Che cos’è una intranet ed è ancora rilevante per la tua organizzazione?

Le comunicazioni interne sono oggi al centro della trasformazione digitale. Inoltre, man mano che le aziende adottano strumenti tecnologici sempre più avanzati per comunicare e coinvolgere i dipendenti, aumenta la responsabilità di raggiungere efficacemente i dipendenti in prima linea e in ufficio, indipendentemente da dove lavorano.

In un recente rapporto, abbiamo scoperto che il 57% delle comunicazioni interne e dei professionisti delle risorse umane sono più sotto pressione per sviluppare un approccio coeso al coinvolgimento dei dipendenti.

Che cos’è una intranet?

Ci si potrebbe chiedere: Che cosa è una intranet? Le intranet sono reti private utilizzate dalle organizzazioni per distribuire le comunicazioni esclusivamente alla propria forza lavoro e sono state utilizzate per decenni dalle aziende per le comunicazioni interne.

Qual è la differenza tra una intranet e Internet?

Intranet emerse in tandem con Internet nel 1990. La differenza tra Internet e la intranet è semplice: internet è una rete pubblica che non è di proprietà di qualsiasi entità, mentre una intranet è di proprietà privata e non accessibile a chiunque può ottenere on-line.

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Qual è la differenza tra una intranet e una extranet?

Potresti anche aver sentito parlare di un’extranet. La distinzione tra una intranet e una extranet è che mentre una intranet è limitata nell’accesso a un’organizzazione, un’extranet può essere accessibile da terze parti autorizzate come clienti, fornitori o partner.

Le intranet vengono utilizzate prevalentemente dai dipendenti per cercare informazioni, comunicare in un’organizzazione e gestire i flussi di lavoro. Un esempio di intranet è un sito web utilizzato esclusivamente da una compagnia aerea per fornire aggiornamenti e informazioni alla propria forza lavoro.

Mentre intranet iniziato come siti web aziendali esclusivi costruibili, ora hanno la capacità di integrarsi con altri strumenti come piattaforme e social media per una solida esperienza di comunicazione interna. Ad esempio, SharePoint è una intranet popolare di Microsoft Office.

Vantaggi e svantaggi di una intranet

Vantaggi di una intranet

Nonostante il fatto che la nuova tecnologia sta emergendo per far avanzare il campo della comunicazione, per molte aziende, ci sono ancora vantaggi chiave di avere una intranet fatta e gestita da un team interno dedicato. Qui ci sono tre vantaggi strategici di avere una intranet aziendale.

Facile memorizzazione di file e informazioni

Ogni organizzazione ha centinaia, se non migliaia, di file formattati in modo diverso che galleggiano tra i thread di posta elettronica, Google Drive, o dischi rigidi su computer portatili o desktop. Avere una intranet aziendale rende facile archiviare e accedere a tutti i file in un’unica posizione centrale. Qualsiasi comunicazione che si verifica su una intranet viene salvata anche per tutto il tempo in cui l’intranet è attiva. Questo rende più facile per gli individui per la ricerca di post passati dalla loro intranet aziendale.

Semplici modi per comunicare tra i dipendenti

Le intranet di solito presentano profili utente simili al tuo profilo LinkedIn. Essi contengono una foto, titolo di lavoro e la descrizione, e le informazioni di contatto. Qualsiasi dipendente con accesso all’intranet può scoprire nuovi colleghi e inviarli messaggi tramite l’intranet. Ciò facilita una maggiore collaborazione e aiuta a stabilire una rete di forza lavoro.

Un buon Content Management System (CMS)

Intranet iniziato nel 1990 come una semplice pagina di benvenuto con informazioni sparse su un’impresa. Da allora, si sono evoluti per includere forum di discussione, blog e funzionalità sociali. Ciò ha consentito ai comunicatori interni di utilizzare la propria intranet per condividere messaggi chiave e aggiornamenti organizzativi. La intranet CMS consente ai comunicatori interni di creare e condividere facilmente contenuti in tutto il sistema.

