Che cosa è P2P ciclo? – 12 Steps of SAP Procure-To-Pay Cycle

Un ciclo P2P è un processo per come un’organizzazione o un’azienda va a procurarsi beni e servizi, pagare il fornitore e ricevere la merce.

Il ciclo inizia con la richiesta di preventivi ai fornitori prima di creare ordini di acquisto che vengono inviati ai fornitori. Una volta ricevuti, vengono effettuati controlli di qualità prima di emettere fatture seguite dal pagamento.

Questo articolo discute ogni fase del ciclo p2p in dettaglio.

Che cos’è la procedura P2P?

Il ciclo procure-to-pay (P2PCycle) è l’attività del processo aziendale che si verifica durante la creazione e l’accettazione di ordini di acquisto, pagamenti per articoli o servizi.

Ciò include tutto, dai prodotti di approvvigionamento ai fornitori di pagamento dopo aver ricevuto la consegna di tali beni; può anche comportare transazioni invertite in cui gli articoli acquistati in precedenza vengono restituiti prima di essere spediti!

Tutti i moderni sistemi ERP, incluso SAP, mantengono buone funzionalità di automazione dei processi P2P.

In questo post, il ciclo p2p SAP MM viene preso come riferimento.

Passi del ciclo p2p

È possibile trovare i 12 passi di SAP Procure-To-Pay Dettagli del ciclo di seguito.

Il processo del ciclo Procure-to-Pay o P2P inizia quando un acquirente trova la necessità di alcuni beni o servizi.

Identificazione dei requisiti

L’identificazione dei requisiti è il primo passo del ciclo p2p.

Ogni volta che c’è una carenza di materie prime o servizi o parti necessarie per continuare l’operazione, la persona responsabile identificherà la necessità o il beneficio del materiale.

La necessità del materiale o del servizio viene quindi comunicata al reparto acquisti creando una richiesta di acquisto.

La richiesta di acquisto verrà inoltrata al responsabile acquisti.

Autorizzazione dell’ordine di acquisto

Il responsabile acquisti valuta l’ordine di acquisto ricevuto.

A seconda dell’importanza e del costo del materiale o del servizio, verrà inviato ai dirigenti di livello senior per la revisione.

Qui l’ordine di acquisto può essere approvato o rifiutato.

Approvazione dell’ordine di acquisto

Supponiamo che il gestore degli acquisti ottenga l’approvazione dai suoi anziani. In tal caso, autorizzerà l’ordine di acquisto e invierà il PO al reparto acquisti.

Il reparto acquisti controlla il modulo di richiesta per comprendere il requisito.

Elenco dei fornitori

A seconda del tipo di richiesta, verrà selezionato un nuovo elenco di fornitori oppure il reparto acquisti potrà rivolgersi direttamente al fornitore esistente per il materiale.

La selezione dei fornitori dipende dalla loro credibilità, valutazione del fornitore, qualità del prodotto o servizio e prezzi.

Prendendo citazioni dai fornitori

Qui l’acquirente invia RFP a tutti i fornitori selezionati per spiegare i requisiti. I venditori sono quindi invitati a dare le loro quotazioni.

Selezione del fornitore

Qui vengono valutate le risposte del fornitore alla RFP, i termini e le quotazioni vengono negoziati con i fornitori.

Il venditore la cui quotazione e l’acquirente accettano i termini sono selezionati e il contratto sarà firmato.

Avviso di spedizione

Una volta firmato l’accordo e confermato il PO, il venditore invia la notifica di spedizione all’acquirente. Avviso che informa sui beni o servizi che stanno fornendo.

A questo punto, siamo a metà del ciclo procure-to-pay. L’avviso di spedizione include tutti i dettagli come una descrizione della merce, la data di spedizione.

Ricezione della merce

La società riceve la merce dal fornitore. I materiali o i servizi ottenuti sono ispezionati per verificare la qualità dei materiali.

Il team di consegna confronta il PO con l’avviso di spedizione per convalidare se i due corrispondono. Se corrispondono, la società emette la ricevuta al fornitore.

Ma se ci sono discrepanze, la società può contattare il venditore e chiedere un rimborso o la sostituzione.

Registrazione della fattura

Dopo aver ricevuto la ricevuta dalla società, il fornitore invia loro la fattura per il pagamento. La fattura avrà tutti i dettagli di pagamento relativi alla merce consegnata.

3 Way Match

Una volta ricevuta la fattura dal venditore, tutti i relativi documenti come ordine di acquisto e avviso di spedizione devono essere esaminati dal reparto contabilità della società.

Effettuare un pagamento al fornitore

Supponiamo che il reparto conto da pagare trovi la corrispondenza tra tutti i documenti relativi a prezzo, quantità e termini e condizioni. In tal caso, il pagamento sarà effettuato al venditore secondo i termini concordati.

Reporting

Una volta effettuato il pagamento, il processo completo viene documentato e vengono creati i report.

