Cos’è la compliance aziendale e perché è importante?
Cos’è la conformità negli affari?
La definizione di conformità è “l’azione di rispettare un comando “o” lo stato di conformità a regole o standard.”Nel mondo aziendale, è definito come il processo per assicurarsi che la tua azienda e i tuoi dipendenti seguano tutte le leggi, i regolamenti, gli standard e le pratiche etiche che si applicano alla tua organizzazione e al tuo settore.
La conformità aziendale copre sia le politiche e le procedure interne, sia le leggi federali e statali. L’applicazione della conformità aiuta la tua azienda a prevenire e rilevare le violazioni delle regole, proteggendo la tua organizzazione da multe e cause legali.
Il processo di conformità dovrebbe essere in corso. Molte organizzazioni stabiliscono un programma per governare in modo coerente e accurato le loro politiche di conformità nel tempo.
Qual è lo scopo di un programma di compliance aziendale?
Lo scopo è quello di proteggere il vostro business. È così semplice. Ma il ritorno sull’investimento potrebbe essere significativo, aiutandoti a evitare sprechi, frodi, abusi, discriminazioni e altre pratiche che interrompono le operazioni e mettono a rischio la tua azienda.
Il tuo programma di compliance aziendale deve essere integrato con tutti gli sforzi di compliance a livello aziendale, dalla gestione di regolamenti esterni e politiche interne alla formazione completa dei dipendenti. Assicurandosi che tutti i reparti e il personale lavorino insieme per mantenere gli standard, è possibile ridurre il rischio di guasti e violazioni importanti.
Un programma efficace migliora la comunicazione tra leadership e personale. Dovrebbe includere un processo per la creazione, l’aggiornamento, la distribuzione e il monitoraggio delle politiche di conformità. Dopo tutto, i dipendenti non possono essere ritenuti responsabili di norme e regolamenti che non conoscono.
Ma una volta comprese le aspettative, il tuo personale può rimanere concentrato sugli obiettivi più ampi della tua organizzazione e aiutare le operazioni a funzionare senza intoppi. Inoltre, quando i dipendenti sono adeguatamente formati sui requisiti di conformità, è più probabile che riconoscano e segnalino attività illegali o non etiche.
Mantenere la conformità equipaggia i tuoi dipendenti a svolgere bene il loro lavoro, raggiungere i loro obiettivi di carriera e mantenere felici i clienti. A sua volta, la tua azienda può raggiungere i suoi obiettivi e crescere più velocemente.
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Nel malaugurato caso in cui l’organizzazione deve affrontare una causa, il programma di conformità aziendale aiuterà in tribunale.
Come ha spiegato un rapporto della Rutgers School of Law, ” Un’organizzazione che ha fatto uno sforzo robusto per prevenire e rilevare le violazioni della legge da parte dei suoi dipendenti e di altri che agiscono per essa sarà trattata meno duramente di una che era indifferente al rispetto della legge.”
Come creare un programma di conformità aziendale di successo
Pochissime aziende possono permettersi di procrastinare su un programma di conformità aziendale. Non lasciare che il senno di poi sia 20/20 per la tua organizzazione. Avere la lungimiranza di agire oggi.
Il tuo programma deve essere attentamente pianificato e implementato, con programmi di formazione coincidenti per garantire che il personale sia esperto in tutte le aree di conformità.
Ecco alcuni passaggi per stabilire o perfezionare il tuo programma di conformità aziendale:
Ottieni la tua leadership a bordo
Il tuo programma di conformità aziendale non verrà eseguito da solo. A una persona dovrebbe essere assegnata la responsabilità di gestire il programma giorno per giorno.
A seconda delle dimensioni dell’organizzazione, è possibile disporre di uno o più compliance officer. Indipendentemente da ciò, i responsabili del programma di conformità devono avere l’autorità di far rispettare le regole e ritenere il personale a tutti i livelli responsabile.
Hanno anche bisogno di un accesso diretto all’organo di governo della società, che può includere l’alta direzione o il consiglio di amministrazione.
L’accesso al senior management e all’autorità per far rispettare le regole è essenziale quando si presentano potenziali problemi di conformità, consentendo ai tuoi funzionari di rispondere rapidamente.
Ma la comunicazione va in entrambe le direzioni. È importante che l’organo direttivo valuti regolarmente l’efficacia del programma di compliance aziendale.
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La compliance aziendale riguarda la promozione di una cultura del posto di lavoro che valorizzi l’integrità e la condotta etica.
Questo inizia in alto.
Affinché il programma funzioni, i tuoi leader devono prima seguire le regole. Dovrebbero incoraggiare un comportamento etico e parlare apertamente dell’importanza della conformità.
I leader aziendali dovrebbero incoraggiare l’input dei dipendenti, sottolineando che non saranno puniti per aver segnalato comportamenti illegali o non etici.
