Che cos’è un processo di controllo delle modifiche e come lo usi?

Un processo di controllo delle modifiche è un modo per i project manager di inviare richieste alle parti interessate per la revisione, che vengono poi approvate o negate. È un processo importante per aiutare a gestire progetti di grandi dimensioni con più parti mobili.

Quando si tratta di gestire più progetti, le cose possono complicarsi. Dal coordinamento delle tempistiche di lavoro al monitoraggio degli obiettivi e dei risultati, l’ultima cosa che vuoi affrontare è un importante cambiamento di progetto. Ma con un processo di controllo delle modifiche in atto, l’invio di richieste di modifica del progetto è un gioco da ragazzi.

Il processo di controllo del cambiamento è essenziale per grandi iniziative in cui molti compagni di squadra lavorano in modo trasversale. Immergiamoci nel processo e negli esempi tangibili per aiutarti a implementare una procedura di controllo delle modifiche.

Cosa significa processo di controllo del cambiamento?

Change control è un processo utilizzato per gestire le richieste di modifica per progetti e grandi iniziative. Fa parte di un piano di gestione delle modifiche, che definisce i ruoli per la gestione delle modifiche all’interno di un team o di un’azienda. Mentre ci sono molte parti di un processo di modifica, il modo più semplice per pensarci è che si tratta di creare un registro delle modifiche in cui si tiene traccia delle richieste di modifica del progetto.

Nella maggior parte dei casi, qualsiasi stakeholder sarà in grado di richiedere una modifica. Una richiesta potrebbe essere piccola come una leggera modifica alla pianificazione del progetto o grande come un nuovo deliverable. È importante tenere presente che non tutte le richieste verranno approvate, poiché spetta ai principali stakeholder approvare o rifiutare le richieste di modifica.

Poiché il processo di controllo delle modifiche ha molte parti mobili e differisce da azienda a azienda, è utile implementare strumenti che possono aiutare il flusso del processo del ciclo di vita senza intoppi. Strumenti come il software di gestione del flusso di lavoro possono aiutarti a gestire il lavoro e la comunicazione in un unico luogo.

Change control vs. change management

Confuso dalla differenza tra change control e change management? Non ti biasimiamo. Ci sono molte differenze tra il controllo delle modifiche e un piano di gestione delle modifiche. Change control è solo uno dei tanti pezzi di una strategia di gestione del cambiamento.

• Controllo delle modifiche: un processo di controllo delle modifiche è importante per qualsiasi organizzazione e può aiutare il flusso di informazioni quando si tratta di modifiche al progetto. Un processo di successo dovrebbe definire le metriche di successo, organizzare il flusso di lavoro, consentire ai team di comunicare e impostare il team per il successo futuro.

• Gestione delle modifiche: un piano di gestione delle modifiche consiste nel coordinare budget, pianificazione, comunicazione e risorse. Pertanto, mentre un processo di controllo delle modifiche consiste in un documento formale che delinea una richiesta di modifica e l’impatto della modifica, la gestione delle modifiche è il piano generale.

Come puoi vedere, un processo di controllo delle modifiche è solo una piccola parte di un piano di gestione delle modifiche più ampio. Quindi, mentre correlati, i due termini sono diversi.

Leggi: Cos’è la gestione del cambiamento? 6 passaggi per creare un processo di gestione delle modifiche di successo

Quali sono i vantaggi di un processo di controllo delle modifiche?

L’implementazione di un processo di controllo delle modifiche può aiutare a organizzare il tuo team con il supporto del software di organizzazione e l’efficienza intorno ai risultati del progetto e alle date di scadenza. È anche fondamentale quando si considerano le conseguenze del cambiamento che non è gestito in modo efficace.

Un processo di gestione delle modifiche può aiutare a eseguire un piano di gestione delle risorse o altri obiettivi di gestione del lavoro. Ecco alcuni vantaggi aggiuntivi dell’implementazione di un processo di controllo delle modifiche.

Aumento della produttività

Un processo di controllo delle modifiche eliminerà la confusione sui risultati del progetto e consentirà di concentrarsi sull’esecuzione piuttosto che sulla raccolta di informazioni. Ciò si traduce in una maggiore produttività ed efficienza, soprattutto con l’aiuto del software di produttività.

Senza un processo in atto, la produttività può soffrire a causa del tempo dedicato al lavoro sul lavoro. Con una larghezza di banda limitata disponibile per i lavori più importanti, oltre un quarto(26%) delle scadenze vengono perse ogni settimana.

Comunicazione efficace

Documentare correttamente il cambiamento può aiutare ad alleviare i problemi di comunicazione. Quando gli obiettivi e gli obiettivi sono chiaramente definiti, la comunicazione di squadra può prosperare. Tieni presente che un processo di controllo delle modifiche non risolverà tutti i problemi di comunicazione. Può essere utile incorporare anche software di gestione del lavoro per mantenere la comunicazione sui progetti in un unico luogo.