Svantaggi di una intranet

Ovviamente, gli strumenti che sono stati in uso per decenni possono anche venire a sentirsi goffo e obsoleto, in particolare se non sono aggiornati o modificati per tenere il passo con le esigenze della società. Qui ci sono cinque svantaggi comuni ad avere una intranet per molte aziende.

Le informazioni sono difficili da trovare

Le intranet sono state tradizionalmente strutturate in un formato obsoleto che costringe i dipendenti a cercare tra migliaia di pagine o cartelle per trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Le intranet non estraggono storie pertinenti e attuali nel modo in cui siamo abituati a ricevere informazioni. Il contenuto è spesso obsoleto perché la pubblicazione su intranet può essere difficile e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, non è possibile indirizzare i dipendenti o personalizzare le comunicazioni, quindi le informazioni sono pertinenti e tempestive.

Con le informazioni difficili da trovare, i lavoratori potrebbero rimanere delusi dal tenere il passo con le comunicazioni intranet. Ciò ha un impatto negativo sull’esperienza dei dipendenti e riduce l’effetto dei tuoi messaggi su obiettivi aziendali più ampi.

I lavoratori deskless non possono accedere facilmente alle intranet

Le intranet sono limitate nella loro capacità di raggiungere tutti i dipendenti in quanto a volte sono accessibili solo sul desktop. I lavoratori remoti, come i lavoratori al dettaglio, gli infermieri, il personale del magazzino e i camionisti, potrebbero non avere la possibilità di accedere alle intranet. I lavoratori Frontline potrebbero non avere un laptop aziendale, l’accesso domestico alla intranet o l’accesso regolare a Internet. Anche se questi lavoratori aspettano di avere un computer per accedere all’intranet, le informazioni sull’intranet sono spesso obsolete o disorganizzate, rendendo difficile per i dipendenti trovare rapidamente il contenuto di cui hanno bisogno. Per raggiungere ogni lavoratore, è necessario assicurarsi che i propri strumenti di comunicazione supportino i lavoratori remoti e sul campo.

Abbiamo compilato un feedback diretto dai leader IT su questo problema. Risulta che l ‘ 80% dei leader IT pensa che la mancanza di accesso alle informazioni riduce la produttività in prima linea. Per raggiungere ogni lavoratore, è necessario assicurarsi che i propri strumenti di comunicazione supportino i lavoratori remoti e sul campo.

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Il cellulare non è supportato

Non è un segreto che come società siamo dipendenti dai nostri telefoni cellulari. Oltre l ‘ 85% dei millennial ha il proprio smartphone. Molte intranet non supportano i dispositivi mobili o devono essere aggiornate con la prossima versione mobile. Se si dispone già di una intranet, si può essere tentati di aspettare fino al prossimo aggiornamento che ha una funzione mobile invece di impegnarsi in un makeover di comunicazione. Ma in attesa di fare il passaggio, si sta perdendo un modo facile e accessibile per comunicare con tutta la forza lavoro. Le comunicazioni mobili, in particolare le app native, sono convenienti per ogni lavoratore e hanno maggiori probabilità di mantenerle impegnate.

Gli aggiornamenti alle intranet possono richiedere molto tempo

La tecnologia di comunicazione e il software sono in costante miglioramento ed evoluzione. Siamo abituati a aggiornamenti software regolarmente programmati, nuove versioni e nuove interessanti funzionalità. In confronto, possono essere necessari anni per le nuove versioni intranet a venire fuori. Microsoft, ad esempio, è in un ciclo di rilascio di tre anni. Questo ritardo impedisce ai comunicatori interni con intranet di accedere alle ultime strategie per mantenere i lavoratori informati e aggiornati. Con queste grandi nuove versioni, i dipendenti devono imparare nuove funzionalità complicate e regolare i loro vecchi flussi di lavoro. Le nuove versioni potrebbero non integrarsi bene con altri software che usi o essere noioso da installare se aspetti troppo a lungo tra le versioni.

