Comprendere la fatturazione elettronica e la fatturazione elettronica: definizioni, vantaggi e sfumature

È ora di abbandonare le fatture cartacee, che richiedono la stampa e la consegna per posta, e adottare la fatturazione elettronica per ottenere una consegna più efficiente ed efficace. Le fatture elettroniche possono anche collegarsi direttamente alle FAQ o all’elaborazione dei pagamenti, per accelerare i pagamenti delle bollette.

Che cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica o e-billing è il processo mediante il quale le fatture vengono inviate e pagate elettronicamente. Questo processo consente ai clienti di ricevere le fatture via e-mail, portale web o anche in formati di dati leggibili dalla macchina, facilitando la consegna e il pagamento più efficienti.

Il processo di fatturazione elettronica è gestito dal reparto contabilità clienti, prendendo output da software di contabilità o sistemi ERP e consegnando questo ai clienti. Sempre più spesso, gli aspetti di questo processo senza carta sono automatizzati per migliorare la velocità e la precisione, comprese le azioni di follow-up in cui i tempi di pagamento delle bollette vanno oltre i termini.

Come appare una fattura elettronica

Una fattura elettronica o una fattura elettronica è semplicemente una versione elettronica di una fattura o fattura tradizionale. Visivamente, questo può rispecchiare un layout tradizionale della fattura cartacea o sfruttare le funzionalità online, ad esempio un collegamento diretto al pagamento della fattura, alle domande frequenti o alle risorse associate.

In alternativa, le fatture elettroniche possono essere consegnate come dati leggibili dalla macchina come documenti in formato EDI o XML per facilitare l’elaborazione automatica e il pagamento tramite software di contabilità clienti.

In un contesto B2B, l’e-billing riguarda la consegna di fatture elettroniche con dettagli specifici quali tempi di pagamento, informazioni fiscali, numero PO e deliverable dettagliati.

Come funziona il processo di fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è il processo mediante il quale le fatture elettroniche vengono generate e consegnate ai clienti, i promemoria inviati e i pagamenti raccolti. Il processo di fatturazione elettronica comprende anche un certo grado di impostazione dei prezzi e del credito, che può essere impostato manualmente per ciascun cliente o determinato dall’automazione basata su regole.

I passaggi del processo di fatturazione elettronica sono elencati di seguito.

1. Impostazione del credito-il primo passo in qualsiasi processo di fatturazione è quello di determinare il limite di credito e la data di scadenza per la rimessa. Le moderne soluzioni di e-billing possono chiudere il ciclo dalle vendite all’impostazione del credito per ottimizzare le prestazioni e ridurre al minimo i rischi.
2. Prezzi-il passo successivo è determinare i prezzi per beni o servizi forniti. Le soluzioni di fatturazione elettronica possono cercare i prezzi da un database e applicare sconti a livello di account o contatto come richiesto.
3. Creazione di fatture-le fatture elettroniche vengono generate dai dati del sistema ERP o contabile, che vengono inseriti nel modello di fattura richiesto per ciascun destinatario, dal PDF all’EDI. Questo passaggio è normalmente automatizzato e progredisce molto più velocemente rispetto alla tradizionale creazione manuale della fattura.
4. Bill delivery-un altro passo che è comunemente automatizzato, la consegna di fatture elettroniche può progredire via e-mail, portale, trasferimento di file o trasmissione diretta dei dati. Notifica fattura via SMS, e-mail di notifica, WhatsApp o canali simili possono essere utilizzati per avvisare i destinatari della loro e-bill essere disponibile tramite un portale online sicuro.
5. Promemoria-se l’emittente ritiene che i clienti non abbiano riconosciuto, aperto o pagato la fattura elettronica entro un determinato periodo di tempo, le comunicazioni di promemoria possono essere attivate automaticamente per incoraggiare il pagamento rapido.
6. Elaborazione dei pagamenti-la fatturazione elettronica offre un netto vantaggio rispetto alla fatturazione cartacea nella ricezione dei pagamenti, poiché ai clienti può essere fornito un link per fare clic e pagare la bolletta online tramite carta di credito o deposito diretto. Una maggiore automazione è possibile quando le fatture elettroniche vengono consegnate a sistemi automatici di contabilità fornitori che convalidano la richiesta di pagamento tramite riferimento al numero PO e effettuano pagamenti automatici tramite ACH/NACHA.
7. Sales intelligence and reporting – monitoraggio e reporting sulla consegna e-bill, ricevuta e anche chi ha letto o risposto alle e-bills fornisce un netto vantaggio quando affrontare i ritardi di pagamento per un flusso di cassa sano. Le informazioni sulle vendite possono essere ricavate da ciò che è stato fatturato, dove e quando, oltre a comprendere quali conti potrebbero avere difficoltà a pagare in tempo e rappresentare un rischio di credito futuro.

