Che cos’è un registro dei visitatori e perché ne hai bisogno?
Ogni struttura — che si tratti di un hotel, un ospedale, una scuola o un ufficio aziendale-mira a mantenere la sicurezza come priorità assoluta. Tuttavia, la maggior parte degli ingressi degli uffici non sono sicuri e il motivo è l’uso di fogli di check-in manuali e cartacei per registrare i dati dei visitatori.
Al fine di mitigare i problemi e i rischi di sicurezza, è indispensabile per le organizzazioni distribuire un look book per visitatori digitali.
Più che mai, è fondamentale essere vigili sulla sicurezza sul lavoro – le persone che entrano & uscendo dall’edificio. La sicurezza delle proprietà e del personale è fondamentale, ma il tradizionale registro dei visitatori non è adeguato per quanto riguarda i pericoli per la sicurezza.
Che cos’è un registro dei visitatori?
Un registro dei visitatori è uno strumento essenziale che aiuta a catturare chi sta entrando e uscendo presso la struttura dell’ufficio. Si tratta di un registro che tiene traccia dei visitatori sul posto, la loro identità, la società che rappresentano, chi sono venuti a visitare, lo scopo di entrare, i dettagli di contatto, il tempo in e time out.
I giornali di bordo dei visitatori possono essere sia cartacei che digitali. Un registro dei visitatori cartaceo presso la reception reception è un tradizionale che richiede agli ospiti di compilare un modulo con i loro dati di contatto, il tempo e la persona che stanno visitando.
D’altra parte, un registro digitale dei visitatori è una versione automatizzata e semplificata in cui le informazioni vengono inserite con l’aiuto della tecnologia. Può catturare immagini statiche di visitatori, codici QR check-in alimentati, scansione di carte d’identità, impronte digitali biometriche e altro ancora che aiutano a rendere il posto di lavoro più sicuro.
Inoltre, un registro dei visitatori online mantiene i record digitali di ogni visitatore che entra e esce. Genera anche notifiche e avvisi in caso di emergenza per informare gli attuali visitatori in loco di qualsiasi pericolo.
Perché le organizzazioni hanno bisogno di un registro dei visitatori?
Più che mai, la sicurezza è la massima priorità per ogni struttura, compresi gli uffici aziendali. I datori di lavoro hanno mantenuto la sicurezza sia dei dipendenti che del posto di lavoro in cima alla loro lista. Mantenere la struttura dell’ufficio sicuro è indispensabile per la sicurezza dei dipendenti sul posto di lavoro.
Il mercato dei sistemi di gestione dei visitatori è destinato a crescere nei prossimi cinque anni, il che ribadisce l’importanza di implementarne uno. Numerose ragioni possono contribuire al motivo per cui le organizzazioni hanno bisogno di tenere un registro dei visitatori.
Quelli includono:
- Sicurezza e sicurezza – controllo degli accessi e aumenta la sicurezza complessiva sul posto di lavoro
- Vigilanza di emergenza-conoscere i visitatori sul posto
- Analisi dei visitatori-dati dei visitatori in entrata e in uscita che possono essere necessari per molti scopi
Approfondiamo ciascuno.
Sicurezza e sicurezza
I registri dei visitatori sono parte integrante di un sistema di gestione dei visitatori in quanto assicurano che la persona che entra nei locali abbia credenziali valide per accedere a qualcosa, sia che si tratti di visitare qualcuno, o di controllare il database o il sistema.
Al fine di disporre delle reti di sicurezza necessarie, è indispensabile che le organizzazioni dispongano di un sistema e di un processo di registrazione adeguati che limitino l’ingresso di visitatori non autorizzati e garantiscano la sicurezza sul lavoro con tutti i mezzi.
Inoltre, un visitatore accede ai contatti di sistema e interroga le persone che entrano nei locali incredibilmente utili.
Ad esempio, un fattorino potrebbe non essere autorizzato a passare oltre la reception. Ma con un registro dei visitatori, possono ricevere le autorizzazioni appropriate tramite l’accesso e andare avanti. In questo modo, le informazioni di contatto e i dettagli identificativi vengono memorizzati nel sistema nel caso in cui fosse necessario.
Vigilanza di emergenza
I registri dei visitatori possono fornire informazioni vitali sui visitatori, incluso il loro nome, chi sono venuti a incontrare, il che può dare indizi sull’area dell’edificio in cui si trova il visitatore. Ad esempio, in caso di calamità naturale o emergenza incendio, può aiutare con l’evacuazione più veloce e preciso.