Vantaggi del ciclo procure-to-pay

Il ciclo purchase-to-pay aiuta la tua azienda a crescere con i seguenti vantaggi.

Migliora il processo di acquisto: Il ciclo procure-to-pay definisce chiaramente i passaggi coinvolti nella procedura di acquisto. Quindi aumenta l’efficienza complessiva del processo di acquisto.

Riduce i costi di elaborazione: il modulo di acquisto ERP aiuta a ridurre i costi di elaborazione della procedura di acquisto fornendo il monitoraggio dell’inventario senza documenti.

La sua capacità di ordinazione online aiuta l’utente a regolare i livelli delle scorte non appena gli ordini vengono acquisiti.

Fornisce trasparenza: Il ciclo purchase-to-pay aiuta le persone che acquistano e i venditori a vedere dove si trova la requisizione. In questo modo, porta e aumenta la visibilità nella supply chain.

Aumenta il rapporto con il venditore: il processo di acquisto a pagamento assicura che gli ordini siano effettuati con precisione e che i pagamenti per i fornitori siano creati correttamente.

Consente inoltre ai venditori e agli acquirenti di comunicare e collaborare facilmente per risolvere rapidamente le controversie. Queste cose essenziali portano a migliorare il rapporto con il venditore.

Dà la possibilità di negoziare il prezzo: Poiché migliora il rapporto con il venditore, gli acquirenti possono chiedere di negoziare il prezzo e le condizioni contrattuali.

Semplifica il reporting dei dati: quando si dispone di un sistema di gestione delle scorte basato su cloud, è possibile recuperare facilmente report in tempo reale come report di redditività, report sui costi e report sui rifiuti.

Queste informazioni consentono ai gestori di avere una presa completa sul loro flusso di cassa e prendere decisioni di acquisto corrette.

Migliora la produttività: in quanto ottimizza il processo di acquisto, che aiuta a migliorare la produttività.

Aiuta a fare la consegna in tempo: Quando la produttività migliora, si consegnerà il prodotto o servizi in tempo.

Come si migliora il ciclo procure-to-pay?

Seguendo le seguenti pratiche, è possibile migliorare il processo di acquisto-to-pay.

• Mantenere la trasparenza del processo
• Implementare il miglior software per l’acquisto da pagare
• Aumentare l’impegno del fornitore
• Avere una gestione dei contratti ben organizzata
• Migliorare le scorte

Automatizzare ciclo P2P

Il ciclo purchase-to-pay coinvolge molti reparti dell’organizzazione, così come molti fornitori.

Poiché si tratta di un processo lungo che coinvolge un sacco di documenti e compiti amministrativi, richiede un sacco di soldi e tempo.

Automatizzando il ciclo P2P, le organizzazioni possono ottimizzare l’intero processo con l’aiuto della tecnologia.

La riduzione delle pratiche burocratiche e delle interferenze umane grazie all’automazione del processo P2P aiuta le aziende a ridurre i costi operativi.

Parametri per selezionare il software per procure-to-pay ciclo

È necessario scegliere la migliore tecnologia per il processo P2P. Durante la selezione del software, considerare i seguenti parametri.

• Velocità del software: selezionare l’applicazione che funziona velocemente in modo che aiuti a ridurre il tempo necessario per il processo e ridurre la forza del team.
• La flessibilità del software: scegli l’applicazione in grado di soddisfare tutte le tue esigenze aziendali e segui le regole aziendali. Il software dovrebbe essere aggiornabile alla nuova versione e facilmente personalizzabile in base alle proprie esigenze.
• Trasparenza: L’applicazione dovrebbe dare buone intuizioni per fare il vostro lavoro. Dovrebbe consentire di avere le informazioni corrette per ridurre i follow-up sia all’interno che all’esterno dell’azienda.
• Anche la condivisione di attività: Assicurarsi che il software condivide il compito allo stesso modo tra i membri del team. Il software dovrebbe avere la capacità di inviare richieste automaticamente al fornitore a seconda della cronologia degli acquisti passati.
• Comunicazione del fornitore: l’applicazione dovrebbe aiutarti a comunicare con i tuoi fornitori e dovrebbe anche consentire ai fornitori di controllare le fatture, le approvazioni delle quotazioni, i pagamenti da soli.

Elenco dei fornitori di software procure-to-pay

Molti fornitori stanno fornendo il software sul mercato. Sto elencando alcuni migliori fornitori.

• SAP Ariba
  • Fornisce una tecnologia semplice, veloce e user-friendly.
  • Si integra efficacemente con altri sistemi ERP.
  • Offre processi flessibili con controllo del budget e gestione delle approvazioni.
  • Fornisce ricezione assoluta e processo di riunione.
• GEP Smart
  • È costruito da competenze nel processo di approvvigionamento.
  • Fornisce una tecnologia completa per i processi di approvvigionamento diretto e indiretto.
  • Fornisce una piattaforma cloud con processo di approvvigionamento upstream e downstream unificato.
• Coupa BSM platform
  • Fornisce un software che ha una visibilità completa e mantiene il processo di approvvigionamento.
  • Fornisce un’esperienza di design moderno.

