Come fare una newsletter che viene letta

Linda Benedict
Estensione e informazioni agricole

Una newsletter può essere un meraviglioso mezzo di comunicazione. La ricerca mostra costantemente persone come newsletter. Alle persone piace ottenere informazioni tempestive su misura per i loro interessi-informazioni che sono veloci e facili da leggere.

Ma per comunicare, una newsletter deve essere letta. Non può essere gettato via prima di essere aperto o bandito nel mucchio da leggere.

Vuoi che la tua newsletter sia un pezzo vitale di comunicazione che le persone non vedono l’ora di ricevere. Questo avviene solo attraverso la pianificazione e l’impegno.

(si apre in una nuova finestra)Conosci il tuo pubblico

Il primo passo nella pianificazione di una newsletter è troppo spesso trascurato: Conosci il tuo pubblico. Chi sono esattamente? A cosa sono interessati? Cosa hanno in comune? Cosa può fare la tua newsletter per loro?

Il pubblico può essere molto varia demograficamente, ma devono avere qualche terreno comune che si sta affrontando con la vostra newsletter.

Ad esempio, potresti voler sviluppare una newsletter per le persone che devono adottare una dieta a basso contenuto di colesterolo o per gli agricoltori che vogliono imparare a usare il computer. Il pubblico di una newsletter distribuita a livello nazionale chiamata “The Sproutletter” è persone a cui piace mangiare germogli. Ecco come può essere specializzato un pubblico.

Se il tuo pubblico è già definito per te, ad esempio clienti per la tua azienda o membri di una determinata organizzazione, devi assicurarti di conoscere i loro interessi. Scoprire. Incontra alcuni di loro o invia un breve questionario.

(si apre in una nuova finestra)Definisci il tuo scopo

Dopo aver definito il tuo pubblico, la prossima cosa da fare è definire il tuo scopo. Vale la stessa regola: sii specifico.

Ad esempio, la tua newsletter potrebbe essere per le persone che fanno mestieri a pagamento. Lo scopo potrebbe essere quello di aiutarli a commercializzare quei mestieri. Includerai informazioni sui prossimi spettacoli di artigianato e passerai consigli da artigiani di successo.

O il pubblico potrebbe essere persone che a casa-può cibo. Il vostro scopo è quello di tenerli informati delle ultime ricerche sulle procedure di casa-inscatolamento sicuro, nuove attrezzature e ricette gli esperti considerano sicuro.

Più specifico è il tuo scopo, più facile sarà preparare la tua newsletter. La tua mente diventa sintonizzata su bit di informazioni che potrebbero fare buoni articoli. Prendere nota di questi in un file. Ogni volta che si mette la newsletter insieme, tutto quello che dovete fare è scavare in quel file per il materiale necessario.

(si apre in una nuova finestra)Scopri se qualcuno sta leggendo

Anche se potresti avere il tuo pubblico e il tuo scopo chiari, non sei ancora pronto per lanciare una nuova newsletter fino a quando non hai capito un piano di valutazione. Devi scoprire se qualcuno la ‘ fuori ti sta leggendo. Venire con un piano prima di iniziare la pubblicazione contribuirà a garantire che si bastone per il pubblico e lo scopo senza scendere in pista.

Utilizzare tre livelli di valutazione. Vieni con un piano per tutti e tre.

Livello 1
Ottieni feedback su base regolare
Scrivi almeno un articolo per numero che richiede una risposta da parte del lettore. Gli esempi potrebbero essere:

Includere un ordine vuoto e chiedere ai lettori di inviare i nomi dei conoscenti che potrebbero voler ricevere la newsletter.

Pubblicizza una pubblicazione che hai in quantità e vedi quante richieste ricevi a causa dell’articolo.

Sollecita domande dai lettori e includi articoli di domande e risposte nella newsletter.

Uno specialista di estensione intraprendente nel Missouri ha iniziato una newsletter chiamata “Inizi” per le coppie appena sposate per aiutarli a ottenere i loro piedi finanziari a terra.

In un numero aveva questo articolo:

(si apre in una nuova finestra)Cosa fai?

Come fate voi due a gestire soldi e bollette? Sei contento del tuo sistema attuale? Se si desidera condividere il sistema con gli altri, mi mandi una linea o chiamare — Io includerò in “Beginnings” del mese prossimo.”

