Che cos’è una lettera d’ordine?

Una lettera d’ordine, chiamata anche ordine d’acquisto, è una lettera formale emessa dalle aziende per ordinare beni o servizi da un fornitore. Questa lettera funziona come un contratto tra l’acquirente e il venditore, secondo About.com. Delinea i dettagli della merce o del servizio, inclusi prezzo, quantità, termini, modalità di pagamento, data di consegna richiesta e l’indirizzo del luogo in cui l’ordine dovrebbe essere consegnato.

Normalmente, è necessaria una quotazione di vendita o una lettera di offerta prima che un’entità commerciale emetta lettere d’ordine. Una copia della lettera di offerta viene quindi allegata alla lettera d’ordine per servire come prova in caso di controversia tra l’acquirente e il venditore. Il documento protegge anche il venditore nel caso in cui l’acquirente si rifiuti di pagare.

Le aziende di solito emettono lettere d’ordine per esprimere esplicitamente le loro intenzioni ai fornitori scelti dopo aver attraversato un processo chiamato richiesta di acquisto. Questo è un processo in cui gli agenti di approvvigionamento di una società di acquisto invitano i potenziali fornitori a fare offerte per beni o servizi richiesti da un reparto all’interno della società. Gli agenti di approvvigionamento assegnano quindi l’ordine, tramite l’emissione di un ordine di acquisto, al venditore con l’offerta più bassa o le migliori condizioni di pagamento.