Come diventare un avvocato virtuale

Negli ultimi anni, gli avvocati stanno sempre più beneficiando della flessibilità del lavoro a distanza. Come mentalità verso uffici legali tradizionali mattoni e malta evolvono, essendo un avvocato virtuale sta diventando sempre più comune.

Essere un avvocato virtuale ha i suoi vantaggi. Poiché gli avvocati non sono legati a un ufficio tradizionale, gli avvocati possono risparmiare tempo, ridurre i costi generali e lavorare in modo più efficiente. Allo stesso tempo, gli avvocati possono viaggiare tra uffici clienti, notai e uffici giudiziari. Tuttavia, gli avvocati virtuali devono anche considerare come gestiranno la sicurezza, l’etica e la comunicazione dello studio legale mentre lavorano virtualmente.

Ma cosa significa essere un avvocato virtuale? Uno studio legale virtuale potrebbe essere un modo più accessibile ed efficiente per aiutare più clienti legali? Continua a leggere per saperne di più.

La Task Force eLawyering dell’ABA stabilisce che uno studio legale virtuale deve utilizzare un portale client sicuro collegato al sito web di uno studio legale. Il portale client sicuro di un avvocato virtuale deve essere sicuro, crittografato e dipendente dal nome utente/password. Questo portale client sicuro è il luogo in cui clienti e avvocati collaborano, condividono documenti e scambiano dati.

Quali sono i vantaggi di essere un avvocato virtuale?

La crescente popolarità di essere un avvocato virtuale è dovuto a una combinazione di vantaggi, tra cui:

Mobilità

Quando si esegue una virtual studio, è possibile lavorare in remoto da qualsiasi luogo. Essere in grado di lavorare da qualsiasi luogo—sia da casa o in viaggio—rende il vostro studio legale più efficiente. La flessibilità di essere un avvocato virtuale significa che è possibile ottenere il lavoro fatto anche quando non sei alla scrivania dell’ufficio.

Flessibilità

Gli avvocati virtuali non sono vincolati dalle tradizionali nove-cinque ore di funzionamento, il che significa che possono lavorare quando e dove devono. La flessibilità di lavorare da luoghi diversi e in tempi diversi può avvantaggiare avvocati con figli o altri impegni che richiedono un programma più diversificato. La flessibilità che offre un avvocato virtuale è utile per raggiungere un migliore equilibrio vita-lavoro.

Overhead ridotto

Anche se la tua giurisdizione non richiede di avere una sede fisica (ne parleremo più avanti), gestire uno studio legale virtuale significa che non devi pagare per un grande spazio ufficio. Senza spazio ufficio fisico, non c’è bisogno di spendere un sacco di soldi su apparecchiature per ufficio (come grandi stampanti e fax) e la sua manutenzione. Poiché gli studi legali virtuali tendono a utilizzare software basato su cloud per facilitare il lavoro virtuale, ci sono meno spese per cose come i server on-premise.

Compatibilità ambientale

Andare virtuale può aiutare a ridurre l’impronta di carbonio della vostra azienda in diversi modi. Senza un pendolarismo giornaliero per l’ufficio, è possibile tagliare le emissioni dalla guida. Digitalizzando la gestione dei documenti e i moduli di assunzione dei clienti, puoi anche ridurre significativamente l’utilizzo della carta della tua azienda.

Comunicazione client più versatile

Le riunioni virtuali possono rendere i tuoi servizi legali più accessibili. Non tutti i clienti vogliono o possono incontrarsi di persona. Se è possibile condurre incontri virtuali, i vostri clienti possono beneficiare della maggiore convenienza. I clienti con problemi di mobilità o che potrebbero non essere fisicamente in città possono ancora partecipare agli incontri con te. Poiché le riunioni virtuali sono più convenienti, incoraggiano anche una comunicazione avvocato-cliente più frequente, che è la chiave per una migliore comunicazione con i clienti dello studio legale.

Come si diventa un avvocato virtuale?

Diventare un avvocato virtuale può offrire molti vantaggi. Ma è necessario considerare più di come impostare il vostro nuovo studio legale di lavoro. Per avere successo come avvocato virtuale, è necessario conoscere le regole, fare un piano e implementarlo strategicamente.

Conoscere le regole e l’etica di essere un avvocato virtuale

Prima di prendere il vostro studio legale virtuale, è necessario conoscere le regole applicabili e considerazioni etiche.

