Come scrivere un memo per un dipendente's Disciplina

In qualsiasi organizzazione, un’azione disciplinare può essere necessaria quando il comportamento di un lavoratore ha un impatto negativo sull’individuo, sui colleghi o sul posto di lavoro. In qualità di manager, potrebbe essere necessario intraprendere azioni disciplinari o correttive per migliorare comportamenti o prestazioni inaccettabili. Quando hai provato senza successo altri metodi come la consulenza e la valutazione delle prestazioni, potrebbe essere necessario scrivere memo per avvertire un dipendente che sembra incapace di riformare. Ecco come è possibile scrivere un memo per la disciplina di un dipendente.

Dare un preavviso sufficiente

Secondo l’Università della California, è possibile rimproverare un dipendente delinquente dando il memo come un avviso al dipendente che la sua performance non soddisfa qualche componente previsto. Si può dare questo rimprovero se il lavoratore non riesce a mostrare un cambiamento a seguito di coaching di supervisione informale per aiutarlo a migliorare le prestazioni richieste. L’avviso può in seguito servire come la documentazione necessaria per licenziare un dipendente se lui o lei non riesce a mantenere l’occupazione dopo che tutti i passaggi legali sono esauriti.

Specificare la linea di condotta

Fare riferimento al memo come memo disciplinare per evitare problemi legali con i sindacati in seguito. Indicare chiaramente il motivo per scrivere il memo. Ricordarsi di includere le risposte del dipendente nel memo, ma evitare di concentrarsi sulla sua risposta. Concentrarsi invece sul riaffermare la politica o la procedura nel memo. Indicando cosa ti aspetti dal tuo dipendente, eviti di intraprendere azioni disciplinari se il lavoratore è conforme alle regole. In molte situazioni, sarebbe illegale distribuire la disciplina senza seguire altre procedure o canali.

Mantenere la privacy

Trattare memo come personale, questioni riservate. Assicurarsi di fornire solo al dipendente coinvolto. Se possibile, dovresti anche fornire una copia ai suoi rappresentanti sindacali e conservarne un’altra copia nel file del personale del dipendente per riferimento futuro. Tuttavia, è necessario verificare con gli amministratori sindacali della propria operazione se è necessario conservare la prova di tali conversazioni o riunioni. Essi possono chiedere una disposizione legale che consente al loro cliente di pinzare una risposta scritta al memo prima di archiviarlo.

Usa una formulazione significativa

Nella tua comunicazione, usa una formulazione potente che si riferisce a un rimprovero o una comunicazione scritta formale. Specificare se si sta accusando il dipendente di incompetenza, insubordinazione, cattiva condotta o negligenza del dovere. Queste sono tutte frasi gravi che potresti usare durante un procedimento disciplinare ufficiale se il tuo licenziamento di un dipendente viene contestato in seguito. Se il tuo memo contiene molti eufemismi, potrebbe essere necessario convincere una commissione disciplinare che il reato commesso dal dipendente ha giustificato il licenziamento. Dovresti dichiarare l’errore senza tritare parole. Si può indicare che una certa azione sarebbe stata presa se il dipendente non riesce a conformarsi alle regole o corso concordato di azione.

La scrittura di un memo elimina il rischio di una causa civile e funge da promemoria per entrambe le parti sulle questioni concordate. Rispetto ai rimproveri verbali, i memo possono essere utili dove è richiesta la prova. Sono anche più formale e la modalità standard di comunicazione in ambiente di ufficio.