In un numero della newsletter nazionale “Communications Concepts”, l’autore ha chiesto ai lettori di inviare giochi di parole in modo da poter dare “divertimento nei giochi di parole” ai peggiori e migliori giochi di parole inviati.

Livello 2
Fai un sondaggio
Fallo una volta all’anno. Chiedi cosa leggono i lettori e non leggono, come e non mi piace della tua newsletter. Utilizzare queste informazioni per migliorarle.

Perderai il tuo tempo, però, se non si progetta il sondaggio nel modo giusto. C’è un’arte nel farlo. Ecco alcuni suggerimenti:

Chiedi solo ciò che vuoi sapere e niente di più.

Mantenere il modulo di indagine il più breve possibile — non più di un foglio da 8-1/2 per 11 pollici. Il retro di una cartolina è il migliore.

Rendere più facile per le persone a tornare. Includere una busta affrancata. Una cartolina auto-indirizzata e timbrata ha dei vantaggi perché può essere inserita in uno dei tuoi problemi.

Le persone sono disattivate da domande su età e reddito. Se questa informazione è vitale per te, non chiederlo prima. Lascia che si riscaldino prima al tuo sondaggio. Poi, quando lo chiedi, fornisci intervalli, come un’età compresa tra 30 e 39 o un reddito inferiore a $30.000 all’anno.

Un altro suggerimento per un sondaggio è che non devi chiedere a tutti. Se si dispone di un campione casuale, è possibile estrapolare i risultati a tutta la popolazione. Scegli ogni decimo nome dalla tua mailing list, per esempio.

È anche essenziale eseguire una prova a secco prima di inviare il sondaggio alla posta. Prova il sondaggio su una manciata di persone per assicurarsi che le vostre domande sono comprensibili.

Livello 3
Scopri se qualcuno sta facendo qualcosa di diverso a causa della tua newsletter
Questo è il livello di valutazione più difficile. Deve essere attentamente orchestrato. Capire una cosa che si desidera campagna per nella tua newsletter. Poi rapidamente scoprire se la vostra campagna ha fatto nulla di buono. Ecco i passaggi:

• Promuovere qualcosa. Si consiglia di utilizzare due, tre o più problemi per fare questo.
• Scopri se qualcuno sta facendo quello che stai promuovendo a causa della tua newsletter.
• Ricordati di scoprirlo velocemente. Potrebbero iniziare a farlo. Ma dimenticheranno di aver avuto l’idea dalla tua newsletter a meno che tu non abbia il tempo di valutare e la campagna vicini. Idealmente, la tempistica dovrebbe essere entro 30 giorni dalla fine della campagna-o certamente entro tre mesi.
• Per motivi di efficienza, potresti voler includere questa valutazione con il tuo sondaggio annuale.

Ciò per cui scegli di fare campagna dipende dal tuo pubblico e dal tuo scopo. Se il pubblico è il nuovo sposato e il vostro scopo è quello di aiutarli a scendere a un buon inizio finanziariamente, si potrebbe desiderare di campagna per loro di impostare un budget.

Si potrebbe desiderare di campagna per aiutare weight watchers tenere fuori il peso, i fumatori smettono di fumare o gli agricoltori adottano alcune pratiche di conservazione del suolo. Una newsletter dei dipendenti dell’ospedale ha condotto una campagna per promuovere la cortesia negli ascensori. Qualunque cosa sia, se si scopre che le persone hanno cambiato la loro vita a causa della vostra newsletter, che è piuttosto un risultato. Questi tipi di risultati potrebbero aiutarti a ottenere un aumento o più abbonati. In entrambi i casi, ti sei preparato per la celebrità della newsletter.

(apre in una nuova finestra)Commercializza la tua newsletter

Il prossimo piano che devi escogitare è come commercializzare la tua newsletter. Un modo efficace per farlo è attraverso il direct mail marketing. Avrete bisogno di mailing list. Se il pubblico scelto appartiene a organizzazioni che condivideranno mailing list con te, sei a posto. Ma se stai cercando di raggiungere un pubblico i cui membri non sono già organizzati in qualche modo, allora hai il tuo bel da fare per te.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare una mailing list:

Ottieni pubblicità nelle pubblicazioni che raggiungono il tuo pubblico. Se è possibile ottenere questo gratis, grande. In caso contrario, potrebbe essere necessario acquistare alcuni spazi pubblicitari. Gli annunci classificati sono meno costosi degli annunci pubblicitari e possono produrre un numero considerevole di nomi.

