Come scrivere rapporti che i tuoi clienti leggeranno effettivamente

La segnalazione è un lavoro continuo in corso per il nostro team di Content Harmony. Siamo costantemente alla ricerca di modi per ridurre al minimo il tempo speso segnalazione massimizzando intuizioni dei clienti e take away. Più tempo spendiamo ogni mese sulla segnalazione è meno tempo che otteniamo per eseguire sulla strategia.

Detto questo, riferire alla fine o all’inizio di ogni mese è un momento prezioso per il nostro team per riflettere sui risultati e dare un’occhiata a ciò che funziona e talvolta non funziona. Dal momento che così tanto tempo ed energia va nel reporting, lavoriamo per renderlo il più prezioso e orientato all’azione possibile con chiari passi successivi per il cliente. Un buon rapporto cliente ha bisogno di una buona struttura, proprio come un incontro di successo ha bisogno di una buona agenda riunione.

Per assicurarci che i nostri rapporti colpiscano la scrivania dei nostri clienti, piuttosto che scomparire nelle profondità dei loro archivi di posta elettronica, abbiamo escogitato i nostri 9 modi per scrivere un rapporto di cui il tuo capo si fregherà:

Panoramica:

• 1. Ridefinire gli obiettivi del progetto
• 2. Cosa hai realizzato il mese scorso?
• 3. Quali risultati hai visto dal tuo lavoro?
• 4. Lega i KPI agli obiettivi aziendali
• 5. Spiegati
• 6. Cosa sarà realizzato questo mese?
• 7. Di ‘ loro cosa fare dopo
• 8. Chiama il Cliente. Avere una conversazione
• 9. Concentrati su “Noi”

Ridetermina gli obiettivi del progetto

Quali obiettivi ti sei prefissato di raggiungere all’inizio del progetto? Reporting mensile è un ottimo momento per fermarsi e guardare dove sei contro dove si intende essere. Sei in anticipo? Dietro?

Se sei in anticipo rispetto al traffico, alle entrate, alle vendite, ecc., capisca quello che Lei ha fatto per arrivare là e come Lei può portare lo slancio attraverso la fine del progetto o contratto.

Se sei indietro, prenditi questo tempo per riflettere su ciò che hai realizzato finora e su cosa puoi fare in modo diverso andando avanti per recuperare il ritardo. Utilizzare questo rapporto mensile come punto di check-in per capire se è necessario o meno ruotare la vostra strategia.

Cosa hai realizzato il mese scorso?

Certo, sembra piuttosto semplice, ma probabilmente rimarrai sorpreso da quanti rapporti ho visto che hanno lasciato questo abbastanza vago.

Sei un’agenzia di content marketing che si concentra sulla produzione e distribuzione? Quali contenuti hai pubblicato il mese scorso? Dove l’hai pubblicato? Come hai ottenuto il contenuto di fronte ai clienti target dei tuoi clienti? Quanto hai speso per farlo?

Sei un’agenzia di PR? Hai ottenuto dei tirocini degni di nota per il tuo cliente? Hai fatto qualche nuovo contatto è possibile utilizzare per progetti futuri?

Assicurati che queste siano cose che puoi indicare e dire ” quello we l’abbiamo fatto.”

Se non hai alcun lavoro tangibile a cui puntare, probabilmente sarei pronto a spiegare dove sono stati spesi tempo e risorse. Comprensibilmente, ci sono mesi trascorsi a lavorare su strategia e pianificazione che non sempre equivalgono a prodotti tangibili. Se questo è il caso, rendere questo cristallino e puntare a qualsiasi deliverable (o work in progress documenti) che avete creato lungo la strada.

Quali risultati hai visto dal tuo lavoro?

Ha avuto successo? Quando si guarda a tutto quello che hai realizzato il mese scorso, ha fatto ottenere il vostro cliente più vicino a raggiungere i loro obiettivi di business e gli obiettivi che il team di cui a colpire all’inizio del progetto?

All’inizio di ogni progetto, il tuo team dovrebbe sedersi con il cliente e delineare attentamente gli indicatori chiave di performance (KPI) che verranno segnalati ogni mese. Quando si tratta di reporting, il tuo team dovrebbe esaminare ciascuno di questi KPI e riferire in che modo il tuo lavoro ha avuto un impatto diretto sul movimento dei KPI (positivo o negativo).

Lega i KPI agli obiettivi aziendali

Sulla base della visualizzazione dei risultati, assicurati che i KPI segnalati siano legati agli obiettivi di crescita aziendale, non a metriche arbitrarie e prive di significato.

A seconda del client, i KPI saranno probabilmente molto diversi. I clienti focalizzati sulla generazione di lead vorranno vedere nuovi lead acquisiti, i clienti di e-commerce vorranno vedere nuove entrate e vendite, gli editori tendono a preoccuparsi maggiormente delle visualizzazioni di pagina, ecc.

In ogni caso, assicurati che i KPI siano allineati con gli obiettivi di business, in genere il che significa più soldi che arrivano attraverso la porta per il tuo cliente. Cose come classifiche di ricerca e posizionamenti PR sono grandi indicatori principali che dovrebbero essere identificati, ma in genere non sono KPI da evidenziare.

