Come organizzare una videoconferenza con più partecipanti

In molti modi, è meraviglioso che tu sia in grado di comunicare con i clienti in altre città usando solo il tuo computer. Ma proprio come nella vita reale, più persone che sono in un incontro online, più è probabile che qualcosa andrà storto. Con ogni nuovo partecipante, quasi 10 minuti saranno sprecati per problemi di chiamata, partecipanti “caduti” e feedback striduli, lasciandoti solo la metà del tempo per completare la tua attività.

Come organizzare una videoconferenza di successo con diversi partecipanti

Mentre può sembrare travolgente per ospitare una conferenza con cinque o più persone presenti, ci sono molte cose che potete fare per garantire che la riunione va nel modo più agevole possibile. Ecco alcuni consigli di preparazione per le riunioni che coinvolgono:

• Più partecipanti. La prima cosa che devi fare è individuare un momento in cui tutti i partecipanti sono disponibili. Molte applicazioni software online (come Doodle o Meet-O-Matic) consentono a più utenti di bloccare le date del calendario, mostrando chiaramente la disponibilità e risparmiando un sacco di e-mail avanti e indietro.
• Posizioni multiple. Una delle prime cose che gli organizzatori dovrebbero fare è assicurarsi che i partecipanti sono stati dati l’ora corretta per la riunione. Ciò include il controllo con i partecipanti in altri fusi orari per assicurarsi che il loro tempo di riunione sia stato calcolato correttamente.
• Più dispositivi. Molti partecipanti possono essere” chiamata in ” utilizzando le loro macchine fotografiche e computer, ma alcuni on-the-go partecipanti possono partecipare utilizzando il loro su smartphone o tablet. Assicurati di poter dare indicazioni chiare su come partecipare alla riunione su un dispositivo alternativo (e non solo iPad o iPhone).
• Piattaforme multiple. Potrebbe essere necessario passare da un utente all’altro, visualizzare due schermate diverse contemporaneamente o accedere a un programma diverso durante la riunione. Dovresti fare una prova tecnica completa prima della riunione per assicurarti che tutti i diversi programmi funzionino a comando e lavorino insieme.

A Casamo & Associati, sappiamo che il vostro tempo è prezioso. Ecco perché possiamo prendere in consegna l’organizzazione della riunione, coordinare i vostri programmi e documenti di presentazione, fornire supporto tecnico durante la riunione, e agire come un collegamento tra voi ei vostri partecipanti. Siamo in grado di ospitare la riunione nel nostro sito di videoconferenza completamente attrezzata, e informare i partecipanti di siti di videoconferenza vicino alle loro posizioni utilizzando la nostra rete. Se desideri prenotare la nostra sala conferenze, visita la nostra pagina di pianificazione online per bloccare la data il prima possibile.