Per esempio, alcuni stati richiedono avvocati di avere spazio ufficio fisico. In questi casi, è necessario disporre di una presenza ufficio fisico e non sono autorizzati ad essere un avvocato del tutto virtuale. Controlla i requisiti per la tua giurisdizione e segui le regole per la tua zona.

Inoltre, è tuo dovere come avvocato proteggere i dati dei tuoi clienti e mantenere la riservatezza dei clienti. Come un avvocato virtuale, più delle vostre comunicazioni avvengono online invece che di persona. Ecco perché è particolarmente importante che i dati dello studio legale siano sicuri e che tutti i canali siano crittografati.

Scopri di più dalla ABA e l’etica di una pratica virtuale e la sicurezza dei dati studio legale.

Costruire una tabella di marcia per diventare un praticante solista virtuale

Diventare un praticante solista virtuale richiede molti degli stessi passi come l’apertura di uno studio legale tradizionale. Ecco perché è importante prendere il tempo di pianificare di conseguenza—rivedere la nostra guida per iniziare il proprio studio legale è un buon punto di partenza. Ecco altri passaggi da considerare:

• Fare un business plan. Ad esempio, ti consigliamo di creare un (o aggiornare il vostro esistente) studio legale business plan per impostare obiettivi misurabili, definire la visione della vostra azienda e valori fondamentali, fare un piano finanziario, e analizzare il mercato che si sta entrando.
• Strategie su come gestire l’assunzione del cliente. Gli studi legali virtuali possono beneficiare di soluzioni online e automatizzate per l’assunzione di clienti. Il software di assunzione client di Clio Grow consente di generare moduli di assunzione e pianificare le consultazioni virtualmente.
• Creare un piano di comunicazione. Avrai bisogno di una strategia per le tue comunicazioni interne senza tutti in ufficio. Vuoi utilizzare e-mail, chat, video riunioni, applicazioni come Slack, o telefonate? Inoltre, dovrai pensare a come gestirai le comunicazioni con i clienti. Chiediti: quale sarà il tuo processo per prenotare e condurre incontri con i clienti?
• Crea un piano di marketing per la tua pratica. Perché il tuo studio legale virtuale è online, è necessario disporre di una strategia efficace per commercializzarlo. Un sito web dello studio legale ottimizzato per SEO e ben progettato è essenziale (sia per la promozione che per connettere i clienti al portale client online sicuro della tua azienda). Il tuo piano di marketing dovrebbe anche tenere conto di altri modi per connettersi con i clienti, come i social media e la pubblicità online per gli avvocati.

Per nuove idee su come ottenere il tuo nome là fuori e guidare il business, scopri come ottenere nuovi clienti per uno studio legale.

Imparare a transizione dal tradizionale studio legale

Se avete già eseguito uno studio legale tradizionale e si desidera passare a un più virtuale pratica, prendere in considerazione questi suggerimenti:

• non affrettare il processo. Se hai già una pratica legale tradizionale, non preoccuparti di andare immediatamente virtuale tutto in una volta. È possibile creare un piano per iniziare con un modello ibrido di persona e virtuale. Ad esempio, potresti avere dipendenti che lavorano quattro giorni alla settimana in ufficio e un giorno in remoto. Quindi, è possibile aumentare gradualmente il rapporto tra i giorni di persona e quelli remoti durante la transizione.
• Trovare modi per semplificare le attività e renderle virtuali. Cerca opportunità per creare processi che in genere devono essere eseguiti in ufficio sicuro e virtuale. Ad esempio, è possibile passare dalla scansione di un documento su uno scanner di Office all’utilizzo di un’app di scansione sicura del documento sul telefono.
• Automatizza i tuoi processi esistenti con la tecnologia. La giusta tecnologia basata sul cloud può semplificare i processi e rendere più facile e sicuro lavorare come avvocato virtuale. Quando scegli soluzioni tecnologiche per la tua azienda virtuale, prenditi il tuo tempo e scegli attentamente. Assicurati di controllare più opzioni e assicurati che tutte le soluzioni che consideri siano sicure e crittografate.

Ad esempio, il software di gestione pratica basato su cloud come Clio Manage consente di automatizzare le attività. Clio Manage permette anche il vostro studio legale per mantenere le questioni e le informazioni organizzate, monitorare il tempo e le spese, gestire il calendario, e gestire le fatture in un unico luogo.

Come si fa a servire i clienti come un avvocato virtuale?