I principali vantaggi del software di fatturazione elettronica

Il software di fatturazione elettronica consente ai reparti di contabilità clienti di diventare molto più efficienti. La rimozione delle inefficienze dei processi consente di risparmiare tempo e denaro, oltre a garantire una consegna più accurata e rapida delle fatture ai clienti per un pagamento rapido. Un sistema di fatturazione elettronica ben distribuito è più di un semplice aggiornamento operativo, è un vantaggio strategico.

I principali vantaggi del software di fatturazione elettronica sono:

1. Efficienza del processo-le fatture cartacee richiedono molto più tempo e sforzi per produrre e consegnare, le fatture elettroniche richiedono una frazione di questo.
2. Precisione migliorata-la connessione diretta tra il sistema di fatturazione elettronica e il software di contabilità e / o i sistemi ERP elimina l’errore umano dal processo.
3. Deliverability migliorato-l’invio di fatture cartacee, per posta, non garantisce la deliverability. La pandemia di coronavirus ha dimostrato che la consegna elettronica è più flessibile e precisa, raggiungendo i clienti dove si trovano, nel formato desiderato.
4. Visibilità dello stato-sapere chi ha ricevuto, letto e risposto alle fatture elettroniche consente azioni di follow-up più mirate e aiuta la previsione del flusso di cassa.
5. Automazione – le aziende sono sempre più alla ricerca di automatizzare i processi manuali ripetitivi per una maggiore efficienza, così personale qualificato può concentrarsi su attività più redditizie. Il passaggio dalle fatture cartacee alla fatturazione elettronica rappresenta un’enorme opportunità per l’automazione dei processi.
6. Pagamenti bill semplificati-e-fatture possono essere inviati con link di pagamento per prendere i pagamenti online tramite carta di credito, carta di debito o deposito diretto.
7. Spese generali ridotte – non dover mantenere e gestire i macchinari per la stampa e la consegna delle fatture cartacee, né pagare per la consegna postale, può rappresentare un notevole risparmio di costi per molte aziende.
8. Scalabilità e flessibilità – l’e-billing rappresenta una soluzione molto più scalabile rispetto alla fatturazione cartacea. Tradizionalmente, se i volumi di fatturazione aumentassero, occorrerebbe investire nella stampa, nella gestione dei processi e nella consegna. Questo investimento sarebbe ridondante e sprecato se i volumi diminuissero. I sistemi elettronici possono scalare su e giù in modo più rapido ed efficiente.
9. Impronta di carbonio ridotta – le bollette cartacee richiedono più energia e risorse per produrre e consegnare (per posta). Le bollette elettroniche sono molto più efficienti dal punto di vista energetico e migliori per l’ambiente.
10. Esperienza del cliente migliorata-le fatture cartacee potrebbero sembrare un po ‘ antiquate per i clienti ora. Le fatture elettroniche possono essere presentate in modo più professionale, con accesso semplificato ed elaborazione dei pagamenti, semplificando e migliorando l’esperienza di ogni cliente del tuo marchio.