Metti coupon in ogni numero della tua newsletter chiedendo ai lettori di inviare nomi di amici o parenti che potrebbero essere interessati a iscriversi.

Verifica con le persone chiave che hanno contatti con il pubblico che stai cercando. Vedi se sarebbero disposti ad aiutarti a trovare nomi e indirizzi. Ad esempio, per la newsletter” Beginnings ” per giovani coppie sposate, l’autore è andato ai ministri chiedendo nomi.

Una volta che hai una mailing list, puoi procedere a promuovere la tua newsletter e sollecitare l’iscrizione. Progettare un volantino direct mail e lettera di presentazione che spiegano al lettore ciò che lui o lei guadagnerà dalla tua newsletter. Rispondere a questa domanda secolare per il lettore, ” Che cosa è in esso per me?”Ecco una formula che potresti voler seguire mentre scrivi la tua copia:

• Prometti un beneficio.
• Dì ai lettori cosa otterranno. Stuzzicarli.
• Eseguire il backup delle dichiarazioni con la prova.
• Riformulare il più forte vantaggio nella chiusura.
• Incita azione ORA.

Idealmente, il pacchetto di direct mail marketing dovrebbe includere:

• Una lettera di copertura.
• Un volantino per posta diretta.
• Una carta di abbonamento auto-indirizzata a pagamento.
• Un numero di esempio della newsletter.

Se la tua newsletter è disponibile da un po ‘ e stai cercando più abbonati con la tua campagna di direct mail, allora puoi incorporare la tecnica della testimonianza. Scopri dai lettori cosa hanno guadagnato dalla tua newsletter. Se hai fatto un buon lavoro di valutazione, dovresti avere questi tipi di citazioni già nei tuoi file. Includere queste citazioni nel vostro disegno volantino direct mail.

(si apre in una nuova finestra)Inizia la tua newsletter

OK, conosci il tuo pubblico e hai uno scopo chiaro. Hai pensato attraverso un piano di valutazione e marketing. Ora, come organizzi la newsletter e la scrivi?

L’approccio più efficiente all’organizzazione di una newsletter prende in prestito sia il mondo dei giornali che il mondo delle riviste. Prendi in prestito dal mondo dei giornali l’approccio delle notizie per determinare l’importanza dei tuoi articoli. Il tuo articolo migliore, più tempestivo e importante va prima. Il resto degli articoli segue.

Prendi in prestito dal mondo della rivista la tecnica della dipartimentalizzazione. Cioè, metti determinati tipi di informazioni sotto voci predeterminate. Ad esempio, in “La Newsletter sulle newsletter”, l’autore ha un reparto chiamato “Recensioni newsletter.”In esso racconta di nuove newsletter, del loro pubblico, dello scopo, del formato e delle informazioni sull’abbonamento.

Altri esempi di dipartimenti potrebbero includere colonne di domande e risposte, profili di personalità dei dipendenti del mese o editorialisti ospiti. Determinerai i tuoi reparti in base al pubblico e allo scopo della tua newsletter.

La tecnica del dipartimento rende la tua newsletter più facile e veloce da leggere. Dipartimenti anche aiutare a mettere fuori la vostra newsletter. Sai esattamente dove mettere alcuni bit di informazioni senza dover reinventare la ruota ogni problema.

(si apre in una nuova finestra)Scrivi delle cose giuste

Scrivi di ciò che il tuo pubblico vuole e deve sapere. Pensate a questi cinque bisogni che ognuno ha:

Persone come riconoscimento
Utilizzare i nomi nella tua newsletter. Alla gente piace leggere prima di se stessi, poi di persone che conoscono e infine di persone famose. Approfitta di questa necessità. Incorporare i nomi ogni volta che è possibile. Offri esempi di come le persone reali fanno le cose che desideri promuovere nella tua newsletter.

Ad esempio, uno specialista di tessuti di estensione nel Missouri ha fatto una newsletter per sarte professionali. In ogni numero usava il nome di qualcuno che le aveva fatto una domanda o che le aveva fornito un suggerimento prezioso.