Naturalmente, i visitatori non avranno familiarità con le aree di costruzione, in modo che possano perdersi, lasciato alle spalle, o intrappolati in un luogo sconosciuto che può rischiare la vita. Con un diario di bordo visitatore, si dovrebbe sapere in quali aree maggior parte delle persone sono e quali hanno bisogno di essere evacuati immediatamente.
E supponiamo che sia un registro digitale dei visitatori. In tal caso, ha tutto il registro dei visitatori memorizzato nel sistema che può avvisare le persone in loco con notifica automatica di emergenza, in modo da rendere il processo di evacuazione più facile e veloce.
Approccio basato sui dati
Mentre la sicurezza è la ragione più cruciale per sfruttare un registro dei visitatori, le informazioni acquisite da un registro possono aiutare le organizzazioni anche con altre cose.
Con un sistema di log dei visitatori digitali, ottieni preziose informazioni e analisi, che possono aiutarti a pianificare il tuo approccio di conseguenza.
I giornali di bordo dei visitatori forniscono molti dati sui visitatori dell’edificio. Queste informazioni possono essere vitali per te in quanto puoi analizzare i dati e valutare i modelli dei visitatori e l’efficacia complessiva dei giornali di bordo dei visitatori.
Questo, a sua volta, può aiutarti a prendere decisioni informate e ad adottare le misure necessarie per proteggere il posto di lavoro, se necessario.
Going digital: il futuro dei logbook dei visitatori
Molte aziende hanno migrato a un digital visor logbook e hanno semplificato i loro processi di accesso e registrazione. Alimentato da un sistema di gestione dei visitatori, il registro digitale dei visitatori offre un’ampia varietà di vantaggi.
Non solo il registro dei visitatori a bassa tecnologia rende la tua organizzazione obsoleta, ma non riesce nemmeno a proteggere le informazioni sui visitatori in quanto è disponibile all’aperto per utenti non autorizzati.
Ecco alcuni dei vantaggi che si possono ottenere con il passaggio a un diario di bordo visitatore digitale.
Check-in rapido e semplice, disconnessione
Un sistema di registro digitale dei visitatori offre praticità e sicurezza. Consente di risparmiare tempo e fatica che viene fornito con un processo di registrazione manuale. Inoltre, permette ai visitatori di accedere in pochi secondi con la scansione loro carte d’identità o un codice QR (touchless check-in).
I dettagli dei visitatori, come il loro scopo, il nome della persona che vogliono visitare, e altre informazioni possono essere facilmente catturati e memorizzati con la loro foto per un facile accesso.
Con il registro dei visitatori digitali di Sine, è possibile avere soluzioni contactless. Questi includono check-in con codice QR che garantiscono la sicurezza degli ospiti e consentono di personalizzare la gestione del flusso dei visitatori.
Maggiore sicurezza e sicurezza
A differenza di un registro cartaceo, un registro digitale dei visitatori acquisisce automaticamente tutte le informazioni sensibili di un visitatore durante il processo di registrazione. Si può facilmente riconoscere e limitare l’ingresso di visitatori nella lista nera o non autorizzati.
Inoltre, è anche possibile monitorare il soggiorno dei visitatori. Il che significa che il sistema avvisa anche di eventuali visitatori overstaying. Fornire l’accesso ai dettagli di quell’individuo per assicurarsi che siano consentiti in loco.
Un sistema di gestione dei visitatori come Sine facilita varie opzioni che aumentano la sicurezza sul lavoro. Come ad esempio, il riconoscimento facciale, cattura visitatore photo ID, preparare, e avvisare il personale con watchlist. Soprattutto, Sine è conforme al GDPR, che protegge tutte le informazioni dell’azienda e dei suoi visitatori promuovendo al contempo un posto di lavoro sicuro.
Soluzione basata su cloud
Quando si tratta di sicurezza dei dati, i giornali di bordo cartacei non sono in grado di proteggere le informazioni riservate dei visitatori come può fare un giornale di bordo digitale basato su cloud.
Qualsiasi dipendente o ospite può fermarsi e controllare i record dei visitatori sul registro cartaceo. Esporre le loro informazioni di contatto, che è un’invasione della privacy.
D’altra parte, un registro digitale dei visitatori memorizza automaticamente le informazioni sugli arrivi e le partenze degli ospiti. Il tutto mentre custodisce l’accesso alle informazioni da utenti non autorizzati e altre persone.
Inoltre, è molto più facile recuperare le informazioni dal sistema digitale. È possibile ottenere l’accesso ai dati personalizzati da solo pochi clic di una data e ora specifica. Sono finiti i giorni di sfogliare centinaia di pagine per trovare i dati di un certo individuo.
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