Il Dipartimento di Giustizia ha creato una lista di controllo per la valutazione dei programmi di conformità aziendale e suggerisce di porre le seguenti domande:
- In che modo gli alti dirigenti, attraverso le loro parole e azioni, hanno incoraggiato o scoraggiato il tipo di cattiva condotta in questione?
- Quali azioni concrete hanno intrapreso per dimostrare la leadership negli sforzi di compliance e bonifica dell’azienda?
- In che modo l’azienda monitora il comportamento dei propri dirigenti? In che modo la leadership senior ha modellato il comportamento corretto dei subordinati?
Condurre valutazioni del rischio
La conformità aziendale riguarda la gestione del rischio.
Per creare un programma efficace, è necessario sapere quali aree di conformità comportano i maggiori rischi per la propria organizzazione. Una volta identificate queste aree, è possibile concentrare le risorse su come affrontarle.
Le normative federali e statali, così come gli standard del settore, sono in continua evoluzione. Per evitare il rischio di non conformità, è importante condurre valutazioni regolari. L’Association of Corporate Counsel (ACC) suggerisce di condurre una valutazione del rischio una volta all’anno.
Un processo di valutazione formale, come quello raccomandato dall’ACC, può aiutare l’organizzazione a essere proattiva nella prevenzione delle violazioni della conformità aziendale:
- risultati degli Audit
- Recente contenzioso
- Conformità reclami
- richieste dei Dipendenti
- Industria esecuzione tendenze
- criteri di Conformità in ciascuna area di rischio
Stabilire e mantenere il vostro codice di condotta, norme e standard
il Tuo conformità aziendale programma ha bisogno di un ben definito codice di condotta. Perché? Perché può aiutare a definire lo scopo del programma e impostare le aspettative per il comportamento.
Il codice di condotta funge da fondamento e dovrebbe spiegare i seguenti punti chiave:
- Chi è responsabile della gestione del programma
- Come i dipendenti devono segnalare comportamenti scorretti
- Misure disciplinari per violazione del codice di condotta
Le politiche aziendali dovrebbero basarsi su tale base fornendo linee guida per specifiche aree di conformità. Ad esempio, possono risolvere violazioni comuni della conformità aziendale:
- Corruzione aziendale
- Corruzione
- Pratiche fiscali
- Conflitti di interesse
- Conservazione dei record
La lista continua. Ma le aree esatte che devi affrontare dipenderanno dal tuo settore.
Una volta identificate le aree di rischio e create le politiche, è necessario stabilire procedure per aiutare i dipendenti a eseguire correttamente le politiche. La creazione di linee guida passo-passo rende più facile seguire le procedure e identificare la non conformità.
Le aree a rischio in alcuni settori potrebbero richiedere standard aggiuntivi. Ad esempio, il Foreign Corrupt Practices Act potrebbe richiedere di mantenere protocolli dettagliati per lo screening di partner commerciali di terze parti.
Addestrare correttamente tutti i dipendenti
La politica e gli standard di conformità sono inutili se i dipendenti non li seguono.
Dopo aver stabilito le politiche e le procedure per il programma di conformità aziendale, è necessario diffonderle a tutti i membri del personale.
Assicurati che i funzionari dell’azienda, i dipendenti e i fornitori di terze parti leggano e firmino tutte le politiche e le procedure di conformità.
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Tutti i dipendenti e i fornitori pertinenti devono essere formati su leggi, regolamenti, politiche aziendali e comportamenti vietati. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti voler condurre una formazione su misura per dipendenti specifici in aree ad alto rischio.
L’ACC consiglia di tenere traccia, documentare e seguire la formazione. Implementando una politica di conformità e uno strumento di gestione della formazione, è possibile ottenere questo risultato e automatizzare molti dei processi manuali. Il software giusto consente di distribuire criteri, condurre formazione online, creare test personalizzati e altro ancora.
Migliora il tuo programma con il software di gestione della conformità
Creare o rivedere le tue politiche di conformità e la formazione richiede molto lavoro. È un processo continuo, che richiede un monitoraggio e aggiornamenti coerenti. Ma non aspettare fino a quando si è verificato un incidente per agire.
Se tu e i tuoi compliance officer siete già occupati e il tempo è limitato, può essere difficile trovare il momento giusto per implementare un nuovo programma. Il trucco è trovare un software di gestione della conformità che lo gestisca per te.
Come piattaforma di gestione della conformità basata su cloud, PowerDMS consente di gestire policy, formazione e accreditamento in un unico sistema interconnesso. Con PowerDMS, è possibile creare, rivedere, diffondere e tenere traccia delle politiche di conformità. È possibile creare flussi di lavoro automatizzati e collaborare su documenti tra reparti.
Se sei pronto a prendere il controllo della conformità e proteggere la tua azienda dai rischi, scopri di più su PowerDMS oggi stesso e scopri come possiamo aiutare il tuo programma di conformità aziendale.
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