applicare prezzi più elevati senza aumentare i costi o la qualità (e quindi migliorare l’efficienza dei costi) sfruttando il valore intangibile creato da un marchio o da una tendenza dei consumatori.

Contestualizzare l’efficienza dei costi all’interno della strategia di gestione aziendale più ampia

L’efficienza dei costi è assolutamente fondamentale per il successo, ma è più efficace se supportata e informata da altre strategie aziendali.

Il potenziale di creazione di valore, ad esempio, può aggiungere un contesto tanto necessario alle analisi di efficienza dei costi.

Considera questo scenario:

La società XYZ sta cercando di investire in nuovi materiali per il suo nuovo Widget. L’investimento A fornisce materiali sostenibili di qualità superiore e sarà servito da un fornitore locale di fiducia con il quale la società XYZ ha una forte relazione esistente.

L’investimento B è più economico, ma utilizza materiali più tradizionali e meno ecologici. È servito da un fornitore ben raccomandato ma non ancora testato in un altro paese. Il fornitore B ha anche recentemente avuto alcuni importanti problemi di conformità del lavoro che da allora sono stati affrontati.

Basandosi esclusivamente sul ROI e sui costi relativi a breve termine, l’investimento B sembra più attraente. Ma l’investimento A ha il potenziale per fornire significativi risparmi aggiuntivi a lungo termine in diversi modi:

• Materiali migliori si traducono in un vantaggio del cliente migliorando la qualità.
• I materiali sostenibili forniscono una spinta reputazionale e assicurano più business dal consumatore ecologico, una società demografica che XYZ è interessata a proteggere. Inoltre, la società eviterà qualsiasi potenziale danno alla reputazione che potrebbe verificarsi dall’associazione con il fornitore B.
• Le merci di provenienza locale sono meno suscettibili alle interruzioni della supply chain e i fornitori possono rispondere più rapidamente durante un disastro.
• L’attuale rapporto tra fornitore e Fornitore A sarà probabilmente ulteriormente rafforzato da questo acquisto e potrebbe portare a future opportunità di ottenere prezzi più bassi sfruttando economie di scala o creando valore sia rigido che morbido attraverso partnership strategiche e sviluppo di prodotti aggiuntivi.

Avere l’immagine completa disponibile rende più facile scegliere l’opzione più efficace ed efficiente quando si pianifica la spesa.

Rendi l’efficienza dei costi parte della tua strategia per il successo

È solo una singola parte di un paradigma di gestione della spesa e pianificazione finanziaria più ampio. Ma per le aziende che comprendono la sua utilità e abbracciano la potenza degli strumenti di trasformazione digitale con una soluzione di approvvigionamento completa, l’efficienza dei costi può fornire una solida base per la creazione di valore basata sugli appalti, una maggiore efficienza operativa e migliori decisioni strategiche.