Un processo di controllo delle modifiche può quindi essere condiviso anche con gli stakeholder esecutivi al fine di fornire facilmente il contesto per le richieste di modifica.

Leggi: 12 consigli per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Migliore lavoro di squadra e collaborazione

Non solo la comunicazione efficace è un vantaggio a sé stante, ma può anche aiutare a migliorare la collaborazione. Con una comunicazione chiara sui cambiamenti del progetto, è più facile collaborare e lavorare insieme.

Ad esempio, quando i cambiamenti vengono comunicati chiaramente la prima volta, le parti interessate hanno più tempo per concentrarsi sulla creatività e sul lavoro di squadra. Senza una comunicazione efficace, le parti interessate sono costrette a dedicare tempo a mettere insieme le informazioni invece di lavorare in modo creativo con i membri del team.

Vuoi migliorare ulteriormente la collaborazione? Associare il processo di controllo delle modifiche con il software di gestione delle attività per impostare il team per il successo.

I cinque passaggi di un processo di controllo delle modifiche

Analogamente alle cinque fasi di gestione del progetto, ci sono cinque passaggi chiave quando si tratta di creare un processo di controllo delle modifiche. Sebbene alcuni processi differiscano leggermente, contengono tutti alcuni elementi chiave. Dall’avvio all’implementazione, ognuno di questi passaggi di base aiuta le richieste di modifica a spostarsi in modo efficiente attraverso la pipeline e prevenire modifiche non necessarie.

Prova project management con Asana

Alcuni preferiscono visualizzare la procedura in un flusso di processo di controllo delle modifiche, che può essere più facile da visualizzare. Non importa come si sceglie di guardarlo, il risultato sarà una decisione definitiva se una richiesta di modifica è approvata o negata.

Immergiamoci nei cinque passaggi che rendono un processo di controllo del cambiamento efficace e ciò che è incluso in ciascuno.

Avvio della richiesta di modifica

Nella fase di avvio del processo di controllo delle modifiche, viene richiesta una modifica. Ci sono numerosi motivi per cui si potrebbe richiedere un cambiamento. Ad esempio, un deliverable creativo richiede più tempo del previsto. Una richiesta sarebbe quindi fatta per regolare la data di scadenza deliverable. Mentre una richiesta può essere più probabile che provenga da uno stakeholder o da un responsabile del progetto, una modifica proposta può essere richiesta da chiunque.

Un membro del team che desidera effettuare una richiesta deve inviarne una tramite un modulo di richiesta di modifica. In qualità di project manager, è necessario memorizzare il registro delle modifiche in un luogo facile da trovare e a cui tutti hanno accesso.

Una volta compilato il modulo di richiesta, aggiornerai il registro delle modifiche con un nome, una breve descrizione e qualsiasi altro dettaglio che ritieni opportuno, come la data e il nome del richiedente. Il registro è un record di tutte le modifiche al progetto, che può essere utile per la gestione di più progetti che si estendono per molti mesi.

Ecco un esempio di vari campi che potresti includere in un modulo di richiesta di modifica.

• nome del Progetto

• Data

• descrizione della Richiesta di

• Richiesto da

• Cambia proprietario

• Priorità

• Impatto del cambiamento

• Scadenza

I campi che includono dipenderà da quanto approfondita si desidera che il registro delle modifiche e il tipo di modifiche che si incontra.

Change request assessment

Una volta che la richiesta è stata compilata e il modulo iniziale è stato inviato e approvato, la richiesta verrà quindi valutata. Questo è diverso dall’invio del modulo iniziale poiché la valutazione è quando verrà valutata la modifica effettiva.

La fase di valutazione non è necessariamente in cui viene presa una decisione, ma piuttosto, rivista per informazioni di base. Le informazioni saranno probabilmente valutate da un responsabile del progetto o del dipartimento, che esaminerà dettagli come le risorse necessarie, l’impatto della richiesta e a chi la richiesta dovrebbe essere trasmessa.

Se la richiesta di modifica supera la valutazione iniziale, verrà passata alla fase di analisi in cui verrà presa una decisione effettiva.

Change request analysis

La fase di change impact analysis è dove ci sarà una decisione finale se la richiesta è approvata o negata dal responsabile del progetto appropriato. Mentre si può anche dare input sulla decisione, è una buona idea per ottenere l’approvazione ufficiale da un leader pure. In alcuni casi, potrebbe anche esserci una scheda di controllo del cambiamento che controlla qualsiasi approvazione del cambiamento.

Una richiesta di modifica approvata richiederà la firma e, da lì, verrà comunicata al team e continuerà per il resto del processo in cinque fasi. Dovrebbe essere documentato sul registro delle modifiche e in qualsiasi altro luogo vive la comunicazione del progetto per garantire che tutti gli stakeholder del progetto comprendano i cambiamenti necessari.

Se la richiesta di modifica viene negata, deve essere documentata anche nel registro delle modifiche. Mentre comunicare una richiesta negata al team non è necessario, potrebbe essere utile per evitare confusione.