Le soluzioni dei portali Intranet non sono user-friendly

Se stai pensando di aggiornare una intranet o di passare a una soluzione software intranet, potrebbe non essere il miglior investimento. Questa è solo una sovrapposizione alla tua intranet esistente, quindi tutti i tuoi stessi problemi sono appena coperti da un’interfaccia più carina. Sarai bloccato con la stessa cattiva ricerca, la tecnologia obsoleta e la mancanza di reattività mobile.

La” Intranet moderna ” è stata creata per aiutare a risolvere alcuni di questi problemi.

Dove si inserisce l’intranet nell’ambiente di lavoro digitale?

Le intranet vengono eseguite, create e aggiornate da una intranet dedicata o da un team di digital workplace. Questi team utilizzano una varietà di competenze interfunzionali per eseguire la intranet. La matrice Spark Trajectory Intranet and Digital Workplace skills mostra come i team intranet e Digital workplace abbiano una varietà di set di competenze che derivano dalla tecnologia e dalla gestione IT, dai contenuti e dalla comunicazione, dalla progettazione dell’esperienza utente e dalla gestione sociale e della collaborazione.

Tutti questi set di abilità si prestano a creare uno strumento che incorpora comunicazione, gestione di database e progettazione. La matrice Sparks Skills evidenzia anche come il dipartimento e le sue responsabilità non siano fissi o definiti come HR o IT. Poiché il team intranet è responsabile sia per la creazione, il caricamento e la gestione della intranet, può essere difficile scoprire dove esattamente nuove funzionalità e strumenti devono essere aggiunti.

L’intranet non è il digital workplace. Il cui obiettivo è abbattere le barriere di comunicazione e promuovere l’efficienza, l’innovazione e la crescita. Non è una soluzione one-size-fits-all, ma piuttosto un best-in-class set di piattaforme e strumenti che rendono il lavoro accadere senza soluzione di continuità. Un luogo di lavoro digitale di successo utilizza flussi di lavoro intelligenti per far funzionare tutto su richiesta e con meno attrito.

Una buona piattaforma di comunicazione è il cuore del digital workplace: fornire le informazioni giuste al momento giusto al lavoratore giusto. Se il tuo popolo è disinformato o peggio, mai informato, i tuoi migliori sforzi cadranno piatti. Se non lo sanno, non possono farlo.

Best practice Intranet

Ottimizzare l’efficienza e l’efficacia della propria intranet comporta assicurarsi di tenere il passo con le best practice. Poiché le intranet sono in circolazione da decenni, spesso possono essere difficili o lente da aggiornare. Al fine di fornire la migliore intranet, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

Assicurarsi che l’intranet sia il metodo di comunicazione preferito dai dipendenti

L’intranet è la modalità di comunicazione che i dipendenti desiderano utilizzare? Oggi, c’è un netto divario tecnologico nelle comunicazioni aziendali: solo il 25% dei comunicatori utilizza le intranet aziendali per comunicare con i dipendenti. Invece, comunicatori interni spesso utilizzano newsletter via email, applicazioni aziendali, digital signage, o messaggi fisici e annunci.

È necessario assicurarsi che una intranet sia un mezzo preferito per raggiungere la propria forza lavoro. Chiedilo a te stesso:

• I nostri team utilizzano effettivamente l’intranet?
• Ogni lavoratore ha accesso ad esso?
• I dipendenti possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno?

Se vi trovate a rispondere no a una di queste domande, potrebbe essere il momento di riconsiderare la vostra strategia intranet per un approccio multicanale.

Che cos’è un approccio omnicanale?

I dipendenti hanno preferenze quando si tratta di come le loro aziende comunicano con loro. Alcuni non hanno email aziendali o laptop e potrebbero utilizzare le loro app aziendali. Nel frattempo, altri dipendenti potrebbero trovare e-mail o intranet più convenienti.

Spetta ai comunicatori raggiungere i dipendenti dove si trovano e sul loro canale preferito. Il modo migliore per farlo è integrare tutti i tuoi canali di comunicazione in una piattaforma di comunicazione della forza lavoro.