Uno specialista del bestiame di estensione nel Missouri ha usato la stessa tecnica. Avrebbe trovato gli agricoltori facendo il tipo di pratiche che voleva promuovere e poi usato i loro nomi nella sua newsletter.

Alle persone piace fare e risparmiare denaro
Non importa quale sia il tuo pubblico o scopo, fornire un angolo economico alla tua newsletter. Almeno un riferimento in ogni numero dovrebbe aiutare le persone a risparmiare o fare soldi.

Persone come security
Includono informazioni sulla sicurezza o sulla salute in un articolo o hanno un dipartimento sui suggerimenti. Le persone sembrano essere più consapevoli della sicurezza e della salute che mai.

Alle persone piace risparmiare tempo
Quasi tutti hanno molto più da fare delle ore del giorno. Questo è particolarmente vero per il pubblico newsletter. Ecco perché si iscrivono alle newsletter. Facile da leggere suggerimenti su risparmio di tempo può endear tua newsletter ai tuoi lettori.

Alla gente piace divertirsi
Quando gli autori si avvicinano loro newsletter come un mezzo per comunicare con un amico, sono più propensi a scrivere una copia migliore ed essere leggi di più. Se riesci a portare un sorriso sul viso di qualcuno, hai vinto un amico. Aggiungi un po ‘ di umorismo alla tua newsletter. Scrivi un titolo intelligente. Includere un reparto poke-divertimento. Passare su una situazione divertente che qualcuno ha risolto.

Ad esempio, un amministratore di estensione nel Missouri ha scritto una newsletter per il suo staff e ha sempre incluso un dipartimento “Tacchino del mese” in cui ha ammesso qualche errore o boo-boo che aveva fatto.

Il nome della newsletter dei dipendenti per Sea World di San Diego è “The Whale Street Journal.”Uno specialista del latte di estensione ha intitolato la sua newsletter” No Bull-Mammelle Fatti.”

Uno specialista di bestiame di estensione aggiungerebbe una citazione alla fine della sua newsletter come riempitivo. Ma invece di usare una di quelle citazioni anonime innocue, ha sempre citato una persona reale da uno scherzo sentito davanti a un caffè al ristorante della piccola città dove si riuniva spesso con gli agricoltori.

(si apre in una nuova finestra)Scrivi per essere letto velocemente

Le persone vogliono che le newsletter siano una lettura veloce. Vogliono essere in grado di cogliere rapidamente le informazioni che hai presentato. Scrivi i tuoi articoli per aiutare il lettore a leggere più velocemente.

Inizia con un botto
Non battere intorno al cespuglio. Arriva al punto. Articoli Newsletter non hanno bisogno di introduzioni fiorite. Quindi prendi in prestito lo stile di scrittura conciso del giornalismo giornalistico.

Usa la parola più familiare e più breve.

Scrivi per esprimere, non impressionare. Perché dire “utilizzare ” quando” uso ” farà?

Scrivi a un livello leggermente inferiore a quello che il tuo pubblico è in grado di leggere. I lettori apprezzano questo perché la lettura va più veloce e questo fa risparmiare loro tempo. Anche pubblicazioni stellari come il Wall Street Journal non superano un livello di lettura delle scuole superiori. Fai quello che viene chiamato “indice di nebbia” sulla tua newsletter. Questa è una tecnica per controllare il livello di grado per cui è scritto.

Scrivi il modo in cui parli
Mantieni il tuo stile informale. Dopotutto, questa è una lettera.

Modifica la tua copia
Lascia riposare almeno 24 ore e poi torna indietro e sbarazzati della verbosità e ripulisci il testo per chiarezza. Se possibile, chiedi ad almeno un’altra persona di modificare la copia per te. È difficile essere il tuo editore.

La parte più importante del tuo articolo è la prima frase. Dopo aver scritto la prima bozza dell’articolo, tornare indietro e assicurarsi che la prima frase afferra l’attenzione.

Ancora più importante della prima frase è il titolo. I titoli possono fare o rompere la tua newsletter. Cosa fanno le persone quando scansionano una pubblicazione? Hanno letto i titoli. Ciò determina ciò che leggeranno – se leggono qualcosa.

