Condividere informazioni in modo efficace

Comunicare informazioni critiche con i nostri collaboratori e le parti interessate è uno dei principali modi in cui le coalizioni di violenza sessuale raggiungono gli obiettivi organizzativi. Attraverso lo sviluppo di risorse e l’offerta di supporto, condividiamo informazioni e strategie volte ad aumentare la consapevolezza e l’azione all’interno di individui, comunità e istituzioni. Proprio come le nostre famiglie e comunità, i nostri luoghi di lavoro hanno norme generali che modellano le nostre interazioni. Quando si tratta di condividere informazioni, la cultura organizzativa è una grande influenza nel modo in cui interagiamo. Mentre la cultura organizzativa gioca un ruolo importante, abbiamo anche individualmente contengono la capacità di essere responsabili verso gli altri per come prendiamo decisioni chiave o prendere azioni importanti.

Per i nuovi dipendenti della coalizione, in particolare quelli che hanno lavorato nei servizi diretti, le nostre organizzazioni possono apparentemente fornire ampio tempo e luogo per condividere informazioni e avere conversazioni critiche sul lavoro che facciamo. E lo facciamo! Tuttavia, come ci troviamo a che fare con una moltitudine di diverse esigenze di lavoro e scadenze, la nostra capacità di comunicare in modo efficace può essere influenzato. Mentre ci sforziamo di bilanciare più esigenze, è importante ricordarsi di condividere le informazioni, soprattutto quando ci siamo impegnati a farlo, come con le riunioni del personale!

Informazioni utili e pertinenti consentono alle persone di creare intese condivise e prendere decisioni informate che supportano gli obiettivi organizzativi. Sia che comunichi via e-mail, telefono, riunioni o tecnologia assistiva, i tuoi pensieri e le tue pratiche per quanto riguarda la condivisione delle informazioni mostreranno attraverso il tuo stile di leadership.

Domande e concetti relativi alla responsabilità e alla condivisione delle informazioni in modo efficace sono esplorati di seguito. Compilato da Roger Schwarz & Associates (2011).

Quali sono le informazioni rilevanti?

Le informazioni rilevanti includono tutto ciò che potrebbe influenzare la decisione in questione o il modo in cui viene presa la decisione. Interessi sottostanti, ragionamento, esempi specifici e sentimenti sono tutti rilevanti. Condividendo queste informazioni, contribuisci a creare una comprensione comune da cui tutte le persone coinvolte possono prendere una decisione informata.

Chiediti:

• Ho condiviso tutte le informazioni che so privatamente non supporta pienamente la mia soluzione preferita?
• Ho condiviso come mi sento su come stanno andando le cose?

Incomprensioni, conflitti e difese possono sorgere senza informazioni adeguate. Quando appropriato, spiega il tuo ragionamento sul perché stai dicendo/chiedendo / facendo qualcosa per evitare ipotesi negative. Fornendo esempi specifici, ragionamento, e l’intento, si diventa più trasparente e affidabile.

Semplicemente dire:

• Puoi farmi un esempio, così posso capire meglio quello che stai dicendo?
• Puoi aiutarmi a capire cosa ti ha portato a pensarlo?
• Sto dicendo/chiedendo / facendo perché…

Condivisione delle informazioni: indicare le visualizzazioni e porre domande

Idealmente, la condivisione delle informazioni dovrebbe aiutare le persone a capirsi meglio. Fare dichiarazioni e fare domande facilita conversazioni migliori; fare entrambe le cose è la chiave. A volte possiamo pensare che noi bias persone con quello che stiamo pensando, così abbiamo facilità in una conversazione facendo domande al fine di convincere la gente a parlare. Tuttavia, le persone possono dire quando stiamo usando domande per evitare di dire quello che stiamo pensando. Facendo solo domande, possiamo ottenere una reazione difensiva perché gli altri non sono in grado di conoscere i nostri interessi, ragionamento e/o sentimenti. Inoltre, domande retoriche come, ” Non pensi…”spesso includono le nostre opinioni. Invece, sii trasparente e responsabile di ciò che pensi.

Oltre a esprimere opinioni e porre domande, le capacità di ascolto saranno vitali per dimostrare rispetto e ascoltare ciò che gli altri stanno dicendo.

Se sto parlando con i miei colleghi, potrei proporre una soluzione, spiegare perché penso che funzionerebbe e poi seguire la domanda, quali problemi vede qualcuno con quello che sto proponendo? Più combini affermando la tua opinione e chiedendo agli altri cosa pensano, prima identifichi i luoghi in cui sei d’accordo e i luoghi in cui vedi le cose in modo diverso. Ciò significa che hai più tempo ed energia per esplorare le differenze e generare soluzioni che le affrontino (Roger Schwarz & Associates, 2007).

Controllo unilaterale

Quando si sentono stressati, arrabbiati o difensivi, molte persone ricorrono a una mentalità di controllo unilaterale. Questa mentalità dice, capisco, non lo fai. Ho ragione, ti sbagli. E il punto della conversazione diventa quindi vincere a tutti i costi.

Il controllo unilaterale ostacola una comunicazione efficace perché produce colpe, insulti, put-down, etichette, critiche, confronti e giudizi. Molte persone smettono di condividere informazioni quando vengono trattate in questo modo. Pensa a cosa potrebbe accadere nei servizi diretti con i sopravvissuti di violenza sessuale se i colleghi smettono di condividere informazioni salvavita tra loro a causa di un lavoro di squadra disfunzionale. Anche quando la posta in gioco non è così alta, il controllo unilaterale può ancora portare a perdere tempo, impegno, innovazione, denaro, fiducia e salute mentale.

La comunicazione efficace indirizza il contenuto e il processo. Ogni conversazione ha contenuto-il soggetto; e processo – come si discute l’argomento. Il processo utilizzato da un’organizzazione o da un team influisce direttamente sugli obiettivi raggiunti. Quando il processo non è stato discusso e concordato, gli individui sono lasciati a decidere il proprio processo.

Suggerimenti utili:

• Decidere congiuntamente come avere conversazioni.
• Concordare lo scopo della riunione.
• Non date per scontato che si capisce la situazione e gli altri non lo fanno.
• Sii curioso delle opinioni degli altri.
• Creare decisioni migliori e maggiore impegno attraverso un buon processo.

Riferimento: Roger Schwarz & Associates (2011). Stai condividendo tutte le informazioni rilevanti? (2006); Punti di vista dello stato e domande autentiche (2007); Come il controllo unilaterale può ucciderti (2010); Trattare con persone che sono fuori pista” (2007). Estratto da: http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/