Come creare un RFP efficace

Ci possono essere momenti in cui l’organizzazione ha bisogno l’esperienza di un fornitore esterno o consulente. Trovare quello giusto non è sempre facile.

Una RFP – una richiesta di proposta-può aiutare.

Scrivere una RFP è più facile di quanto sembri – e molto più facile che ripulire in seguito perché il fornitore che hai assunto era un cattivo adattamento.

Quando si scrive un RFP, basta ricordare ” garbage out, garbage back.”I fornitori che risponderanno devono avere una chiara comprensione della tua organizzazione e delle sue esigenze.

Una RFP ben scritta chiarirà i tuoi obiettivi e la portata dei servizi che stai cercando. Fornirà anche un formato strutturato in cui il fornitore dovrebbe presentare le sue capacità, costi e aspettative. I modelli RFP sono disponibili su Internet che potrebbero aiutarti.

Scrivere la RFP

Il primo passo nella creazione di una RFP è definire il progetto e le vostre esigenze specifiche. Cosa vuoi che faccia esattamente un venditore? Come? Quando? Dove?

Gli RFP in genere hanno le seguenti sezioni, anche se queste possono cambiare in qualche modo a seconda della natura del progetto:

Introduzione. Spiegare ai potenziali offerenti in termini generali perché si sta mettendo fuori un RFP e ciò che si spera di realizzare assumendo uno di loro. Puoi anche riassumere i punti chiave di altre sezioni, ad esempio quando le loro risposte sono dovute e quando il progetto inizierà.

Informazioni di base. Questa sezione include informazioni sulla tua organizzazione e la cronologia del progetto corrente, che porta alla necessità della RFP.

Requisiti. Questa è una spiegazione dettagliata di ciò che si desidera che il fornitore di fare, e un elenco delle informazioni che ci si aspetta di ricevere dai candidati.

È la sezione più importante e di solito richiede più tempo, sia per la scrittura che per la risposta del fornitore. Può essere scritto sia come frasi imperative (“Elenca tutte le tue posizioni.”) o interrogativo (“Dove si trovano le tue filiali?”).

Struttura della risposta. Presentare la struttura di come si desidera ricevere la risposta. Se il progetto è complesso o altamente tecnico, è possibile suddividere i requisiti in punti elenco a cui i fornitori dovrebbero rispondere.

Un formato tipico per la risposta potrebbe includere:

• Executive summary (panoramica ad alto livello con i punti chiave)
• Fornitore di informazioni generali sull’azienda
• Proposta di servizi o strumenti (come il venditore provvederà a soddisfare la richiesta di offerta requisiti)
• Prezzi
• Riferimenti (clienti precedenti)

criteri di Selezione. Dillo fornitori come verrà selezionato l’offerente vincente. Questo ti dà la possibilità di evidenziare le tue priorità, i tuoi must-have e nice-to-haves, per guidare le risposte dei fornitori.

Linee temporali. Specificare la scadenza per ricevere le loro risposte, la data in cui annuncerai l’offerente vincitore e la data in cui inizierà il progetto.

Tieni presente che più lunga è la tua RFP e più dettagliata è la risposta richiesta agli offerenti, più tempo è necessario per consentire loro di preparare una risposta completa.

Valutazione dei fornitori

Il processo di valutazione inizia effettivamente prima di ricevere qualsiasi risposta RFP, ovvero quando si decide chi dovrebbero essere i destinatari della RFP. Fare un po ‘ di compiti per ottenere alcune buone prospettive.

Potresti già sapere chi sono i venditori di interesse. In caso contrario, provare le organizzazioni professionali pertinenti, chiedere colleghi di fiducia e altri fornitori che non sono in concorrenza, o anche fare una ricerca online.

Ottenere informazioni sufficienti per escludere i fornitori che non sono chiaramente una buona misura. Ma limitare i destinatari in modo da non finire con risme di risposte che creano una massa di partiti delusi che non hanno mai avuto una possibilità. D’altra parte, è bello avere diversità. Inviarlo ad alcuni grandi fornitori nazionali e ad alcuni piccoli regionali, per esempio.

Non scegliere un fornitore in base al solo prezzo. Dopo aver letto le risposte RFP, restringere l’elenco fino a quelli migliori e intervistare quelli.

Le interviste faccia a faccia forniscono la maggior parte delle informazioni. Qual è la chimica tra di voi? Quanto bene sembrano ascoltare le vostre preoccupazioni? Controllare i riferimenti. Fai domande puntuali. Possono essere riluttanti a dire qualcosa di negativo, ma ciò che non dicono può essere altrettanto utile.

Infine, una volta scelto un fornitore, scrivi un buon contratto che enuncia tutti i dettagli e protegge sia i tuoi interessi che quelli del tuo fornitore. La tua RFP e la risposta del fornitore ad essa formano il quadro del tuo contratto. Se la RFP è ben scritta, il processo di negoziazione del contratto dovrebbe andare più agevolmente.