Suggerimento bonus: non segnalare cose che non contano. Ad esempio, se stai lavorando con un client lead gen e un mese hai una grande crescita nelle visualizzazioni di pagina, chiediti ” questo è davvero importante o sto solo segnalando questi numeri perché sono positivi?”

È facile, specialmente quando i KPI possono essere in calo di volta in volta, riferire su altre metriche solo perché hanno un bell’aspetto. Evita questo. Se non si può ragionevolmente concludere che una metrica contribuisce agli obiettivi aziendali complessivi, ometterla completamente. Altrimenti, è probabile che ti prepari per le domande dei clienti che potresti non essere pronto a rispondere.

Spiegati

I numeri e i KPI sono aggiornati per il mese? Sono giù? Cogli l’occasione per immergerti davvero nel “perché”, indipendentemente dalla direzione in cui le cose stanno andando di moda.

Se i numeri si muovono nella giusta direzione, prenditi del tempo per far sapere al cliente esattamente cosa hai fatto per raggiungere questo obiettivo. Hai pubblicato un post sul blog che è diventato virale? Il tuo whitepaper genera più lead di quelli che il tuo cliente ha mai visto? Prenditene il merito.

Se i tuoi numeri sono in calo, prima prova a capire perché. Forse è una tendenza stagionale o forse il tuo duro lavoro non è stato quello che pensavi. Una volta capito cosa sta succedendo, creare un piano d’azione per ruotare e cambiare questo mese prossimo.

Comunicare con attenzione il motivo dietro la goccia insieme con il vostro piano per migliorare questo nei prossimi mesi. Dalla mia esperienza, i clienti capiscono che non ogni mese sarà un home run e ci saranno cali lungo la strada. Finché tu e il tuo team avete un piano per correggere questo, la maggior parte dei clienti sarà disposta a continuare a lavorare verso il miglioramento.

Cosa verrà realizzato questo mese?

Ancora una volta, qualcosa che dovrebbe essere piuttosto semplice, ma spesso viene trascurato; di solito nel caso in cui non ci sia un chiaro piano d’azione.

A Content Harmony, in genere lavoriamo in cicli di 6-12 mesi. Trascorreremo del tempo a creare una strategia e pianificare per 6-12 mesi di lavoro alla volta con una chiara cronologia di risultati e obiettivi. Questa timeline viene sempre comunicata con il cliente in anticipo, ma è sempre bene ribadire ogni mese insieme alla segnalazione.

Dopo aver coperto le realizzazioni nel mese precedente insieme ai risultati che hai visto, tuffati nel piano per il mese successivo. Includi sempre attività, risultati finali e date di scadenza. Non solo questo garantirà al cliente che sei in cima alle cose, ma questo manterrà il tuo team interno responsabile per aver raggiunto le date di scadenza e rimanere nei tempi previsti.

Comunicare chiaramente i prossimi passi e gli elementi di azione per ogni persona del tuo team, così come del cliente. Con così tante e-mail e to-do list che rimbalzano tra i due team, è facile perdere traccia delle attività. Utilizza il reporting mensile per richiamare elementi di azione specifici che devono essere eseguiti da ciascun team.

Chiama il Cliente. Fai una conversazione.

Una volta che si ottiene reporting mensile fuori dalla porta, impostare un tempo per chiamare o incontrare il cliente e discutere reporting mensile. Anche 30 minuti per chiarire qualsiasi tipo di domande possono andare un lungo cammino e continuare a costruire sul vostro rapporto cliente/agenzia.

Suggerimento bonus: utilizzare questa riunione per esaminare gli elementi di azione necessari al client. Il tuo contatto con il cliente è probabilmente una persona impegnata e potrebbe ancora sfogliare le parti importanti (anche se è uno di cui dovrebbero fregarsene). Assicurati che lei / lui sappia cosa è necessario da loro e quando ne hai bisogno.

Assicurati di inviare minuti di riunione completi dopo ogni riunione in modo che tutti sappiano i prossimi passi.

Concentrati su”Noi”

Un rapporto cliente/agenzia è proprio questo, un rapporto. Man mano che gli affari del tuo cliente crescono, cresce anche il tuo. Siete entrambi incentivati a fare bene e lavorare insieme come una squadra. Assicurati che la tua segnalazione e comunicazione rifletta questo lavoro di squadra.

Usa “noi ” o” noi ” quando parli di successi e risultati:

• “Questo mese siamo stati in grado di raggiungere XYZ.”
• ” Abbiamo visto un miglioramento X% rispetto al mese scorso.”

Tenere questo in mente è uno di quei piccoli miglioramenti che possono riformulare il lavoro che stai facendo e creare relazioni durature con clienti/agenzie.

La pratica rende perfetti. Come accennato in precedenza, questo è un processo in corso che dovrai perfezionare costantemente come agenzia per servire meglio i tuoi clienti.

Ogni cliente è diverso e questi punti dovrebbero contribuire a migliorare più tipi di attività di reporting.