I vantaggi degli studi legali virtuali non sono solo per gli avvocati: gli avvocati virtuali possono aiutare più persone nei modi che vogliono, il che significa un’esperienza cliente più eccezionale.

Come Clio CEO e Co-fondatore Jack Newton delinea nel suo libro, Lo Studio legale centrato sul cliente, la chiave per grandi esperienze dei clienti è quello di dare ai clienti ciò che vogliono e hanno bisogno in una situazione.

Quando si tratta di servizi legali, i clienti desiderano sempre più l’esperienza conveniente che gli studi legali virtuali possono fornire, tra cui:

Un portale client virtuale

Come discusso in precedenza, un portale online sicuro-dove è possibile condividere informazioni e comunicare con i clienti è necessario per uno studio legale virtuale. I consumatori di oggi vogliono anche un avvocato che può offrire questo. Secondo il 2020 Legal Trends Report, il 69% dei consumatori preferisce lavorare con un avvocato che può condividere i documenti elettronicamente attraverso una pagina web, un’app o un portale online.

Dare ai clienti un accesso sicuro ai loro casi tramite un portale online è una vittoria per avvocati e clienti. I clienti possono ottenere un’esperienza migliore in quanto possono accedere e controllare le loro informazioni sul caso da soli. Allo stesso tempo, un portale client virtuale consente inoltre agli avvocati di risparmiare tempo che altrimenti potrebbero spendere per comunicare gli aggiornamenti.

Ulteriori informazioni sul portale client sicuro di Clio Manage, Clio for Clients.

Software di gestione dei documenti

Studi legali virtuali devono essere in grado di accedere ai documenti del caso da qualsiasi luogo in modo sicuro. Gli avvocati virtuali possono rivolgersi a soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud (come Clio Manage, OneDrive o Dropbox).

Ad esempio, il software di gestione dei documenti basato su cloud di Clio Manage offre un’archiviazione illimitata dei documenti. Con Clio Gestire, è possibile accedere ai documenti del cliente da qualsiasi luogo sul vostro computer portatile o telefono cellulare.

Dal punto di vista dei clienti, il software di gestione dei documenti basato su cloud consente di risparmiare tempo e aiuta a creare un’esperienza legale più fluida. Oltre a condividere rapidamente documenti legali tramite il portale online sicuro, Clio offre anche funzionalità di firma elettronica per rendere la firma dei documenti in determinate situazioni più facile e veloce per i clienti.

Video consultazioni

Mentre gli avvocati virtuali possono ancora avere incontri di persona, videoconferenza rende più facile per gli avvocati virtuali per aiutare più clienti, non importa dove si trovano.

Come rileva il 2020 Legal Trends Report, il 37% dei consumatori preferisce incontrarsi virtualmente con un avvocato per una consultazione o un primo incontro. Inoltre, il 50% dei consumatori preferirebbe avere le loro riunioni di follow-up attraverso la videoconferenza. Lavorare virtualmente può dare ai clienti l’esperienza che vogliono, risparmiando anche tempo agli avvocati.

Diventare un avvocato virtuale può avvantaggiare il tuo studio legale e i tuoi clienti

Lavorare in remoto non è più un’idea astratta per gli avvocati. La tecnologia sicura e basata sul cloud rende il lavoro praticamente possibile e, in molti modi, preferibile.

Pur essendo un avvocato virtuale può variare da lavorare in remoto un po ‘ del tempo per l’esecuzione di uno studio legale virtuale, avvocati virtuali hanno bisogno di un portale client online sicuro. Non tutte le aziende possono essere virtuali al 100% a causa di regole che richiedono una presenza fisica dell’ufficio nella loro giurisdizione. Ma con la pianificazione e la lungimiranza, la maggior parte delle aziende può incorporare elementi di studi legali virtuali per sbloccare i benefici di una maggiore flessibilità per gli avvocati e un’esperienza migliore e più conveniente per i clienti.

Con questo in mente, se ti stai chiedendo se essere un avvocato virtuale potrebbe funzionare per te, inizia imparando le regole per la tua zona e creando un piano per la tua attività. Con i giusti strumenti tecnologici e piani per la comunicazione e il marketing, going virtual potrebbe permetterti di aiutare più clienti godendo di costi inferiori e di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Abbiamo pubblicato questo post nel mese di luglio 2021. Ultimo aggiornamento: 14 ottobre 2021.

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