Come tirare fuori un incredibile VBS (anche se non hai ancora iniziato a pianificare)

Vacation Bible School riunisce i bambini ogni estate per una divertente settimana di avventura, artigianato e apprendimento della Parola di Dio. Se la vostra chiesa sta offrendo il proprio programma di quest’anno, qui ci sono alcuni passi su come tirare fuori un incredibile VBS, anche se non avete ancora iniziato la pianificazione.

Passo #1: Decidere sulle basi

Prima di fare qualsiasi cosa, scegliere il quando, dove e come della vostra settimana VBS. Questa lista di controllo vi aiuterà a tenervi concentrati sulle basi:

• Date-VBS è in genere una settimana durante i mesi estivi.
• Location-Avete capacità nella vostra chiesa o avete bisogno di trovare un luogo di incontro più grande?
• Budget-Dettagli di pianificazione VBS può facilmente sfuggire di mano. Creazione di un bilancio vi aiuterà a rimanere concentrati sugli elementi importanti e lasciare fuori gli extra inutili.
• Commissioni-Addebiterai una commissione? Se sì, quanto?
• Registrazione-Determina come vuoi che le persone registrino i loro figli per VBS (online, modulo cartaceo,ecc.)
• Curriculum-Risparmiare tempo ed energia con l’acquisto di un curriculum. Ecco un paio di opzioni popolari:

• Arancione VBS
• Lifeway VBS

Passo #2: Raccogliere un team di pianificazione

Ora che hai creato lo schema del piano, assemblare un gruppo di personale e volontari per il vostro team di pianificazione VBS. Una manciata di membri del team dovrebbe essere sufficiente, ma è una buona idea raccogliere persone con interesse e passione per VBS.

Passo #3: Crea il piano

Ci sono così tanti elementi che vanno nella pianificazione di qualsiasi evento, in particolare uno che dura un’intera settimana. Per aiutarti a rimanere organizzato, prova ad abbattere le tue “cose da fare” in categorie come queste:

• Comunicazioni

Ciò include la creazione di grafica per materiali promozionali, aggiornamenti del sito Web, registrazione di eventi online, annunci video e qualsiasi altra cosa che richieda una qualche forma di comunicazione digitale o stampata. Lavora con il team di comunicazione della tua chiesa per sviluppare un piano per invitare quelli nella congregazione e nella comunità. Un piano globale dovrebbe prendere in considerazione gli annunci di Facebook, cartelloni pubblicitari, annunci su agenzie di stampa locali, così come segnaletica esterna presso la vostra chiesa.

• Servizi

Molto probabilmente, il tuo programma VBS si terrà sul posto presso la tua chiesa. Se è così, discutere quali camere avrete bisogno per la settimana. In base al curriculum che stai utilizzando, fornisci dettagli su come ogni stanza dovrebbe essere allestita con tavoli, sedie, materiale audio/visivo e artigianale. Anche, indirizzo se o non si vorrà qualsiasi segnaletica aggiuntiva in tutta la struttura.

• Cibo

Che tipo di pasti e snack preparerai ogni giorno? Creare un menu e assicurarsi di avere abbastanza persone con i permessi gestore di cibo per aiutare a preparare il cibo. Includi un campo nel modulo di registrazione per chiedere informazioni su eventuali sensibilità alimentari e creare un processo su come garantire che vengano seguite durante i VBS.

• Decor

Riferendosi di nuovo al tuo curriculum, come molti hanno temi, determina quali decorazioni avrai bisogno per il palco principale, le aule e le aree centrali della tua chiesa.

• Volontari

Fare un elenco dei ruoli di volontariato necessari per prepararsi per VBS (impostazione della settimana o week-end prima) e per tutta la settimana VBS. Suggerimenti per ottenere volontari:

• Creare una breve “descrizione del lavoro” per ogni ruolo di volontariato.
• Determina quanti volontari avrai bisogno in ogni ruolo.
• Inizia a invitare gli attuali volontari settimanali / mensili a servire in questi ruoli.
• Invia un’email ai genitori per chiedere volontari.
• Decidi quali ruoli di volontariato devono completare un controllo dei precedenti prima di servire in VBS.