Lo stesso vale per l’intranet. È consigliabile collegare la rete intranet a una piattaforma di comunicazione della forza lavoro. Il primo amplificatore di contenuti spinge le notizie e le informazioni aziendali all’intranet in modo da tenere informati i dipendenti e tornare per ulteriori informazioni. Al fine di mantenere la tua forza lavoro interessata alla tua messaggistica, è fondamentale raggiungere i dipendenti sul canale che preferiscono. Avere una soluzione in atto che è facile da usare e superfici informazioni rilevanti incoraggerà i dipendenti a impegnarsi con le vostre comunicazioni.

Reach every worker

Le intranet sono state create prima dell’ascesa dei lavoratori remoti, il che significa che spesso non sono state aggiornate con nuove funzionalità e strumenti sufficienti per supportare questo segmento di forza lavoro in crescita. La tua intranet dovrebbe essere utilizzata come strumento per connettere tutti i tuoi dipendenti e mantenere la tua forza lavoro allineata agli obiettivi organizzativi.

Affinché i messaggi abbiano un impatto, le comunicazioni devono soddisfare i lavoratori sulla scelta del dispositivo e del canale. Ciò è particolarmente vero per coinvolgere i lavoratori deskless, in quanto potrebbero non avere accesso a un desktop in ogni momento. Basarsi semplicemente sulla pubblicazione sulla intranet per tutte le comunicazioni non sarà sufficiente per coinvolgere la tua forza lavoro.

Avere un approccio multicanale che include il mobile è il modo migliore per ottimizzare la portata delle tue comunicazioni. Più canali massimizzano il numero di punti di contatto, assicurandosi che i messaggi vengano visualizzati. Questo approccio potrebbe includere la messaggistica istantanea, una funzione di newsfeed e un’app mobile. Un’app mobile ti aiuterà in particolare a raggiungere i lavoratori in prima linea che sono il volto della tua azienda.

Allo stesso modo, è molto più semplice indirizzare diversi segmenti di dipendenti comprendendo come interagiscono con i contenuti creati. I lavoratori hanno maggiori probabilità di interagire con contenuti personalizzati e pertinenti. Ad esempio, se sei consapevole del fatto che i lavoratori in prima linea utilizzano la tua app aziendale più di quanto aprano le tue e-mail, puoi indirizzare la maggior parte dei messaggi in-app a concentrarsi sulle loro esigenze.

Mantieni i contenuti coinvolgenti e riconoscibili

Per catturare veramente l’attenzione dei tuoi dipendenti, la tua intranet deve avere più contenuti che forniscano valore all’intera forza lavoro. Il modo in cui consumiamo i contenuti è cambiato e gli strumenti che usiamo per coinvolgere la nostra forza lavoro devono riflettere i modi in cui comunichiamo online e fuori dall’ufficio.

Per ottimizzare la tua strategia sui contenuti, devi assicurarti che i lavoratori siano in grado di accedere e scoprire facilmente i tuoi messaggi. Diversi tipi di contenuti sulla tua intranet potrebbero includere:

• Eventi e conferenze annunci
• CEO leadership di pensiero pezzi
• Faq
• come-tutorial
• News
• forum di Discussione
• blog
• Video e infografiche
• riconoscimento Pubblico delle singole realizzazioni

Intranet dovrebbe essere uno strumento per aiutare a fornire un’incredibile esperienza lavorativa. I team hanno maggiori probabilità di essere coinvolti con i tuoi contenuti se mantieni il contenuto focalizzato sull’incoraggiamento della partecipazione dei lavoratori anziché sulla messaggistica dall’alto verso il basso.

Una intranet dovrebbe essere un luogo di dialogo tra datore di lavoro e dipendente invece di un luogo in cui i lavoratori consumano solo informazioni piuttosto che partecipare.

