Come inviare file QuickBooks al tuo commercialista

Fine anno significa riconciliazioni e la preparazione per la stagione fiscale. Se si utilizza una società di contabilità, è necessario inviare il file QuickBooks al tuo account. Ci sono molte opzioni su come inviare i file QuickBooks, ognuno con i propri vantaggi e limitazioni.

Invia un file QuickBooks

Potresti chiederti ‘ Puoi inviare un file aziendale.’La risposta è sì, è possibile inviare il file QuickBooks al tuo commercialista via e-mail, anche se non è raccomandato per motivi di sicurezza. Inoltre non è raccomandato a causa delle limitazioni di dimensione. Se si dispone di un file più grande, sarà necessario comprimere il file come la maggior parte dei servizi di posta elettronica non consentono l’invio o la ricezione di e-mail oltre 25 MB. In queste circostanze, si consiglia di creare una copia QuickBooks Accountant o provare a inviare un file QuickBooks portatile.

QuickBooks Accountant Copy

Se la dimensione del file è un problema, si consiglia di inviare il file QuickBooks al tuo contabile utilizzando una copia QuickBooks accountant. Una copia QuickBooks accountant blocca i libri per un periodo di tempo specifico. Questa opzione consente al cliente di condividere il proprio file con il proprio contabile pur continuando a lavorare nella propria copia del file. Un cliente può inviare loro QuickBooks accountant copia tramite server Intuit, e-mail, o un’applicazione di sincronizzazione come Dropbox. Una volta che il contabile è fatto, le loro modifiche dovranno essere importati di nuovo nel file della società da parte del cliente, che può richiedere un po ‘ di formazione supplementare da parte del contabile.

QuickBooks Portable Copy

È inoltre possibile inviare il file QuickBooks al tuo commercialista utilizzando un file portatile. Un file portatile è una versione compatta del file aziendale e non è un backup completo. Non include i tuoi modelli di messaggi, loghi, immagini o modelli. Inoltre non include il tuo .tlg o .file di registro, Loan Manager, Statement Writer o file Fixed Asset Manager. Questa opzione non consente al cliente e al contabile di lavorare entrambi allo stesso modo. Tuttavia, come la copia contabile, un file portatile può essere inviato via e-mail o la sincronizzazione di un’applicazione come Dropbox.

Una volta che il contabile riceve il file, sarà necessario ripristinare il file sul proprio computer; completa le modifiche e le modifiche; quindi crea una copia portatile aggiornata da inviare al client. Una volta che il client riceve il file portatile aggiornato, sarà necessario ripristinare il file sul proprio computer e quindi lavorare da questa versione andando avanti.

QuickBooks Backup

L’ultima opzione per inviare il file QuickBooks al tuo commercialista è un backup QuickBooks. A differenza della copia portatile, un backup QuickBooks salva tutto attualmente nel file aziendale. Ciò include i dati contabili, i modelli, le lettere, i loghi, le immagini e i file correlati (QuickBooks Statement Writer, Cash Flow Projector e Business Planner). I backup possono essere inviati via email se sono abbastanza piccoli, salvati su thumb drive e consegnati al contabile di persona o tramite un’applicazione di sincronizzazione come DropBox.

Il backup QuickBooks ha lo stesso processo di flusso di lavoro di una copia portatile. Il contabile dovrà ripristinare il file sul proprio PC, apportare le modifiche e quindi creare un nuovo backup da dare al client. Il client può quindi ripristinare il backup sul proprio PC e funzionerà da questa versione andando avanti.

Invia il tuo file QuickBooks al tuo commercialista con Qbox!

Un’alternativa per inviare manualmente il file QuickBooks al tuo commercialista utilizzando i metodi sopra descritti è Qbox. Qbox è un software di collaborazione cloud-enabled che aiuta gli utenti a condividere file su Internet. I file nelle cartelle Qbox sul computer Windows di un utente vengono sincronizzati con il server Qbox cloud e quindi con i computer Windows degli utenti condivisi, in modo che tutti abbiano copie identiche del file. Non è necessario eseguire il backup, il ripristino o l’importazione di copie di accountant poiché tutti gli utenti hanno accesso all’intero file QuickBooks. Per ulteriori informazioni, visitare https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.