Come scrivere una lettera per informare sulla circolare

È necessario sapere ormai che se le aziende vogliono condividere le informazioni al loro interno, usano memo. Per i clienti, usano e-mail o lettere personali. Ma cosa succede se devono far circolare informazioni ad entrambi? Allora entrano in gioco le lettere circolari. È diverso da lettere personali perché quest’ultimo condivide un pezzo di informazioni specifiche per, dire, solo uno o pochi destinatari.

Che cosa sono le lettere circolari?

Se un’azienda vuole far conoscere ai suoi dipendenti nuove informazioni e politiche di tipo “generale” e che saranno lette ampiamente, invia lettere circolari. I messaggi possono essere correlati al business o meno.

Che tipo sono?

Prima di sapere come scrivere una lettera circolare, devi sapere quale tipo di lettera circolare stai scrivendo. Ci sono due tipi a questo proposito:

• Una lettera circolare commerciale che trasporta informazioni relative alle imprese. Ciò include il pensionamento o la morte di un partner/partner, l’apertura di una nuova filiale, l’avvio di una nuova attività, la modifica dell’indirizzo, l’introduzione di nuovi prodotti e servizi, ecc.
• Una lettera circolare non commerciale che condivide informazioni personali o sociali. Questo include predicare ideologie politiche o dare un’opinione personale su questioni contestuali.

Il tono, la lingua e i dettagli della tua lettera circolare dovrebbero variare di conseguenza. Ad esempio:

Se si prevede di aprire una nuova filiale, iniziare con il nome e l’indirizzo della società. Quindi aggiungere il saluto. Dare un po ‘ intro e annunciare la cosa, con informazioni sul nuovo manager e come contattarlo per le necessità future. Termina con buona volontà e chiudi la lettera.

Se devi far sapere alla tua gente di un evento come una fiera del libro che la tua azienda sta pianificando di organizzare, puoi iniziare con le solite cose. Far loro sapere la sede e l’orario, la quota di partecipazione, quali tipi di libri saranno esposti, chi inaugurerà la fiera e quanto durerà. Infine, termina con dove i destinatari possono contattare se necessario.

Il formato generale è fondamentalmente informazioni aziendali, saluto, dichiarazione introduttiva di scopo, dettagli necessari e chiusura.

Le caratteristiche di qualsiasi lettera circolare:

Sia esso commerciale o non commerciale, qualsiasi lettera circolare ha le seguenti caratteristiche:

• In poco tempo, si può fare qualsiasi quantità di informazioni pubbliche
• Il linguaggio è semplice
• la Sua presentazione attraente convince i lettori
• è breve, ma sufficiente per comunicare il messaggio
• è gentile e cordiale
• Si presenta affidabile di informazioni utili per i lettori
• Tutte le parti interessate, sia esso dipendenti o clienti, in grado di capire il suo contenuto
• è esente da polemiche

Se la vostra lettera circolare ha questi, la scrittura di destra.

Consigli da ricordare:

• Devi conoscere il tuo pubblico. Tutti loro non possiedono la stessa quantità di conoscenze in materia, o, per esempio, la società. Anche se tutti non lo fanno, la maggior parte di loro dovrebbe capire cosa stai cercando di trasmettere.
• Utilizzare toni severi per ricordare ai dipendenti assenteismo o qualsiasi questione di grave importanza, con i clienti, o per informazioni più generali utilizzare un tono cordiale e positivo.

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