Tutte le migliori intranet hanno bisogno di queste cose

Ancora una volta, le intranet sono una tecnologia precedente, il che significa che le aziende devono adottare misure per tenerle aggiornate e lavorare in modi adatti alle esigenze dell’azienda. Sebbene le intranet, in base alla progettazione, siano lente da aggiornare, difficili da accedere per i lavoratori remoti e in prima linea e non siano state create per fornire informazioni tempestive, ciò non significa che non sia possibile superare questi svantaggi. Le migliori intranet in genere possono essere dotate dei migliori strumenti per consentire ai dipendenti. Ecco l’elemento chiave di cui la tua intranet ha bisogno.

Design user-friendly

Poiché il team intranet è responsabile del caricamento, della creazione e della gestione dell’intranet, spesso può essere difficile fare un passo indietro e assicurarsi che l’intranet sia user-friendly. Dovresti chiederti, perché i lavoratori utilizzano la intranet? Lo stanno usando per collaborare con i colleghi, scoprire nuove informazioni o semplicemente compilare documenti?

Ecco di cosa ha bisogno la tua intranet se vuoi renderla facile da usare e fornire ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno.

• Funzionalità di integrazione: invece di subire il noioso compito di aggiornare la intranet, avere funzionalità di integrazione significa che è possibile ottenere gli strumenti e le funzionalità più recenti senza dover subire un intero aggiornamento. Con la funzionalità di integrazione, è possibile inviare automaticamente notizie e aggiornamenti direttamente alla intranet senza dover fare un passo in più.
• Funzionalità di ricerca: uno dei maggiori ostacoli di una intranet è una funzione di ricerca obsoleta. Assicurarsi che i dipendenti ottengano le informazioni di cui hanno bisogno senza passare ore a scavare pagina dopo pagina è fondamentale per garantire un’esperienza user-friendly.

La tua intranet dovrebbe essere il primo posto dove i tuoi dipendenti vanno per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Ottimizzare la loro esperienza significa assicurarsi che la tua intranet sia costruita per abilitare e supportare la tua forza lavoro.

Metriche

La tua intranet dovrebbe fungere da piattaforma per le comunicazioni interne e aiutare a raggiungere obiettivi aziendali più ampi. Chiediti, che ruolo gioca l’intranet nel risolvere gli obiettivi organizzativi strategici ed è allineato per aiutarli a raggiungerli?

L’unico modo per sapere se l’intranet sta contribuendo al successo aziendale è misurare le prestazioni delle comunicazioni interne. Per ottimizzare la tua strategia di comunicazione, devi sapere cosa funziona e cosa no. Analizzando le metriche di comunicazione, puoi scoprire come i diversi dipendenti interagiscono con i tuoi messaggi.

Dovrai prima definire quali metriche traccerai per analizzare le tue prestazioni. Che si tratti di aumentare l’adozione della intranet o di consentire ai dipendenti di comunicare attraverso la intranet, l’identificazione degli indicatori chiave delle prestazioni ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progressi. Attraverso il monitoraggio delle metriche nel tempo, è possibile creare informazioni utili per ridefinire la strategia di comunicazione.

Employee empowerment

Un’organizzazione di successo ha una forte cultura aziendale che è presente in ogni reparto. Una intranet può fungere da veicolo per trasmettere la tua missione e i tuoi valori a tutta la tua forza lavoro.

I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio nel costruire e contribuire alla cultura aziendale attraverso un dialogo vivace sulla propria intranet. Rendere disponibili risorse che consentano ai dipendenti di costruire una forte cultura aziendale. Caratteristiche come il riconoscimento dei dipendenti, gli obiettivi di performance, un processo di onboarding e incoraggiare i lavoratori a essere attivi sulla intranet possono contribuire a costruire una cultura aziendale di successo.

Come si confronta il tuo posto di lavoro digitale?

Lo sapevate che, secondo McKinsey & Società, comunicazioni interne efficaci possono aumentare la produttività del 20-25%?

Mantenere i dipendenti impegnati e produttivi è un obiettivo importante per molte aziende. Avere messaggi di facile accesso e disponibili su diversi dispositivi e canali è fondamentale per tenere informati i team.