Implementazione della richiesta di modifica

Se la richiesta di modifica viene approvata, il processo passerà alla fase di implementazione. È qui che tu e gli stakeholder del progetto lavorerete per cambiare il progetto.

L’implementazione di una modifica avrà un aspetto diverso a seconda della fase in cui si trova il progetto, ma di solito consiste nell’aggiornare le tempistiche e i risultati finali del progetto, oltre a informare il team del progetto. Quindi il lavoro effettivo può iniziare. È una buona idea valutare l’ambito del progetto per garantire che eventuali modifiche alla timeline non abbiano un impatto enorme sugli obiettivi proiettati.

È meglio diffondere le informazioni della richiesta in un’area di lavoro condivisa e nel registro delle modifiche per garantire che la produttività non venga persa cercando nuove informazioni. Si potrebbe anche voler inviare un business case rivisto per coprire tutte le vostre basi.

Change request closure

Una volta che la richiesta è stata documentata, diffusa e implementata, la richiesta è pronta per essere chiusa. Mentre alcuni team non hanno un piano di chiusura formale in atto, è utile avere uno al fine di memorizzare le informazioni in un luogo che tutti i membri del team possono fare riferimento in futuro.

Nella fase di chiusura, tutta la documentazione, i registri delle modifiche e le comunicazioni devono essere archiviati in uno spazio condiviso accessibile in seguito. È inoltre necessario memorizzare il modulo di modifica iniziale e tutti i piani di progetto modificati creati lungo il percorso.

Una volta che i documenti si trovano nella posizione appropriata, è possibile chiudere qualsiasi attività aperta e lavorare per completare con successo il progetto. Alcuni lead del progetto ospitano anche un incontro post-mortem prima di chiudere ufficialmente il progetto.

Prova project management con Asana

Change control process example

Ora che hai capito i cinque passaggi di un processo di controllo delle modifiche, è il momento di metterli in azione. Abbiamo messo insieme un esempio per darvi un punto di partenza tangibile.

Prima di mettere insieme il tuo piano, è importante valutare i tuoi processi e strumenti attuali per assicurarti che siano adatti al tuo team. Potresti anche voler creare un business case o un piano di progetto da presentare alle parti interessate dell’azienda.

Le voci che includi nel registro delle modifiche possono variare a seconda dei tipi di modifiche che frequenti e della complessità dei progetti. Mentre i progetti complicati che si estendono per mesi possono incorrere in più richieste di modifica, i progetti una tantum più piccoli potrebbero non aver bisogno di dettagli di un registro delle modifiche.

Ecco un esempio di registro delle modifiche per darti un’idea di cosa includere e come formattare il tuo. Questo cambiamento di controllo di esempio include:

• nome del Progetto

• nome di Attività

• Assegnatario

• data di scadenza

• stato di Priorità

• lo stato di Avanzamento

• Cambia il tipo

Questo formato è un ottimo punto di partenza per un cambiamento di registro, ma si può scegliere di aggiungere ulteriori campi a seconda della complessità del progetto.

Per creare il proprio registro delle modifiche, è possibile creare un modello personalizzato o visualizzare la nostra galleria modelli di progetto.

Quando utilizzare un processo di controllo delle modifiche

È una buona idea notare quando utilizzare un piano di gestione del controllo delle modifiche in modo da essere pronti quando arriva il momento. Ci sono molti diversi tipi di cambiamento che si potrebbe incontrare, a seconda di eventuali nuove iniziative e gli strumenti in atto.

Le modifiche più comuni potrebbero includere richieste di estensione delle scadenze, riorganizzazione delle informazioni o modifica dei deliverable. Ecco alcuni casi aggiuntivi in cui è possibile utilizzare un processo di controllo delle modifiche.

• Over scope: potresti prendere in considerazione l’utilizzo di questo processo quando un progetto sta superando scope, noto anche come scope creep.

• Incongruenze del progetto: se si notano incongruenze durante un progetto, la richiesta di una modifica può aiutare a evitare di dover rielaborare i deliverable in un secondo momento.

• Obiettivi ripidi: in alcuni casi, gli OKR potrebbero essere fuori portata ed è una buona idea segnalare questi problemi prima che il progetto sia completo.

• Nuovi strumenti: Se ci sono nuovi processi o strumenti in atto, il cambiamento può essere inevitabile mentre si risolvono nuovi problemi durante i primi progetti.

Prova project management con Asana

Richiedi il tuo modo di cambiare

Mentre i cambiamenti sono inevitabili, la buona notizia è che un cambiamento non deve far deragliare il tuo prossimo progetto. Implementando un processo di controllo delle modifiche, è possibile garantire che il progetto rimanga in pista e che la comunicazione sia chiara ed efficace. Ciò rafforzerà la produttività e ridurrà la confusione sui risultati del progetto.

Nel caso in cui si verifichi un cambiamento, è rassicurante sapere di avere i processi giusti per gestire la situazione. Quando hai pronto un piano di gestione del cambiamento, puoi mitigare gli impatti negativi associati a un cambiamento di strategia e continuare a concentrarti sull’impatto.