Quali sono le sfide di un ciclo procure-to-pay?

Durante l’elaborazione purchase-to-pay, un’organizzazione deve affrontare molti problemi. Qui ho intenzione di elencare le sfide nel procure to pay processo.

Consolidamento del sistema e del processo

Sai che un’organizzazione ha molti reparti e ogni reparto avrà i suoi sistemi e strumenti. Ciò rende difficile l’integrazione dei dati.

Assenza di autorità e conformità

Di solito, la governance e la conformità influiscono sulla flessibilità del processo di approvvigionamento.

Indifferente da parte del management

Generalmente, il management pensa che il processo di acquisto non sia un processo critico. Quindi, la gestione dà meno priorità al miglioramento del processo con tecnologie aggiornate.

Assenza di adozione

In genere, una persona che sa molto di più sull’acquisto e sulle sue complessità progetta strumenti o software di approvvigionamento.

Quindi il software sarà completamente focalizzato sulle sue caratteristiche, non sull’usabilità. Così a volte, gli utenti possono trovare difficoltà durante l’utilizzo del sistema di approvvigionamento.

Gli utenti non hanno una formazione sufficiente per utilizzare correttamente il sistema. A causa di tutti questi problemi, diverse aziende non mostreranno interesse ad adottare la tecnologia Purchase-to-pay.

Mancanza di comunicazione

In molte organizzazioni, le modifiche apportate in tutta l’organizzazione non comunicheranno con gli utenti o il personale. Così a volte, l’organizzazione non riuscirà a scegliere il software di approvvigionamento giusto per esso.

Quindi la tecnologia scelta non soddisferà e soddisferà le esigenze dell’utente. Inoltre, influisce sulla qualità e sulla consegna puntuale dell’output.

Come affrontare le sfide?

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per affrontare le sfide di cui sopra affrontate dal processo del ciclo di acquisto-pagamento.

Automatizza il processo

È l’idea migliore per automatizzare l’intero processo di acquisto-pagamento. Aiuta ad aumentare l’efficienza e ridurre i costi di processo.

La conversione della richiesta di acquisto in ordine di acquisto avverrà automaticamente.

Il processo di approvazione, fatturazione e altri processi avvengono senza complicazioni e interruzioni. Pertanto, è adatto sia per i fornitori che per l’organizzazione.

Questo sistema automatizzato consente al team di acquisto di concentrarsi su opere più preziose. Consente inoltre al reparto conto da pagare di aumentare la produttività e diminuire le spese.

La tecnologia paga il venditore in tempo. Quindi non vi è alcun rischio di ritardi di pagamento. Aiuta a legare il cliente e il fornitore con un buon legame.

A causa del pagamento anticipato, si può anche ottenere alcuni sconti, che aiuta a ridurre il costo.

Considera le esperienze utente

L’automazione del processo diventa efficace e degna solo quando serve al suo scopo. Pertanto, dovrebbe essere utile e facile da usare per i dipendenti.

Se i dipendenti trovano difficoltà durante l’utilizzo del sistema o della tecnologia, non è utile implementare il processo automatizzato.

Quindi, mentre si implementa un nuovo sistema, considerare l’esperienza dei dipendenti o degli utenti.

Pensa alla progettazione corretta

Adotta un metodo incentrato sul lavoratore per progettare il processo di approvvigionamento. Aiuta a sviluppare un sistema che considera l’utente e l’usabilità. Sarà facile da usare per il lavoratore col passare del tempo.

Adotta il sistema cloud

Sai che per un’organizzazione, la sicurezza dei dati principali è molto più importante. La tecnologia cloud aiuta l’organizzazione a standardizzare il processo aziendale.

Migliora l’efficienza e riduce le spese di processo. Consente inoltre all’organizzazione di modificare il sistema in modo rapido ed efficiente.

Mantenere flessibile il processo

Nel vecchio processo di acquisto, il processo veniva eseguito solo internamente con uno o due dispositivi.

Oggigiorno, i dipendenti iniziano a chiedere l’accesso ovunque, in qualsiasi momento, indipendentemente dai dispositivi.

Quindi consente al dipendente di lavorare ovunque e in qualsiasi momento e quindi migliora il processo procure-to-pay a piena velocità.

Conclusione

Questo post del blog ti ha dato una conoscenza di base dei passaggi 12 coinvolti nel ciclo SAP Procure-To-Pay.

Il ciclo Procure-to-Pay è un processo per lo spostamento delle merci dal punto di acquisto alla consegna. Si svolge in più fasi e può essere reso più efficiente attraverso l’automazione.

La tecnologia futura potrebbe essere la blockchain in procure-to-pay per migliorare la trasparenza.

La blockchain è un libro mastro aperto e distribuito in grado di registrare attività tra due parti verificabili e immutabili.

Non solo SAP MM, p2p cycle Oracle apps, PeopleSoft e soluzioni software aziendali simili forniscono funzionalità P2P.

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