Cos’è Microsoft Access e a cosa serve?

Microsoft Access è un programma di database relazionale e un database tipico include tabelle, query, moduli e report. Con Microsoft Access, è possibile organizzare, archiviare e recuperare facilmente i dati. Ci sono diversi vantaggi o vantaggi nell’utilizzo di Microsoft Access.

I seguenti sono 10 vantaggi dell’utilizzo di Microsoft Access:

1. Access offre una soluzione conveniente per le piccole e medie imprese e piccoli team in organizzazioni più grandi.
2. È più facile da imparare e utilizzare rispetto a un database client-server.
3. È facile importare ed esportare in altri programmi Microsoft Office come Excel.
4. Un database Access può collegarsi a database esterni e interrogare e riferire i risultati.
5. Gli utenti possono gestire un database Access su un server o un computer desktop (non è necessario utilizzare una soluzione basata su cloud).
6. Gli utenti possono progettare e controllare il database piuttosto che dipendere da fonti esterne o consulenti.
7. L’accesso consente l’automazione utilizzando diversi tipi di macro.
8. I report possono essere emessi in formato PDF (Portable Document Format).
9. Gli utenti possono utilizzare SQL (Structured Query Language) per interagire con il database. I database Access possono anche essere portati su SQL Server.
10. Microsoft offre diversi modelli di database Access per iniziare.

Esaminiamo alcune delle caratteristiche chiave di Microsoft Access.

I database di Access possono contenere una o più tabelle per contenere i dati

In Access, i dati vengono memorizzati nelle tabelle (proprio come i fogli di calcolo). Una tabella può includere molti campi per separare i dati. Un campo in una tabella può essere impostato per diversi tipi di dati e per consentire o impedire agli utenti di inserire determinate informazioni.

Un database Microsoft Access può contenere più tabelle ed è possibile correlare le tabelle con un campo chiave.

I dati possono essere importati da Excel e altri database

È possibile importare i dati da Excel in Microsoft Access o da un altro database esterno. In Access, è anche possibile collegarsi a database esterni anziché importare dati. Sarà comunque possibile creare query e report quando si utilizzano tabelle collegate.

È possibile creare moduli per l’immissione o la visualizzazione dei dati

È possibile creare moduli di accesso per fungere da front-end per immettere o modificare i dati nelle tabelle. Un database di Access può contenere più moduli, visualizzando campi diversi. I moduli possono visualizzare un record alla volta o più record. È possibile personalizzare l’aspetto dei moduli e includere pulsanti di navigazione.

Gli utenti possono progettare ed eseguire query per recuperare dati

In Access è possibile creare query per visualizzare i dati corrispondenti a criteri specifici. È semplice salvare e riutilizzare le query e utilizzarle come fonte per i report o esportarle in Excel

Esistono diversi tipi di query in Access, tra cui:

• Seleziona query
• Elimina query
• Aggiorna query
• Crea query tabella
• Aggiungi query
• Query Crosstab

I report possono essere progettati e stampati o inviati in PDF

I rapporti di accesso sono molto diversi dai rapporti di Excel. Possono includere più campi da una o più tabelle e includere raggruppamenti, subtotali e totali generali. È inoltre possibile esportare facilmente i report in PDF (Portable Document Format). I rapporti di accesso possono includere un logo aziendale, linee per separare i record e persino sottoreport.

I database di Access possono essere automatizzati con macro

Access include una Macro Designer per creare macro per automatizzare le attività ripetitive.

I database di accesso possono essere automatizzati con VBA

È inoltre possibile automatizzare l’accesso scrivendo macro in VBA (Visual Basic for Applications). Access è l’unico programma di Microsoft Office che offre due metodi per progettare ed eseguire macro.

Gli utenti possono interagire con i database Access utilizzando SQL

È inoltre possibile interagire con Microsoft Access utilizzando SQL (Structured Query Language). È possibile scrivere query in SQL o utilizzare la griglia di progettazione query. Le versioni più recenti di Access utilizzano SQL nel backend.

Access ha un ottimo prezzo ed è incluso in specifiche licenze Microsoft

Microsoft Access può essere incluso con altri programmi Microsoft, a seconda della licenza (ad esempio, una licenza Microsoft Business può includere Access). Può anche essere acquistato come programma autonomo a un prezzo basso rispetto ai database alternativi.

È possibile acquistare Microsoft Access come parte della suite di applicazioni Microsoft 365 o come versione standalone.

Sommario

Microsoft Access offre una soluzione potente e a basso costo per le piccole e medie imprese o i team di una grande organizzazione che hanno bisogno di creare e gestire un database. Poiché può essere automatizzato in diversi modi e personalizzato in base alle esigenze del cliente o dell’utente, può essere utilizzato efficacemente in molti scenari.

Addiitonal Resources

Microsoft Access 2016, 2019 and 365 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2013 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2010 Maximum Limits and Specifications