Dai un’occhiata a questo breve video per ulteriori suggerimenti su come assicurarti di avere abbastanza volontari.

• Materiali aggiuntivi

Artigianato e attività pratiche sono una parte importante dell’esperienza VBS. Sono inoltre dotati di un elenco di materiali. Capire quali forniture è necessario acquistare per questi mestieri o altri oggetti da portare a casa, come ad esempio una carta di Scrittura-verse-of-the-day.

• Protocolli di emergenza

Ogni evento, soprattutto quello che coinvolge i bambini, ha bisogno di un piano di sicurezza in atto. Assicurarsi di avere adeguate forniture di primo soccorso e procedure, sicurezza e piani di evacuazione di emergenza.

• Altre considerazioni

Sebbene il programma VBS di ogni chiesa sia diverso, ecco alcune considerazioni comuni mentre finalizzi il tuo piano:

• Invia un modulo di rilascio foto per i genitori a firmare. Il modo più semplice per gestirlo è includerlo con il processo di registrazione.
• Crea un metodo per seguire le famiglie i cui figli hanno frequentato VBS ma non sono attivi nella tua chiesa.
• Conduci un incontro con la tua squadra dopo l’evento.
• Celebrare un successo VBS con la chiesa e come un team di pianificazione.
• Invia note di ringraziamento scritte a mano ai volontari VBS.
• Rivedere questo elenco per un paio di elementi da considerare come si inizia a pianificare.

Passo #4: Lavora il piano

Il tuo piano è impostato, ora dividi le attività tra i membri del team e imposta le scadenze per ciascuno. Ti consiglio di utilizzare uno strumento di gestione del progetto, come Asana, Teamwork o Basecamp, per comunicare le scadenze, monitorare i progressi e fornire ulteriori informazioni al tuo team in un’unica posizione centralizzata.

Passo #5: Goditi una settimana VBS di successo

Una delle prime regole della pianificazione degli eventi è quella di essere flessibile. Le cose accadono e non tutto sta per andare via senza intoppi. Per questo motivo, è un’ottima idea creare un Centro di comando dove personale e volontari possono venire a fare domande e ottenere aiuto per risolvere i problemi durante la settimana VBS.

Punto #6: Celebrare e riconoscere

Uff! Hai appena tirato fuori una settimana incredibile VBS! Festeggia il successo della tua squadra organizzando una festa per tutto il personale e i volontari di VBS. Questo può essere un semplice cena-out per chiudere la settimana o un piccolo incontro con chicche gustosi e un enorme “grazie” a tutti i soggetti coinvolti. E assicurati di riconoscere la tua squadra laboriosa nel servizio di domenica!

Passo #7: Conduci una riunione imparata dalle lezioni

Anche se il tuo programma avrà successo, non sarà perfetto. Invita genitori, volontari e personale della chiesa ad unirsi a te per una riunione per discutere di cosa è andato bene e cosa migliorare per il prossimo anno.

Passo #8: Creare un notebook di pianificazione VBS

Se hai utilizzato questo piano quest’anno, hai già il tuo piano per il prossimo anno. Organizza tutti i documenti di pianificazione, i contratti dei fornitori, le descrizioni dei lavori di volontariato e altri elementi chiave in un notebook o un raccoglitore per semplificare la pianificazione della settimana VBS del prossimo anno.

Mentre entri in questi mesi più caldi, che in genere sono accompagnati da una serie di attività estive, campi ed eventi, ricorda che la Vacation Bible School è un’opportunità per entrare in contatto con membri della chiesa e non membri della chiesa in un ambiente rilassato ed eccitante. Se lo rendi divertente, verranno sicuramente.