Chi E-Billing Aiuta

E-billing aiuta una vasta gamma di funzioni all’interno di qualsiasi azienda. Dalla semplificazione della creazione e della consegna delle fatture all’interno dei crediti, fino all’automazione dei processi di contabilità fornitori dei clienti. I miglioramenti nel capitale circolante e nella previsione del flusso di cassa forniscono la garanzia e il capitale per sostenere la crescita e gli investimenti in tutto il business. Alcuni dei maggiori impatti sono elencati di seguito.

• Finance – e-billing migliora l’efficienza di fatturazione e libera il capitale circolante, facendo scendere il DSO, precedentemente detenuto nel registro dei crediti. La maggiore visibilità dello stato inerente alla fatturazione elettronica consente una previsione del flusso di cassa più accurata, sostenendo gli investimenti in tutto il business più ampio per la crescita e la stabilità.
• Clienti-quando i clienti ricevono le bollette elettronicamente, sono in grado di pagarle più facilmente e rapidamente, oltre ad avere accesso alle storie di fatturazione in caso di necessità di ristampare qualsiasi cosa.
• Fornitori-se permetti alla tua catena di fornitura di fatturare elettronicamente, possono operare in modo più efficiente e puoi effettuare pagamenti più rapidamente, senza perdere tempo a interrogare e chiarire i dettagli imprecisi della fattura.
• AR Department– accounts receivable beneficiare di e-billing più di ogni altro aspetto del business, è qui che i vantaggi di automazione dei processi e miglioramenti di efficienza consentono prestazioni migliorate contro KPI.
• Dipartimento AP-ricevere fatture elettronicamente aiuta i conti da pagare a prevedere la spesa, sfruttare gli sconti di pagamento anticipato ed elaborare i pagamenti in modo più efficiente.
• Operazioni-le operazioni beneficiano del miglioramento del flusso di cassa e delle capacità di previsione finanziaria che l’e-billing offre, consentendo maggiori investimenti laddove necessario per migliorare le capacità operative e l’efficienza.

In che modo la fatturazione elettronica è diversa dalla fatturazione elettronica?

Sebbene la fatturazione elettronica e la fatturazione elettronica siano talvolta utilizzate in modo intercambiabile, la fatturazione elettronica è più frequentemente utilizzata per descrivere un aspetto specifico del processo di fatturazione in un contesto B2B. I consumatori che ricevono elettronicamente una bolletta tenderebbero a descriverla come una fattura, mentre un’azienda che riceve una fattura per specifici prodotti elencati, rispetto a un PO specifico, parlerebbe di aver ricevuto una fattura.

Le fatture sono documenti di fatturazione specifici inviati durante il processo di fatturazione. La fatturazione elettronica tende a comprendere una gamma più ampia di funzioni rispetto alla creazione di fatture, alla consegna, al follow-up e alla gestione dei pagamenti presenti nell’EIPP (electronic invoice presentment and payment) o nella fatturazione elettronica. l’e-fatturazione include anche alcuni elementi di impostazione del limite di credito e tabelle dei prezzi, oltre a chiudere il ciclo dai pagamenti alle informazioni sulle vendite e regolare i punteggi di credito.

Il sistema o la soluzione di fatturazione elettronica all’interno di un’organizzazione includerà un elemento EIPP, ma lo estende per includere informazioni, prezzi e considerazioni di credito applicabili sia al conto che al pagatore.

La fatturazione elettronica e la fatturazione elettronica possono aiutare la mia organizzazione

Dopo aver letto fino a questo punto, è probabile che tu stia prendendo in considerazione un investimento nella fatturazione elettronica, forse cercando di distribuire il software di fatturazione elettronica in-house o selezionando un fornitore di servizi adatto per garantire che la distribuzione

Il nostro consiglio sarebbe quello di parlare con alcuni diversi fornitori di fatturazione elettronica, che possono aiutarti a definire la soluzione di cui hai bisogno e il modo migliore per farlo. In Corcentric, possiamo aiutarti a valutare vari aspetti di EIPP e il più ampio set di soluzioni di fatturazione elettronica: contattaci per una chiamata di scoperta senza impegno oggi.