(si apre in una nuova finestra)Lotta per buoni titoli

Scrivere buoni titoli è una lotta. Spesso ci vuole più tempo che scrivere l’articolo. Ma quello che troverete è che come si scrive il titolo, si taglia attraverso l’essenza dell’articolo. Gli autori spesso tornare indietro e ri-scrivere la prima parte dei loro articoli per abbinare i buoni titoli. La scrittura del titolo ti aiuta a fare il punto nel modo più conciso possibile. Qui ci sono alcune regole per una buona scrittura titolo:

Usa i verbi azione
Verbi come “afferrare”, “colpire”, “mescolare” e “costruire” sono tutti verbi che implicano azione. Stare lontano da verbi statici come ” è ” e ” sono.”Un titolo è ancora più opaco se non include affatto un verbo. Questi titoli sono chiamati “titoli delle etichette” e possono essere mortali a meno che non vengano utilizzati in combinazione con un titolo di accompagnamento, spesso di tipo più piccolo, che include un verbo.

• Povero
  Notizie Riunione annuale
• Meglio
  Tracciare la strada a Portland per la riunione annuale

Usa il tempo presente
Mantieni i verbi nel tempo presente. Questo è lo stile a cui i lettori sono abituati nei giornali. Il tempo presente di solito occupa anche meno spazio prezioso.

Arriva al punto
Dì di cosa tratta l’articolo. Sii intelligente se puoi. Ma non ingannare il lettore sul punto dell’articolo. Ad esempio, il titolo di un articolo su come scrivere un buon curriculum è stato intitolato “Non lasciare che un curriculum crampi il file.”Questo è un gioco di parole intelligente, ma ancora detto che cosa l’articolo era circa.

(si apre in una nuova finestra)Sviluppare uno stile

Per rendere la scrittura più facile, è necessario stabilire alcune linee guida, noto nel settore editoriale come stile. Ciò significa che fai sempre certe cose allo stesso modo in modo da non dover ripensare a come farle.

Il tuo stile include cose come i titoli dei popoli, per esempio. Al primo riferimento la tua fonte potrebbe essere John Smith; e al secondo riferimento, Mr. Smith o Smith. Si consiglia di fare riferimento a tutte le donne con il titolo di Ms. O si consiglia di lasciare fuori titoli del tutto. Non c’è giusto o sbagliato su nessuna di queste scelte. Basta decidere e poi bastone con esso. Questo rende anche la scrittura più facile da leggere. Il lettore riprende inconsciamente il tuo stile e non si confonde.

Oltre ai titoli, potresti anche decidere come scrivere numeri e come designare gli stati.

Se non vuoi prendere tutte queste decisioni da solo, adotta lo stile di qualcun altro. Una guida di stile popolare è Il Washington Post Deskbook sullo stile. Molti giornali usano questi libri di stile. Entrambi questi sono facilmente disponibili presso le librerie o possono essere facilmente ordinati per voi.

Altre cose particolari per la tua newsletter non saranno coperte in un libro di stile standard. Quindi crea il tuo supplemento. In esso potrebbero essere cose come quali acronimi non si specificano e come si fa riferimento a un’organizzazione al secondo riferimento. Ad esempio, MU ha un libro di stile supplementare in cui vengono chiarite le regole sul secondo riferimento all’università: utilizzare MU o Mizzou.

Segui questi suggerimenti e sei sulla buona strada per una newsletter ben scritta, ben organizzata e ben letta.

(si apre in una nuova finestra)Bibliografia

• Beach, Mark. Modifica della newsletter: come produrre una pubblicazione efficace utilizzando strumenti e computer tradizionali. Coast to Coast Books, 1988.
• Benedict, Linda e Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic e John Barry. Pubblicazione newsletter con Pagemaker. Il suo nome deriva dal latino.
• Francese, Christopher W., Editore. The Associated Press Stylebook and Libel Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Successo nella pubblicazione di newsletter: una guida pratica. Associazione Newsletter, 1985.
• Hudson, Howard. Pubblicazione di newsletter. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: una guida pratica. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren e Duncan McDonald. Quando le parole si scontrano: Guida di un giornalista alla grammatica e allo stile. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Editore. Il Washington Post Deskbook sullo stile. McGraw-Hill, 1978.
• Bianco, gen. Editing by Design: una guida alla comunicazione efficace di parole e immagini per editori e designer. R. R. Bowker Co., 1982.
• Bianco, gen. Utilizzo di grafici e grafici. R. R. Bowker Co., 1984.