Non c’è dubbio che la produttività sul posto di lavoro è stata testata quest’anno come mai prima d’ora. Ma ci sono troppe app aziendali in competizione per l’attenzione dei tuoi dipendenti? Leggi il nostro rapporto e scopri perché i leader IT sono d’accordo: il 74% afferma che l’elevato volume di canali di coinvolgimento dei dipendenti ha influenzato la produttività sul posto di lavoro.

Man mano che i lavoratori diventano più distribuiti, gli strumenti di comunicazione devono essere in grado di raggiungere ogni lavoratore. La maggior parte delle intranet impiega anni per aggiornarsi e sono spesso inaccessibili ai dipendenti che non lavorano alla scrivania. Questa inefficienza ostacola la capacità dei lavoratori di svolgere i loro ruoli. Mentre un aggiornamento intranet può essere sulla vostra lista di cose da fare, considerare chiedendo se una intranet da sola è la soluzione migliore per le vostre esigenze di comunicazione. Dovresti chiedertelo:

1. Una intranet è ancora rilevante per la tua organizzazione?
2. I tuoi messaggi sono facili da usare e frequenti?
3. La tua forza lavoro senza scrivania può accedere facilmente alla intranet?
4. Stai raggiungendo ogni dipendente sui loro canali preferiti?
5. È possibile indirizzare specifici segmenti di dipendenti con informazioni personalizzate?
6. Quanto tempo stai aspettando prima di poter aggiornare la tua intranet?
7. Potete misurare con precisione l’impatto delle vostre comunicazioni?

Se ti chiedi perché hai ancora una intranet, potrebbe essere il momento di ripensare la tua strategia e sfruttare una piattaforma di comunicazione della forza lavoro per integrare tutti i tuoi canali di comunicazione interni per coinvolgere e allineare veramente i tuoi dipendenti.

Un aggiornamento di Internet non risolverà i problemi strutturali fondamentali che impediscono ai dipendenti di ottenere le informazioni di cui hanno bisogno in modo tempestivo. Sfrutta tutto il potenziale della tua intranet seguendo le best practice e integrandoti con gli strumenti che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business.

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Domande frequenti Intranet

Domanda: Che cos’è una intranet?
Risposta: Le intranet sono reti private utilizzate dalle organizzazioni per distribuire le comunicazioni esclusivamente alla propria forza lavoro e sono state utilizzate per decenni dalle aziende per le comunicazioni interne.

Domanda: Qual è la differenza tra Internet e una intranet?
Risposta: Internet è una rete pubblica che non è di proprietà di alcuna entità, mentre una intranet è di proprietà privata e non accessibile a chiunque possa accedere online.

Domanda: Qual è la differenza tra una intranet e una extranet?
Risposta: La distinzione tra una intranet e una extranet è che mentre una intranet è limitata nell’accesso a un’organizzazione, un’extranet può essere accessibile da terze parti autorizzate come clienti, fornitori o partner.

Domanda: Perché un’azienda dovrebbe utilizzare una intranet?
Risposta: Le intranet vengono utilizzate prevalentemente dai dipendenti per cercare informazioni, comunicare in un’organizzazione e gestire i flussi di lavoro. Un esempio di intranet è un sito web utilizzato esclusivamente da una compagnia aerea per fornire aggiornamenti e informazioni alla propria forza lavoro.

Domanda: Che cosa è il software intranet?
Risposta: Un software intranet consente alle aziende di creare una rete privata e sicura a cui possono accedere solo i dipendenti dell’azienda. Questa intranet funge da portale per i dipendenti per accedere alle risorse interne ed esterne e consente ai lavoratori di comunicare, collaborare e condividere documenti e altre informazioni.

Domanda: Che cos’è un sito intranet?
Risposta: Un sito intranet è un sito web interno (o portale) che aiuta i dipendenti a rimanere aggiornati con la propria azienda. Serve come sito web, canale di comunicazione, strumento di gestione della conoscenza e piattaforma di collaborazione. Poiché le aziende adottano strumenti tecnologici sempre più avanzati per comunicare e coinvolgere i dipendenti, aumenta la responsabilità di raggiungere efficacemente i dipendenti in prima linea e in ufficio, indipendentemente da dove lavorano.